工程項(xiàng)目采購合同管理程序

1、工程項(xiàng)目采購合同管理程序編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人簽發(fā)人1 .目的通過對(duì)工程項(xiàng)目采購合同的訂立、履行、變更和轉(zhuǎn)讓、解除、保管程序的規(guī)定，維 護(hù)公司利益，減少法律風(fēng)險(xiǎn)。2 .適用范圍集團(tuán)工程項(xiàng)目采購合同的全過程管理。3 .術(shù)語和定義3.1 工程項(xiàng)目采購合同：指項(xiàng)目工程實(shí)施過程中，簽訂的咨詢服務(wù)、工程施工、設(shè) 備材料等方面的合同，包括但不限于有關(guān)設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理、招標(biāo)代理、造價(jià)咨詢、 策劃、營(yíng)銷代理、物業(yè)管理委托；建筑、安裝施工；電梯、空調(diào)、石材、門窗、潔 具等方面的合同。3.2 集中采購：由集團(tuán)成本管理中心牽頭組織開展采購及其相關(guān)工作，并進(jìn)行統(tǒng)一 管理的采購

2、。3.3 分散采購：由區(qū)域公司自行牽頭組織開展的采購，采購工作完畢后，報(bào)送已簽 合同電子文本和合同（協(xié)議）臺(tái)帳給集團(tuán)成本管理中心，成本管理中心定期或不定 期地進(jìn)行檢查。4 .職責(zé)4.1 合同主辦部門/區(qū)域公司4.1.1 經(jīng)辦集團(tuán)授權(quán)范圍內(nèi)的合同；4.1.2 合同編號(hào)并建立合同臺(tái)帳；4.1.3 負(fù)責(zé)合同交底或合同履行。4.2 研發(fā)設(shè)計(jì)中心4.2.1 負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)、建筑方案設(shè)計(jì)合同的審核；4.2.2 參與規(guī)劃設(shè)計(jì)、建筑方案設(shè)計(jì)合同的履約檢查。4.3 工程管理中心4.3.1 負(fù)責(zé)合同中有關(guān)擴(kuò)初、施工圖設(shè)計(jì)以及工程、設(shè)備、材料等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審核；4.3.2 負(fù)責(zé)合同中有關(guān)工程項(xiàng)目管理?xiàng)l款的審核；4.3.3

3、 參與相關(guān)合同的履約檢查。4.4 財(cái)務(wù)管理中心4.4.1 提出我方簽約單位的建議；4.4.2 負(fù)責(zé)合同中與財(cái)務(wù)管理相關(guān)條款的審核。4.5 審計(jì)法務(wù)中心4.5.1 負(fù)責(zé)合同的法律審核；4.5.2 組織或參與合同索賠。4.6 成本管理中心4.6.1 為集中采購合同的主辦部門，負(fù)責(zé)經(jīng)辦集中采購合同并進(jìn)行合同交底；4.6.2 負(fù)責(zé)組織編制和完善采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本；4.6.3 負(fù)責(zé)建立采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本庫，供主辦部門、區(qū)域公司使用；4.6.4 負(fù)責(zé)組織集中采購合同審核；4.6.5 負(fù)責(zé)組織工程項(xiàng)目采購合同履約情況檢查。4.6.6 負(fù)責(zé)合同中商務(wù)條款的審核；4.6.7 參與相關(guān)合同的履約檢查。4.7 其它業(yè)務(wù)

4、部門4.7.1 其它相關(guān)業(yè)務(wù)審核；4.7.2 配合工程項(xiàng)目采購合同履約檢查。4.8 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)4.8.1 負(fù)責(zé)合同審批；5 .工作程序5.1 合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫的建立5.1.1 成本管理中心組織編寫工程項(xiàng)目采購標(biāo)準(zhǔn)合同文本，編寫完成并經(jīng)相關(guān)部門 審核會(huì)簽后與采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本審批表一并交總裁辦公室流轉(zhuǎn)審批。5.1.2 標(biāo)準(zhǔn)合同審核會(huì)簽部門在收到標(biāo)準(zhǔn)合同文本及采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本審核會(huì)簽單原則上5個(gè)工作日內(nèi)必須提出審核意見。5.1.3 成本管理中心根據(jù)審核會(huì)簽意見對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂， 修訂完成的標(biāo)準(zhǔn) 合同文本經(jīng)審核通過后報(bào)集團(tuán)總裁、 董事長(zhǎng)批準(zhǔn)生效，集團(tuán)各部門及區(qū)域公司應(yīng)予 采用。5.1.4 如有兩個(gè)以

