企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善 (2)

1、企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善摘 要近年來，我國的經(jīng)濟水平不斷提高，一定程度上帶動了各個行業(yè)的發(fā)展。然而，在市場經(jīng)濟的背景下，為了能夠提高自身的竟?fàn)幜?，企業(yè)就需要不斷對內(nèi)部進行調(diào)整與完善，也就是企業(yè)對自身的一種管理。其中，辦公室管理工作在企業(yè)內(nèi)部的管理中占據(jù)重要的作用，不僅能夠及時的傳遞信息，而且也是員工之間溝通的橋梁，對于企業(yè)的發(fā)展具有一定的保障作用。而辦公室員工在企業(yè)的行政管理工作中也是最重要的載體，是企業(yè)正確決策的前提條件。文章主要闡述了辦公室管理工作的概念，并總結(jié)出企業(yè)辦公室管理工作的重要作用，針對管理工作中的不足之處，提出了具體的優(yōu)化策略，進一步推動企業(yè)辦公室管理工作的順利開展。 關(guān)

2、鍵詞:現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；工作優(yōu)化完善目錄一、前言1二、企業(yè)辦公室管理工作相關(guān)概述1（一）企業(yè)辦公室管理工作概念1（二）企業(yè)辦公室管理工作的特點1三、企業(yè)辦公室管理工作的重要作用2（一）橋梁紐帶作用2（二）參謀助手作用2（三）綜合協(xié)調(diào)作用3（四）窗口服務(wù)作用3四、企業(yè)辦公室管理工作存在問題分析3（一）認(rèn)識高度不夠3（二）創(chuàng)新力度不夠3（三）綜合能力不夠3（四）管理制度不健全4五、完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體措施4（一）進一步加強辦公室隊伍建設(shè)4（二）進一步強化辦公室精細管理4（三）進一步推動辦公室工作創(chuàng)新6（四）建立健全企業(yè)辦公室管理制度6六、結(jié)論6參考文獻7一、前言隨著經(jīng)濟全球化的進一

3、步深入，許多大中型企業(yè)得到長足的發(fā)展。在這樣的大環(huán)境下，辦公室的在企業(yè)的運行中起到了越來越重要的作用，成為綜合性的管理服務(wù)機構(gòu)，就能夠良好地溝通企業(yè)內(nèi)外，保證該企業(yè)的正常持續(xù)發(fā)展，同時，可以為企業(yè)管理者提供重要的決策信息。堅持以人為本、做到與時俱進、善于開拓進取、做好辦公室的管理工作使企業(yè)能夠可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。提高辦公室的管理水平和工作效率關(guān)鍵在于樹立和增強民主、法治、服務(wù)和創(chuàng)新的觀念。本文針對現(xiàn)代大型企業(yè)辦公室的運行管理特點，結(jié)合本文作者長期的辦公室工作經(jīng)驗，對企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐進行深入的分析、探究。二、企業(yè)辦公室管理工作相關(guān)概述（一）企業(yè)辦公室管理工作概念辦公室管理工作，即企業(yè)內(nèi)部

4、的辦公室員工嚴(yán)格按照管理層的相關(guān)決定來執(zhí)行工作，并且能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的相關(guān)行政工作進行解決，其中主要有計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)以及控制等，最終為企業(yè)工作的順利有序開展提供保證。此外，現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理工作還有企業(yè)內(nèi)部信息與外部信息的傳遞，同時還包括各個部門間的協(xié)同工作，確保企業(yè)計劃以及決策的實現(xiàn)。任何企業(yè)工作的出發(fā)點都是決策，而辦公室管理工作則是實現(xiàn)決策的重要過程。因此，企業(yè)工作目標(biāo)的實現(xiàn)不僅需要正確的決策，同時也需要辦公室管理工作的正常進行。 （二）企業(yè)辦公室管理工作的特點企業(yè)辦公室，實質(zhì)上就是企業(yè)內(nèi)部中非常重要的一個服務(wù)部門，企業(yè)辦公室管理工作具備的特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）企業(yè)辦公室的管

