項(xiàng)目采購(gòu)進(jìn)貨過(guò)程與管理

1、項(xiàng)目采購(gòu)進(jìn)貨過(guò)程與管理 1進(jìn)貨過(guò)程 項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨過(guò)程，是將同供應(yīng)商訂貨成交的貨物從供應(yīng)商手中安全轉(zhuǎn)移到自己需求地的過(guò)程。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是物流過(guò)程，是大量物資實(shí)體轉(zhuǎn)移的過(guò)程，中間要經(jīng)過(guò)包裝、裝卸、搬運(yùn)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、流通加工等各種物流活動(dòng)，從供應(yīng)地轉(zhuǎn)移到需求地。每一種物流活動(dòng)，假如不專心操作，都會(huì)造成物資的損壞、丟失或錯(cuò)亂。假如物流方選擇、物流路徑的選擇不合理，就會(huì)造成費(fèi)用的升高；二是大量物資金金的轉(zhuǎn)移過(guò)程，全部這些物資，都是貨幣的載體，占用著流淌資金，目 些流淌資金占用，在銀行要付銀行利息。進(jìn)貨時(shí)間延長(zhǎng)一天，就要翻一天銀行利息；三是大量物資的全部權(quán)的實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)移過(guò)程。這個(gè)過(guò)程中，所發(fā)生的

2、物資交接，是物資全部權(quán)的實(shí)質(zhì)性轉(zhuǎn)移。最終的交接完成以后，所接受的物資的全部權(quán)就完全歸屬給項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)。假如在交接時(shí)，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)不專心驗(yàn)收，會(huì)造成數(shù)量欠缺、質(zhì)量不好、物資破損，最終變成建筑企業(yè)的損失。 項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨過(guò)程非常復(fù)雜，特殊是長(zhǎng)途進(jìn)貨就更加復(fù)雜： 第一，它要直接面對(duì)整個(gè)進(jìn)貨過(guò)程中的復(fù)雜的物流基礎(chǔ)條件，鐵| 公路、水路、航空、橋梁、車(chē)站、碼頭、裝卸條件、包裝器具、倉(cāng)月汽車(chē)、火車(chē)、輪船等，這些物流基礎(chǔ)設(shè)施的好壞，對(duì)物資的安全進(jìn)j 準(zhǔn)時(shí)進(jìn)貨將有重要的影響。哪一個(gè)環(huán)節(jié)出一點(diǎn)兒事故，都會(huì)影響進(jìn)貨全、延誤進(jìn)貨時(shí)間； 第二，項(xiàng)目選購(gòu)要直接面對(duì)整個(gè)復(fù)雜的自然環(huán)境，進(jìn)貨過(guò)程中的候、地理?xiàng)l件、地質(zhì)條件、災(zāi)

3、難、突發(fā)事件等，都能影響進(jìn)貨過(guò)程，成物資損失、耽擱進(jìn)貨時(shí)間、造成進(jìn)貨風(fēng)險(xiǎn)； 第三，要直接面對(duì)復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)社會(huì)環(huán)境和人類世界。社會(huì)的政治經(jīng)條件、政策約束、規(guī)章制度、管理水平、社會(huì)秩序、風(fēng)俗習(xí)慣、公安、務(wù)、市場(chǎng)管理等，都直接影響進(jìn)貨過(guò)程，社會(huì)中的各類人員的素養(yǎng)、德、工作作風(fēng)、犯罪團(tuán)伙、不正之風(fēng)、腐敗行為等都直接影響進(jìn)貨過(guò)程，因此，整個(gè)項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨過(guò)程非常復(fù)雜。要在這么復(fù)雜的狀況i 要把進(jìn)貨過(guò)程管理好，保證安全到貨、按時(shí)到貨，任務(wù)非常艱難。 2進(jìn)貨管理 所謂項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨管理，是對(duì)選購(gòu)進(jìn)貨過(guò)程的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和掌握。整個(gè)進(jìn)貨管理過(guò)程是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及多種因素，必對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行專心地策劃和計(jì)劃，