5、上審核部門認(rèn)為此類合同不符合標(biāo)準(zhǔn)化的條件，則此類合同的標(biāo)準(zhǔn)化工作應(yīng)當(dāng)中止。5.1.5 行業(yè)示范合同版本經(jīng)上述審核流程通過后，也可由集團(tuán)總裁、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)生 效。5.1.6 根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，合同標(biāo)準(zhǔn)文本應(yīng) 持續(xù)改進(jìn)。集團(tuán)各部門及區(qū)域公司均可提出修改意見，按照上述規(guī)定的程序進(jìn)行修改。5.2 集中采購5.2.1 合同訂立5.2.1.1 合同草擬a）除標(biāo)準(zhǔn)合同外的非標(biāo)準(zhǔn)類合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬，已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。b）采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條 款。c）工程施工合同標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容應(yīng)盡量采用fidic條款

6、模式，內(nèi)容分為協(xié)議條款、通 用條款、補(bǔ)充條款和附件，其中協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對(duì)象不同而定，通用條款 適用于所有的同類合同，補(bǔ)充條款則由經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時(shí)補(bǔ)充加入?yún)f(xié)議條款 和通用條款中未盡事宜。d）政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定的，可采用所要求的合同文本；尚未制定或不宜采用 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往的合同或最相類似的標(biāo)準(zhǔn)合同文本另行擬定合 同。e）由區(qū)域公司簽約的集中采購合同，主辦部門在合同草擬階段原則上應(yīng)征詢區(qū)域公 司意見。5.2.1.2 合同審批a）與供方商談一致后，經(jīng)辦人員按照合同審批的要求，將草擬好的合同報(bào)部門負(fù)責(zé) 人核準(zhǔn)，然后與合同審核會(huì)簽單一并送相關(guān)部門審核，各審核人應(yīng)在各自的

7、職 權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書面修改意見，經(jīng)辦人根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本并 附上合同審核會(huì)簽單，與合同審批表一并交總裁辦公室流轉(zhuǎn)審批。b）如審核部門對(duì)合同提出合理的修改意見，主辦部門必須重新組織與供方的洽商， 必要時(shí)各意見提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后進(jìn)行修改。c）不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同，審核程序可以有差異，除專門授權(quán)以外的工程項(xiàng) 目采購非標(biāo)準(zhǔn)合同及標(biāo)準(zhǔn)合同修改條款均需有成本管理中心和審計(jì)法務(wù)中心審核； 所有涉及工程項(xiàng)目集中采購合同均需有成本管理中心和財(cái)務(wù)管理中心審核。d）合同經(jīng)各部門會(huì)簽審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.2.1.3 合同簽署a）擬定的合同必須經(jīng)過審批之后方可簽署。b）總

8、裁辦公室負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。c）合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。d）合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量避免我方先行簽 字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。e）法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，或者需要登記備案的， 經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。f）主辦部門在合同簽署后應(yīng)及時(shí)在部門的合同臺(tái)帳登記表內(nèi)登記。5.2.2 合同履行5.2.2.1 工程項(xiàng)目采購合同主辦部門應(yīng)進(jìn)行合同交底；集中采購合同根據(jù)工程項(xiàng) 目集中采購合同交底作業(yè)指引進(jìn)行合同的交底。5.2.2.2 合同訂立之后，主辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤；財(cái)務(wù)管 理中

9、心負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督；審計(jì)法務(wù)中心等其他部門應(yīng)對(duì)合同的 履行給予必要的協(xié)助。5.2.2.3 合同履行過程中或履行完畢后，由成本管理中心牽頭組織工程管理中心、 等部門根據(jù)工程項(xiàng)目采購合同履約情況檢查作業(yè)指引 對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。5.2.2.4 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告并知會(huì)審計(jì)法務(wù)中心，主辦部門不能與對(duì)方協(xié)商解決的，應(yīng)及時(shí)報(bào)審計(jì)法務(wù)中心，由審計(jì)法務(wù)中心請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措 施。5.2.2.5 合同履行過程中，需要對(duì)來往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的， 應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人， 由部門負(fù)責(zé)人簽字；確需當(dāng)場(chǎng)或者立即簽字的