5、理層面十分廣泛，具有全局性特征；企業(yè)經(jīng)營管理中辦公室作為一個重要的樞紐，所以要求辦公室負責(zé)企業(yè)的全局工作，辦公室的日常管理工作中，辦公室管理工作與企業(yè)內(nèi)部各個部門之間都有著緊密的聯(lián)系，對辦公室進行科學(xué)合理的管理，有利于監(jiān)督企業(yè)的管理決策，具有十分重要的作用；（2）辦公室管理工作的協(xié)調(diào)功能較強，企業(yè)辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)對各個部門工作中的問題進行協(xié)調(diào)與溝通，在企業(yè)內(nèi)部管理有具有橋梁作用；（3）辦公室管理工作的服務(wù)性較強，企業(yè)辦公室具備的服務(wù)功能是與協(xié)調(diào)工作公用進行的，辦公室在為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等一系列方面的工作時，就能夠充分發(fā)揮企業(yè)辦公室的服務(wù)功能，所以企業(yè)辦公室管理工作不僅能夠在很大程度上提升辦公室的

6、管理能力，還可以加強企業(yè)辦公室的服務(wù)能力。三、企業(yè)辦公室管理工作的重要作用企業(yè)要想在如今這種日趨激烈的市場環(huán)境中謀求長遠的發(fā)展，對于內(nèi)部管理工作問題就務(wù)必進行強有效的強化與規(guī)范。而辦公室管理責(zé)任就是保證公司內(nèi)部各項管理工作的開展和相關(guān)工作的順利進行。具體而言，現(xiàn)在企業(yè)辦公室的管理不僅具有管理學(xué)的共性內(nèi)容，也具有其自身的特性。具體在以下四個方面得以體現(xiàn)：（一）橋梁紐帶作用縱觀如今的企業(yè)，辦公室在企業(yè)結(jié)構(gòu)上發(fā)揮著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間，系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的紐帶作用。在職能上起到了上通下達的橋梁作用，扮演著企業(yè)內(nèi)部信息與材料中轉(zhuǎn)的角色，是企業(yè)政策引導(dǎo)、資源管理、生產(chǎn)生活的重要組成部分。辦公室在企業(yè)結(jié)構(gòu)

7、上處于決策層和基層之間，對于兩者的信息通達和政策落實起到重要的媒介作用。辦公室可利用其良好的媒介作用，對基層的生產(chǎn)、管理信息進行及時收集，亦可協(xié)助決策層制定符合實際情況與市場環(huán)境的良好政策，通過自身的媒介作用將基層的信息反饋給決策層，將決策層的決策落實到基層，從而保證了企業(yè)內(nèi)部信息和材料的通達，促進了企業(yè)機械性的運轉(zhuǎn)。（二）參謀助手作用現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理的參謀性功能一般可由以下四方面進行表現(xiàn)：首先，辦公室管理需要把各類信息即時并全面無誤地提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，并為他們的決策行為作出有效的參考；其次，辦公室管理為企業(yè)的目標(biāo)性工作提供基礎(chǔ)，并向周圍開展組織研究調(diào)查工作，獲取調(diào)查結(jié)果中的有效依據(jù)來指導(dǎo)

8、企業(yè)中心工作的進行；第三，辦公室管理工作需要以領(lǐng)導(dǎo)者的主要意圖為中心撰寫好企業(yè)的各個文件，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者順利完成各項重大決定與重要工作的開展；第四，辦公室管理工作要針對企業(yè)發(fā)生的重要事件提出具有決策性的判斷。辦公室管理在現(xiàn)代企業(yè)整體的經(jīng)營管理與發(fā)展中都有著不可或缺的重要作用。（三）綜合協(xié)調(diào)作用辦公室管理在企業(yè)的內(nèi)部具有綜合協(xié)調(diào)的作用，它可以保證企業(yè)內(nèi)各項活動井井有序的進行，它使各項工作相互匹配、相互磨合、相互適應(yīng)，減少內(nèi)在矛盾，找到工作之間的結(jié)合點，統(tǒng)籌全局，使工作內(nèi)容得以順利完成。而各個部門需要有集體意識，把集體利益作為首要任務(wù)，全面整體的作出判斷，以企業(yè)的長遠健康的發(fā)展為目標(biāo)來計劃、處理、

