集團(tuán)公司文件管理及發(fā)放管理規(guī)定

1、集團(tuán)公司文件管理及發(fā)放管理規(guī)定集團(tuán)公司文件管理及發(fā)放管理規(guī)定第一章總那么第一條為了保證公文的標(biāo)準(zhǔn)性、完好性、正確性與有效性，進(jìn)步辦事效率并為公文處理工作供應(yīng)便利，參照國家相關(guān)行文發(fā)文管理方法及結(jié)合本集團(tuán)的實(shí)際需要，特制定本規(guī)定。其次條集團(tuán)各事業(yè)部及各職能部門應(yīng)裝備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專業(yè)學(xué)問。第三條集團(tuán)中高層管理人員要發(fā)揚(yáng)深化實(shí)際、調(diào)查討論、實(shí)事求是和仔細(xì)負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，改善辦公手段，標(biāo)準(zhǔn)辦公程序，努力進(jìn)步公文處理工作的效率和質(zhì)量。行文要少而精，注重效用。第四條公文處理必需做到準(zhǔn)時、精確、平安。集團(tuán)對外的公文由行政辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔

2、和銷毀。其次章公文格式第一條外形格式一、用紙：公文要求用法統(tǒng)一的紙形，以便于管理。型(長297毫米，寬210毫米)一公司文件用紙統(tǒng)一用法國際標(biāo)準(zhǔn)a4公文用紙；二公文附件中的圖紙、表格等尺寸過長或過寬，要折疊整齊。特別狀況下，可依據(jù)需要放大或縮小。二、頁邊與圖文區(qū)一公文文面的天地頁邊要空留恰當(dāng)，文字不得打印過滿，以清楚悅目，便于閱讀二依據(jù)實(shí)際狀況，版面尺寸可作調(diào)整，力求美觀、干凈；三圖文區(qū)內(nèi)文字符號一律采納從上至下、從左向右橫寫橫排，正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等；四字距、行距的支配以便于閱讀、嚴(yán)肅、大方為原那么?？梢罁?jù)文種要求把握選用，盡力作到均勻、整齊；五公文應(yīng)采納頁碼編序，頁碼為阿拉伯

3、數(shù)字，位于文件下端，居中排列。二、裝訂一裝訂要求：1公文版面是橫書橫排的，根據(jù)一般規(guī)律和閱讀習(xí)慣，在左邊裝訂；2裝訂時不要太靠邊，也不要太靠里壓字，給閱讀帶來不便；3裝訂通常都應(yīng)訂兩個書釘。兩個書訂的位置，以距兩端各四分之一處裝訂為宜，平面平訂裝訂線距左邊12mm左右，書釘應(yīng)與紙邊平行，不要歪斜； 4裝訂好的文件要不缺頁、不重頁、不錯亂頁碼挨次；5凡有附件的公文，文件和附件要裝訂在一起，并在正文末尾注明各附件的標(biāo)題；如不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件的首頁上注明主件的文號，與主件同時報送。其次條文頭格式一、份號：一文件份號是同一文稿印制假設(shè)干份文件時每份的挨次號，用3位數(shù)字碼標(biāo)識；二份號印制在版頭紙

4、圖文區(qū)其次行左起13字位置；三一般文件的份號可以省略，但機(jī)密、絕密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)識文件份號，且在發(fā)文時予以登記。二、隱秘等級：隱秘的密級分為“絕密、“機(jī)密、“隱秘三級。帶密級的公文分別稱之為絕密件、機(jī)密件、隱秘件，不帶密級的公文稱之為平件或一般件；三、發(fā)文字號：一發(fā)文字號是由發(fā)文單位按發(fā)文次序編排的說明發(fā)文的單位、時間、次序的文件號；二發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和當(dāng)年發(fā)文挨次號三局部組成；三發(fā)文號字體大小與正文字體大小一樣；四發(fā)文單位代字、年度、挨次號的次序不能顛倒。年度應(yīng)寫全稱，年度外用法方括號；五公司發(fā)文字號規(guī)定為：1、董事會下發(fā)文件文字號為“大x集董字，主要為董事會會議名義下發(fā)的文件；

