超市行政后勤管理作業(yè)規(guī)范

1、北京東方國泰商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇-行政后勤管理作業(yè)規(guī)范 超市實用指導(dǎo)工具書綜合管理篇行政后勤管理作業(yè)規(guī)范北京東方國泰商業(yè)顧問有限公司二零零九年一月目錄前 言3充分發(fā)揮企業(yè)的管家和后勤功能3第一章 行政部組織架構(gòu)及工作職能4第二章 辦公秩序及行為管理規(guī)定8第三章 辦公環(huán)境及衛(wèi)生管理規(guī)定9第四章 前臺接待作業(yè)管理規(guī)定12第五章 電話（傳真）接聽/使用管理規(guī)定13第六章 辦公耗材管理規(guī)定16第七章 合同管理制度18第八章 介紹信、印鑒管理制度20第九章 車輛使用管理辦法22第十章 檔案管理制度24第十一章 公文處理操作規(guī)定31第十二章 文印室管理規(guī)定39第十三章 辦公電腦管理制度40第十四章

2、 來訪人員接待制度42第十五章 更衣柜(室)管理制度44第十六章 員工工服管理規(guī)定45第十七章 員工工作餐管理規(guī)定48第十八章 員工宿舍管理規(guī)定50第十九章 外包保潔作業(yè)管理規(guī)定52第二十章 行政費用節(jié)約管理辦法54前 言 充分發(fā)揮企業(yè)的管家和后勤功能行政部門是以籌劃和運用人力、物力、財力，從物資、管理等方面而保障公司正常經(jīng)營的后勤服務(wù)支持部門,其所有工作必須緊緊圍繞著公司經(jīng)營活動而進(jìn)行。任何一家工礦企業(yè)、事業(yè)單位、公司、團(tuán)體單位都有行政工作，雖然他們在各單位肩負(fù)的任務(wù)不盡相同或者部門名稱不同，但所起的作用是相同的，都是圍繞主要工作目標(biāo)的實現(xiàn)，充分發(fā)揮服務(wù)和保障作用，以創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活

3、環(huán)境，確保主要工作的正常進(jìn)行。行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務(wù)知識。為了規(guī)范行政管理工作，我們編寫了這本行政后勤管理作業(yè)規(guī)范。在編寫中，我們力求突出行政管理的原理，全面介紹行政管理的內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)、各項規(guī)章制度及操作知識。行政工作的核心是“服務(wù)”和“管理”，只有把“管理”理解為標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)、科學(xué)化的服務(wù)，而不是“關(guān)卡”，才能做好后勤保障工作。一些從事行政工作的同仁一定要扭都頭腦中長此以往存在的衙門作風(fēng)和意識，要牢牢樹立“銷售”的觀念、“成本”的觀念，確立“沒有銷售、不講成本，什么利益都無從談起”的憂患意識。 通俗地講，行政管理工作就是要做好企業(yè)的管家和后勤工作，

4、既要為一線服務(wù)好，創(chuàng)造更好的業(yè)績，又要精打細(xì)算，為企業(yè)節(jié)省每一分錢，這就是行政工作的精華所在。希望這本行政規(guī)范管理作業(yè)手冊能夠給予從事行政工作的同仁一些示意，是我們更加明白自己的“身份”，也要明白自己的重要性，在自己的工作崗位上扎扎實實的工作，為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的光和熱。 北京東方國泰商業(yè)顧問有限公司 二零零九年一月第一章 行政部組織架構(gòu)及工作職能1 0目的明確行政部組織架構(gòu)以及部門職能，加強(qiáng)職能工作意識，為一線部門做好行政服務(wù)工作，特制定本規(guī)范。2 0適用范圍適用于公司行政部員工作業(yè)。30工作程序3. 1 組織架構(gòu)3. 2 部門職能3.2.1人事部門： 3.2.1.1 檢查全體員工出勤狀況

5、，按照公司有關(guān)規(guī)定，督促員工遵守公司規(guī)范和人事紀(jì)律；3.2.1.2 收集及存檔相應(yīng)的勞動、人事法規(guī)及公司下發(fā)文件，向店內(nèi)管理人員提供人事規(guī)范咨詢；3.2.1.3 負(fù)責(zé)店內(nèi)各項人事制度的傳達(dá)，實施和檢查；3.2.1.4 負(fù)責(zé)店內(nèi)員工的招聘工作；3.2.1.5 店內(nèi)全體員工的合同、檔案管理和薪資管理；3.2.1.6 負(fù)責(zé)店內(nèi)全體員工績效考核的組織、實施和總結(jié)；3.2.1.7 負(fù)責(zé)規(guī)劃、執(zhí)行員工的培訓(xùn)工作；3.2.1.8 與政府有關(guān)職能部門保持聯(lián)系，保證商場良好的外部環(huán)境。3.2.2 行政部門3.2.2.1 安排各部門定期費用預(yù)算申報并核實；3.2.2.2 根據(jù)審核的預(yù)算和各部門的申請，按時采購各種

6、用品；3.2.2.3 監(jiān)督檢查物料員的工作，統(tǒng)計內(nèi)部領(lǐng)物單數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)編制本門店每月物料費用統(tǒng)計表交店長室。3.2.2.4 負(fù)責(zé)店內(nèi)用品的管理，發(fā)放工作；3.2.2.5 根據(jù)工作需要制定各部門用車計劃，及時通知駕駛員。3.2.2.6 負(fù)責(zé)門店舊包裝的處理和處理資金的回收上繳。3.2.2.7 負(fù)責(zé)員工餐廳的飲食衛(wèi)生、成本核算和秩序管理；3.2.2.8 與政府有關(guān)職能部門聯(lián)系，保證商場良好的外部環(huán)境。3.2.2.9 每季度對自己管轄的耗材、辦公用品、低值易耗品進(jìn)行盤點，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)月處理。3.2.3 企劃部門：3.2.3.1負(fù)責(zé)促銷方案的具體實施。3.2.3.2 負(fù)責(zé)門店促銷氛圍的布置。3.2.3.3

