文書檔案管理制度

1、第十章文書檔案管理制度一、檔案管理制度（一）公司檔案管理辦法依據(jù) 中華人民共和國(guó)檔案法 ，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本辦法：一、公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司文書斷案由辦公室集中統(tǒng)一管理，科技檔案（已交辦公室的除外）分別由有關(guān)處室管理，以便于及時(shí)利! ，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各處、室在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦l 位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。二、公司辦公室設(shè)立檔案工作，受上級(jí)部門檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文；、科技（部門）檔案。其任務(wù)是：（一）收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；（二

2、）積極開展檔案的提供利用工作；（三）進(jìn)行檔案鑒定；（四）進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)；（五）保管部分科技檔案；（六）認(rèn)真學(xué)習(xí)（中華人民共和國(guó)檔案法 有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握立卷基本方法，保證檔案質(zhì)量。三、立卷范圍：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的法規(guī)命令、指示、決定、決議、通知、任免、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、預(yù)決算、規(guī)章制、國(guó)家部委局頒布的各種標(biāo)準(zhǔn)、工作總結(jié)、報(bào)告等文件。（二）公司向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告、工作計(jì)劃及對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。（三）公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。（四）公司黨政會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全司的規(guī)章制度）。（五）公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)

3、、預(yù)決算、工作總結(jié)。（六）公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要，以及參加上級(jí)和外位召開的會(huì)議帶回需要貫徹執(zhí)行的文件材料。（七）國(guó)際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議，報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。（八）重要的人民來信、來訪及其處理結(jié)果。（九）有關(guān)人大政協(xié)提案處理結(jié)果。（十）公司各處室以上級(jí)管理部門名義的發(fā)文。（十一）其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。（十二）外單位直接發(fā)送給公司各處室的主、抄送信件，如和公司以往辦的函件有關(guān)，為了保持文件的完整，應(yīng)交辦公室保存立卷。（十三）根據(jù)公司現(xiàn)有人員和工作的實(shí)際情況，已立卷歸檔的科技檔案由文書檔案人員兼保管，其余的不再統(tǒng)一歸檔，

4、仍然由各處收集、整理、鑒定、保管，以便利用、查找，更好地為本部門服務(wù)。四、立卷要求：（一）立卷的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。（二）在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。（三）擬定案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。（四）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表。（五）全部案卷組成后，要對(duì)案卷統(tǒng)一排列編寫全檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。五、檔案借閱：（一）借閱檔案，要登記履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過辦公

5、室主管主任批準(zhǔn)。（二）借閱時(shí)間，一般檔案最長(zhǎng)不超過十天，密級(jí)檔案最長(zhǎng)不超過一周。（三）借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并由有關(guān)處室陪同。（五）調(diào)卷人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主管主任批準(zhǔn)。（二）公司重要文件保管處理規(guī)定第一條目的重要文件的收藏、保管、處理按本規(guī)定實(shí)行。第二條種類重要文件分為以下四種，分別處理。最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。（一）最重要文件（日常用）（二）最重要文件（非日常用）（三）一般重要文件

6、（日常用）（四）一般重要文件（非日常用）日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件，非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。第三條保管場(chǎng)所在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場(chǎng)所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。（一）地下室倉(cāng)庫(kù)內(nèi)貴重物品庫(kù)存放最重要文件中對(duì)于公司特別重要的材料。（二）各業(yè)務(wù)處室保險(xiǎn)柜存放各部、處、室的最重要文件。（三）地下室倉(cāng)庫(kù)存放以下文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。（四）xx 分社保險(xiǎn)柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。（五）現(xiàn)場(chǎng)保管（在各部、處、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ?/p>

7、保管）。上級(jí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管。第四條分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定。對(duì)前項(xiàng)文件進(jìn)行保管時(shí)，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要的文件尤應(yīng)如此。第五條重要文件的另行保管重要的帳票或文件，在沒有其他材料可以替代時(shí)，即在確認(rèn)除原件外沒有其他可以反映其內(nèi)容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時(shí)，需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標(biāo)記，辦理另置安全場(chǎng)所保管的有關(guān)手續(xù)。第六條保管的主管部門重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管處室負(fù)責(zé)實(shí)施，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文件的整理保管由庶務(wù)處承擔(dān)。各業(yè)務(wù)主管處室應(yīng)對(duì)各自保管的文件內(nèi)容及保管位