10、，可由主辦部門負(fù)責(zé)人書面授權(quán)的人 員直接簽字。但是，來往函件或者單據(jù)涉及合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的，按照本規(guī) 范關(guān)于合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。5.2.3 合同變更和轉(zhuǎn)讓5.2.3.1 合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，或者對(duì)方提出變 更要求的，經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)原合同審批程序辦理審批后，始得變更，雙方應(yīng)書面對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，我方由經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)的人員簽字確認(rèn)。對(duì)雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)進(jìn)行重大變更的，應(yīng)當(dāng)按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。5.2.3.2 合同訂立后，對(duì)方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人 的，或者我方需要將合同的全部或者

11、部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的，由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批，另行簽訂合同或者補(bǔ)充合同。5.2.3.3 法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，經(jīng)辦人員 應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。5.2.4 合同解除5.2.4.1 合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除 合同的，參照合同訂立的有關(guān)程序辦理，雙方就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。5.2.4.2 合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成立， 據(jù)此要求或通知或以 其他方式解除合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部門負(fù)責(zé)人并知會(huì)審計(jì)法務(wù)中心， 以決定 解約條件是否成立或解約方式是否有效。5.2.5 合同保管和銷毀5

12、.2.5.1 由集團(tuán)簽約訂立的合同（集團(tuán)蓋章），我方要求合同原件四份，總裁辦公 室、財(cái)務(wù)管理中心、審計(jì)法務(wù)中心、主辦部門各一份；5.2.5.2 由區(qū)域公司簽約訂立的合同（由區(qū)域公司蓋章），我方要求合同原件四份， 集團(tuán)一份、區(qū)域公司三份；5.2.5.3 合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應(yīng)按集團(tuán)合同管理制度及相關(guān) 規(guī)定執(zhí)行。5.3 根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和客觀需求，集團(tuán)可將集中采購中的某些內(nèi)容授權(quán)區(qū)域公司進(jìn)行采購。區(qū)域公司在經(jīng)辦此類合同時(shí)，具體要求如下：5.3.1 除標(biāo)準(zhǔn)合同外的非標(biāo)準(zhǔn)類合同由區(qū)域公司經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬，集團(tuán)已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。5.3.2 合同審批。區(qū)域公司在本公司內(nèi)

13、部流轉(zhuǎn)審批。但在合同最終審批前須將合同 文本（可用電子文檔形式）報(bào)集團(tuán)成本管理中心審核。5.3.3 合同簽署。合同經(jīng)集團(tuán)成本管理中心審核后，區(qū)域公司可依據(jù)本公司內(nèi)部合同管理辦法和相關(guān)權(quán)限自行簽署合同。5.3.4 合同簽訂后，區(qū)域公司應(yīng)將已簽合同的電子文本報(bào)集團(tuán)成本管理中心，合同 臺(tái)帳以月報(bào)形式上報(bào)集團(tuán)。5.4 分散采購5.4.1 除標(biāo)準(zhǔn)合同外的非標(biāo)準(zhǔn)類合同由區(qū)域公司經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬，集團(tuán)已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。5.4.2 合同審批。區(qū)域公司依據(jù)本公司內(nèi)部合同管理辦法在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)審批。5.4.3 合同簽署。區(qū)域公司可依據(jù)本公司內(nèi)部合同管理辦法和相關(guān)權(quán)限自行簽署合同。5.4.4 合同簽訂后，區(qū)域公司應(yīng)將已簽合同的電子文本報(bào)集團(tuán)合約采購，合同臺(tái)帳 以月報(bào)形式上報(bào)集團(tuán)。5.5 其它：本管理程序未盡事宜應(yīng)參照集團(tuán)合同管理制度執(zhí)行。6 .支持性文件6.1 合同管理制度6.2 工程項(xiàng)目集中采購合同交底作業(yè)指引6.3 工程項(xiàng)目采購合同履約情況檢查作業(yè)指引7 .相關(guān)記錄及表單7.1 采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本審核會(huì)簽單7.2 采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本審批表7.5 合同臺(tái)帳登記表采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本審核會(huì)簽單標(biāo)準(zhǔn)合約名稱主辦部門經(jīng)辦人部門 負(fù)責(zé)人標(biāo)準(zhǔn)合約待審 稿簡(jiǎn)述審核會(huì)簽部門請(qǐng)?jiān)诖巳涨胺?還主辦部門審核會(huì)簽意見:部門負(fù)責(zé)人簽名:采購合約標(biāo)準(zhǔn)文本審批表標(biāo)準(zhǔn)