7、 負(fù)責(zé)對促銷人員的管理。3.2.3.4 負(fù)責(zé)超市美陳管理3.2.3.5 負(fù)責(zé)促銷專柜的管理3.2.3.6 負(fù)責(zé)市場部促銷方面工作人員的工作安排和全面考核評估（包括技能的培訓(xùn)、素質(zhì)培養(yǎng)等方面）。3.2.3.7 處理企劃部其它日常事務(wù)。 3.2.3.8 管理企劃耗材使用，并根據(jù)使用情況和需求進(jìn)行耗材的申買，每個月對部門所管轄的企劃耗材進(jìn)行盤點，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)月處理。3.2.4 信息部門3.2.4.1負(fù)責(zé)門店所有電腦使用人員的操作指導(dǎo)和使用培訓(xùn)工作。3.2.4.2 負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)各種設(shè)備的報修工作，協(xié)調(diào)門店與外包協(xié)作單位的工作。3.2.4.3 負(fù)責(zé)電腦室的安全工作。3.2.4.4 為其他部門提供相關(guān)各種報

8、表。3.2.4.5 與相關(guān)協(xié)作單位進(jìn)行溝通，記錄外包單位的服務(wù)情況，及時反饋給公司信息技術(shù)部。3.2.4.6 計算機(jī)內(nèi)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的對比分析提示，計算機(jī)內(nèi)統(tǒng)計管理數(shù)據(jù)中異常狀況的提示匯總工作。3.2.4.7 執(zhí)行公司電腦系統(tǒng)密碼管理規(guī)定，履行系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)，保證系統(tǒng)使用安全。3.2.5 財務(wù)部門3.2.5.1 負(fù)責(zé)門店預(yù)決算編制工作，并按月做出預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。3.2.5.2 負(fù)責(zé)門店的經(jīng)營成本核算工作。3.2.5.3 負(fù)責(zé)原始憑證報表的審核工作。3.2.5.4 負(fù)責(zé)門店資金運用的監(jiān)督管理工作，并按公司具體要求回籠公司資金。3.2.5.5 按照國家財務(wù)法律法規(guī)以及公司相關(guān)制度規(guī)范操作。3.2.5

9、.6 負(fù)責(zé)監(jiān)督財務(wù)規(guī)章制度的落實。3.2.5.7 定期檢查前臺現(xiàn)金操作及金庫管理工作。3.2.5.8 落實總部布置的其它財務(wù)工作。3.2.6 工程部門3.2.6.1 保障商場各項設(shè)備的正常運行；3.2.6.2 檢查店內(nèi)各項水、電、空調(diào)等設(shè)施的安全運行；3.2.6.3 按照店長和上級部門要求，負(fù)責(zé)實施工程改造；3.2.6.4 指導(dǎo)店內(nèi)工程施工，控制工程成本；3.2.6.5 店內(nèi)各項專業(yè)設(shè)備的維修、保養(yǎng)；3.2.6.6 負(fù)責(zé)工程工具、用料的管理；3.2.6.7 負(fù)責(zé)工程技術(shù)專業(yè)文件的歸檔工作；3.2.6.8 與政府有關(guān)職能部門聯(lián)系，保證商場良好的外部環(huán)境。3.2.7 保潔部門 3.2.7.1負(fù)責(zé)賣

10、場、庫房衛(wèi)生清潔工作。3.2.7.2 負(fù)責(zé)超市外圍清潔工作。3.2.7.3 負(fù)責(zé)店內(nèi)辦公區(qū)域清潔工作。3.2.7.4 負(fù)責(zé)電梯等配套服務(wù)設(shè)施的清潔。3.2.7.5 負(fù)責(zé)超市公共設(shè)施清潔工作。第二章 辦公秩序及行為管理規(guī)定10目的為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，特制定本規(guī)定。20適用范圍適用于公司辦公室環(huán)境秩序及員工行為管理。30工作程序3. 1服務(wù)規(guī)范：3.1.1 儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方。3.1.2 微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注釋對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方。3.1.3 用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)

11、范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。3.1.4 現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。3.1.5 電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。（詳見電話（傳真）使用管理規(guī)定）3. 2 辦公秩序3.2.1 工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。3.2.2 職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時間一般不應(yīng)超過三分鐘（特

12、殊情況除外）。3.2.3 職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。3.2.4 部、室專用的設(shè)備由部、室指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。3.2.5 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時解決問題。3. 3 責(zé)任3.3.1 本制度的檢查、監(jiān)督部門為行政部、店長共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度給予50-100元的扣薪處理。本制度的最終解釋權(quán)在公司。第三章 辦公環(huán)境及衛(wèi)生管理規(guī)定10目的為了建立公司辦公環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確衛(wèi)生清潔

13、工作和維護(hù)工作的責(zé)任和標(biāo)準(zhǔn)，使公司辦公的環(huán)境衛(wèi)生保持優(yōu)美舒適、整潔有序，特制定本規(guī)定。20適用范圍本規(guī)定適用于公司全體正式員工、試用員工、臨時聘用員工和保潔員工。30工作程序3. 1衛(wèi)生管理責(zé)任劃分3.1.1 公司辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生由行政部歸口管理：3.1.1.1 負(fù)責(zé)聯(lián)系和監(jiān)督公司簽定的保潔公司對公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行日常清潔和定期保潔工作；3.1.1.2 制定衛(wèi)生清潔標(biāo)準(zhǔn)；3.1.1.3 指導(dǎo)公司各部門衛(wèi)生責(zé)任區(qū)的衛(wèi)生維護(hù)工作；3.1.1.4 定期組織檢查、考核和評比工作。3.1.2 公司各部門以辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，按本規(guī)定有關(guān)衛(wèi)生維護(hù)要求負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的日常

