某公司檔案管理準則(doc 3頁)

1、十三、公司檔案管理制度第一條 管理部門1文書結案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經辦部門根據(jù)實際需要留存影本。如因業(yè)務處理需要,原稿須由經辦部門保管,應經文書管理部門主管同意后妥善保存,文書管理部門以影本歸檔。2各分公司檔案分類目錄及編號原則,由各公司經理室或事業(yè)部經理室統(tǒng)一制定,總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報送總管理處。第二條 文件點收文件結案移送歸檔時,根據(jù)如下原則點收：1檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。2文件如經過抽查,應有管理部門主管的簽認。3文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏,應立即退回經辦部門補辦。4與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應立即退

2、回經辦部門。5有價證券或其他貴重物品,應退回經辦部門,經辦部門送指定保管部門簽收后,將文件歸檔處理。第三條 文件整理點收文件后,應依下列方式整理：1中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形,應先補整、裁切、折疊,使其整齊劃一。第四條 檔案分類1檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分,部門區(qū)分之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。2檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多,三級分類不夠應用時須在第三

3、級之后增設第四級“細類”。如案件不多,也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠使用時,可分為兩個以上的檔案裝訂,并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號,以便查考。4每一檔夾封面內首頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。5檔號的表示方式如下11 ²1 ²1 ²²1A A B B C C D E E1 ²11 ²1 ²1 ²其中 A A 為經辦部門代號,B B 為大類號,C C 為小類號,D 為檔案卷

4、次,E E 為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號1檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。2各級分類、卷次及目次的編號,均以十進制阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少,及增長情形斟酌決定。3檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。4檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務增多時,隨時增補之用。5檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經確定,不宜任意修改,如確有修改,必要應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。 第六條 檔號編寫1

5、新檔案,應就“檔案分類編號表”,查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序,為此來編列檔號。2檔案如何歸屬前案,應查明前案的檔號并予以同號編列。3檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,再編列檔號。4檔號應自左而右編列,右方裝訂的檔案,應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第七條 檔案整理1歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。2檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理：1

6、 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權根據(jù)；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。2 10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計根據(jù)；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。35年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。41年保存：結案后無長期保存必要者。5各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理1檔案管理人員應隨時擦拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年更換時,依規(guī)定清理一次

7、,已到保存期限者,給予銷毀,銷毀前應造冊呈總經理核準,并于目錄表附注欄內注明銷毀日期。2保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第十條 調卷程序1各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時,應填寫“調卷單”,經其部門主管核準后向管檔人員調閱。2檔案管理人員接到“調卷單”,經核查后取出該項檔案,并于“調卷單”上填注借出日期后,將檔案交與調卷人員。“調卷單”則按歸還日期先后整理以備催還。3在檔案室當場借閱者,免填“調卷單”。4檔案歸還時,經檔案管理人員核查無誤后,檔案即歸入檔夾?！罢{卷單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第十一條 調卷管理 1“調卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形應延長調閱期限時,應按調閱程序重新辦理。2調卷人員對于所調檔案,不得抽換增損,如有拆開必要時,亦須報