美國科技報告信息共享經驗及對我國的啟示

1、    美國科技報告信息共享經驗及對我國的啟示    摘要：科技計劃項目檔案是承載科研項目成果的載體，完善其信息共享機制對于實現(xiàn)科研項目成果共享，推動社會、經濟、科技創(chuàng)新發(fā)展具有關鍵作用。美國科技報告信息共享體系建設起步早，較為成熟，積極借鑒美國科技報告信息共享經驗，有利于完善我國科技報告信息共享機制及有關法律法規(guī)的建設。關鍵詞：科技計劃項目檔案，科技報告，檔案管理，信息資源共享科技項目檔案是科技活動中形成的應當保存的原始記錄，是科技檔案的重要組成部分，是寶貴的科技信息資源。隨著國家對科技創(chuàng)新的不斷重視和持續(xù)投入，科研成果的數(shù)量呈爆發(fā)式增長，科技計劃項目

2、檔案數(shù)量也隨之激增。合理開放共享科技計劃項目檔案信息，對于實現(xiàn)公眾有效快速獲得科技信息資源，實現(xiàn)科技成果的優(yōu)化配置具有積極意義，是推動科技成果轉化為生產力的關鍵環(huán)節(jié)之一。1 我國科技計劃項目檔案信息共享概述1.1 共享現(xiàn)狀為更好地推進科技信息的共享和轉化，我國政府相關部門做了很多工作。（1）科技計劃項目相關信息的共享。科技部、國家自然科學基金委等部門，逐年將我國科技計劃執(zhí)行情況形成年度報告并共享在其網站上；對科技經費、研究機構活動等方面進行統(tǒng)計公布；形成多種科研通訊、成果介紹等。（2）電子政務平臺應用?？萍疾?000年左右建立國家科技計劃項目管理系統(tǒng)，2015年開通運行“國家科技管理信息系統(tǒng)公

3、共服務平臺”，提供“十三五”國家重點研發(fā)計劃試點專項申報服務，可以查詢到科技項目計劃、項目進展公示以及相關科技報告等科技信息資源；國家自然科學基金2000年左右建立系統(tǒng)，2015年以后開放科技成果信息資源，提供科技項目計劃、項目申報、受理、公示和成果等信息。但我國并沒有統(tǒng)一的國家科技計劃項目管理平臺。（3）科技項目檔案信息共享。目前開展比較好的是科技報告的共享，2014年國家科技報告服務系統(tǒng)開通，將我國科技報告分級別提供獲取服務，但存在著格式不統(tǒng)一，有的按國家科技報告編寫規(guī)則撰寫，有的按國家自然科學基金規(guī)格撰寫，還有按其他規(guī)格撰寫的情況。國家檔案館在網站上提供部分優(yōu)秀科技成果介紹，但并沒有科技

4、計劃項目檔案的詳盡信息或獲取途徑說明。（4）各地方和高校共享情況參差不齊。薛冰對各省市科技檔案館、天津市部分科研院所與高等院校、大型企業(yè)及央企駐津單位調研，公開科研項目檔案有可執(zhí)行標準或文件的單位只有10家，對社會開放的只有2家。筆者在針對依托單位科研項目管理會上，向“985”和“211”院校發(fā)放依托單位科研項目管理調查問卷196份，有效問卷159份。在科技計劃項目檔案信息共享問題上，眾多高?；径加邢嚓P共享規(guī)定，但除論文公開外，研究報告等科研項目檔案信息僅限于本單位內部利用，并主要用于備查和評獎、職稱晉升等出具憑證。1.2 政策法律法規(guī)體系（1）國家層面。我國先后出臺了科學技術檔案工作條例（

5、1980年）、科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定（1987年）、國家科技計劃項目管理暫行辦法（2000年）、關于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革方案（2014年）、關于加快建立國家科技報告制度的指導意見（2014年）等。從制定時間推進來看，我國科技項目檔案信息共享相關內容規(guī)定，是從簡單的提出開發(fā)利用到著重提出加強科技信息共享的過程，從粗線條提出利用原則到逐步細化具體規(guī)定的過程，如科學技術檔案工作條例（1980年）僅是提出要利用的要求，國家科技計劃管理暫行規(guī)定（2000年）就較為詳細的規(guī)定了科技部應建立計劃的數(shù)據庫和檔案系統(tǒng)，并按一定的標準制定關于數(shù)據和檔案的保存、使用和共享的規(guī)定，包括數(shù)

6、據和檔案的共享的條件、申請使用的要求等。（2）部門層面。我國科技部、國家自然科學基金委、檔案館等部門依據國家規(guī)定和實際工作需要制定了相關制度和規(guī)定。開發(fā)利用科學技術檔案信息資源暫行辦法（1988年）時間較為久遠，多次強調在保密、嚴格限制和控制的基礎上共享，在當時的環(huán)境下起到了積極作用，但已很難適應當前發(fā)展需要，需要修訂。國家科技計劃管理暫行規(guī)定（2001年）國家科技計劃科技報告管理辦法（2013年）、國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定（2017年）等明確規(guī)定科技信息的共享，但未制定可實施具體的共享規(guī)范細則。國家自然科學基金資助項目研究成果管理辦法（2015年）較為詳細規(guī)定了共享要求細則，指出