14、維護(hù)工作。公共區(qū)域的衛(wèi)生維護(hù)工作由保潔部部負(fù)責(zé)。3.1.3 公司員工以個人辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，按本規(guī)定有關(guān)衛(wèi)生維護(hù)要求負(fù)責(zé)個人辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的日常維護(hù)工作。公司領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)工作由行政部負(fù)責(zé)。3. 2 衛(wèi)生清潔要求3.2.1 行政部嚴(yán)格要求保潔公司清潔人員按日常保潔細(xì)則執(zhí)行（保潔細(xì)則另見保潔公司日常保潔計劃），保持地面、墻面、門窗、燈具、辦公家具、辦公設(shè)備、辦公器具日常清潔整齊，無灰塵，無損壞。3. 3 衛(wèi)生維護(hù)要求3.3.1 員工個人辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)要求 員工應(yīng)注意保持所在工作區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的整潔、有序和完好無損，具體要求為： 3.3.1.1 愛護(hù)公司財產(chǎn)，辦公家具、辦公

15、設(shè)備使用時不允許亂寫亂劃。3.3.1.2 辦公桌面各種資料、工具、文件、配件等均應(yīng)放置整齊美觀。 3.3.1.3 文明使用衛(wèi)生間，及時沖洗。嚴(yán)禁往水池、抽水馬桶內(nèi)亂扔垃圾。 3.3.1.4 參加會議（洽談）結(jié)束后，應(yīng)自覺清理好面前的雜物，放置好自已的座位，必要時要及時通知保潔人員進(jìn)行清潔，恢復(fù)會議（洽談室）的潔凈。3.3.1.5 下班時，應(yīng)整理干凈辦公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有品必須投放于清潔袋中。3.3.2 各部門辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)要求 各部門應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的整潔、有序和完好無損，具體要求為： 3.3.2.1 負(fù)責(zé)按公司規(guī)定教育和加強(qiáng)本部門人員保護(hù)環(huán)境衛(wèi)生的思

16、想意識和行為規(guī)范。3.3.2.2 負(fù)責(zé)本部門共用辦公家具、辦公設(shè)備安全衛(wèi)生使用。3.3.2.3 本部門共用的各種書籍、資料、工具、文件、配件等均應(yīng)放置整齊美觀，不隨意堆放物品。3.3.2.4 本部門組織會議（洽談）后，應(yīng)負(fù)責(zé)清理遺留的雜物，放置好桌椅，通知保潔人員進(jìn)行清潔，恢復(fù)會議（洽談室）的潔凈有序。 3.3.2.5 公司組織（非部門組織）的會議（洽談）后，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)清理遺留的雜物，放置好桌椅，通知保潔人員進(jìn)行清潔，恢復(fù)會議（洽談室）的潔凈有序。3. 4 衛(wèi)生管理工作要求和有關(guān)獎懲規(guī)定 3.4.1 行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生管理工作，應(yīng)按本規(guī)定要求負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)的所有環(huán)境衛(wèi)生清潔維護(hù)的指導(dǎo)和

17、檢查工作，并有責(zé)任和權(quán)利要求公司各部門、各員工遵循本規(guī)定的執(zhí)行。3.4.2 保潔人員每日上班要打卡，衛(wèi)生管理員負(fù)責(zé)按公司打卡規(guī)定對保潔人員進(jìn)行考核和管理。3.4.3 衛(wèi)生管理員定于每天上班前，巡視檢查公司范圍內(nèi)的所有環(huán)境衛(wèi)生情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決并進(jìn)行記錄，并于每月2日前將上月衛(wèi)生檢查情況上報部門負(fù)責(zé)人審核后形成衛(wèi)生通報發(fā)公司各部門，衛(wèi)生通報內(nèi)容按責(zé)任區(qū)域反映上述各項清潔和維護(hù)工作情況，衛(wèi)生評價采用以下標(biāo)準(zhǔn)： 3.4.3.1 正常：符合各項衛(wèi)生要求； 3.4.3.2 優(yōu)良：連續(xù)三個月"正常"； 3.4.3.3 較差：有一至二項不符合衛(wèi)生要求； 3.4.3.4 很差：有三項以

18、上不符合衛(wèi)生要求。 3.4.3.5 衛(wèi)生檢查如有較差或極差情況，應(yīng)注明責(zé)任部門或個人以及衛(wèi)生不符合要求的具體情況。3.4.4 公司各部門、全體人員及保潔人員應(yīng)積極配合和執(zhí)行上述清潔 3.4.4.1 工作及維護(hù)工作，衛(wèi)生考核將作為部門考核和員工考核內(nèi)容之一，模范遵守或有違反行為，將按以下辦法實施管理和獎懲： 1） 衛(wèi)生評價為"優(yōu)良"部門或個人，將在衛(wèi)生通報上予以表揚(yáng)，全年"優(yōu)良"部門或個人將評為"優(yōu)秀衛(wèi)生部門"或"優(yōu)秀衛(wèi)生員工"，行政部將專項提請公司給予一定經(jīng)濟(jì)獎勵。 2） 衛(wèi)生檢查為"較差"和&

19、quot;很差"的部門或個人，衛(wèi)生管理員當(dāng)面指出不足之處并立即進(jìn)行改正，不聽從指正者將于本月衛(wèi)生通報中提出批評。 3） 衛(wèi)生檢查連續(xù)三次以上為"較差"和"很差"的部門或個人，將于本月衛(wèi)生通報中提出批評；月通報二次以上"較差"和"很差"的部門和個人，將記入部門考核和個人考核中，試用人員將記入轉(zhuǎn)正考核中，并作為有關(guān)獎金發(fā)放的考核內(nèi)容之一；全年"較差"和"很差"次數(shù)最多的部門和個人，將評為"衛(wèi)生最差部門"和"衛(wèi)生最差員工"，并提請公

