淺談秘書工作的藝術(shù)性

1、淺談秘書工作的藝術(shù)性李倩人文學院06級文秘教育內(nèi)容摘要：秘書在現(xiàn)代社會中是隨處可見的，但想要成為一名稱 職的秘書卻是十分不容易的，因為秘書工作紛繁復(fù)雜，頭緒眾多。 秘書要成為領(lǐng)導的得力助手，實現(xiàn)個人價值，這其中的丁作方法 和工作藝術(shù)是十分重要的，本文就從一些具體的秘書工作淺談其 藝術(shù)性。關(guān)鍵詞：秘書工作 藝術(shù)性提起“秘書”大家都不陌生，在現(xiàn)代社會，秘書可以說是隨 時出現(xiàn)，隨處可見的，國際組織設(shè)有秘書處；一些民間組織，行 業(yè)協(xié)會設(shè)有秘書處；公司企業(yè)的領(lǐng)導有秘書；行政單位有行政秘 書；學校還有教學秘書，甚至許多私人也有其私人秘書?？梢哉f 秘書是人們很常見也很熟悉的職業(yè)，而許多人不知不覺間就從事 著

2、秘書工作，但秘書工作遠不像人們想象的或是看起來的那樣簡 單輕松，小到領(lǐng)導的生活起居，大到公司企業(yè)或單位的生存發(fā)展 都需耍秘書的精心籌劃。耍處理的這紛繁復(fù)雜、千頭萬緒的秘書 工作是十分不容易的，而這其中的工作方法和工作藝術(shù)尤為重 要，所以我認為在這里討論一下秘書工作的藝術(shù)性是很有必要 的。秘書工作的藝術(shù)性，其實也就是表現(xiàn)在工作中的技能技巧。那么, 到底怎樣表現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢？我從一下四個方面闡述：一. 秘書儀表與舉止藝術(shù)秘書起著溝通上下，連接內(nèi)外的作用，秘書的形象及行為 在一定意義上代表了領(lǐng)導或是企業(yè)、單位的形象。而這一 映像往往會影響秘書工作的成敗或效率。1. 儀表整潔、大方、彰顯企業(yè)文化。

3、適宜的服飾，整潔、大方的儀表不僅能人以美的享受，還 能傳遞或是利落干練、或是充滿朝氣或是沉穩(wěn)可信z感， 秘書針對不同的往來對象及特定的情況，選擇適宜的服飾 不僅有助于提升個人人格魅力，也能彰顯出其所代表的企 業(yè)，單位的精神風貌及文化底蘊。2. 塑造獨特的人格魅力。人格魅力不僅體現(xiàn)在衣著、儀表上，而且體現(xiàn)在行為舉止, 處事方式上，要成就獨特的人格魅力，首先要修煉個人禮 儀，可以說秘書禮儀是一門十分有用的學問。其次要擁有 個人的獨立性，不隨波逐流，不人云亦云。獨特的人格魅 力可以不自覺形成一種吸引力，從而提高其工作效率。二. 秘書管理辦公室的藝術(shù)辦公室是機關(guān)首長或企事業(yè)單位主管人進行決策、指揮、

4、管理的重要場所，就如同人體的大腦，因此，安靜、安全、 美好的環(huán)境以及良好、充分的設(shè)備與設(shè)施，乃是提高工作 效率的保證；同時辦公室是秘書和其他人員的工作室，一 切信息在這里匯總、整理，一切指令在這里發(fā)生，工作業(yè) 務(wù)聯(lián)系在此進行，日常各種事物在此處理；再者辦公室是 機關(guān)和企事業(yè)單位的一個窗口，辦公室的設(shè)施、裝飾環(huán)境, 辦公人員的工作態(tài)度和工作作風，都代表著機關(guān)或企業(yè)的 形象，樹立良好形象，乃是一個組織生存、發(fā)展的必備條【1】。因此很好的管理好辦公室也是十分重要的。這就要 求；1. 布局布置合理，依據(jù)單位機關(guān)實際情況合理布局、布置清 新、雅致。2. 辦公室整潔、安靜、光亮適度?？諝馇逍?，溫度適宜。3

5、. 色調(diào)單純?nèi)岷停m當美化，以體現(xiàn)人文關(guān)懷及企業(yè)文化。4. 妥善、有序保管辦公室的用品，維護辦公室的設(shè)備。三. 為領(lǐng)導服務(wù)的藝術(shù)忠誠為領(lǐng)導服務(wù)，是秘書的職責。這對任何機關(guān)、企業(yè)、單 位來說，都是共同的。秘書活動一旦離開了領(lǐng)導活動的軌道，就 會失去自身的價值。因此，秘書人員在與領(lǐng)導相處的過程中一定 要講究方式、方法，以處理好和領(lǐng)導的關(guān)系。1 尊重領(lǐng)導，做好參謀工作。處理好與領(lǐng)導的關(guān)系是秘書工作的一部分，需要處處留心，時時 注意，而這里也是表現(xiàn)秘書工作藝術(shù)的地方。在與領(lǐng)導相處的過 程屮一定要做到尊重領(lǐng)導，維護領(lǐng)導的威信，適應(yīng)領(lǐng)導的工作習 慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領(lǐng)導邏輯性 較強，凡事追究前因后果，對這樣的領(lǐng)導就因該采取講事實、擺 觀點、有分析、有推理的工作方式；而有的領(lǐng)導喜歡單刀直入， 開門見山，對這樣的領(lǐng)導就因該言簡意賅，直中問題的要害；還 有的領(lǐng)導幽默