7、在項目成果管理中履行促進項目成果的共享和傳播，指導并監(jiān)督依托單位項目成果管理以及使用和轉化職責，提出基金委和依托單位建立成果共享服務平臺、數(shù)據庫、論文開放獲取機構知識庫等手段實現(xiàn)科技成果的傳播和推廣等。（3）承擔單位層面。各科研院所、高校等承擔單位大都制定有檔案的管理辦法，條款中有科研檔案的管理，但對科技信息的共享利用提及較少。隨著科技信息共享的不斷推進，部分單位制定有信息公開指南，便于公眾獲取，如中國科學院機關信息公開指南詳細規(guī)定了公開信息范圍和申請方法，并編制了中國科學院機關信息公開目錄，目錄顯示可以共享科研專利、科技獎勵、重大科學裝置、大型儀器設備等相關簡介。2 健全科技項目檔案管理政策

8、法律法規(guī)體系2.1 美國與我國科技項目檔案管理政策法律法規(guī)體系的對比（1）就時間上來看，美國科技項目檔案共享起步較早。出于科技信息資源得到有效傳播和利用目的，美國的基礎法在上世紀70年代左右建立，其他相關法律陸續(xù)制定，經過幾十年在實際應用中的實踐經驗，對相關法律法規(guī)不斷修訂，如自由信息法案修訂過4次，美國建立了較為完備的科技項目檔案管理政策法律法規(guī)體系。我國是在上世紀90年代制定的科技項目檔案管理政策法律法規(guī)，雖然提及推廣利用但限制條件較多，更傾向于重視科技項目檔案的保存。到本世紀初尤其是近10年，我國才真正開始正視科技信息資源的共享，開始制定相關政策法律法規(guī)。（2）從國家基本法來看，美國的基

9、本法宗旨是盡最大可能將政府信息共享。我國在2008年制定了中華人民共和國政府信息公開條例，對政府政務公開具體范圍了界定，但沒有涉及有關科技信息共享的內容?？茖W技術檔案工作條例（1980年）和科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定（1987年）距今時間較為久遠，與整個社會的技術發(fā)展共享需求理念無法契合。近年來，陸續(xù)制定了國家科技計劃項目管理暫行辦法（2000年）和關于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革方案（2014年）等法律法規(guī)，才開始對科技信息資源明確提出共享傳播，建立數(shù)據庫和信息系統(tǒng)平臺等要求。從部門相關規(guī)定來看，美國各部門都建立了自己的共享具體要求，操作性強。我國科技項目檔案相關規(guī)定中有共

10、享要求，但實際操作起來往往只是要求共享，缺乏具體如何做才能達到共享目的的規(guī)定。這一點，國家基金委制定的國家自然科學基金資助項目研究成果管理辦法（2015年）有明確科技項目信息共享要求，具有較強的操作性，但這樣的法律法規(guī)當前數(shù)量偏少，無法全覆蓋科技計劃項目檔案的管理。（3）從各承擔單位來看，美國承擔單位或依照相關部門或指定自己的共享規(guī)定，能夠順利形成科技報告的共享。我國各承擔部門由于相關共享規(guī)定出臺時間比較短，國家或部門相關法律法規(guī)可操作性差等諸多原因，大多數(shù)承擔單位科技項目檔案管理還處于“看堆”狀態(tài)。2.2 加強科技項目檔案管理政策法律法規(guī)體系建設（1）在理念上，將科技信息共享理念納入國家戰(zhàn)略

11、層面。我國已經開始重視科技信息資源的共享，并提出了一些相關規(guī)定，但在國家基本法上需進一步強調科技信息的共享理念，如對中華人民共和國政府信息公開條例進行修訂，將政府支持的科技項目信息共享納入其中，或制定、修訂其他相關法律法規(guī)，強化科技信息資源有效傳播和共享，將面向公眾的科技信息共享視為一種義務和責任，強制執(zhí)行報備制度，確定共享公眾范圍，以及這些科技信息資源用途等，將科技信息共享理念在國家層面布局，納入國家基礎發(fā)展戰(zhàn)略，是政府將公共資源取之于社會用之于社會的有效途徑。（2）在體系上，科技項目檔案管理協(xié)調全方位布局。有關科技項目檔案管理共享的相關規(guī)定應在國家、部門、承擔單位三個層面制定，形成相互承接