20、司于年終獎金中進(jìn)行一定懲罰減額。4） 保潔人員的清潔工作不符合公司衛(wèi)生要求的，第一次給予批評，第二次給予警告，第三次責(zé)其所屬公司更換人員。第四章 前臺接待作業(yè)管理規(guī)定10目的為明確來訪接待作業(yè)規(guī)范，樹立良好的公司形象，特制定本規(guī)定。20適用范圍本規(guī)定適用于公司前臺接待工作。30工作程序3. 1業(yè)務(wù)3.1.1負(fù)責(zé)公司來訪人員的接待、咨詢、引導(dǎo)等服務(wù)工作。3.1.2負(fù)責(zé)新廠商接待、登記、咨詢工作。3.1.3負(fù)責(zé)報刊、郵件及其它物品傳遞收發(fā)工作。3.1.4負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)日常管理及使用登記。3.1.5協(xié)調(diào)辦公區(qū)保潔人員的工作。3.1.6管理好前臺服務(wù)區(qū)的設(shè)施及辦公設(shè)備。3.1.7做好電話接聽及解答服務(wù)。3

21、.1.8保持前臺服務(wù)區(qū)的整潔，維護(hù)公司形象。3.1.9做好交接班各項工作，保障公司安全。 3. 2 資產(chǎn)管理 3.2.1 對公司前臺服務(wù)區(qū)內(nèi)設(shè)施、辦公設(shè)備進(jìn)行日常管理和監(jiān)護(hù)。 3. 3 協(xié)調(diào)3.3.1協(xié)調(diào)與物業(yè)服務(wù)臺的工作。3.3.2協(xié)調(diào)與公司辦公區(qū)保潔員的工作。3.3.3協(xié)調(diào)與保安員的工作。3. 4 工作標(biāo)準(zhǔn)3.4.1運用文明用語，熱情、禮貌地接待來訪客人。3.4.2對待新廠商熱情周到，主動問詢，介紹程序，發(fā)給登記表，做好相關(guān)記錄。收集的資料要定期轉(zhuǎn)給指定的部門，并辦理移交手續(xù)。3.4.3接收、保管、分發(fā)報刊郵件做到及時準(zhǔn)確，不丟失，不損壞。3.4.4管理復(fù)印機(jī)認(rèn)真負(fù)責(zé)，注意節(jié)約紙張，出現(xiàn)故

22、障，及時通知專業(yè)人員上門維修，保證辦公業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。3.4.5監(jiān)護(hù)前臺服務(wù)區(qū)的各種設(shè)施及設(shè)備，出現(xiàn)問題及時報告。3.4.6接聽電話禮貌，耐心解答廠商或顧客關(guān)心的問題。3.4.7注意儀表，淡妝上崗。3.4.8維護(hù)公司形象，保持服務(wù)區(qū)的公共衛(wèi)生，經(jīng)常督促保潔員清理衛(wèi)生。3.4.9下班前檢查物品是否收存，復(fù)印機(jī)電話機(jī)等辦公設(shè)備是否放置妥當(dāng)，與值班保安員辦好工作交接。3.4.10 協(xié)調(diào)與各部門的工作關(guān)系。第五章 電話（傳真）接聽/使用管理規(guī)定10目的為明確電話接聽以及使用的規(guī)范程序和要求，以確保公司的電話服務(wù)保持禮貌、統(tǒng)一與規(guī)范，并保證費用的節(jié)約，特制定本規(guī)定。20適用范圍本規(guī)定適用于電話撥打、接聽以

23、及使用相關(guān)規(guī)定。30職責(zé)3. 1 行政部經(jīng)理/客服經(jīng)理/值班店長/負(fù)責(zé)電話服務(wù)的檢核。3. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對電話費用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。40工作程序4. 1 接聽電話服務(wù)規(guī)范4.1.1員工聽到電話鈴聲后，應(yīng)迅速拿起聽筒，同時說：“您好，xx公司，請問您找哪位？”；如鈴聲響了三次以后才接聽，應(yīng)同時說：“對不起，xx公司，讓您久等了，請問您找哪位？”，并傾聽對方的詢問或問題。4.1.2如果對方想找別的店鋪員工或相關(guān)工作人員，而您可以找到，則回答：“對不起，請稍等，我給您找一下”，同時問清楚對方姓名；若員工未在店鋪，則回答：“對不起，他（她）現(xiàn)在沒在，請問我可以轉(zhuǎn)告他（她）嗎？”若對方愿意，則需記下

24、對方姓名、聯(lián)系辦法、轉(zhuǎn)告事項等。4.1.3員工在接聽電話過程中，不應(yīng)隨意打斷對方的詢問和問題，待對方講完后再回答。若對事情了解則予以解答；遇無法回答或不清楚或無把握的事情時則回答“對不起，我不清楚，（請問您貴姓，）請您留下電話好嗎？待我問清楚后再給您回復(fù)”，并同時記下對方姓名、電話與事項及要求。不可隨便回答不清楚或無把握的事或問題。4.1.4員工談話結(jié)束可使用“麻煩您了”、“謝謝您”、“歡迎您再來”、“對不起”、“再見”、“不客氣”等文明用語，等對方收線后方可掛上電話。4.1.5對無禮、惡意騷擾的電話可禮貌地解釋“對不起現(xiàn)在沒有時間，請方便時再聯(lián)系”并將電話掛斷。4.1.6對電話中事項應(yīng)及時通

25、知當(dāng)事人或店鋪相關(guān)責(zé)任人，若無法當(dāng)面通知則請他人轉(zhuǎn)告。4. 2 投訴電話的接聽規(guī)范4.2.1 值班員工接到投訴電話時，應(yīng)依照接聽內(nèi)容填寫“顧客投訴抱怨登記表”。4.2.2 如果投訴電話能當(dāng)時答復(fù)，應(yīng)明確答復(fù)，若不清楚或無法處理可回答：“我會立即請示，請您放心”并請對方留下姓名、聯(lián)系方式，并協(xié)商回復(fù)時間，回復(fù)必須使對方認(rèn)可。4.2.3 如果投訴電話需部門配合，可處理解決請回答：“請您稍等我?guī)湍夷芴幚淼牟块T，以盡快為您解決”并立即找人以解決此事直到對方滿意。4.2.4 投訴事項具體執(zhí)行，依“顧客投訴處理規(guī)范”執(zhí)行。4. 3 接聽電話服務(wù)的要求4.3.1員工語言應(yīng)親切有禮，使用規(guī)定文明用語。4.3