9、安排、思考各項問題并完美解決。（四）窗口服務(wù)作用辦公室管理是企業(yè)的一個重要的窗口組織，他需要進行內(nèi)外事務(wù)的連接，還要撰寫好企業(yè)的信件及印鑒，發(fā)揮窗口服務(wù)的，它需要具有很強的公關(guān)技能，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，做好鏈接工作顯得尤其重要。而對于企業(yè)的長遠目標(biāo)來說，越完善的企業(yè)，越重視企業(yè)的服務(wù)作用。四、企業(yè)辦公室管理工作存在問題分析近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和企業(yè)改革力度的不斷加大，雖然辦公室整體管理水平有所提高，但與新形勢、新任務(wù)的要求仍有一定差距，三個方面的問題應(yīng)引起高度重視。（一）認(rèn)識高度不夠首先是對做好新時期辦公室工作重要性的認(rèn)識不足，沒有把做好辦公室工作與企業(yè)又好又快發(fā)展緊密的聯(lián)系在一起。對辦公

10、室工作在系統(tǒng)中的地位、作用認(rèn)識不足，對辦公室工作理性思考不夠，缺乏規(guī)律性總結(jié)、超前性思考、深層次研究。對辦公室工作要求標(biāo)準(zhǔn)不高，只求過得去，不求過得硬。（二）創(chuàng)新力度不夠新形勢下辦公室工作要與時俱進，不斷實現(xiàn)方法創(chuàng)新和機制創(chuàng)新。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經(jīng)驗的推廣。（三）綜合能力不夠辦公室隊伍素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)湊慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與精細化管理的要求還有一定差距。（四）管理制度不健全如果企業(yè)想

11、要進一步發(fā)展與進步，就需要不斷的擴大自身的生產(chǎn)力度以及生產(chǎn)范圍，并且進最大努力提高自身的工作效率。但是，辦公室管理工作的不合理以及不成熟的缺點，使得企業(yè)工作效率的提高受到阻礙，一定程度上浪費了人力與物力。因此，在復(fù)雜并多樣的發(fā)展過程中，企業(yè)的辦公室管理制度有待完善與提高，進而積極的提高企業(yè)實際的工作效率，使其能夠有章可依。五、完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體措施基于以上對當(dāng)前辦公室工作中存在的問題分析，筆者認(rèn)為要想做好辦公室管理工作，提高工作效能，可從以下幾個方面著手：（一）進一步加強辦公室隊伍建設(shè)適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展穩(wěn)定的新形勢新要求，就必須切實加強辦公室自身建設(shè)。要進一步加強學(xué)習(xí)，不斷拓寬學(xué)習(xí)

12、領(lǐng)域，豐富學(xué)習(xí)載體，更新知識結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立新理念，掌握新方法，積極開展培訓(xùn)交流，不斷提高辦公室工作人員的整體工作能力，創(chuàng)造一流的工作水平。要進一步加強制度建設(shè)，建立和完善相應(yīng)的規(guī)章制度與管理流程，制訂管理手冊，強化執(zhí)行力建設(shè)，使辦公室各項工作責(zé)任有落實、工作有程序、做事有規(guī)范。要建立和完善切合企業(yè)實際的考核評價制度，推動辦公室工作上臺階。（二）進一步強化辦公室精細管理精細化管理是一項關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng),把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度,從小事做起,把小事做好,從細微之處見精神、

13、見水平。在辦公室工作中,要善于發(fā)現(xiàn)細節(jié),要堅持從基礎(chǔ)抓起,從“細”上著眼,在“精”上下工夫,在“實”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果,確確實實樹立起精益求精、嚴(yán)密細致的工作態(tài)度,將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。1.提高參謀輔助水平辦公室工作應(yīng)當(dāng)緊密圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖，為決策提供服務(wù)。第一，辦公室是部門工作中樞，掌握著非常多的工作信息。在分析信息的基礎(chǔ)上為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃，這是其重要職責(zé)之一，應(yīng)當(dāng)有身在其位、胸為帥謀之氣度，而且要做到謀之有道，處之有方；同時，還要嚴(yán)格按照程序，分清責(zé)任、理清環(huán)節(jié)，明確標(biāo)準(zhǔn)要求，優(yōu)化和健全辦公室工作流程。以決策的形成、反

14、饋以及實施評估和完善作為導(dǎo)向，理順各方面的關(guān)系；在具體工作中，應(yīng)當(dāng)善于調(diào)研，在準(zhǔn)確把握實情的基礎(chǔ)上，多深入基層與群眾溝通，掌握好基層工作進展，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。圍繞企業(yè)的重要工作、重大事項和上級部門的工作需求，積極主動地收集和報送深層的綜合性信息和調(diào)研報告。2.提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力要不斷提高辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，利用協(xié)調(diào)藝術(shù)，有效處理各方面的關(guān)系，上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系。在此過程中，對上要保持高度一致，理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，服從安排；對下調(diào)動員工的工作積極性，全面貫徹和落實領(lǐng)導(dǎo)、上級決策；對內(nèi)要確保組織有序，有效協(xié)調(diào)、步調(diào)一致，統(tǒng)一各方面的思想；對外加強與相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)，在密切合作的基礎(chǔ)上，形

