基于信息化時代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展探微

1、    基于信息化時代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展探微    蘇偉摘 要：人力資源檔案管理是企業(yè)整體管理體系的核心內(nèi)容之一，在信息化時代中進行人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型改進，是企業(yè)提高管理水平的必然要求。由于信息化技術(shù)在企業(yè)管理中的普及運用，為企業(yè)完善和優(yōu)化人力資源檔案管理提供了有效的條件，但隨著信息化管理模式在企業(yè)人力資源檔案管理中的應用，也使得檔案管理技術(shù)更加復雜，如何能夠促進企業(yè)人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展順利進行，是現(xiàn)代企業(yè)需要重點思考的問題。本文通過對信息化時代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展途徑進行研究，旨在能夠為現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)人力資源檔案管理的信息

2、化改革作出貢獻。關鍵詞：信息化時代;人力資源檔案管理;轉(zhuǎn)型發(fā)展我國社會發(fā)展進程中，對于人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展需要綜合考慮企業(yè)的人力資源管理目標。隨時信息技術(shù)在社會建設中的普及運用，也為企業(yè)進行人力資源檔案管理提供了動力。將信息化技術(shù)與人力資源檔案管理相結(jié)合，從而實現(xiàn)企業(yè)管理模式的有效轉(zhuǎn)型。1 傳統(tǒng)檔案管理存在的制約及其缺陷傳統(tǒng)人力資源檔案管理更多地是依靠人工方式進行，這其中就會才在人員失誤等所造成的人力資源檔案內(nèi)容損毀或遺漏等，不僅減低了檔案的有效性，同時也極大的增加了企業(yè)的人力資源檔案管理成本。在信息化時代中，進行人力資源檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，是社會發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)在信息化環(huán)境中，需

3、要運用科學的眼光去分析企業(yè)的實際情況，從而采用有針對性的方式提高企業(yè)的信息化水平，使企業(yè)能夠更好地適應信息化的大環(huán)境，促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。2 新型信息化手段運用于人力資源檔案管理的重要作用1）運用信息化技術(shù)推動人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型。企業(yè)傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展步伐。隨著企業(yè)管理對人員評價和選拔等需求的不斷提高，人力資源檔案管理模式也必須進行轉(zhuǎn)型發(fā)展。通過運用信息化的技術(shù)優(yōu)勢，能夠在企業(yè)內(nèi)部建立起一個完善的人力資源組織架構(gòu)，并利用信息技術(shù)的虛擬性和互動性，使企業(yè)人力資源檔案管理不再僅僅是單一的信息數(shù)據(jù)的記錄和存貯等，人力資源檔案管理也可以依托于信息技術(shù)實現(xiàn)全面的

4、互動和傳遞，從而提高企業(yè)人力資源檔案的科學化管理水平1。信息化的企業(yè)人力資源檔案管理還能夠更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值，促進人力資源管理向著專業(yè)化和先進化發(fā)展。2）運用信息化技術(shù)減低人力資源檔案管理成本。通過運用信息技術(shù)的優(yōu)勢，能夠?qū)⑷肆Y源檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，通過信息化的操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫等，實現(xiàn)了人力資源檔案信息的有效采集、整體、統(tǒng)計和查詢等工作的便捷性，不僅極大地縮短了人力資源檔案的管理時間，同時也可以減少人力的投入2。另外，人力資源檔案管理的信息化發(fā)展，也能夠?qū)崿F(xiàn)管理內(nèi)容的無紙化，從而打破了空間限制壁壘，減少了人力資源檔案存貯空間。3）運用信息化技術(shù)整合人力資源檔案數(shù)據(jù)。作為一個企業(yè)

5、來講，人力資源檔案信息只是企業(yè)眾多信息中的一部分，但由于企業(yè)發(fā)展的主要推動力就是人員，因此企業(yè)的整體管理都需要依托于人力資源管理進行。企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，需要利用信息化技術(shù)加強對人力資源的合理利用，因此，企業(yè)人力資源檔案管理的信息化發(fā)展成為企業(yè)提高管理效率的必然途徑。企業(yè)可以通過信息途徑建立與社會人力資源服務機構(gòu)的聯(lián)系，通過對社會人力資源情況進行及時的掌握，從而提高企業(yè)的人力資源信息好獲得能力3。企業(yè)的人力資源檔案信息整合還可以運用于企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化中，通過將人力資源檔案信息與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展信息進行結(jié)合，可以提高企業(yè)對人力資源的調(diào)配效果，將人才安置在最最適合的崗位上，進而提高企業(yè)的發(fā)展能力。3 信息