4、妥當(dāng)組織各種資源，進(jìn)行統(tǒng)一的揮、協(xié)凋和掌握。 由于進(jìn)貨過(guò)程特別復(fù)雜、影響因素多，風(fēng)險(xiǎn)大，所以，進(jìn)貨管理不但特別必要，也特別重要。 (1)進(jìn)貨涉及大批量物資，大筆的物資資金，假如不專心進(jìn)行進(jìn)貨管理，就有可能不但造成重大財(cái)產(chǎn)損失，而且會(huì)影響企業(yè)正常生產(chǎn)所需的物資供應(yīng)。 (2)進(jìn)貨費(fèi)用、選購(gòu)費(fèi)用、訂貨費(fèi)用再加上物資的購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用，構(gòu)成了生產(chǎn)成本的絕大部分，假如項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)不專心進(jìn)行進(jìn)貨管理和掌握，不但會(huì)增加進(jìn)貨費(fèi)用，甚至?xí)惯@次選購(gòu)的全部選購(gòu)費(fèi)用、訂貨費(fèi)用、購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用付諸東流。 (3)進(jìn)貨時(shí)間掌握是按時(shí)到貨滿意企業(yè)生產(chǎn)需要的保證，假如我們不專心進(jìn)行進(jìn)貨管理，使得進(jìn)貨超過(guò)預(yù)定交貨期，不但增加了進(jìn)貨費(fèi)用，更重

5、要的是有可能影響企業(yè)正常生產(chǎn)。 (4)進(jìn)貨過(guò)程面對(duì)的因素許多、環(huán)境復(fù)雜，不專心進(jìn)行進(jìn)貨管理，不但會(huì)影響進(jìn)貨的正常進(jìn)行，甚至給社會(huì)造成損失或危害。例如，運(yùn)輸事故，可能造成人員傷亡、公共設(shè)施破壞，環(huán)境污染等。操作人員行為不端，可能會(huì)造成違法操作、不正之風(fēng)和腐敗、貽害社會(huì)，給企業(yè)留下后患。交接不清晰，責(zé)任不分明，手續(xù)不嚴(yán)格，可能留下糾紛和遺留問(wèn)題等。這些都會(huì)給社會(huì)、給企業(yè)造成危害和隱患。 所以，項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨管理特別重要，企業(yè)一定要重視進(jìn)貨管理、專心進(jìn)行進(jìn)貨管理，要認(rèn)真策劃、冷靜思索、專心處理，把每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一種因素都處理好，做到萬(wàn)無(wú)一失，才能保證把進(jìn)貨物資安全無(wú)誤地運(yùn)進(jìn)自己的倉(cāng)庫(kù)。 3進(jìn)貨管理的目

6、標(biāo) 項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨管理的目標(biāo)主要有： (1)保量：即保證進(jìn)貨物資的品種數(shù)量精確無(wú)誤，盡量做到不發(fā)生少發(fā)生、丟失、遺漏、損壞等差錯(cuò)，假如發(fā)生差錯(cuò)，則要把收到的實(shí)際數(shù)量和差錯(cuò)的數(shù)量搞清晰，有記錄，把發(fā)生差錯(cuò)的環(huán)節(jié)和責(zé)任人弄清晰，對(duì)發(fā)生差錯(cuò)的數(shù)量能夠追回或補(bǔ)償。 (2)保質(zhì)：即保證進(jìn)貨物資的品種質(zhì)量，發(fā)貨時(shí)品種質(zhì)量符合要求， 進(jìn)貨途中不發(fā)生碰撞損壞、不淋雨、不潮濕、不霉變，一旦發(fā)生導(dǎo)致質(zhì)量受損的狀況，要把質(zhì)量不合格的品種數(shù)量、質(zhì)量事故的原因和責(zé)任人弄清晰，也要把證據(jù)文件、手續(xù)搞齊全，做到責(zé)任分明、追賠有源、賞罰有據(jù)。 (3)保安全：要防止途中發(fā)生安全事故。包括物資安全，也包括人身安全，也包括對(duì)社會(huì)、對(duì)