26、.2講話速度、音量控制適度。4.3.3話語要清晰，易于理解，切忌話多。 4. 4 撥打電話服務(wù)規(guī)范4.4.1先確認(rèn)撥打電話所要聯(lián)系的事項及目的。4.4.2確認(rèn)對方電話號碼。4.4.3開始撥叫，聽到對方講話，說：您好！，我是xx公司，4.4.4講話過程中，講話要柔和、舒緩、切不可急噪，不可使用粗話、難聽話，音量適度。4.4.5談話結(jié)束后，可使用：麻煩您了，謝謝您，再見等文明用語，并等對方收線后再掛斷電話。4.4.6在撥打重要電話時，需進(jìn)行電話記錄。4. 5 電話撥打使用規(guī)定：4.5.1公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的部門需控制使用掛長途電話。行政及其他管理部門因工作需要掛長途電話

27、的，需親自填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人簽字同意后可到行政部掛撥。負(fù)責(zé)人不在的，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，部門負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的，通過行政部同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，逾期不補(bǔ)辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負(fù)責(zé)。4. 6 傳真使用規(guī)定： 4.6.1 員工因公務(wù)使用長途電話或傳真，須事先進(jìn)行登記，注明聯(lián)絡(luò)時間、單位和聯(lián)絡(luò)事項。 4.6.2員工使用傳真機(jī)時，應(yīng)將紙張空白處盡量裁去，以節(jié)省傳真時間。4. 7 費用管控：4.7.1員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途

28、電話的，每次罰款50元；私掛香港或澳門的，每次罰款100元；私掛國外長途電話的，每次罰款500元。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金，直至辭退處理。4.7.2 準(zhǔn)用單位電話撥打信息臺聲訊電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，追究責(zé)任，所使用的話費由個人承擔(dān)。4.7.3 員工不得長時間因私人事件占用公司電話，員工因私使用長途電話須事先登記，公司每月將按國家電信規(guī)定收取相關(guān)的費用。4.7.4 公司財務(wù)每月須將電話登記表與電話帳單進(jìn)行核對，理清電話明細(xì)。第六章 辦公耗材管理規(guī)定10目的為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。20適用范圍本規(guī)定適用于電話撥打、接聽以及使用相

29、關(guān)規(guī)定。30名詞解釋 3. 1 辦公耗品指筆、紙、信紙、計算器、電池、膠水、膠帶、訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、等辦公用品。3. 2 財務(wù)耗品包括辦照、換照、零售發(fā)票、增值稅和 其他專用發(fā)票、支票、憑證、會計專用辦公性用品。3. 3 包裝耗材主要是指收銀用購物包裝袋以及生鮮商品包裝托盤、保鮮膜、撕裂帶等用品。40職責(zé)4. 1 行政部經(jīng)理/客服經(jīng)理/值班店長/負(fù)責(zé)電話服務(wù)的檢核。4. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對電話費用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。50工作程序5. 1 領(lǐng)用時間5.1.1 以部門為單位，每月集中領(lǐng)用辦公用品時間為每月第一周的周二、周三（遇節(jié)假日順延）；5.1.2 員工個人平時領(lǐng)用辦公用品時間

30、為周一或周四下午1：30-4：30；5.1.3 新到崗員工在報到之日領(lǐng)取辦公用品。5.2 申購程序5.2.1 每月第四周的周一，行政部將下月的辦公耗品申購單報給各部門經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品的人員，各部門根據(jù)下月辦公用品的實際需求填寫，并于周五前將部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后的申購單交行政部。5. 3 領(lǐng)用程序5.3.1 各部門應(yīng)按辦公耗品申購單的品種和數(shù)量到行政部填寫辦公耗品領(lǐng)取表。5.3.2 將辦公耗品領(lǐng)取表請部門經(jīng)理審批。5.3.3 憑審批后的辦公耗品領(lǐng)取表到行政部領(lǐng)取。5. 4 費用核算辦法5.4.1 每月每位員工的日常辦公用品費用標(biāo)準(zhǔn)為30元（任何個人用筆不允許領(lǐng)用），如果當(dāng)月部門辦公用

31、品費用超過標(biāo)準(zhǔn)時，必須報總經(jīng)理審批。5.4.2 對于復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的墨粉、硒鼓；會議室所用的白板筆、辦公區(qū)所用的垃圾袋、紙杯、傳真紙、植物鮮花租擺、純凈水等消耗品，根據(jù)每月的使用量按各部門人數(shù)攤銷，但不作為部門辦公用品費用的考核依據(jù)。5.4.3 每月財務(wù)盤點日行政部將當(dāng)月各部門的行政費用月報表報部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)。同時，可到行政部處查詢各項費用的明細(xì)。5.4.4 聯(lián)營廠商或其他非自營部門領(lǐng)取包裝耗材需登記并于月底由財務(wù)部門根據(jù)行政部核算報表統(tǒng)一收取費用。5. 5 特殊情況處理辦法5.5.1 若領(lǐng)用計劃外辦公用品時，經(jīng)使用部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部在4日內(nèi)安排采購。5.5.2 若領(lǐng)用特殊的專業(yè)用辦公

32、用品時，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可由使用部門自行購買，憑購物發(fā)票到行政部報銷。5.5.3 若行政部購買的辦公用品規(guī)格、品種不符合使用部門要求時，使用部門可提出建議，若所需費用低于部門費用標(biāo)準(zhǔn)，行政部將予以采納。第七章 合同管理制度10目的為規(guī)范本公司合同管理工作，根據(jù)中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法和其他有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，制定本制度。20適用范圍本規(guī)定適用于合同管理工作。30名詞解釋3. 1本制度所稱合同是指以本公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議。40職責(zé)4. 1 公司對外所簽訂的合同由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。50工作程序5. 1 合同條款 5.1.1經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，并應(yīng)具備以下主要條款：5.1.1.