8、置加以記錄，并提交庶務(wù)處。庶務(wù)處在安置文件時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用。第七條搬運(yùn)、收藏時(shí)間將各業(yè)務(wù)科室文件搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時(shí)須遵照?qǐng)?zhí)行。（一）正常情況下文件處理完結(jié)時(shí)；（二）在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)；（三）在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)。第八條倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保管位置收藏文件倉(cāng)庫(kù)的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由庶務(wù)處決定。在搬運(yùn)、收藏文件時(shí)要注意準(zhǔn)確無誤地置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大，保管場(chǎng)所不足時(shí)，應(yīng)預(yù)先與庶務(wù)處協(xié)商，要求給予增加或變更保管場(chǎng)所。第九條銷毀處理對(duì)于保管期滿的文件，庶務(wù)處在征求業(yè)務(wù)主管處室領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。第十條向公司外轉(zhuǎn)移對(duì)于重要文件，在公司沒有特別命令時(shí)，原則上不允許攜帶

9、、搬運(yùn)至公司以外。分社及工廠的文件，在無特別命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿文件處理方案呈報(bào)本公司庶務(wù)處。（三）公司文書帳票的保管及處理規(guī)定第一條規(guī)定的目的本規(guī)定以合理地保存和處置文書，進(jìn)而提高辦公效率為目的。第二條適用文書的范圍本規(guī)定適用文書、帳票包括：政府主管機(jī)關(guān)的有關(guān)文件、各種規(guī)定、來往文書、通知、調(diào)查、報(bào)告書、契約、證據(jù)文件、決議、參考資料、帳薄、傳票、請(qǐng)示、會(huì)議記錄及其他一切需要保存一定期限的業(yè)務(wù)文件。第三條文書的主管文書的主管根據(jù)職務(wù)分工所規(guī)定的范圍加以確定。第四條文書的保存和處置原則主管處室應(yīng)根據(jù)本規(guī)定條款確定文書保存責(zé)任者、文書的保存和處置方法。第五條文書保管期限

10、的區(qū)分文書的保管期限，除法令中有特別規(guī)定者外，通常文件自形成之日起分為以下五種：（一）永久保管（二）十年保管（三）五年保管（四）三年保管（五）一年保管第六條保管期限文件的保管期限，原則上根據(jù)（表1 ）的規(guī)定來加以區(qū)分。第七條保管方法對(duì)處理完畢的文件應(yīng)盡快加以裝訂，普通文件按自然年度、會(huì)計(jì)文件按會(huì)計(jì)年度由各主管科室裝訂后注明案卷標(biāo)題、保管期限、保管的始期和終期以及其他保管中應(yīng)注意的事項(xiàng)加以保存。第八條保管場(chǎng)所的標(biāo)準(zhǔn)保存文書除有特殊需要之外應(yīng)盡可能移交總務(wù)部管理。在業(yè)務(wù)部門保管時(shí)可根據(jù)（表2 ）確定保管場(chǎng)所，并認(rèn)真加以整理，以便根據(jù)需要迅速檢索出有關(guān)文件。第九條保管期限的變理文書的保管期限可根據(jù)需

11、要，經(jīng)有關(guān)部門合議后縮短或延長(zhǎng)。第十條保管文書的移交由于組織機(jī)構(gòu)及職能分工的變更有必要移交保存文件時(shí)，應(yīng)由相關(guān)部門協(xié)商后實(shí)行移交。為了明確保管場(chǎng)所須形成移交文件。第十一條緊急移出重要文件應(yīng)保管于特別安全的場(chǎng)所，為保證在遇有緊急情況時(shí)能先于其他文件轉(zhuǎn)移出去，應(yīng)在案卷上做出“緊急移出”的紅色標(biāo)記。第十二條銷毀處置對(duì)保管期滿的文件，經(jīng)有關(guān)主管部門合議后原則上以焚毀方式處置。第十三條本規(guī)定自 年 月 日起開始實(shí)施。附表1保管期限（1）永久保管分類項(xiàng)目事例a章程到及公司規(guī)則的制定、修改、廢止等永久性查考文書章程、公司規(guī)程、通則等b股東名冊(cè)、股東大會(huì)會(huì)議記錄、營(yíng)業(yè)報(bào)告等文件股東大會(huì)會(huì)議記錄、債權(quán)、財(cái)產(chǎn)權(quán)c