12、、互為補充的有機整體，國家層面首先要提供科技項目檔案共享的法理基礎，明確共享理念，以及提供基本法的依據；部門層面依照國家相關規(guī)定對科技項目檔案共享什么、如何共享以及共享標準做出明確規(guī)定；各承擔單位層面則在國家和部門規(guī)定的基礎上遵循共享細則。對于我國存在年代久遠和當前時代需求不相適應的科技項目檔案管理相關法規(guī)，要進行及時的修訂，對于相關法規(guī)空缺的可以及時增加相關條款，提高其可操作性。這樣在體系上形成上下聯(lián)動，互為補充，協(xié)調全方位的科技項目檔案管理政策法規(guī)體系。（3）在內容上，所有研究者在科技項目申請之初就必須提交共享聲明，對管理和共享研究中產生的科技信息進行規(guī)劃，對不提供共享做出合理解釋。確定研

13、究項目時，要簽訂合同書，合同書要明確規(guī)定科技項目檔案的提交程序、審核標準，同時要制定科研項目檔案的版權保護政策，對不同級別的科研項目檔案設置不同的權限并詳細說明，以及共享科技項目的內容、類型、數(shù)量、標準、方法等，使用該共享成果的限制，公開發(fā)布時間的最后期限以及格式等，對于涉及到科技項目檔案共享信息采集、整理、鑒定和保管等的規(guī)定時，要明確規(guī)定科技項目檔案的標準，便于科技項目檔案的后期整理和共享工作，從而盡最大限度的實現(xiàn)信息共享。3 完善一體化科技項目檔案管理模式（1）美國科技項目檔案共享一體化模式較為成熟，科技項目檔案實現(xiàn)了從研究目的、方法、過程、技術內容、中間數(shù)據以及經驗教訓在內的完整資料；實

14、現(xiàn)了科技項目各種上報材料的標準化，為便于統(tǒng)一整理、管理，提供檢索、共享服務提供前期準備；設有統(tǒng)一的科技項目申請管理平臺；各部門在政府的統(tǒng)一管理下互相協(xié)調配合，能有效圍繞科技項目檔案工作聯(lián)動起來；多維度、多方式提供科技信息資源的共享。從多個方面互相補充，形成完善的共享一體化模式。（2）我國科技項目檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：科技項目檔案碎片化，不利于原生數(shù)據積累，難以再現(xiàn)完整的全過程科技信息；缺乏頂層設計，沒有統(tǒng)一的國家項目管理平臺，各科技項目申請標準不統(tǒng)一，形成的科技項目檔案各有千秋，不便于統(tǒng)一管理和共享；各部門之間溝通聯(lián)動較少，如科技部提供了許多科技信息資源的共享，國家檔案館也

15、提供了部分科技項目檔案的共享，但兩個部門之間沒有鏈接、沒有說明，缺乏科技項目檔案信息共享的互動和協(xié)調；國家層面在科技信息共享方面做得如火如荼，各承擔單位還沒有積極響應起來，我國已初步形成科技信息共享格局，但依然存在著我國科技項目檔案信息共享與國家科技計劃管理改革的形勢不相符合，有待進一步推進科技信息共享的步伐。我國科技項目檔案管理一體化模式要從兩個方面入手。一是加強頂層設計，由上而下強有力推動科技信息的共享。在科技項目檔案信息管理單元上，以科技項目全過程形成的原始記錄為單元進行管理，強調科技項目原生信息的積累，將科技項目從準備到成果利用和轉化全過程形成為一個整套完整的檔案，這樣對于公眾再現(xiàn)科技

16、研究的全過程，實現(xiàn)科技項目的公開透明具有積極意義。在電子政務上，建立統(tǒng)一的科技項目申報門戶網站，統(tǒng)一格式和標準，同時在各相關主管部門公布和提供鏈接，便于公眾隨時獲取相關信息。建立科技項目檔案信息綜合檢索平臺，實現(xiàn)一次檢索能夠獲取到國家資助項目的大部分科技信息。二是部門聯(lián)合共建共享，強化部門之間的溝通。橫向，加強各部門之間的聯(lián)系，建立互動機制，將科技項目檔案信息獲取方式進行溝通，建立暢通的獲取渠道，在各自門戶網站上提供鏈接，既避免科技信息共享建設重復工作，又便于公眾獲取?？v向，建立統(tǒng)籌健全的管理結構，調動各科研院所、高校等承擔單位，形成有效的科技項目檔案的收集、整理、整合，強化共享意識，明確其共

17、享義務和具體共享細則，整合各級科技管理信息系統(tǒng)，構建高效、有序的科技信息資源共享體系。參考文獻：1安小米.我國科技計劃項目檔案管理研究j.山西檔案，2007（4）：14-17.2王新才，陳荷艷.國家科技計劃項目檔案管理標準規(guī)范建設思考j.檔案學通訊，2013（2）：84-88.3潘世萍，侯希聞.科技計劃項目檔案管理體制發(fā)展及創(chuàng)新研究j.中國檔案，2011（11）：50-51.4鐘凱，宋麗蓉，楊小芳.面向用戶服務的國家科技報告資源質量調查分析研究j.情報雜志，2017（2）：140-145.5王維亮.美國政府四大科技報告指南m.北京：科學技術文獻出版社，1995.6潘世平，李明選.美國國家檔案館接收科技檔案帶給我們的啟示j.檔案學研究，2017（5）：113-116.7黃軍英.美國科技項