高校自定義基礎信息編碼的思考與實踐

1、    高校自定義基礎信息編碼的思考與實踐     摘要：基礎信息編碼是高校信息化建設的基礎和關(guān)鍵，這是一項涉及高校信息化建設全局性的工作，也是一項基礎性工作。一方面必須遵守編碼設計唯一性、規(guī)范性、穩(wěn)定性、可擴充性、實用性、兼容性等原則，一方面要在參照國家規(guī)范的同時結(jié)合學校自身情況進行自定義設計。這些設計思想之間可能相互制約，在編碼規(guī)范設計時應有所取舍、盡量兼顧，使基礎信息編碼能全面準確地反映信息交換的需求，既能繼承傳統(tǒng)又能有所創(chuàng)新，既能照顧現(xiàn)狀又能著眼于未來的信息化發(fā)展趨勢。關(guān)鍵詞：基礎信息編碼，編碼原則，編碼規(guī)范設計基礎信息編碼是高校進行信

2、息化建設的一項全局性工作，也是一項基礎性工作。其編碼主要圍繞著人員、財務、資產(chǎn)這些學校核心、全局的業(yè)務展開并涉及學校各個業(yè)務部門，同時也決定了一所高校信息化建設體系的基本特色。其基礎性主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫設計的規(guī)范與數(shù)據(jù)標準上，也就是決定了我們常說的元數(shù)據(jù)的基本類型，完善和設計一套科學合理的基礎信息編碼對于信息化建設尤為重要。研究和制訂信息化標準是高校信息化建設工作的基礎，其目的在于使大量的信息得到科學、規(guī)范地定義和分類，描述其使用權(quán)限并形成統(tǒng)一的標準，從而保證信息在采集和使用過程中具有唯一性和通用性，從信息標準方面消除“信息孤島”現(xiàn)象，最大限度地實現(xiàn)信息資源的交換和共享。信息編碼規(guī)范是信息化標準

3、的基本內(nèi)容之一，而基礎信息編碼又因其覆蓋范圍最廣、通用性最強、應用頻率最高，對整個信息系統(tǒng)的質(zhì)量和效率意義重大。1制定一套科學的基礎信息編碼，從最底層保證信息資源真正實現(xiàn)無障礙的流通，最大化信息利用率，對高校的信息化建設工作有著深遠的意義。在對信息編碼基本原則進行分析和研究后，筆者結(jié)合所在單位進行的基礎信息編碼規(guī)范制定工作實踐，思考了如何既能使基礎信息編碼全面準確地反映信息交換的需求，又能兼顧并達到繼承傳統(tǒng)且有所創(chuàng)新；既能照顧現(xiàn)狀又能著眼于未來的信息化發(fā)展趨勢。同時，目前高校的改革處于劇烈的變化階段，隨著信息化建設的逐步推進，高校改革的逐步深化，一些新的業(yè)務和組織類型會出現(xiàn)，舊有的會消失，所以

4、我們對此要保持足夠的技術(shù)準備，其思路要有一定的預見性與前瞻性。通過在大連理工大學開展自定義基礎信息編碼工作，筆者對有些情況作相應總結(jié)和陳述，期望給各位同行在信息化建設方面帶來一些有益的啟示。一般來說，高校基礎信息編碼包括人員編碼，如學號、教工號等；組織機構(gòu)編碼，如科研單位、教學單位、行政單位編號等；以及教學科研對象編碼，如課程、專業(yè)、學術(shù)成果、科研項目編號等。本文重點以人員編碼和機構(gòu)編碼為例，說明高?；A信息編碼的相關(guān)問題。信息系統(tǒng)的編碼設計有其基本原則，高校在進行基礎信息編碼時，應首先予以考慮。國家和教育部已頒布的信息標準具有行業(yè)通用性，對信息化建設工作有一定的指導意義，但其中對于高校自定義

5、信息編碼只規(guī)定了碼位要求，需要各高校根據(jù)實際需求進行拓延和細化，結(jié)合自身情況自行定義具體信息編碼規(guī)范，完成信息編碼工作。2一、信息編碼的基本原則1.唯一性信息的編碼是所描述對象基本屬性的唯一標識。有的編碼對象可能有多個不同描述方式，可以按不同種類名稱對其進行分類編碼，但在一個分類編碼中，每一個對象只有一個代碼，一個代碼唯一標識一個編碼對象。2.穩(wěn)定性信息編碼反映對象最本質(zhì)的屬性或特征，因而要有相對的穩(wěn)定性。如果設計之初沒有對可能發(fā)生的數(shù)據(jù)變動進行全面考慮，造成日后工作中時常需要對編碼進行修改，必然給系統(tǒng)的統(tǒng)一性維護帶來麻煩，甚至引發(fā)更多的數(shù)據(jù)穩(wěn)定和安全性危機而付出更大的管理代價。3.可擴充性信

