淺析信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

1、淺析信息化背景下高校檔案服務(wù)策略【摘要】本文對(duì)高校檔案服務(wù)存在的問題作了 分析，提出了信息化背景下高校檔案服務(wù)對(duì)策，為提 升高校檔案服務(wù)有效性打下良好的基礎(chǔ)?！娟P(guān)鍵詞】信息化；高校；檔案服務(wù)；問題；對(duì) 策社會(huì)經(jīng)濟(jì)日漸發(fā)展促使高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展， 高等教育快速發(fā)展對(duì)于高校檔案服務(wù)工作提出了更高 的要求，高校檔案服務(wù)工作至關(guān)重要。信息化時(shí)代日 漸發(fā)展使得高校師生對(duì)于檔案服務(wù)需求越來越高，同 時(shí)實(shí)際需求也呈現(xiàn)出個(gè)性化以及多樣化。高校需要結(jié) 合信息技術(shù)，重視檔案服務(wù)工作，提升信息化水平， 進(jìn)而為高校師生提供更加完善、更加高效、更加便捷 的檔案服務(wù)工作。但由于多方面因素制約使得高校檔 案管理工作并沒有

2、達(dá)到實(shí)際預(yù)期，實(shí)際服務(wù)工作中仍 然存在著一些問題，直接地影響高校檔案服務(wù)有效性。一、高校檔案服務(wù)存在的問題（一）高校檔案服務(wù)數(shù)字化水平不高?？茖W(xué)技術(shù) 日漸發(fā)展促使檔案管理工作中，運(yùn)用數(shù)字化管理方式 已經(jīng)成為了潮流，高校檔案服務(wù)工作數(shù)字化也成為了 重要發(fā)展趨勢(shì)。在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理工作過程中， 雖然運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主 要承擔(dān)記錄功能以及統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)際上仍然有非常多 的功能并沒有得到有效利用，這就需要進(jìn)行科學(xué)的檔 案管理，計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用非常重要，高校檔案服務(wù)數(shù) 字化程度并不高。（二）高校檔案服務(wù)缺乏統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)。從目前發(fā) 展來看，一部分高校已經(jīng)開發(fā)了較為完善的檔案管理 工作系

3、統(tǒng)，但是各個(gè)高校在計(jì)算機(jī)選擇方面卻存在著 非常大的差異，實(shí)際應(yīng)用軟件也存在著非常大差異。雖然大部分計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)存在著相似性，但是通用 性以及兼容性卻相對(duì)較差，這就使得數(shù)據(jù)之間很難進(jìn) 行有效置換，信息資源共享存在著一定的障礙，因此, 高校檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性以及統(tǒng)一性。高校在進(jìn)行檔 案管理過程中，還需要重視檔案目錄管理工作，在進(jìn) 行檔案文件考查過程中，可以利用全文查閱方式來充 分了解，但是檔案服務(wù)工作有效性并不高。二、信息化背景下高校檔案服務(wù)對(duì)策分析（一）有效整合高校檔案。高校在進(jìn)行檔案服務(wù) 工作過程中，需要重視檔案資料在其中的基礎(chǔ)性作用。結(jié)合目前高校檔案服務(wù)工作存在的問題，需要重視檔 案主題的

4、建設(shè)工作，這就需要有效整合檔案信息，提 取檔案信息中的關(guān)鍵詞，這樣能夠?yàn)楦咝熒峁└?加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，進(jìn)而有效發(fā)掘檔案中存在的潛在 性信息。高校檔案服務(wù)工作人員需要對(duì)檔案信息進(jìn)行 統(tǒng)一化整理以及分類，堅(jiān)持檔案信息實(shí)效性，為高校 師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案管理工作人員可 以結(jié)合檔案信息主題來進(jìn)行分類，這樣能夠更加有效 滿足師生需求，使之獲取更加準(zhǔn)確的信息?？傊?，高 校在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要重點(diǎn)突出檔案信息 主體性，進(jìn)而提升檔案服務(wù)廣度以及深度。（二）有效利用現(xiàn)代化信息手段。為了能夠提升 高校檔案管理工作的有效性，高校檔案管理工作需要 符合時(shí)代發(fā)展需求，那么，現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用于檔

5、 案管理工作勢(shì)在必行。從高校檔案管理工作的角度分 析來看，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化 管理重要標(biāo)志。在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，大多是 采用紙質(zhì)記錄方式，但是龐大數(shù)據(jù)卻無法有效記錄以 及管理相關(guān)信息，這就需要充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù) 來進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)，結(jié)合實(shí)際工作標(biāo)準(zhǔn)來構(gòu) 建檔案管理工作數(shù)據(jù)庫，提升檔案記錄工作以及存儲(chǔ) 工作的有效性，同時(shí)還能夠更加有效地運(yùn)用以及查找 檔案信息，提升高校檔案管理工作效率。利用現(xiàn)代化 信息技術(shù)能夠有效更新高校檔案信息，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)高 校檔案管理現(xiàn)代化提供保障。（三）創(chuàng)新檔案管理工作制度。從高校的角度來 分析，高校需要構(gòu)建信息化檔案管理工作方式，這樣

6、才能為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。需要重視 高校檔案管理完善工作以及創(chuàng)新工作，進(jìn)而盡可能減 少檔案管理工作中存在的失誤，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則， 保證檔案管理與時(shí)代發(fā)展相一致。在進(jìn)行檔案管理工 作過程中，需要集中處理相關(guān)聯(lián)檔案，提升檔案管理 工作的有效性。從事檔案管理的工作人員需要提升自 身信息安全保護(hù)的工作意識(shí)，避免出現(xiàn)由于自身疏忽 而造成檔案信息疏漏，為高校師生個(gè)人信息安全提供 有效保障。三、結(jié)語信息化技術(shù)快速發(fā)展使得高校檔案服務(wù)工作呈現(xiàn) 出數(shù)字化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化發(fā)展方向，這 樣能夠?qū)崿F(xiàn)資源數(shù)據(jù)的有效共享，進(jìn)而為社會(huì)提供更 加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)際發(fā)展過程中，高校的檔案服務(wù) 工作呈現(xiàn)出聯(lián)合化、個(gè)性化以及市場(chǎng)化發(fā)展傾向，需 要不斷優(yōu)化檔案服務(wù)工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)工作理念以 及服務(wù)工作方式，提升檔案服務(wù)管理人員綜合素質(zhì)， 構(gòu)建更加完善的檔案信息化服務(wù)體系，提升檔案服務(wù) 工作水平以及工作質(zhì)量，為高校發(fā)展提供良好的保障。【參考文獻(xiàn)】1 邸家琴.信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策 略研究d.黑龍江大學(xué)，2010.2