12、理事會(huì)的重要文件董事會(huì)會(huì)議記錄等d重要的政府機(jī)關(guān)的許可證、認(rèn)證證書以及指示、命令等文件營(yíng)業(yè)許可證等e契約書等具有永久效力的文件契約書g有關(guān)理事及職員人事方面的重要文件健康保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)資格登記、公司職員名冊(cè)、履歷書等h其他需要永久保存的重要文件、帳簿及統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)監(jiān)察報(bào)告書、銀行存款帳、經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)資料、營(yíng)業(yè)所長(zhǎng)會(huì)議記錄等。（2）十年保管分類項(xiàng)目事例a預(yù)算、決算經(jīng)及有關(guān)會(huì)計(jì)的各種賬簿、各種憑證（包括法律上規(guī)定的商業(yè)帳簿）稅務(wù)報(bào)告書、結(jié)算底帳、現(xiàn)金出納帳、現(xiàn)金收入、支出帳、轉(zhuǎn)帳憑證、銀行存折、固定資產(chǎn)總帳、各種收據(jù)、業(yè)務(wù)文件、日記帳、日常債權(quán)、財(cái)產(chǎn)目錄、借貸對(duì)照表b干部會(huì)議等經(jīng)營(yíng)管理上重要的查考性文件c

13、人事、工資方面的文件人事文件、庶務(wù)文件、衛(wèi)生保健文件d公司內(nèi)向全體人員通告的文件e相當(dāng)于上述條款的其他文件擔(dān)保金寄存證和領(lǐng)取證（3）五年保管分類項(xiàng)目事例a期滿或解約的契約書b重要的會(huì)議記錄c短期內(nèi)需查考的文件業(yè)務(wù)日志、事故類文件、一般請(qǐng)示、收發(fā)文簿、郵票、收入印花收支簿、盤點(diǎn)報(bào)告、各種存款印票事務(wù)移交書d人事文件工資明細(xì)表、工資總帳、源泉征收簿、地方稅征收總帳、工資計(jì)算書、社會(huì)保險(xiǎn)明細(xì)表、工薪者扶養(yǎng)情況申報(bào)表、工薪者調(diào)動(dòng)報(bào)告、工資支付報(bào)告e相當(dāng)于上述條款的其他文件（4）三年保管分類項(xiàng)目事例a會(huì)議記錄b一般文件、帳簿及圖表文件收發(fā)文簿、電報(bào)收發(fā)文簿、收入印花出納簿、郵票出納簿、掛號(hào)信收據(jù)、匯款說

14、明、月記表、日記表、辦公用品收發(fā)記錄、債權(quán)余額證明c人事文件健康、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)修訂通知書及決定通知書、雇用保險(xiǎn)取得及喪失確認(rèn)通知書、雇用保險(xiǎn)傳達(dá)室入、轉(zhuǎn)出受理通知書、雇用保險(xiǎn)離職證明、加班協(xié)定、其他有關(guān)人事的協(xié)定書及許可申請(qǐng)書、通知書（增加工資、發(fā)布決定等）、出勤簿、工作調(diào)動(dòng)申請(qǐng)書（副本）。有關(guān)人事方面的考勤簿（出差、遲到、早退等）旅費(fèi)結(jié)算單d相當(dāng)于上述條款的其他文件（5）一年保管分類項(xiàng)目事例a需要保存一年的簡(jiǎn)單文件、帳簿及圖表等來往文件、通知、一般調(diào)查文件、參考性文件b復(fù)制件、副本等報(bào)告制度規(guī)定的日?qǐng)?bào)、月報(bào)、住址姓名變更通知c相當(dāng)于上述條款的其他文件為了更加方便地保管文件，根據(jù)文件的利用率，文件