6、息編碼的結(jié)構(gòu)設計必須要適應和滿足事物對象在時間和空間上在未來可預見范圍內(nèi)的變化和調(diào)整，考慮到數(shù)據(jù)的不斷增長和未來的變化趨勢，在各類編碼結(jié)構(gòu)中留有余地，以保證隨著實體的發(fā)展可以在原有編碼基礎上進行擴充，而不打亂整個編碼體系和規(guī)則。4.規(guī)范性和實用性在同一類信息編碼體系中，編碼的類型、結(jié)構(gòu)以及編寫格式必須統(tǒng)一。對于已出臺的國家標準代碼集，根據(jù)其指導意義和采用價值，凡能采用的要盡量采用。編碼的實用性（即適應性）是指信息編碼要盡可能反映對象的特點，以助記憶，便于填寫。此外，信息編碼設計還應遵循兼容性、簡潔性等原則，保持與相關(guān)標準如原有編碼、國家標準、部頒標準的協(xié)調(diào)一致，同時保證盡量簡潔，在結(jié)構(gòu)上不要留

7、有過多冗余，以兼顧信息數(shù)據(jù)的通用性與易用性。二、自定義基礎信息編碼原則的思考編碼基本原則要求的唯一性、實用性、穩(wěn)定性、可擴充性和簡潔性之間常常相互制約，尤其在信息編碼規(guī)范確定之后，如果客觀對象發(fā)生結(jié)構(gòu)和屬性上的調(diào)整，信息編碼隨之的改變往往會牽一發(fā)而動全身。在實際的基礎信息編碼工作中，各高校應該結(jié)合本校發(fā)展歷史、發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展前景，分析現(xiàn)有體系存在的問題，綜合考慮各個因素和設計原則，尋找它們之間的平衡點，完成具體的基礎信息編碼設計。在對大連理工大學進行基本信息編碼規(guī)范設計的實踐工作中，我們重點思考了以下問題，并在編碼規(guī)范的制定上做出了相應的調(diào)整。1.編碼類型按編碼的符號表示形式可將編碼分為數(shù)字型

8、編碼、字母型編碼和數(shù)字字母混合型編碼。數(shù)字型代碼結(jié)構(gòu)簡單，使用方便，但是對對象特征的描述不直觀；字母型編碼便于記憶，且有更大容量，但不便于機器處理；混合型編碼結(jié)合了數(shù)字編碼結(jié)構(gòu)和字母型編碼的兩種優(yōu)點，但其形式復雜，考慮到實際應用時數(shù)字、字母混合編排輸入不便、錄入效率低和出錯率高，所以沒有選擇數(shù)字字母混合編碼類型，而是根據(jù)信息需求量的大小和使用上的習慣采用了純數(shù)字類型。2.編碼含義根據(jù)編碼是否承載實際含義可將編碼設計成為有實義編碼、無實義編碼或混合類型編碼。無實義編碼只作為分類對象的唯一標識，起代替分類對象的作用，而不提供有關(guān)分類對象的其他屬性信息。有實義編碼在唯一性代替分類對象的同時，還能提供

9、對象一定的屬性特征含義。當同一對象屬性發(fā)生變化時，因有實義編碼包含屬性含義，其屬性編碼也需隨之修改，而無實義編碼則可以保持不變。但由于無實義編碼所代表的對象及其相關(guān)屬性信息被統(tǒng)計收錄在獨立的數(shù)據(jù)表中，在對任一對象的某一屬性進行操作時都需要檢索全部數(shù)據(jù)表，操作開銷較大。在當前高校的教育改革和信息技術(shù)水平背景之下，在高校制定基礎信息編碼時建議將二者結(jié)合使用，尤其應注意采用有實義編碼時所選擇的描述屬性的穩(wěn)定性和重要程度，根據(jù)學校的工作實際和現(xiàn)有資源及技術(shù)狀況，權(quán)衡編碼改動開銷和數(shù)據(jù)使用開銷，避免對象屬性改動引起的麻煩和錯誤?，F(xiàn)有的單位號按照層級分類編制，以體現(xiàn)各組織機構(gòu)的隸屬關(guān)系，如遇組織機構(gòu)發(fā)生結(jié)

