小型企業(yè)采購管理制度與采購流程圖

1、無憂商務(wù)網(wǎng)（）百萬管理資料下載平臺采購管理制度 討論稿目的：為了合理高效地使用資金和加強(qiáng)采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保證生產(chǎn)用原輔材料的供應(yīng)數(shù)量和質(zhì)量。適用范圍：適用于本公司所有采購物資管理。責(zé)任者：質(zhì)保部、綜合部、采購部和倉庫負(fù)責(zé)人、采購人員、倉庫管理人員。內(nèi)容：1、采購分類：1.1 生產(chǎn)物資采購包括：生產(chǎn)用原材料、輔料、包裝、外協(xié)構(gòu)件、五金配件、勞保用品等。1.2 研發(fā)實(shí)驗(yàn)室使用物資采購包括：使用的儀器，工具，設(shè)備等。1.3 辦公用品采購包括：辦公耗材、其它零星物資、培訓(xùn)資料、書刊等。1.4 固定資產(chǎn)采購辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、辦公桌、文件柜等固定資產(chǎn)。包括機(jī)器設(shè)備、新建、改建項(xiàng)目需用物

2、資。2、采購2.1 采購申請生產(chǎn)物資采購計劃2.1.1.1常規(guī)生產(chǎn)物資由倉庫根據(jù)庫存情況填報采購需求表。2.1.1.2非常規(guī)生產(chǎn)物資由生產(chǎn)部根據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)計劃單，準(zhǔn)確計算并填寫采購需求表，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交采購部統(tǒng)一采購。根據(jù)物料采購流程采購。研發(fā)實(shí)驗(yàn)室物資采購由使用部門填制采購需求表必須由總經(jīng)理簽字后，再交由采購部統(tǒng)一采購。辦公用品采購計劃由綜合部負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購計劃申報，部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交采購部統(tǒng)一采購。固定資產(chǎn)采購辦公設(shè)備采購由使用部門填制采購需求表，綜合部審核后（是否需要、是否公司可內(nèi)部調(diào)整等），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，交由采購部統(tǒng)一采購。機(jī)器設(shè)備采購，由生產(chǎn)部填制采購需求表，

3、經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理簽字審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購部及生產(chǎn)設(shè)備部共同負(fù)責(zé)采購。新建、改建項(xiàng)目需用物資，由總經(jīng)理指定負(fù)責(zé)實(shí)施部門做出方案、圖紙和預(yù)算書，并用總經(jīng)理批準(zhǔn)，職能部門編制采購需求表，由采購部及相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)采購。2 2 請購的撤消（ 1） 已開具請購單，并經(jīng)批準(zhǔn)后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈送采購人員，必要時應(yīng)先口頭知會計劃部以及采購部。無憂商務(wù)網(wǎng)（）百萬管理資料下載平臺無憂商務(wù)網(wǎng)（）百萬管理資料下載平臺（ 2） 請購部門回收各聯(lián)請購單，并備注“撤消”字樣。（ 3） 采購部接獲通知后應(yīng)立即停止一切采購動作，采購部經(jīng)與供應(yīng)商協(xié)商后應(yīng)及時取消訂單。（ 4） 未能及時停止采購

4、時，采購部應(yīng)通知原請購部門并協(xié)商善后工作2.3 采購詢價對各類申報的采購需求表，采購部采購人員應(yīng)與倉庫及相關(guān)部門核實(shí)采購物資品種和數(shù)量的合理合理性。采購人員按采購需求表，上的物料進(jìn)行采購詢價，采購員對同品種物質(zhì)應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量、價格的比較工作，不得少于三家（特殊急需物料，和采購困難的物料的可酌情處理），應(yīng)詳細(xì)的記錄在請購單上，包括采購品種、數(shù)量、價格、供應(yīng)商、付款條件等，由采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能進(jìn)行下單采購。采購部門人員應(yīng)隨時掌握市場動態(tài)，對某些原料價格波動大的品種，有價格空間的要及時報告采購部經(jīng)理和總經(jīng)理，為提供是否儲備作決策，總經(jīng)理一旦簽發(fā)特需采購計劃，采購部采購人員應(yīng)把握機(jī)遇，從速落

5、實(shí)。2.4 合同簽訂采購物資原則上必須簽訂合同，特別是對于預(yù)付貨款（包括帶款提貨、款到發(fā)貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨等情況）更應(yīng)從嚴(yán)要求，合同上應(yīng)注明品種、型號、質(zhì)量要求、數(shù)量、單價、金額、運(yùn)輸方式、付款方式、計劃到貨日期等。對于小金額的小品種，可以采取電話訂單的形式與供應(yīng)方進(jìn)行確認(rèn)。2.5 催貨采購合同簽訂完畢以后，根據(jù)采購合同上要求的到貨日期，采用時間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期（對于由于特殊原因不能及時到貨的，應(yīng)在第一時間通知物資采購計劃申報部門）直至物資到達(dá)我公司。25.2 各種原輔材料到貨前，采購員都應(yīng)通知倉庫保管員預(yù)備貨物，準(zhǔn)備接貨。2.6 入庫實(shí)物入庫貨物到達(dá)廠門口后，由采購員根據(jù)對方的送貨單填制

6、“原、輔材料收貨通知單”交給司機(jī)，司機(jī)憑此通知單找倉庫安排后續(xù)事項(xiàng)。對于檢驗(yàn)不合格的物資，按照不合格品管理程序處理。對因包裝數(shù)量造成破損或其它原因造成短斤缺兩（獨(dú)立包裝的品種少件數(shù)除外），倉庫保管員應(yīng)通知采購人員，超出合理損耗范圍的（合理損耗范圍由質(zhì)控部和采購部共同制定，質(zhì)控部、倉庫、采購部共同保存），采購人員應(yīng)立即與供應(yīng)方協(xié)調(diào)，及時補(bǔ)足分量。倉庫在收到貨物后，應(yīng)及時在“原、輔材料收貨通知單”簽字交由司機(jī)帶回采購部，由采購部填制收貨單交由司機(jī)帶回供應(yīng)商。3、采購付款3.1 采購員填制“付款申請單”，申請人應(yīng)在“付款申請單”上填寫好付款單位、收款單位、付款用途（采購哪種原料）、尚欠貨款金額（分別

7、注明各分公司的欠款金額及總額，如為預(yù)付款則以單價×數(shù)量 =金額的方式填寫， ）、申請付款金額， 付款方式、 申請人姓名后， 交由財務(wù)核實(shí)欠款金額、 票據(jù)是否齊全等情況后， 由采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，最后交給財務(wù)安排付款。3.2采購人員在安排付款盡量要避免現(xiàn)金結(jié)算（包括從財務(wù)上領(lǐng)取現(xiàn)金和打入個人帳戶）。3.3以承兌方式付款的，采購員應(yīng)盡量要求對方單位人員過來領(lǐng)取，特殊情況可采用EMS 快遞，從財務(wù)上領(lǐng)出承兌匯票時，應(yīng)在“使用承兌匯票登記表”上登記。采購員都應(yīng)在付款后十天內(nèi)將收款收據(jù)交到財務(wù)部門。3.4 財務(wù)安排付款后應(yīng)在“付款申請單”備注欄中填寫實(shí)際付款金額、付款方式和付款日期，將第三聯(lián)交還給采無憂商務(wù)網(wǎng)（）百萬管理資料下載平臺無憂商務(wù)網(wǎng)（）百萬管理資料下載平臺購人員，由采購部存檔。采購流程圖采購需求表生產(chǎn)計劃分類決定采購方式倉庫物料