33、1標(biāo)的(指貨款、勞務(wù)、工程項目等)；5.1.1.2數(shù)量和質(zhì)量；5.1.1.3價款或者酬金；5.1.1.4履行的期限、地點和方式；5.1.1.5違約責(zé)任。5.1.1.6購銷合同應(yīng)具備以下主要條款：5.1.1.7產(chǎn)品的名稱(注明牌號或商標(biāo))、品種、型號、規(guī)格、等級、花色以及生產(chǎn)廠家；5.1.1.8產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(含質(zhì)量要求)；5.1.1.9產(chǎn)品的數(shù)量和計量單位；5.1.1.10產(chǎn)品的包裝標(biāo)準(zhǔn)和包裝物的供應(yīng)與回收；5.1.1.11產(chǎn)品的交貨單位、交貨方法、運輸方式、到貨地點(包括專用線、碼頭)；5.1.1.12提（接）貨單位或提（接）貨人；5.1.1.13交(提)貨期限；5.1.1.14產(chǎn)品驗收方法

34、；5.1.1.15產(chǎn)品的單價與總金額；5.1.1.16結(jié)算方式、開戶銀行、帳戶名稱、帳號、結(jié)算單位；5.1.1.17違約責(zé)任；5.1.1.18當(dāng)事人協(xié)商同意的其他事項。5. 2簽訂合同的主體資格5.2.1合同必須以公司的名義對外簽訂。公司法定代表人有代表公司對外簽訂合同的權(quán)利。除法定代表人外，其他人對外簽訂合同必須由法定代表人授權(quán)。5.2.2簽訂合同必須加蓋合同專用章或公司章。合同專用章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，購銷合同專用章由采購部指定專人負(fù)責(zé)保管和使用。5. 3合同的履行 5.3.1合同簽訂后必須按照合同條款全面、實際履行，切實做到“重合同、守信用”。5. 4 合同的變更和解除5

35、.4.1合同需要變更或解除，應(yīng)在雙方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上書面變更合同內(nèi)容或解除合同。我方在合同履行過程中認(rèn)為應(yīng)當(dāng)變更或解除合同的，必須立即以書面形式通知對方，征得對方同意。對方在十五天內(nèi)未作答復(fù)的視為默認(rèn)。5.4.2 對方要求變更、解除經(jīng)濟(jì)合同，我方對此有異議的，必須在十五天內(nèi)予以答復(fù)。5.4.3 以上所稱書面形式包括文書(信函)、傳真和圖表。信函必須采用掛號形式。5. 5 爭議的解決5.5.1合同簽訂后發(fā)現(xiàn)對方未按合同的約定履行，必須自發(fā)現(xiàn)之日起三天內(nèi)向?qū)Ψ教岢?書面形式)。對方應(yīng)承擔(dān)繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失等違約責(zé)任。5.5.2合同履行中發(fā)生爭議應(yīng)首先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成時，可以根

36、據(jù)雙方協(xié)議向經(jīng)濟(jì)合同仲裁委員會申請仲裁，或者向人民法院起訴。5. 6 合同管理5.6.1公司辦公室為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的用印、收集、歸檔、檢查和重大合同糾紛的處理工作。涉及部門具體工作內(nèi)容的合同（如購銷合同）的草擬、審核、合同文本及關(guān)聯(lián)來往函件的收集、合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除等工作由公司各職能部門負(fù)責(zé)，公司法定代表人或授杈委托人進(jìn)行審批。除購銷合同由采購部自行存檔，均應(yīng)交辦公室存檔。5.6.2門店合同、協(xié)議的審核、用印、收集、歸檔、檢查均由各門店按照本合同法規(guī)操作，合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除工作由各門店自行負(fù)責(zé)。第八章 介紹信、印鑒管理制度10目的為規(guī)范本公司介紹信的開具及印

37、鑒的使用，特制定本制度。20適用范圍本規(guī)定適用于介紹信及印鑒使用管理工作。30職責(zé)3. 1 公司介紹信印鑒（采購部除外）由行政部統(tǒng)一管理。40工作程序4. 1 介紹信管理4.1.1 公司介紹信由公司行政部統(tǒng)一管理，公司各部門對外聯(lián)系工作需要開具行政介紹信，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并在介紹信的存根上簽字。4.1.2 填寫介紹信必須用鋼筆，字跡清楚，不能涂改，要寫明單位名稱、事由，并注明年、月、日和有效期，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得開具空白介紹信。介紹信存根應(yīng)由行政部保管。4.1.3 開具的介紹信應(yīng)妥善保管，不得丟失。未經(jīng)使用的在有效期內(nèi)的介紹信如遺失，應(yīng)立即報行政部處理。未經(jīng)使用的已過有效期的介紹信應(yīng)交行

38、政部注銷。4. 2 印章管理4.2.1適用范圍適用于公司范圍內(nèi)的印章刻制、使用、保管和注銷。所指印章包括：4.2.1.1公司公章、公司合同章4.2.1.2門店公章4.2.1.3法定代表人、總經(jīng)理印章4.2.1.4總部職能部門章、分公司章4.2.2印章的刻制、領(lǐng)用4.2.2.1 印章由行政部經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一刻制，門店、分公司章也可以經(jīng)行政部同意委托門店或分公司刻制。印章刻制后應(yīng)由行政部預(yù)留印鑒，使用部門簽字領(lǐng)用。4.2.3 印章的保管4.2.3.1 公司公章、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章、門店合同章由行政部保管，用于購銷合同的公司合同章由采購部保管，票據(jù)專用的企業(yè)負(fù)責(zé)人印章由財務(wù)部門保管，其

39、他印章由所屬部門分別保管。上述各部門均應(yīng)指定專人保管印章，印章應(yīng)存放在加鎖的專柜內(nèi)。4.2.4印章的使用4.2.4.1公司公章、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章的使用：凡需蓋公司印鑒的須填寫用印單。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部用印。用印單由行政部妥善保管備查。蓋部門印鑒的須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。a. 凡涉及有資金進(jìn)出的（采購部購銷合同除外）均由總經(jīng)理簽字后用印。b. 采購部購銷合同由分管副總經(jīng)理簽字后用印。c. 除a.b.項以外的內(nèi)容，由總經(jīng)理或總經(jīng)理室分管負(fù)責(zé)人簽字后用印。d. 財務(wù)、人事報表由部門負(fù)責(zé)人簽字后用印，但涉及必須由財務(wù)總監(jiān)簽字的，應(yīng)當(dāng)在其簽字后方得用印。4.2.3門店公章、法定代表人章

