歸檔文件整理規(guī)則解讀及實務

1、歸檔文件整理規(guī)則解讀及實務陽榮初2016年12月一、歸檔文件整理規(guī)則（一、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015）代替）代替歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則（ DA/T 22-2000 ）后的主要變化）后的主要變化 1、 歸檔文件整理規(guī)則（ DA/T 22-2000 ），國家檔案局 2000年12月6日首次發(fā)布，2001年起正式實施。 歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222015），國家檔案局2015年10月25日發(fā)布，2016年6月1日起正式實施。總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進行修改。 2、增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求。將標準適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展

2、為紙質(zhì)和電子文件材料 。 紙質(zhì)文件整理流程組件修整裝訂分類排列編號編頁編目裝盒排架 電子文件整理流程組件格式轉(zhuǎn)換元數(shù)據(jù)收集分類排列編號編目歸檔數(shù)據(jù)包組織存儲3、調(diào)整歸檔文件分類方法 5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。 這基本保持了原來的要求。每次分類方案的調(diào)整情況，應在全宗指南中說明。 5.2.2 歸檔文件一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類，并且提出了“年度保管期限”分類法的應用。改變了原來的 “保管期限年度機構(gòu)”分類法，有利于機關(guān)檔案和日常管理和利用。 分類就是將全宗內(nèi)歸檔文件按其來源（一般對應于單

3、位全宗內(nèi)的機構(gòu)）、時間（一般對應于文件形成年度）、內(nèi)容（一般應用于問題或保管期限）和形式（一般應用于照片等特殊載體）等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層次關(guān)系組合為一個有機整體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。4、增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求 這是為落實深化檢索理念的一項重要措施。給歸檔文件確定唯一、合理的檔號，既便于檔案的接收、利用、統(tǒng)計和檢索，又能夠在紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像之間建立聯(lián)系，為今后進行全方位、多途徑、高效率的檔案資源管理和

4、開發(fā)奠定基礎。 增加的檔號內(nèi)容有三個方面： 5.4.1 歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。 5.4.2 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。 5.4.3 檔號按照以下要求編制： a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T 13-1994編制。 b）檔案門類代碼?年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度

5、為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。 c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。 d）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應省略機構(gòu)（問題）代碼。 e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。 5、將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號 原規(guī)則同時設置了室編件號和館編件號，但其不合理性隨著實踐的深入日益凸顯。一是件號作為檔號的組成部分

6、，保證其唯一性、穩(wěn)定性是至關(guān)重要的，分設室編件號和館編件號顯然與此要求相悖；二是館編件號要求在進館時編制，無法在日常工作中完成，這與文書、業(yè)務部門整理歸檔制度不符；三是在文件整理比較規(guī)范的情況下，編制館編件號往往成為重復性勞動；四是同一檔案存在兩個不同件號，易引起認知和管理混亂。新規(guī)則將室編件號和館編件號合二為一，統(tǒng)一為件號。6、在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法 考慮到室編件號和館編件號合二為一，增加了檔號的因素，新規(guī)則對歸檔章設置、檔案盒填寫項目、歸檔文件目錄項目等進行了相應調(diào)整。 以件為單位的裝訂主要是為固定整理對象，區(qū)隔不同的歸檔文件；保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀行為造成檔

7、案損失；方便管理，減輕管理負擔，降低在檔案接收、利用等流程中的工作量。因此新規(guī)則增加了裝訂內(nèi)容，規(guī)定了裝訂要求，并結(jié)合保管期限、是否進館等因素為歸檔文件確定了相應的裝訂方式、材料。二、新二、新規(guī)則規(guī)則確定的檔案整理原則確定的檔案整理原則 1、我們在解讀原規(guī)則時，一般認為歸檔文件整理的原則就是指兩個方面：一是歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。（遵循文件的形成規(guī)律，就是歸檔文件整理時更加注重與文書處理工作的銜接，通過確定“件”為整理單位并簡化整理措施，使文件整理成為文件形成后的自然延續(xù)過程，符合文件形成的規(guī)律。當然也必須考慮辦公自動化條件下電子文件的形成規(guī)律。） 二是

