項目七Word文檔高級編排

1、設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳應(yīng)用樣式項目七 Word文檔高級編排審閱文檔應(yīng)用郵件合并一、設(shè)置分隔符二、添加頁眉、頁腳和頁碼任務(wù)一 設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳三、修改與刪除頁眉和頁腳四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳一、設(shè)置分隔符 Word的分隔符包括分節(jié)符和分頁符。通過為文檔分頁和分節(jié)，可以靈活安排文檔內(nèi)容。 節(jié)是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節(jié)中，才可以對同一文檔中的不同部分進(jìn)行不同的頁面設(shè)置，如設(shè)置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、文字方向或分欄版式等格式。 此外，通常情況下，用戶在編輯文檔時，系統(tǒng)會自動分頁。如果要對文檔進(jìn)行強(qiáng)制分頁，可通過插入分頁符實現(xiàn)。 插入分節(jié)符；確定要分節(jié)的位置后

2、選擇“下一頁”項插入分頁符；確定要分頁的位置后選擇“分頁符”項 刪除分頁符的方法與刪除分節(jié)符相同。此外，如果未看到分頁符或分節(jié)符標(biāo)記，可單擊“開始”選項卡上“段落”組中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕 。二、添加頁眉、頁腳和頁碼 頁眉和頁腳分別位于頁面的頂部和底部，常用來插入頁碼、時間和日期、作者姓名或公司徽標(biāo)等內(nèi)容。 打開文檔后進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，選擇頁眉樣式并輸入頁眉文本 單擊“轉(zhuǎn)至頁腳”按鈕，進(jìn)入頁腳編輯狀態(tài)，然后輸入頁腳文本選擇系統(tǒng)內(nèi)置的某些頁腳樣式時，會自動添加頁碼。如果沒有添加，我們也可將插入點置于要添加頁碼的位置，然后在“頁碼”列表中選擇添加頁碼的位置三、修改與刪除頁眉和頁腳 要

3、修改頁眉和頁腳內(nèi)容，只需在頁眉或頁腳位置雙擊鼠標(biāo)進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，此時可參考修改正文的方法修改頁眉或頁腳。要更改系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉或頁腳樣式，可在“頁眉和頁腳工具 設(shè)計”選項卡的“頁眉和頁腳”組中重新選擇一種樣式。 刪除頁眉線：選中頁眉線上方的段落標(biāo)記，然后在“開始”選項卡的“邊框”列表中選擇“無框線”項四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳 使用Word編排長文檔（1節(jié)或多節(jié)）時，每節(jié)的首頁通常不要頁眉和頁腳，并且奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳內(nèi)容和位置有時候也不相同。例如，在編排雙面打印或印刷的文檔時，通常將偶數(shù)頁的頁眉和頁腳居中或靠左顯示，而奇數(shù)頁的頁眉和頁腳居中或靠右顯示。 進(jìn)入頁眉和

4、頁腳編輯狀態(tài)，選中“首頁不同”和“奇偶頁不同”復(fù)選框，此時在該節(jié)的首頁、奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳分別以不同的文字標(biāo)識，分別輸入頁眉和頁腳文本即可在此對話框可設(shè)置頁碼格式一、樣式的分類二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式任務(wù)二 應(yīng)用樣式三、修改和清除樣式一、樣式的分類 在Word 2010中，樣式有三類，一類是段落樣式，一類是字符樣式，還有一類是鏈接段落和字符樣式。l 字符樣式字符樣式只包含字符格式，如字體、字號、字形等，用來控制字符的外觀，在“樣式”窗格中標(biāo)記有字符符號 。要應(yīng)用字符樣式，需要先選中要應(yīng)用樣式的文本。l 段落樣式段落樣式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用來控制段落的外觀。在“樣式”窗格中標(biāo)

5、記有段落符號 。當(dāng)需要對一個段落應(yīng)用段落樣式時，只需將插入符置于該段落中即可。用戶可對一段文本應(yīng)用段落樣式，對其中的部分文字應(yīng)用字符樣式。l 鏈接段落和字符樣式鏈接段落和字符樣式，這類樣式包含了字符格式和段落格式設(shè)置，它既可用于段落，也可用于選定字符。在“樣式”窗格中標(biāo)記有一個段落符號和字符符號 。二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式 在Word 2010中，系統(tǒng)為用戶提供了多種內(nèi)置樣式，如“正文”、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”等，用戶在編排文檔時可直接套用這些樣式，也可以根據(jù)需要創(chuàng)建或修改樣式。 應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置樣式設(shè)置樣式名稱、樣式類型、樣式基準(zhǔn)、樣式字符格式創(chuàng)建樣式應(yīng)用創(chuàng)建的樣式三、修改和清除樣式 將鼠

6、標(biāo)指針移至要修改的樣式上方，然后單擊右側(cè)出現(xiàn)的下拉按鈕，從展開的列表中選擇“修改”選項，在打開的對話框中進(jìn)行修改操作并確定選擇“刪除XXX”，會將所選樣式刪除（但不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置的樣式）；選擇“清除X個實例的格式”，會將應(yīng)用該樣式的文本或段落的格式清除；選擇“選擇所有X個實例”選項，可選中文檔中應(yīng)用該樣式的所有文本。其中，清除樣式和刪除樣式后，所有應(yīng)用該樣式的文本將應(yīng)用正文樣式一、為文檔添加批注二、修訂文檔任務(wù)三 審閱文檔一、為文檔添加批注 利用Word中的批注功能，審閱者可以方便地在文檔中插入對某些內(nèi)容的說明或建議。同時，Word 2010還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對不同審閱者的批注加以

7、區(qū)別。設(shè)置用戶名及其縮寫為文檔添加批注：選中要添加批注的文字，或直接將插入符置于要添加批注的地方，單擊“批注”組中的“新建批注”按鈕，在打開的批注框中輸入批注內(nèi)容單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可查看各條批注刪除批注：將插入符定位在被批注的文本區(qū)或批注框中，然后單擊“批注”組中的“刪除”按鈕二、修訂文檔 使用Word 2010的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對文檔所做的修改，而文檔創(chuàng)建者可以選擇接受或拒絕審閱者對文檔進(jìn)行的修改。單擊“修訂”組中的“修訂”按鈕下方的三角按鈕，在展開的列表中選擇“修訂”，進(jìn)入修訂狀態(tài)，此時即可開始修改文檔，“修訂”結(jié)束后，可再次單擊“修訂”組中的“修訂”按鈕，退出

8、修訂狀態(tài)當(dāng)插入符位于某個修訂處時，單擊“更改”組中的“接受”按鈕，可接受修訂；單擊“更改”組中的“拒絕”按鈕，可拒絕修訂，并且插入符移至下一處修訂一次接受全部修訂一次拒絕全部修訂一、創(chuàng)建主文檔二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源任務(wù)四 應(yīng)用郵件合并三、郵件合并在日常辦公事務(wù)處理中，經(jīng)常會遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個人，這時我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來方便地解決這個問題。執(zhí)行郵件合并操作時涉及兩個文檔，主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分。數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息。在執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，然后將它們關(guān)聯(lián)起來，也就是標(biāo)識數(shù)據(jù)源文件中的信息在文檔的什么位置出現(xiàn)。完成后“合并”這兩個文檔，就可以為每個收件人創(chuàng)建郵件。一、創(chuàng)建主文檔創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對其頁面和字符等格式進(jìn)行設(shè)置。 主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息，用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如Microsoft Outlook聯(lián)系人列表，Access數(shù)