40、的使用：4.2.3.1凡涉及有資金進(jìn)出內(nèi)容的均由公司總經(jīng)理簽字后用印。4.2.3.2除a.項以外的內(nèi)容由店長或分管副店長、店長助理簽字后用印。4.2.4部職能部門章的使用：4.2.4.1 職能部門章一般在公司內(nèi)部使用，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)用印。4.2.5分公司章的使用：4.2.5.1分公司章由分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)使用，但涉及有資金進(jìn)出內(nèi)容的，4.2.5.2按公司審批權(quán)限規(guī)定辦理。4. 3 印章的注銷4.3.1 不再使用的印章應(yīng)由行政部統(tǒng)一收回，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。行政部收回并銷毀印章，應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人在原預(yù)留印鑒處簽字并注明注銷日期。第九章 車輛使用管理辦法10目的為規(guī)范公司公車使用、保管，加強(qiáng)

41、車輛管理，制定本辦法。20適用范圍本辦法適用公司范圍內(nèi)全部公車。30職責(zé)3. 1 公司行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度、清洗、保養(yǎng)、維修，完成車輛的年檢、養(yǎng)路費、保險費等費用的交付工作。公司行政部有權(quán)定期檢查門店車輛管理情況，并組織駕駛員定時參加有關(guān)交通法規(guī)的學(xué)習(xí)，確保安全用車。3. 2 車輛由駕駛員專人定車保管、使用，不得隨意借給他人使用。如確有需要外借，須請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。40工作程序4. 1 公司用車的使用范圍4.1.1 公司車輛為公司領(lǐng)導(dǎo)成員工作及門店運營之用。各部門因工作特殊需要用車的，可以照顧安排使用。4. 2 用車安排4.2.1 公司辦公室負(fù)責(zé)對公司本部用車統(tǒng)一調(diào)度。部門有需要用車的，應(yīng)事先

42、至辦公室登記，由車輛調(diào)度員合理安排用車。4.2.2 門店車輛原則上由門店自行調(diào)配，公司總部如有特殊需要的，有義務(wù)在不影響正常運營的前提下服從統(tǒng)一調(diào)配。4. 3 出車 4.3.1駕駛員出車必須帶齊證件，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)和道路交通管理辦法安全行車。嚴(yán)禁無證駕車。 4.3.2 嚴(yán)禁私自將車借給他人使用。4. 4 事故處理 4.4.1 發(fā)生行車事故，駕駛員應(yīng)按照交通法規(guī)和保險賠償?shù)囊?guī)定迅速處理，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。我方駕駛員在事故中負(fù)有責(zé)任的，應(yīng)按責(zé)任大小處以適當(dāng)罰款。4. 5機(jī)動駕駛員崗位責(zé)任制（附件2）4.5.1 嚴(yán)格遵守國家法令，自覺從嚴(yán)要求，模范執(zhí)行交通規(guī)，服從交管人員的指揮。4.5.2 做到一

43、要（要做到行車精力精中，嚴(yán)格執(zhí)行三檢制度），三勤（勤檢查、勤緊固、勤保養(yǎng)），嚴(yán)禁酒后駕車。嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛。 4.5.3 愛護(hù)車輛，努力鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷提高技術(shù)水平。4.5.4 自覺遵守安全學(xué)習(xí)制度，準(zhǔn)時參加學(xué)習(xí)，總結(jié)行車經(jīng)驗及事故教訓(xùn)。4.5.5 努力提高服務(wù)質(zhì)量，不斷改善服務(wù)態(tài)度，聽從用車人員安排。4.5.6 服從行政部調(diào)遣，根據(jù)實際出車情況，認(rèn)真填寫用車單。第十章 檔案管理制度10目的1.1 為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)中華人民共和國檔案法，結(jié)合公司具體情況，制訂本制度。1.2 檔案工作必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家法律規(guī)定以及集團(tuán)公司、本公司制訂的有關(guān)保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的

44、安全。20適用范圍本辦法適用公司范圍內(nèi)檔案管理工作。30職責(zé)3.1公司在行政部設(shè)置檔案室，其職責(zé)是：3.1.1集中統(tǒng)一管理公司經(jīng)營及外事工作形成的文書檔案及聲像檔案,切實保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.1.2負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計，對各部門的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督；3.1.3熟悉研究庫存檔案，開展利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。3.1.4建立、健全檔案管理制度，確保檔案安全保密。3. 2 檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定，不應(yīng)隨意調(diào)動。40工作程序4. 1 文案檔案的管理制度 4.1.1檔案的收集與歸檔4.1.1.1凡在本公司工作中形成的辦理完畢具有參考價值的收發(fā)文件、會議文件

45、、會議材料、圖紙報表等均屬文書材料，一律交部門立卷歸檔，個人不得私自留存。4.1.1.2 公司經(jīng)營及外事工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由各線條文書人員匯總立卷，定期向檔案室移交。4.1.1.3 公司和各部室負(fù)責(zé)人及承辦人員應(yīng)及時將文件傳閱送出，最后將原件交歸立卷部門，各部室人員外出開會帶回的文件應(yīng)及時送行政部，按規(guī)定辦理登記手續(xù)后再傳閱。4.1.1.4 各部室應(yīng)在第二年的一季度內(nèi)將需要存檔的文書向檔案室移交歸檔。4.1.1.5 檔案管理員應(yīng)主動收集、接收公司系統(tǒng)的檔案。4.1.2 檔案的整理、立卷和保管4.1.2.1 檔案員按年度對上級各種重要文件，公司（行政部統(tǒng)一上報下發(fā)）的各種