15、保管場(chǎng)所可基本實(shí)行如下標(biāo)準(zhǔn)。附表2保管場(chǎng)所標(biāo)準(zhǔn)分類文件種類保管場(chǎng)所a業(yè)務(wù)上確有必要查考，但每半年利用率不足一次的文件事務(wù)所以外的文件庫(kù)b利用率為半年一次左右的文件事務(wù)所內(nèi)不太方便的文件柜的下層c利用率為每月一次左右的文件文件柜的中層d每周或幾乎每天都需要利用的文件文件柜的上層或辦公桌邊的兩層文件柜e個(gè)人參考資料盡量剔除，在不能剔除時(shí)可根據(jù)利用率存放于辦公桌的抽屜或柜子里f業(yè)務(wù)上基本無需利用，若干年后或許可能查考的文件原則上予以銷毀，對(duì)于歷史記錄、財(cái)務(wù)上其他憑證等必要的文件可制訂標(biāo)準(zhǔn)，保存于事務(wù)所外的文件庫(kù)、柜中g(shù)大量制作的文件（宣傳材料、廣告單）將一個(gè)月的需要量存放于事務(wù)所內(nèi)柜架中，其余存放于

16、事務(wù)所外的文件庫(kù)第十六條 為保證定期專遞準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行，本公司及事務(wù)所各業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將需要發(fā)送的文件遞交總務(wù)處。定期專遞車輛的順序、發(fā)車時(shí)間、行車路線等可因工作需要有所變更。遇此情形，總務(wù)處須預(yù)先將變更事宜通知各業(yè)務(wù)主管部門。（四）公司文書檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限區(qū)分第一章文書分類標(biāo)準(zhǔn)一、經(jīng)營(yíng)基本文件（一）章程文件： 章程的變更； 登記； 申請(qǐng)； 其他。（二）股東會(huì)議文件： 股東會(huì)議記錄； 股東會(huì)議通知； 股東出、缺席會(huì)議回執(zhí)； 股東名冊(cè)； 股東印章簿； 其他。（三）董事會(huì)文件： 董事就任書； 董事會(huì)議記錄； 商業(yè)帳簿； 經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)； 請(qǐng)示； 業(yè)務(wù)執(zhí)行文件； 其他。（四）經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)文件：

17、經(jīng)營(yíng)方針書； 經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書； 經(jīng)營(yíng)會(huì)議記錄； 經(jīng)營(yíng)會(huì)議通知書； 會(huì)議資料； 重要契約； 訴訟文件； 經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)執(zhí)行文件； 其他。二、經(jīng)營(yíng)組織文件（一）業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)文件： 業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)表； 機(jī)構(gòu)調(diào)整文件； 其他。（二）業(yè)務(wù)分工文件： 業(yè)務(wù)分工變更方面的文件； 其他。（三）職務(wù)分工及有關(guān)權(quán)限文件： 職務(wù)分工變更方面的文件； 權(quán)限變更方面的文件； 其他。（四）業(yè)務(wù)管理文件： 內(nèi)部監(jiān)察文件； 其他。（五）報(bào)告文件： 各種報(bào)告書； 信用限度報(bào)告書； 其他。（六）會(huì)議文件： 各種會(huì)議文件； 通告； 其他。三、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（一）銷售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（二）制造業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（三）采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（四）一般事務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（五）總務(wù)

18、運(yùn)營(yíng)文件（六）人事、勞務(wù)文件： 報(bào)紙、雜志上刊登的招聘文件； 通過職業(yè)介紹所招聘職員的廣告； 招聘人員復(fù)制作； 履歷表； 招聘考試題目匯集； 考試答卷； 應(yīng)聘者一覽表； 考試通知書； 考場(chǎng)指南； 考試成績(jī)單； 聘用通知書； 任免文件；o 誓約書；o 身分保證書； 公司職員名冊(cè)； 其他。第二章檔案保管期限一、永久保管（一）登記、特批的重要文件（二）股東會(huì)議文件（三）股東名冊(cè)（四）股東印章簿（五）資產(chǎn)及負(fù)債文件（六）理事會(huì)文件（七）請(qǐng)示、決議等重要文件（八）重要的契約、申請(qǐng)（九）執(zhí)照、上級(jí)批準(zhǔn)證書等（十）重要統(tǒng)計(jì)文件（十一）土地、建筑物、電話方面的重要文件（十二）職員的履歷表、應(yīng)聘書、辭職書等（十三）職員名冊(cè)、人事、保健、工資方面的重要文件（十四）章程、公司條例、規(guī)則等（