7、環(huán)境的安全。對(duì)各項(xiàng)物流作業(yè)要明確提出安全要求，要事先做好各種安全保障措施、預(yù)防安全事故。要教育作業(yè)人員，留意安全。事前要同有關(guān)作業(yè)單位、作業(yè)人簽訂安全責(zé)任狀或安全協(xié)議，大宗貨物要買(mǎi)貨物保險(xiǎn)。發(fā)生安全事故時(shí)，要妥當(dāng)處理，不留問(wèn)題。項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)在選擇運(yùn)輸部門(mén)和運(yùn)輸人員時(shí)，也要留意對(duì)方的資質(zhì)，不要隨便選用不牢靠的單位和個(gè)人。 (4)保時(shí)間：要力求按時(shí)到貨。首先，項(xiàng)目選購(gòu)人員要督促供應(yīng)商按交貨期交貨、準(zhǔn)時(shí)發(fā)貨，不拖延時(shí)間，抓好運(yùn)輸部門(mén)的運(yùn)輸環(huán)節(jié)的運(yùn)輸時(shí)間和轉(zhuǎn)運(yùn)時(shí)間。爭(zhēng)取在途中不耽擱、不拖延，緊急狀況下，要親自督促。 (5)保環(huán)境：確保運(yùn)輸途中不危害環(huán)境。要掌握運(yùn)輸工具的污染源、對(duì)運(yùn)輸或轉(zhuǎn)運(yùn)環(huán)節(jié)發(fā)生的廢

8、棄物要妥當(dāng)處理，要教育作業(yè)人員樹(shù)立環(huán)境觀點(diǎn)，要建立適當(dāng)?shù)呢?zé)任制，對(duì)嚴(yán)重危害環(huán)境的要追究責(zé)任。 (6)省費(fèi)用：要細(xì)心策劃，使得運(yùn)輸途中的總費(fèi)用最省。首先要選擇運(yùn)輸方式，采用最經(jīng)濟(jì)的運(yùn)輸方式；其次要選擇運(yùn)輸路徑，使得運(yùn)輸費(fèi)用最省。這就需要細(xì)心策劃進(jìn)貨方案。 (7)無(wú)隱患：進(jìn)貨途中，項(xiàng)目選購(gòu)人員要和各種環(huán)境、各種人物、各種狀況打交道，要妥當(dāng)處理好和供應(yīng)商、運(yùn)輸單位、作業(yè)人員，以及有關(guān)部門(mén)之間的事情，杜絕各種矛盾的動(dòng)身，不遺留問(wèn)題、不產(chǎn)生隱患。事事留意把握證據(jù)、留下記錄、公正合理、有理有利、徹底解決。 項(xiàng)目選購(gòu)進(jìn)貨管理是一個(gè)很復(fù)雜的工作，而且事關(guān)重大，所以，不能光靠一個(gè)人在外面單槍匹馬地干，要有主管人

9、員親自過(guò)問(wèn)，還要得到企業(yè)管理層的重視和支持。詳細(xì)項(xiàng)目選購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)多請(qǐng)示匯報(bào)，發(fā)揮集體的力氣，共同把進(jìn)貨管理工作做好。 4進(jìn)貨管理方法 進(jìn)貨管理大致可以分成以下幾個(gè)步驟： (1)計(jì)劃和策劃。計(jì)劃和策劃是進(jìn)貨管理最重要、也是最主要的工作。這個(gè)工作應(yīng)當(dāng)在制定項(xiàng)目選購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候就進(jìn)行。在動(dòng)身選購(gòu)前，就應(yīng)當(dāng)在充分調(diào)查了解供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，制定選購(gòu)計(jì)劃、選定供應(yīng)商時(shí)就要計(jì)劃和策劃好進(jìn)貨的方案、制定出進(jìn)貨計(jì)劃。進(jìn)貨計(jì)劃最主要的內(nèi)容是： (2)選擇進(jìn)貨方式。進(jìn)貨方式主要有四種方式：供應(yīng)商包送：供應(yīng)商負(fù)責(zé)將貨物送到買(mǎi)方。對(duì)項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)來(lái)說(shuō)，這是一種最省事的方式。這就是把運(yùn)輸進(jìn)貨的全部事務(wù)都推給了供應(yīng)商，由供應(yīng)商擔(dān)

