標準文件管理規(guī)范

1、標準文件管理規(guī)范金都集團標準文件管理制度編號：金都集團企業(yè)管理標準標準文件管理制度修訂頁注：本方法審批流程：編/修訂部門會簽公司各部門審核總助審批總經(jīng)理企業(yè)標準文件管理方法第一條總那么1.1制訂目的標準公司全部企業(yè)標準文件的批準、發(fā)布、修訂、用法、作廢和保管等掌握流程和要求，使之得到有效掌握，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于金都集團各部門，適用于企業(yè)管理標準文件的編制、修訂、廢止。1.3管理部門人力資源部為本制度的管理部門。1.4 說明權(quán)本規(guī)定的說明權(quán)屬人力資源部。1.5制、修、廢本規(guī)定由人力資源部負責(zé)擬定，經(jīng)公司總經(jīng)理批閱批準后下發(fā)施行，修改、廢止時亦同。其次條定義2.1 企業(yè)標準文

2、件歸口管理部門人力資源部是負責(zé)組織相關(guān)部門起草、修訂、說明、廢止文件，對文件運行過程出現(xiàn)的分歧或爭議進展協(xié)調(diào)的部門，為文件及其記錄的歸口管理部門，全部文件的歸口管理部門見企業(yè)管理標準清單。2.2流程管理部門人力資源部為全部企業(yè)管理標準文件的流程管理部門，負責(zé)管理標準文件的歸口管理，保障標準文件流程的合理性、平安性與簡潔化；負責(zé)稽查各部門文件的執(zhí)行狀況，保障標準文件實在有效的執(zhí)行；負責(zé)評審文件的適合性和有效性，并參加全部標準文件的會審和發(fā)布。2.3 企業(yè)標準文件規(guī)定公司各部門運作流程和標準的文件，這些文件用于界定各領(lǐng)域中共同的、跨部門的和重復(fù)用法的規(guī)章，對相關(guān)活動事項規(guī)定操作流程、工作要求、職責(zé)

3、權(quán)限以及鼓勵考核方式，具有相對的穩(wěn)定性。第三條企業(yè)標準管理要求3.1 企業(yè)標準文件通用掌握流程3.2 企業(yè)標準文件包括3.2.1質(zhì)量管理標準文件及外來文件:辦公室為流程管理部門，納入管控體系文件。3.2.2企業(yè)管理標準文件:指公司層面的企業(yè)制度類文件，辦公室為流程管理部門，并進展異樣文件的處理，文件編號按企業(yè)管理標準商定的原那么進展；3.2.3業(yè)務(wù)開發(fā)管理標準文件:指業(yè)務(wù)拓展記錄、技術(shù)標準、客戶維保類文件，業(yè)務(wù)開發(fā)部為流程管理部門；3.2.4銷售運營管理標準文件：指物品流轉(zhuǎn)記錄文件文件，庫房管理類文件，銷售運營部為流程管理部門。3.2.5物控管理標準文件：指物品購銷記錄文件，網(wǎng)絡(luò)信息管理類文件

4、，物控部為流程管理部門。3.3 企業(yè)標準文件的編制、發(fā)布、修訂、評審、廢止、存檔3.3.1質(zhì)量、業(yè)務(wù)拓展標準文件、經(jīng)營管理標準文件及外部文件的編制、發(fā)布、回收、評審、廢止、存檔按管控體系文件規(guī)定執(zhí)行。3.3.2行政公文的編制、發(fā)布、回收、評審、廢止、存檔見檔案管理制度。3.4 企業(yè)標準文件掌握要求3.4.1標準文件的制/修訂、審核、會審、會簽及審批。3.4.1.1人力資源部組織相關(guān)人員，負責(zé)起草、修訂、說明、廢止等相關(guān)工作。3.4.1.2企業(yè)文件歸口管理部門相關(guān)人員在編制、修訂文件時要嚴格按照企業(yè)管理標準文件模板編制及修訂文件，填寫企業(yè)標準文件修訂頁及文件審批流程。3.4.1.3企業(yè)文件歸口管

5、理部門負責(zé)人對流程的合理性和可操作性進展審核，再提交人力資源部審核。3.4.1.4人力資源部對企業(yè)標準文件的格式、內(nèi)容和審批流程進展審核。審核通過后，報公司總經(jīng)理審批后實行。3.5 企業(yè)管理標準清單內(nèi)/外批準發(fā)布的文件流程3.5.1 企業(yè)標準文件的編號、發(fā)布、稽查3.5.2.1 經(jīng)審批后，人力資源部負責(zé)企業(yè)標準文件編號，原那么按企業(yè)標準文件編碼規(guī)章執(zhí)行。文件正式下發(fā)后，各流程歸口管理起草人員、人力資源部負責(zé)存檔電子版。3.5.2.2人力資源部負責(zé)組織相關(guān)人員稽查跨部門企業(yè)標準文件的執(zhí)行狀況，評審文件的適合性和有效性；文件歸口管理部門稽查本部門內(nèi)部文件的執(zhí)行狀況，評審文件的適合性和有效性。3.5

6、.2 企業(yè)標準文件的更改、新增和取消。3.5.2.1企業(yè)標準文件更改后須換版重新發(fā)布。如文件的更改內(nèi)容僅涉及到格式的轉(zhuǎn)換、文字的局部調(diào)整或增加、刪減內(nèi)容對流程運作不產(chǎn)生本質(zhì)性影響等更改，由部門提出申請，經(jīng)人力資源部同意，對文件進展修訂，修訂后的文件須經(jīng)人力資源部審核，但可以不再經(jīng)相關(guān)部門會簽、審批等，挺直由人力資源部交換原文件。修訂后的文件從修訂再發(fā)布的施行日期開頭生效。3.5.2.2 文件新增和取消假設(shè)需新增或取消文件，那么由相關(guān)部門申請并提交人力資源部審批后或由人力資源部挺直提案，對企業(yè)管理標準文件清單予以新增或取消。假設(shè)文件不再適合企業(yè)管理運作要求，需將文件取消或合并，那么由相關(guān)部門提交