10、構(gòu)調(diào)整時，對組織機構(gòu)編碼的處理就變得很棘手，沿用原有的單位號，則所體現(xiàn)的原層級隸屬關(guān)系已不再適應現(xiàn)有結(jié)構(gòu)，如編制新的編碼，其下處于不同業(yè)務體系的編碼因為組織關(guān)系均需調(diào)整，會帶來一系列的問題。3新的編碼規(guī)范中（二級機構(gòu)編碼）將整個高校看作一個整體，面向不同的業(yè)務工作對院系所中心、科室、研究所、實驗室等機構(gòu)給出統(tǒng)一的編碼，在編碼含義上不再體現(xiàn)層級隸屬關(guān)系，而將其作為外在的單位屬性信息，保證了編碼的唯一性和穩(wěn)定性，也保證了組織管理工作的連貫性和持續(xù)性。在大連理工大學基礎信息編碼規(guī)范的重新修訂中，對人員編碼的含義也進行了較大幅度的改革，除收入了編年信息和人員身份信息，其余部分一律采用無實義編碼，即流水

11、編號，以在便于組織管理的基礎上適當簡化編碼結(jié)構(gòu)和含義。在對人員編碼含義進行重新設計時，我們遇到了一些管理觀念上的障礙。在某些管理者的習慣性思維里，編碼結(jié)構(gòu)含義應該盡量可識別，以充分體現(xiàn)人員的相關(guān)屬性信息，而某些含義在管理工作中其實并不是不可或缺的，即便不涉及在編碼內(nèi)，在必要的情況下，通過一定的技術(shù)手段也可以獲得，而一旦將其含義考慮到編碼結(jié)構(gòu)里，雖然直觀上具有了更大的可讀性，卻無形間增加了屬性變化后可能出現(xiàn)的風險，增加了信息系統(tǒng)的維護開銷。如學生轉(zhuǎn)專業(yè)后，如果不改變其入學生成的學號，必然存在信息編碼與實體狀況不對稱的情況，若改變其對應信息編碼，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性、及時性和時效性就要付出不必要的代

12、價。另外，從人性化的角度來說，一定程度上減少編碼體現(xiàn)的含義，也是對個體隱私的一種保護，而抹去編碼中某些級別觀念，體現(xiàn)了公平平等的思想，在信息管理中表達了設計者和使用者對人的尊重，也是對高校學術(shù)氛圍的一種凈化。3.編碼容量2007年以來，學校為促進學科間的互相支撐、推進大平臺建設、提高人才培養(yǎng)水平，加快了學科群建設腳步，推行了學部制改革，相繼整合了力學等優(yōu)勢院系成立了運載工程與力學學部、建設工程學部等幾大學部。而隨著組織機構(gòu)與管理機制的調(diào)整，我們充分意識到，基礎信息編碼工作應著眼于高校的發(fā)展方向和節(jié)奏，如機構(gòu)編碼體系中，與學部相對應的編碼部分應適當預留足夠的擴充空間。這樣的思路對于自定義編碼來說

13、非常重要，由于高校目前處于改革時期，我們要對未來業(yè)務種類、組織機構(gòu)的變化有充分的技術(shù)準備。隨著信息化建設的逐步推進與高校改革的逐步深化，一些新的業(yè)務類型會出現(xiàn)，舊的會消亡，所以信息編碼的容量設計對此要有足夠的前瞻性與預見性。但并不是說為了滿足編碼的穩(wěn)定性和可擴充性，可以無節(jié)制地拓寬信息編碼位數(shù)。信息編碼結(jié)構(gòu)直接影響信息存儲的代價和信息處理系統(tǒng)的運行性能，信息資源在空間上的預留應充分考慮實際需求和發(fā)展訴求，既要滿足可能出現(xiàn)的溢位，又要適可而止，經(jīng)濟地實現(xiàn)信息價值的最大化。實際上，在設計之初綜合考慮編碼所體現(xiàn)的屬性信息及編碼的容量空間問題，也同時是為未來編碼的擴充工作做鋪墊，結(jié)合實際需求合理地安排

14、編碼結(jié)構(gòu)，就是在編碼的實用性、穩(wěn)定性、可擴充性和唯一性、簡潔性之間找到平衡，而各具體方面如含義、位數(shù)問題等其實往往是相輔相成的。三、自定義基礎信息編碼規(guī)范的實踐基于以上對制訂基礎信息編碼的諸多考慮，下面從人員編碼和機構(gòu)編碼兩方面，給出大連理工大學具體的自定義基礎信息編碼規(guī)范，進一步說明設計意圖，以供參考交流。1.人員編碼大連理工大學原有的人員編碼位數(shù)不統(tǒng)一：本科學生學號為9位數(shù)字碼，研究生學號為8位數(shù)字碼；教工號有4位的也有5位的，又因辦學規(guī)模的擴大，原有的編碼不能滿足學校管理的需要，教工號不得不增加拉丁字母來擴充使用，出現(xiàn)了字母數(shù)字混編和純數(shù)字類型并存的現(xiàn)象，凸顯出編碼的不規(guī)范，造成使用上的