10、當(dāng)運(yùn)輸費(fèi)用、貨損貨差和運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。買(mǎi)方坐在家里，只等供應(yīng)商送貨上門(mén)，省去了全部進(jìn)貨的繁瑣業(yè)務(wù)，不擔(dān)當(dāng)任何運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)、免去了途中或損貨差的損失，而且只要在家門(mén)口與供應(yīng)商進(jìn)行一次交接、只進(jìn)行一次驗(yàn)收工作就可以全部完成這次選購(gòu)任務(wù)；托運(yùn)：即委托運(yùn)輸，即由供應(yīng)商委托一家運(yùn)輸商負(fù)責(zé)運(yùn)輸，把貨物送到項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)手中。這種方式項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)也比較省事，只在家里等待運(yùn)輸商送貨上門(mén)。這個(gè)運(yùn)輸商通常是鐵路部門(mén)，或者是汽車(chē)運(yùn)輸公司，這是項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)需要和運(yùn)輸商進(jìn)行一次交接。不過(guò)這種方式比第一種方式麻煩，當(dāng)運(yùn)輸商的貨物出現(xiàn)差錯(cuò)、或出現(xiàn)貨損貨差時(shí)，就需要取得運(yùn)輸商的認(rèn)證、或再找公證處公正之后，還要和供應(yīng)商聯(lián)系、洽商補(bǔ)貨、退賠

11、等事宜，要增加一些麻煩事情；外包：這是項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)接受貨物以后，再把運(yùn)輸進(jìn)貨任務(wù)外包給第三方物流企業(yè)或運(yùn)輸商。這時(shí)，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)要進(jìn)行兩次交接、兩次驗(yàn)貨，和供應(yīng)商交接一次、和運(yùn)輸商交接一次，并且還要依據(jù)與供應(yīng)商簽訂合同的狀況，打算項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)是否還要擔(dān)當(dāng)運(yùn)輸損失和運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。所以這種方式比較麻煩；自提：這種方式是項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)到供應(yīng)商處去提貨，并擔(dān)當(dāng)運(yùn)輸進(jìn)貨業(yè)務(wù)。這種方式要和供應(yīng)商進(jìn)行一次交接、一次驗(yàn)貨，擔(dān)當(dāng)貨損貨差損失和運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。而且在入庫(kù)時(shí)，還要進(jìn)行一次入庫(kù)驗(yàn)收。 這四種方式，最便利的是第一種。風(fēng)險(xiǎn)最大的是第四種。在制定項(xiàng)目選購(gòu)計(jì)劃時(shí)就要選定進(jìn)貨方式，并且在簽訂訂貨合同時(shí)，就要把選定的進(jìn)貨方式