5、2、集團(tuán)下發(fā)文件文字號為“大x集字，主要為集團(tuán)總裁會議名義下發(fā)的文件；3、事業(yè)部下發(fā)文件文字號為“大xxx字，主要為事業(yè)部會議名義下發(fā)的文件。四、簽發(fā)：一全部下發(fā)的文件均需注明“簽發(fā)人xxx,董事會文件由集團(tuán)董事長簽發(fā)，集團(tuán)文件由集團(tuán)總裁簽發(fā)，事業(yè)部文件由各事業(yè)部總裁簽發(fā)。二標(biāo)注格式為：在發(fā)文字號右，打印“簽發(fā)人：××ד，字體與正文一樣，發(fā)文字號相應(yīng)適當(dāng)左移。第三條主文格式一、標(biāo)題：一標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確，能正確地表達(dá)正文的主要內(nèi)容，簡短、扼要，一般不宜超過30個字；二標(biāo)題在某些公文的標(biāo)題中，發(fā)文機(jī)關(guān)、事由可以省略，但在任何狀況下文種不能省略；三標(biāo)題中一般不加書名號或其

6、它標(biāo)點(diǎn)符號；四為了使標(biāo)題突出鮮亮，大標(biāo)題一般用小二號或三號黑體字，小標(biāo)題一般用三號或小三號黑體字。標(biāo)題與間隔線和正文或主送單位之間應(yīng)隔一行的間隔 ；五標(biāo)題的排列：1標(biāo)題居中排列，字?jǐn)?shù)較多的標(biāo)題可分成兩行或三行；兩行標(biāo)題一般有三種排法：齊行，上短下長，上長下短；三行標(biāo)題一般有兩種排法：短長短，倒梯形；2標(biāo)題分行時要留意不能把詞或詞組分割開，應(yīng)遵循閱讀習(xí)慣及版面美觀的原那么。二、正文：一正文起段空兩個字，回行時要頂格書寫。最終一頁假如只有一行字，那么字一般不應(yīng)少于五個；二正文一般用宋體四號或小四號字；1公文中字號的選用一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文及說明說明等挨次依次從大到小地選用；2文

7、件標(biāo)題一般用黑體、粗宋體小二號或三號字體，一般公文的正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、說明或特別要求說明等，采納四號或小四號宋體字。三正文中用數(shù)字表示多層次構(gòu)造時，其方法如下：第一級用：一、二、三，序次語后面用頓號；其次級用：(一)、(二)、(三)，序次語后面不加標(biāo)點(diǎn)符號；第三級用：1.、2.、3. ，序次語后面用圓點(diǎn)；第四級用：、，序次語后面不加標(biāo)點(diǎn)符號；第五級用：、，序次語后面不加標(biāo)點(diǎn)符號。四用于章程、合同及規(guī)章制度的序次語第一級一律條用第一條、其次條、第三條的書寫格式，序次語頂格書寫，序次語后空一個字符的位置，實(shí)行正文字符提行時上下行左對齊的格式；或空二

8、個字的位置書寫序次語，正文提行頂格書寫的格式。五公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、方案表、序號、百分比和其他必需用阿拉伯?dāng)?shù)字者外，一般用漢字標(biāo)識。在同一公文中，數(shù)字的用法應(yīng)保持前后全都。六公文中正確書寫標(biāo)點(diǎn)符號，其方法如下：1不能把括號寫成單書名號。如不能把“一寫成“；2橫線分半字線(-)占半個字，一字線()占一個字，雙連線()占兩個字；3由低限到高限的范圍號應(yīng)用“，如“510年；4七種點(diǎn)號：句號、問號、嘆號、冒號、分號、逗號、頓號，一律不能用在一行的開頭。三種標(biāo)號前半邊不能放在一行的末尾，后半邊不能放在一行的開頭，包括：引號單引號、雙引號、括號圓括號、方括號、六角括號、書名號單書名號、雙書名