7、申請或人力資源部提案，經(jīng)人力資源部審核并報總經(jīng)理審批后，對原文件撤消，其文件同編號一同撤消。3.5.3文件評審和修訂要求文件歸口管理部門每年至少對文件評審一次。在以下狀況但不限于應(yīng)組織相關(guān)部門對企業(yè)標準文件進展評審，必要時進展修訂，并由受權(quán)人員確定其適合性。組織構(gòu)造發(fā)生重大調(diào)整時；流程發(fā)生重大調(diào)整時；相關(guān)部門提出流程調(diào)整申請時。3.5.4企業(yè)管理標準文件的施行與稽查3.5.4.1分類統(tǒng)一發(fā)文企業(yè)管理標準文件以人力資源部公布的版本為唯一有效版本，各部門須嚴格按本標準編制發(fā)放企業(yè)標準文件，同時各相關(guān)部門要保證文件的用法處存有有效版本。3.5.4.2 存檔文件歸口管理部門存檔電子版本。人力資源部存檔

8、電子版并視狀況予以共享。3.5.4.3 文件執(zhí)行實際業(yè)務(wù)部門操作流程要求要與企業(yè)標準文件規(guī)定相符。3.5.4.4文件修訂如業(yè)務(wù)流程調(diào)整，應(yīng)準時與相關(guān)歸口責(zé)任部門溝通，并對相關(guān)文件進展修訂；在同一年度內(nèi)對現(xiàn)有文件進展修訂時，文件標題不能轉(zhuǎn)變轉(zhuǎn)變文件標題參照“文件新增和取消，修訂后的文件需重新進展審批，不在同一年度內(nèi)對現(xiàn)有文件進展修訂時，可轉(zhuǎn)變文件標題轉(zhuǎn)變文件標題參照“文件新增和取消，修訂后的文件需重新進展審批，修訂文件編號規(guī)章為：在不轉(zhuǎn)變挨次編號的前提下，更新版本號。第四條表單掌握要求4.1表格的形式書面表格；電子文本表格；4.2 表單的編號各類表單的編號按表單編碼規(guī)章原那么進展編號。4.2.2

9、全部表單須在其右下角注明編碼、版次、施行日期。4.3 表單的更改、新增和取消4.3.1各部門依據(jù)實際運作狀況，可對現(xiàn)行用法的各類表單提出新增、修改要求。新增、修改的樣表，經(jīng)部門負責(zé)人簽名認可后提交人力資源部審核，人力資源部對其確認并做好記錄、編號、換版發(fā)布。4.3.2表單不適用時，各部門文件管理人員可經(jīng)部門負責(zé)人簽名認可后向人力資源部提出取消表格申請，經(jīng)人力資源部確認后，取消原有的表格及表格編碼；文件管理人員應(yīng)準時1天內(nèi)通知各相關(guān)用法部門不再用法已取消的表格清單。4.4表格的管理4.4.1各部門負責(zé)部門內(nèi)部表單的備份與更新。4.4.2 各部門對部門表單版面、編號的唯一性負責(zé)。第五條附那么5.1

10、附件附件1：企業(yè)管理標準清單附件2：企業(yè)管理標準文件模板附件3：企業(yè)標準文件編碼規(guī)章附件4：表單編碼規(guī)章5.2公布施行本制度自20 年月日起施行。附件1：企業(yè)管理標準清單附件2：頁眉宋體，小五號字文頭名稱所在行行距1.5行，段前一行頁邊距上2.2cm，下2.2cm，居中公司企業(yè)管理標準xxxxxxxxxxxxxxx黑體加粗，一號字本方法審批流程：制修訂xxx會簽各部門審核總助審批總經(jīng)理 xxxxxxxxxxx 第一條 總那么 1.1制訂目的 xxxxxxxx 1.2適用范圍 xxxxxxxxxx 1.3管理部門 xxxxxxxxxx1.4 說明權(quán) xxxxxxxxxx 1.5制、修、廢 xxx

11、xxxxxxx其次條 xxxxxxxx 2.1 xxxxxxxxxx 2.1.1 xxxxxxxxxx 2.1.2 xxxxxxxx 2.2 xxxxxxxx 2.2.1 xxxxxxxx 2.2.2 xxxxxxxx 2.2.2.1 xxxxxxxx第三條 附那么 3.1xxxxxxx 3.2xxxxxxx 3.3本制度自xxxx附加說明：本方法由xxx 制定并說明；本方法主要修訂人為xxx ； 本方法自簽發(fā)后生效施行； 黑體，小四號字 黑體，三號字間距18磅 宋體，小四號字宋體，小四號字宋體，小四號字 企業(yè)標準文件編碼規(guī)章1企業(yè)管理標準編號的根本原那么每一份企業(yè)標準只有唯一編號。挺直采納外來標準不編企業(yè)編號；但應(yīng)列入企業(yè)的文件匯總表內(nèi)，統(tǒng)一管理和用法。2企業(yè)管理標準編號的方法及表達形式完好的企業(yè)管理標準編號格式如下：如:xq/gl00012010a職能標準用阿拉伯數(shù)字表示見表2，標準挨