15、成合力。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，不僅要做好內(nèi)部組織協(xié)調(diào)工作，而且還要加強各方面的溝通與聯(lián)系，充分調(diào)動各個層面的積極主動性。3.加強把握規(guī)律的能力辦公室工作可謂千頭萬緒，各項工作均關(guān)乎全局。在辦公室工作中，應(yīng)當(dāng)理清思路、統(tǒng)籌兼顧，在看似沒有規(guī)律可言的工作中把握事物的規(guī)律，從繁雜的日常事務(wù)中能夠解脫出來，抓重點、想大事、同時，還要打好常規(guī)牌，安排好工作，走好程序，有條不紊地積極開展各項工作。比如，文稿寫作上應(yīng)當(dāng)有“精品”意識，未定稿之前需抽出一定的時間進行琢磨、完善和修改；服務(wù)層面上，應(yīng)當(dāng)全心全意服務(wù)，周密地進行計劃。細節(jié)決定做事的成敗，凡事一定要認(rèn)真的對待，小處入手，細微之處著眼。比如，會議通知、

16、后勤服務(wù)、文稿審核以及會務(wù)安排等，都是常規(guī)性的工作，然而稍有不慎則可能會捅大漏子，甚至造成辦公室整個工作脫節(jié)。辦公室各項工作中，應(yīng)當(dāng)追求卓越，讓領(lǐng)導(dǎo)放心、讓服務(wù)對象滿意。（三）進一步推動辦公室工作創(chuàng)新創(chuàng)新是做好新形勢下辦公室工作根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項重要任務(wù)。要不斷適應(yīng)企業(yè)體制機制的變革，積極探索新形勢下辦公室工作的規(guī)律，進一步建立健全各項工作制度、崗位規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)績評價辦法，切實做到各項工作有標(biāo)準(zhǔn)，每個崗位有規(guī)范，人人頭上有責(zé)任，充分調(diào)動每一名工作人員的積極性。只有把辦公室工作的“規(guī)律性”和“時代性”結(jié)合起來，把“創(chuàng)造性”和“繼承性”結(jié)合起來，把“創(chuàng)新精神”和“工作實際”結(jié)

17、合起來，大力加強各項業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷開拓創(chuàng)新，才能使辦公室適應(yīng)新形勢的要求，更好地圍繞中心、服務(wù)大局，為企業(yè)發(fā)展作出更大貢獻（四）建立健全企業(yè)辦公室管理制度任何企業(yè)在發(fā)展與進步的過程中都需要規(guī)章制度的約束，因此，企業(yè)需要建立健全辦公室的管理制度，只有這樣，才能夠使辦公室的工作人員按照制度進行工作，并且使上級在進行辦公室工作人員獎勵與懲罰時能夠有充足的依據(jù)，保證公平，有效的約束并規(guī)范辦公室工作人員的相應(yīng)行為，進而使企業(yè)內(nèi)部的工作人員能夠深人了解企業(yè)的文化。建立健全企業(yè)的辦公室管理制度，不僅充分展示了企業(yè)自身的文化水平以及正規(guī)程度，同時也一定程度上增強了工作人員對企業(yè)發(fā)展的信心。六、結(jié)論總的來說，辦公室管理工作對于我國企業(yè)來說具有重要的市場意義。加強對辦公室的管理，能夠推動我國企業(yè)的管理和發(fā)展。所以，為了加強企業(yè)各部門結(jié)構(gòu)間的緊密維系和良好溝通，為了提升企業(yè)內(nèi)部管理的水平和質(zhì)量，為了企業(yè)整體走向規(guī)范和發(fā)展的坦途，我國企業(yè)務(wù)必側(cè)重于加強辦公室管理的建設(shè)，加強辦公室管理制度的落實，實行監(jiān)管機制，通過多種渠道優(yōu)化和完善辦公室管理工作內(nèi)容，從而使得企業(yè)管理基礎(chǔ)扎實，充分促進企業(yè)的穩(wěn)定與發(fā)展。8參考文獻1鄒紅.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善J.中國外資,2013(