6、化時代語境下人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的途徑與方法1）加強人力資源檔案的信息集成管理。企業(yè)在運用信息化技術(shù)促進人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展時，需要加強人力資源檔案的信息集成水平。信息集成方式能夠通過計算機進行集成編碼，根據(jù)企業(yè)對人力資源的管理要求，進行有針對性的信息技術(shù)功能設計。企業(yè)通過信息技術(shù)中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，建立統(tǒng)一的人力資源檔案信息化管理平臺，將企業(yè)內(nèi)容所有的人力資源相關信息進行電子格式的轉(zhuǎn)化和錄入，形成集成的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫4。企業(yè)的信息化檔案平臺可以將企業(yè)各個部門進行信息化連接，從而為人力資源檔案信息的集成化管理提供環(huán)境。在信息化環(huán)境中，實現(xiàn)了企業(yè)人力資源檔案信息的自主查詢調(diào)用、自動化歸

7、檔以及檔案信息內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)容的有效傳遞。2）加強人力資源檔案的信息安全管理。運用信息化技術(shù)對企業(yè)人力資源檔案進行管理，還需要重視其中的安全性。由于信息化人力資源檔案管理主要依托于網(wǎng)絡環(huán)境和信息環(huán)境進行數(shù)據(jù)使用，因此信息安全成為人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型中所必須解決的問題。企業(yè)可以通過加強內(nèi)部信息安全管理流程和規(guī)范，使企業(yè)人力資源檔案管理質(zhì)量得以保證。企業(yè)可以建立人力資源檔案信息使用的授權(quán)機制，通過嚴格的登錄認證以及留痕機制，使人力資源使用過程能夠被追溯5。另外，企業(yè)還需要建立一套完善的數(shù)據(jù)備份機制，通過及時對信息平臺上的人力資源檔案內(nèi)容進行備份，從而提高信息化檔案的抗風險能力。企業(yè)還需要及時升級病毒

8、查殺系統(tǒng)以及防火墻系統(tǒng)，防治信息平臺遭到網(wǎng)絡病毒或者黑客等的攻擊。3）加強人力資源檔案的技術(shù)優(yōu)化管理。隨著信息技術(shù)的不斷進步，企業(yè)的人力資源檔案信息化管理技術(shù)也應當與時俱進地發(fā)展。企業(yè)應當著眼于未來，運用前瞻性和發(fā)展性的眼光優(yōu)化人力資源檔案管理。企業(yè)在建立信息化檔案管理平臺時，需要為后續(xù)的功能補充和創(chuàng)新預留出足夠的系統(tǒng)空間。例如，在信息平臺設備上預留數(shù)據(jù)接口，從而保證數(shù)據(jù)庫能夠進行擴容。企業(yè)人力資源檔案管理的信息優(yōu)化，還需要關注信息技術(shù)本身的發(fā)展趨勢6。隨著智能技術(shù)的出現(xiàn)，必然會代替原有的信息技術(shù)內(nèi)容。企業(yè)應當及時關注社會科學發(fā)展創(chuàng)新變化，從而能夠快速地了解和掌握最新的技術(shù)內(nèi)容。企業(yè)需要運用可

9、持續(xù)發(fā)展理念指導人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型，將實用性、經(jīng)濟性、科技性等方面進行綜合考慮，從而建立起適合企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)信息化管理模式。4 使用信息化手段進行人力資源檔案管理的效果企業(yè)管理實踐過程中，對于各部門之間的工作協(xié)調(diào)是提高企業(yè)工作效率的重要途徑。企業(yè)可以通過建立檔案信息對接體系，利用信息化的技術(shù)優(yōu)勢使企業(yè)檔案管理能夠成為各個部門進行協(xié)調(diào)工作的載體。企業(yè)可以通過對檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度，使部門工作需求得以兼容互助。例如，人力資源部門可以通過檔案對接體系將員工的基本信息進行錄入，而用人部門可以根據(jù)員工的工作表現(xiàn)在系統(tǒng)中進行評價。通過人力資源部門與用人部門對信息系統(tǒng)的共同管理，使檔案信息真正發(fā)揮其內(nèi)在價值

10、，同時也能夠使人力資源檔案管理的效果增強。5 結(jié)束語在信息化時代背景下，企業(yè)要想實現(xiàn)長遠發(fā)展的目標，就必須具備先進的轉(zhuǎn)型發(fā)展理念。企業(yè)人力資源檔案管理一直以來都是企業(yè)發(fā)展的重要推動力，在科學有效的人力資源檔案管理模式下，企業(yè)能夠最大限度地發(fā)揮人力資源的價值，從而提高企業(yè)的核心競爭力。信息化技術(shù)在人力資源檔案管理中的運用能夠顯著提高企業(yè)管理的先進性，因此信息化的人力資源檔案管理是企業(yè)有序發(fā)展的必然途徑。企業(yè)應當順應時代進步要求，通過提高人力資源檔案的信息化管理水平，提高企業(yè)發(fā)展進步的效果。參考文獻1張軍，梁紹紅，姜超.全面對接數(shù)字政府建設 推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型浙江省檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型情況綜述j.浙江檔案，2019（07）：12-13.2彭晶晶.數(shù)字環(huán)境下的事業(yè)單位人力資源檔案管理探討j.商訊，2019（12）：191-192.3趙妍.對社保檔案管理信息化建設轉(zhuǎn)型階段的點滴思考j.黑龍江檔案，2019（02）：82.4陳水湖.數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升