9、號。省略號、破折號占兩格，行首或行末都可放置，但不能分成兩半而將一半置于一行的末尾，另一半置于下行開頭；5間隔號(·)不能寫在行首第一格。間隔號在一格的正中央，不能寫成數(shù)學(xué)上的小數(shù)點(diǎn)(.)；6用阿拉伯字表示的“年、月、日數(shù)碼在其下方用一個圓點(diǎn)，一位數(shù)的月、日前加“0，如：1999.05.04。7關(guān)于數(shù)據(jù)的不能拆排兩行：8夾雜在文中的分?jǐn)?shù)或分式，盡量不要用疊式，改用斜式，以免多占一行位置。如寫成1/2，同時，也不行寫成2分之一。三、附件：附件是附在正文之后的文件、材料。一附件名稱寫在正文之后不留空行、生效日期之前，另起一行，空兩格書寫；二必需把附件的詳細(xì)名稱和件數(shù)寫明，如附件種類較多，

10、應(yīng)設(shè)序碼分別依次標(biāo)明，附件名稱不加書名號，末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號；三附件上應(yīng)標(biāo)明是第幾個附件與附件名稱，每一個附件的頁碼應(yīng)單獨(dú)編排；四在發(fā)文時，肯定要將附件隨正文一起發(fā)出。如因某種緣由附件不能隨正文一起發(fā)出時，必需在附件名稱后面用圓括號注明“另發(fā)字樣；四、發(fā)文機(jī)關(guān)一發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的成文單位，寫在正文的下面偏右，一般又稱“落款。二落款在隔離正文肯定間隔 的右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字與圖文區(qū)右邊沿相差四個字的間隔 ；三文件在排版時，應(yīng)盡量避開出現(xiàn)“此頁無正文的狀況。假設(shè)文件正文占滿了頁面，那么應(yīng)在另頁空白紙上落款，但落款要在空頁的適當(dāng)位置，不宜靠近頂端，宜在下半頁，并在空白頁第一行位置用

11、圓括號注明“此頁無正文，頂格書寫；五、印章印章是行文機(jī)關(guān)表示對公文負(fù)責(zé)并標(biāo)記公文生效的憑證。印章必需清楚端正地蓋在年、月、日的中間，騎年蓋月。集團(tuán)全部下發(fā)公文必需加蓋印章，否那么視為無效。六、成文日期成文日期即公文形成的日期。一會議通過的公文，如決議等的成文日期為會議通過的日期；二一般文件用領(lǐng)導(dǎo)人在“文稿的發(fā)文簽上簽發(fā)的詳細(xì)日期；三一般性公文材料，如涉及詳細(xì)事宜的通知、函等的成文時間，通常用它的印發(fā)的時間；四會議通過的公文，其成文日期加圓括號在標(biāo)題下方，與標(biāo)題之間不空行；其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一點(diǎn)，成文日期中的數(shù)字用漢字小寫，成文日期必需年月日齊全。第四條文尾格式一、說明：說明

12、位于公文生效標(biāo)識以下、主題詞之上，用以說明在公文中的其他區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)；二、主題詞：主題詞用以表示公文中心內(nèi)容的詞，作為公文主題標(biāo)引和檢索用法。主題詞位于公文說明或特別要求域以下，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識域之上。按主題詞構(gòu)成因素挨次標(biāo)識，每個主題詞之間空一個字。主題詞用黑體字，字號同正文。三、抄報、抄送機(jī)關(guān)：一抄報、抄送機(jī)關(guān)，位于主題詞以下，印發(fā)說明之上。字體同正文。整個區(qū)域用兩條等寬的平行細(xì)線作為界限；二對需要理解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)用“抄送，并按機(jī)關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系及其規(guī)律關(guān)系依次標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱。最末一個抄報、抄送機(jī)關(guān)的后面不加標(biāo)點(diǎn)符號；四在抄送欄的尾部打印存檔份數(shù)。四、印發(fā)機(jī)關(guān)與印