非生產(chǎn)性采購訂單管理程序

1、1 范圍本程序適用于哈飛汽車股份有限公司（以下簡稱哈飛汽車）。本程序適用于哈飛汽車股份有限公司輔料、機具備件、辦公用品、IT耗材等實行ERP結(jié)算物資的訂單管理。2 目的旨在加強公司非生產(chǎn)采購訂單的管理，以達到保證質(zhì)量、準時交付、滿足生產(chǎn)的目的。3 術(shù)語和定義3.1 非生產(chǎn)性物資訂單管理：指非生產(chǎn)性物資從訂單生成到交付的全過程管理活動。4 職責(zé)4.1 采購管理部門：4.1.1 負責(zé)維護系統(tǒng)訂單生成數(shù)據(jù)搭接（物料、供應(yīng)商、價格等）；4.1.2 負責(zé)采購訂單的制做、發(fā)放、交付過程監(jiān)控，確保物料按時、按質(zhì)、按量到達需求部門；4.1.3 負責(zé)供應(yīng)商開票通知單及發(fā)票的審核。4.2 供應(yīng)商：接收采購訂單,

2、按要求送貨到指定地點。4.3 質(zhì)量部：負責(zé)對生產(chǎn)用輔料按質(zhì)量標準進行判定，確保供應(yīng)商所供物料滿足質(zhì)量要求。4.4 需求部門：負責(zé)按采購訂單對物料進行領(lǐng)取驗收使用。4.5 財務(wù)部：負責(zé)采購訂單價格及開票通知單審核、貨款的掛帳支付。5 工作要求及程序5.1 工作程序5.1.1 采購管理部門根據(jù)審核后的需求制做采購訂單（見附錄B.1）并發(fā)放、跟蹤。（1）采購訂單生成前準備，采購訂單基礎(chǔ)數(shù)據(jù)搭建:1）建立物資采購目錄；2）維護ERP系統(tǒng)的物資采購價格；3）負責(zé)供應(yīng)商ERP系統(tǒng)物資關(guān)聯(lián)。（2）采購訂單的制做:1）根據(jù)審核后的采購需求制做采購訂單；2）對錯誤訂單在系統(tǒng)中及時進行關(guān)閉處理；（3）采購訂單的發(fā)

3、放:發(fā)放采購訂單給供應(yīng)商,并與供應(yīng)商交流訂單信息，及時修正供應(yīng)商提出的異常訂單。（4）采購訂單的跟蹤:落實發(fā)放采購訂單的交貨狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常及時處理，確保公司生產(chǎn)、維修需要。5.1.2 供應(yīng)商接收采購訂單, 按要求送貨到指定地點。5.1.3 質(zhì)量部對生產(chǎn)用輔料按標準進行入廠驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量。5.1.4 需求部門按采購訂單對物料進行驗收，驗收不合格的物資，由采購管理部門填寫非生產(chǎn)性物資退、換貨記錄表（見附錄B.3）,并做好跟蹤追料工作。5.1.5 財務(wù)部對采購訂單價格進行審核，確保采購訂單價格正確后生成開票通知單（見附錄B.2）。5.1.6 采購管理部門審核開票通知單無誤后 ,簽字確認交財務(wù)部掛

4、帳。5.1.7 財務(wù)部審核供應(yīng)商開票通知單、采購訂單、發(fā)票無誤后，掛賬付款。5.2 工作流程5.2.1 非生產(chǎn)采購訂單管理流程（2）非生產(chǎn)采購訂單管理流程圖見圖1。圖1 非生產(chǎn)采購訂單管理流程圖（2）非生產(chǎn)采購訂單管理流程說明見表1。表1 非生產(chǎn)采購訂單管理流程說明序號活動名稱執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1制做采購訂單并發(fā)放、跟蹤采購管理部門1個工作日審核后采購需求采購訂單2接收采購訂單,按要求送貨到指定地點供應(yīng)商1個工作日采購訂單物料3入廠驗收，合格到步驟4，不合格返回步驟2質(zhì)量部1個工作日物料質(zhì)量標準蓋質(zhì)量審核章采購訂單4驗收物料需求部門1個工作日物料已接收采購訂單5審核價格，生成開

5、票通知單財務(wù)部1個工作日采購訂單開票通知單6審核開票通知單采購管理部門1個工作日開票通知單開票通知單7審核掛賬付款財務(wù)部1個工作日掛賬單據(jù)結(jié)算掛賬6 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1采購訂單附錄B.1HF-CG14-R01-01采購部1年2開票通知單附錄B.2HF-CG14-R02-01采購部1年3非生產(chǎn)性物資退、換貨記錄表附錄B.3HF-CG14-R03-01采購部1年7 附錄附錄A 參考標準無。附錄B 記錄模板附錄B.1 采購訂單見表B.1。表B.1標準范本見附件B.1。附錄B.2 開票通知單見表B.2。表B.2標準范本見附件B.2。附錄B.3 非生產(chǎn)性物資退、換貨記錄表見表B.3。表B.3標準范本見附件B.3。附錄C 引用文件列表見表C.1。表C.1序號參考文件文