12、寫(xiě)進(jìn)合同中，作為合同內(nèi)容的一部分、必需執(zhí)行。 (3)選擇運(yùn)輸方式?？晒┻x擇的常用運(yùn)輸方式有四種，包括鐵路、公路、水路和航空運(yùn)輸。選擇運(yùn)輸方式要考慮的因素主要由以下幾點(diǎn)：貨物的多少：一般大宗貨物用火車(chē)、輪船；中小宗貨物用汽車(chē)、飛機(jī)；路途的遠(yuǎn)近：跨省長(zhǎng)途運(yùn)輸一般用火車(chē)、輪船、飛機(jī)，省內(nèi)短途運(yùn)輸一般用汽車(chē)；交通條件：有公路設(shè)施的地方，用公路運(yùn)輸；有水路的地方，用水路運(yùn)輸；沒(méi)有便利的陸上運(yùn)輸，只好用飛機(jī)。當(dāng)幾種運(yùn)輸方式都有時(shí)，就要看哪種運(yùn)輸方式更省錢(qián)、或更省時(shí)、或既省錢(qián)、又省時(shí)； 貨物的性質(zhì)：例如一些急需品、珍貴物品只能用飛機(jī)，砂石、煤炭只能用火車(chē)、輪船、汽車(chē)；貨物的急需狀況：如特別急需的物品，長(zhǎng)途用

13、飛機(jī)、短途用汽車(chē)。從以上幾種因素綜合考慮，一般大宗貨物、長(zhǎng)途運(yùn)輸以選擇鐵路、水路運(yùn)輸為好，短距離急需品運(yùn)輸選擇汽車(chē)比較便利，長(zhǎng)途、珍貴品、急需品、生鮮物品選用飛機(jī)比較便利，大宗貨物、靠近水路則選用水運(yùn)比較合適等；選擇最短路徑：在運(yùn)輸方式確定以后，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)就要確定最短路徑。最近幾年，我國(guó)的運(yùn)輸路網(wǎng)建設(shè)進(jìn)展很快，初步形成了比較健全的運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)，因此，運(yùn)輸路徑的選擇余地增大了。在這種狀況下，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)有必要選擇最短的路徑，以節(jié)約運(yùn)輸費(fèi)用和運(yùn)輸時(shí)間。在比較簡(jiǎn)潔的路網(wǎng)中，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)可以用人工計(jì)算的方法求出最短路徑，在比較復(fù)雜的狀況下，要用網(wǎng)絡(luò)圖模型求出最短路徑；選擇運(yùn)輸商：運(yùn)輸方式選定以后，項(xiàng)目選

14、購(gòu)部門(mén)就要選擇運(yùn)輸 商。選擇運(yùn)輸商的原則，是要重資質(zhì)、重服務(wù)。一定要選擇正規(guī)的、有資質(zhì)的、有實(shí)力的、服務(wù)好的企業(yè)，以避免運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。 5組織和指揮 組織和指揮，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)要根據(jù)既定的進(jìn)貨計(jì)劃組織實(shí)施。首先依據(jù)既定的進(jìn)貨計(jì)劃，要和供應(yīng)商溝通、達(dá)成共識(shí)，然后在訂貨合同中要寫(xiě)明進(jìn)貨條款。合同中進(jìn)貨條款的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：進(jìn)貨方式選擇，進(jìn)貨進(jìn)度計(jì)劃，責(zé)任擔(dān)當(dāng)方式，雙方的責(zé)任和權(quán)利等。在訂貨合同簽訂以后，就可以按進(jìn)貨條款實(shí)施。 例如，假如采用供應(yīng)商包送方式進(jìn)貨，項(xiàng)目選購(gòu)部門(mén)就要按進(jìn)貨進(jìn)度計(jì)劃的要求，督促供應(yīng)商落實(shí)進(jìn)貨計(jì)劃的實(shí)施，包括組織人力、物力和財(cái)力，制定落實(shí)措施，預(yù)備貨物，初步查驗(yàn)貨物質(zhì)量和數(shù)量、預(yù)備運(yùn)輸工具、監(jiān)督合適的包裝、搬運(yùn)等，每一項(xiàng)活動(dòng)都要一一落實(shí)，直到按時(shí)發(fā)出貨物。假如是委托運(yùn)輸或外包，就要督促落實(shí)找到第三方運(yùn)輸商，簽訂合同、領(lǐng)貨、驗(yàn)貨：交貨、監(jiān)