15、混亂。大連理工大學新的基礎信息編碼規(guī)范中，對教職工編碼和全體學生編碼的位數(shù)進行了統(tǒng)一，新的學號、教工號被統(tǒng)一為10位數(shù)字編碼，從結(jié)構(gòu)上對各種身分予以區(qū)分。新的人員編碼第1至4位統(tǒng)一為入校年序號；教工號的第5位默認為0，第6、7位為教工性質(zhì)碼，第8至10位為教工入校當年無實義順序號；學號第5、6位為學生性質(zhì)碼，第7至10位為學生入校當年無實義順序號。表1、2分別列舉了教職工編碼中的第6、7位教工性質(zhì)碼和學生編碼中的第5、6位學生性質(zhì)碼大致的片段分配情況?？梢钥闯?，在保證編碼位數(shù)統(tǒng)一的前提下，4位年序號很好地避免了可能出現(xiàn)的千年蟲問題，性質(zhì)碼和順序碼的設計充分考慮到了人員身份的多樣性，符合學校中教

16、工和學生的組織結(jié)構(gòu)和規(guī)模要求，在整體上對有實義編碼和無實義編碼進行了合理的結(jié)合，既滿足了一定的對象屬性描述要求，也未產(chǎn)生編碼位數(shù)上的浪費。 2.機構(gòu)編碼原有的機構(gòu)編碼存在位數(shù)不統(tǒng)一和整體結(jié)構(gòu)混亂等問題。表3列舉了部分原有組織機構(gòu)編碼。單位號按照隸屬關(guān)系劃分為研究生院、教務處、人事處三大體系，可以看出，各業(yè)務體系自成一統(tǒng)，體系與體系之間存在編碼重復的情況，沒有整體性，根本無法統(tǒng)一使用。體系之間與體系內(nèi)部均存在編碼長短不一的問題，而人事處組織機構(gòu)編碼中，各分支機構(gòu)編碼前綴大連理工大學的學校代碼“10141”（根據(jù)教育部標準代碼子集高等學校和科研機構(gòu)代碼分配）存在不必要的重復。新的機構(gòu)編碼

17、分為二級部門編碼和三級部門編碼兩個類別，院系所部中心等學校下屬二級機構(gòu)單位采用二級部門碼，編碼為3位數(shù)字碼，容量為1000；系科室等二級機構(gòu)下屬的三級機構(gòu)采用三級部門碼，編碼為6位數(shù)字碼，為二級機構(gòu)編碼的擴展，即所在二級部門碼后跟3位序列碼。 表4給出了二級部門編碼各段的大致分配情況，并列舉了部分表3所涉及院系單位的新編碼以示對比。600999為預留擴展空間編碼，供使用單位擴展編制，待各單位自行編碼后，向?qū)W校信息化建設與管理辦公室提出申請，報信息化建設與管理辦公室統(tǒng)一備案。 新的二級部門編碼中將不同片斷分配給不同的組織體系，這樣一來，根據(jù)機構(gòu)編碼的首位即可判斷單位所屬業(yè)務體

18、系，使編碼具有易讀性。全校所有部門被視為一個整體，編碼只體現(xiàn)業(yè)務分工的不同，不再體現(xiàn)其層級上的隸屬關(guān)系，同一個部門有唯一的編碼標識，一個編碼也只屬于一個部門。編碼規(guī)范將350399片段分配給學部機構(gòu)，體現(xiàn)了使信息編碼與學校發(fā)展方向和結(jié)構(gòu)調(diào)整相適應的原則，保證了編碼的可擴充性和穩(wěn)定性。三級部門編碼的后三位從101開始，由各二級機構(gòu)負責按一般規(guī)則自行對這3位序列碼進行編制，按學院辦公室、學生辦公室、系別順序編碼。各單位編碼后，報信息化建設與管理辦公室統(tǒng)一備案。四、高校開展自定義基礎信息編碼工作的建議從制定本校自定義基礎信息編碼的角度講，應由一個專門的組織負責從全局高度系統(tǒng)地對整個編碼體系做出規(guī)劃和思考，即我們常說的做好頂層設計，不僅要滿足各單位分散的應用體系中信息的流轉(zhuǎn)和處理使用需求，還要考慮到宏觀層面上的信息共享，避免“信息孤島”的產(chǎn)生。這就要求我們統(tǒng)一思想認識，爭取高層領導支持，加強各部門的協(xié)調(diào)配合，全面了解各環(huán)節(jié)的業(yè)務特點，分析現(xiàn)有編碼體系存在的問題，同時不能忽視新的編碼體系與舊體系、數(shù)字校園其他環(huán)節(jié)工作和各組織機構(gòu)運行機制的接口問題，遵循循序漸進的規(guī)律，立足于現(xiàn)實，但不遷就于現(xiàn)實。對一些編碼的設定要體現(xiàn)出一所學校教育人和培養(yǎng)人的理念，對個