46、文件進(jìn)行規(guī)范整理、立卷、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。4.1.2.2歸檔的文件，要求文件的原稿（必須用鋼筆書寫，采用藍(lán)黑墨水或碳素墨水）和打印件、正文與批復(fù)、主件與附件一同組卷歸檔，不得缺項或分開保存。4.1.2.3歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，要按照文件之間的歷史聯(lián)系，分類整理、立卷。4.1.2.4檔案室應(yīng)根據(jù)國家檔案局有關(guān)鑒定檔案保存價值的保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，結(jié)合公司具體情況，編制相應(yīng)的檔案保管期限，分永久、長期、短期。4.1.2.5 檔案以案卷為單位進(jìn)行分類排列，重要檔案要單獨保管。 4.1.3 檔案的統(tǒng)計和檢查4.1.3.1 檔案室應(yīng)逐步建立健全目錄登記簿，檔案借閱登記簿和其他統(tǒng)計工具，每次接收

47、、移出、銷毀檔案材料，應(yīng)即時登記統(tǒng)計。4.1.3.2檔案員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案的保管情況，保證檔案材料的安全，對已破壞的，但需長期或永久保存的檔案，應(yīng)即時修復(fù)或復(fù)制。4.1.3.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時，要嚴(yán)格辦理移交手續(xù)。 4.1.4檔案的利用和借閱4.1.4.1檔案室要積極主動地開展文書檔案的利用工作。創(chuàng)造各種條件，編制參考、檢索等工具，做好檔案的利用工作。4.1.4.2調(diào)閱檔案必須按不同的利用范圍辦理不同的審批手續(xù)：1) 公司案卷及絕密件一般應(yīng)以公司高層領(lǐng)導(dǎo)干部為調(diào)閱對象,并經(jīng)經(jīng)辦部門的負(fù)責(zé)人簽署同意后調(diào)閱；2) 行政業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)以負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)的部、室經(jīng)辦人員為調(diào)閱對象，調(diào)閱人員應(yīng)在

48、調(diào)閱檔案登記表上詳細(xì)填寫各欄內(nèi)容，并經(jīng)調(diào)閱部門負(fù)責(zé)人簽署同意后可調(diào)閱。其他部門調(diào)閱應(yīng)說明原因，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，并征得行政部負(fù)責(zé)人同意后方可調(diào)閱。3) 調(diào)閱檔案一般限于在檔案室內(nèi)查閱，如確因工作需要外借，應(yīng)寫明借閱目的，期限，并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.1.4.3調(diào)用檔案材料，應(yīng)注意保管、愛護(hù)和安全保密，不準(zhǔn)抽換、污損、撕破、失落和私自涂改，未經(jīng)同意不得抄寫和復(fù)印，如發(fā)現(xiàn)上述情況，應(yīng)立即報告，并追查處理。4.1.4.4用檔案材料，應(yīng)如期歸還，一般不超過十天，如需延期，應(yīng)注明歸還期。還卷時，應(yīng)逐件檢查，經(jīng)核對無誤歸還入庫。4.1.4.5文書檔案管理員要積極為借閱者提供方便，但也有權(quán)拒絕屬借閱

49、范圍以外的檔案材料。4.1.4.6摘錄或復(fù)制檔案材料，必須經(jīng)辦公負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。事畢后，檔案管理員要作好登記。4.1.5檔案的鑒定和銷毀4.1.5.1檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作要在行政部的主持下，會同有關(guān)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，對確無保存價值的檔案登記造冊，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案室送指定單位銷毀。銷毀時應(yīng)指派兩名工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，禁止擅自銷毀。4.1.5.2銷毀清冊由檔案室永久保存。4.1.6檔案的安全保密4.1.6.1檔案工作人員要嚴(yán)守黨和國家及企業(yè)機(jī)密，不隨便談?wù)摍n案業(yè)務(wù)情況，不私自攜帶文件外出，嚴(yán)防泄密、失密。4.1.6.2非檔案工作人員一律不得進(jìn)入檔案室，如因工

50、作需要必須進(jìn)入者，應(yīng)由檔案人員陪同入內(nèi)。4.1.6.3檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放無關(guān)雜物及火種、易燃物品，逐步完善防火、防塵、防爆、防潮、防鼠、防蟲蛀、防高溫等設(shè)施，確保檔案安全。4.1.6.4檔案工作人員應(yīng)定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時匯報，并迅速采取相應(yīng)措施。4.1.6.5檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，空氣暢通。4.1.6.6對違反安全保密規(guī)定，造成嚴(yán)重后果者，視情節(jié)輕重予以處理。4. 2 聲像檔案的管理制度 4.2.1聲像檔案資料的收集4.2.1.1 收集范圍1）反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；2）各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲 像資料；3）本

51、公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。4）涉及本公司的聲像資料。5）其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。6）其它具有保存價值的聲像資料。4.2.1.2 收集時間1）聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài) 的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。2）檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。4.2.1.3 收集要求1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；2）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3）聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件

52、與影像、復(fù)制品要相符。4.2.1.4 聲像檔案資料的征集1）檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；4.2.1.5 聲像檔案費用的報銷1）本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。4.2.2 聲像檔案的整理4.2.2.1 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。4.2.2.2 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助分類、編號4.2.2.3 照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。4.2.2.4 錄音帶

53、、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。4.2.2.5 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。 4.2.3 保管期限：4.2.3.1應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。4.2.4 文字說明的編寫4.2.4.1文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。4.2.4.2 編寫文字說明的要求：1) 準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全；2) 照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、

54、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：3) 文字簡潔、語言通順；4) 時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。4.2.4.3 編制格式1）照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。2）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項填寫。4.2.4.4 案卷要求1）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2）卷內(nèi)目錄：a) 照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；b) 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。c）卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。4.2.4.5編目1) 聲像檔案的著錄依照gb3492.5-85檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。4.2.5 聲像檔案的保管4.2.5.1 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。4.2.5.2 保管條件 1) 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；2) 照片庫溫應(yīng)保持14-24，相對濕度應(yīng)保持34.5%-64.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。3) 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