8、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（不是所有辦理完結(jié)的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存，整理時要剔除不歸檔文件，要將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為有針對性地開展后續(xù)保管和利用工作打下基礎） 2、新規(guī)則在保留和發(fā)展此兩項原則基礎了體現(xiàn)了新增加的兩個原則：一是歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。 （充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理的環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際）二是歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件

9、和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。（在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，同時要結(jié)合本單位的情況，弄清確定是紙質(zhì)、電子雙套制，還是紙質(zhì)單套制或電子單套（軌）制，據(jù)此確定整理策略和方法）三、整理流程中幾個具體問題三、整理流程中幾個具體問題 1、組件 按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。 5.1.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件； 會

10、議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。（此處兩種方法不絕對排斥，可以基于習慣做法、辦公自動化情況等因素合理確定。因為后者對照電子文件的整理，不會增加管理層次、影響命名和即時歸檔。） 有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。 5.1.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在

11、前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。特殊情況 機關(guān)工作中形成的審批、審查、核準、處罰、處分、復議、國家賠償?shù)任募牧希绻础凹闭?，則一次審批、審查、核準、處罰、處分、復議、國家賠償?shù)刃纬傻奈募牧蠎鳛橐患Ｔ谂判蛏?，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。 2、保管期限確定 保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。 一般是按照國家檔案局令第8號機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定制定本單位的文書檔案保管期限表，按表對照條款，逐份文件進行鑒定文件的保管期限。 在檔

12、案整理實際操作中，可以在了解各單位檔案保管期限規(guī)定的基礎上，快速靈活掌握保管期限劃分方法，按照一定共性進行鑒定。永久（Y）檔案鑒定 主送本單位并有批復件的文件（合為一件）； 反映本單位人與事的文件；本單位開展重要業(yè)務、執(zhí)法、宣傳、創(chuàng)建活動等形成的文件材料；收到的有關(guān)本單位的方針政策性文件（如決定、規(guī)定、辦法、意見等）。 易被忽視的文件材料包括：年度工作計劃、工作總結(jié)、各類人員名冊、工資冊，勞動工資年報，具有長期法律效率和作用的合同類文書，活動照片和聲像資料。定期30年（D30）檔案鑒定 上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件；本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料。 凡注明試行的、暫行的辦

13、法、條例、規(guī)定，非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)，內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程，年度預、決算，重大項目建設之外的重要招標文件和采購合同等均應納入。定期10年（D10）檔案鑒定 上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、委、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。 文件數(shù)量不多或比較基層的單位，屬本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。3、排列 排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。 一是從過去的“按事由結(jié)合時間、重要程度等排列”簡化為“按時間結(jié)合事由排列”，這樣更符合辦公自動化條件下歸檔文件的整理。 二

14、是5.3.2要求“同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”， 5.3.3要求“會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。 排列操作 在分類方案的最低一級類目內(nèi)進行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時間順序排列 ；不同事由歸檔文件應按照時間順序排列 ；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。4、編號 在歸檔文件整理中，檔號編制具體體現(xiàn)在兩處：一是歸檔文件目錄中按照檔號編制要求填寫“檔號”項目，二是在紙質(zhì)文件上鈐蓋歸檔章并填寫內(nèi)容。 在原生電子文件管理中，一般進行邏輯歸檔的管理系統(tǒng)或模塊，應能自動生成檔號，或有自動生成檔號的設置功能。5、編目 5

15、.5 編目 5.5.1 歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。 5.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。 a）序號：填寫歸檔文件順序號。（配合檔號固定歸檔文件先后順序及簡單統(tǒng)計作用） b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。 c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。 d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。 e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“ ”。 f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。 g) 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。 h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 i）備注：注釋文件需說明的情況。 5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B 圖B1）。 5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應