采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析

1、    采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析    孫志斌摘 要：在采購業(yè)務(wù)中，采購數(shù)據(jù)分析是一項重要而復(fù)雜的工作，它的主要工具是數(shù)據(jù)流程圖。數(shù)據(jù)流程圖描述了系統(tǒng)的分解及整個系統(tǒng)中信息的流動、存儲、變化的全過程。做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析對于一個軟件來說十分重要。希望此研究對計算機采購軟件的發(fā)展起指導(dǎo)作用。關(guān)鍵字：計算機；軟件系統(tǒng)；數(shù)據(jù)分析；數(shù)據(jù)庫；中圖分類號：g623文獻(xiàn)標(biāo)識碼： a1、引言采購系統(tǒng)管理包括采購訂單維護、采購合同維護和采購訂單結(jié)案三個部分。采購訂單維護可以通過編號查詢采購訂單的制單日期、經(jīng)手人以及訂單的具體 執(zhí)行情況，也可以通過添加生成新的訂單。 采購合同維護是采購

2、訂單管理中的重要部分，采購人員通過添加合同編號、對應(yīng)的訂單編號、供應(yīng)商名稱、付款方式、收貨時間、總價、合同簽訂時間以及相互之間約定的罰金比率和預(yù)付金額來生成新的采購合同，系統(tǒng)將自動添加到采購合同明細(xì)表中。同時也可以通過輸入合同編號來查詢已生成合同的具體項目。采購訂單結(jié)案中，采購人員可以添加訂單編號、物料編號、物料名稱、需求數(shù)量、物料規(guī)格、單價、需求時間以及供應(yīng)商名稱來生成采購訂單的明細(xì)，2.數(shù)據(jù)流程分析數(shù)據(jù)流程分析把數(shù)據(jù)在組織中的流動過程抽象出來，專門考慮業(yè)務(wù)處理中的數(shù)據(jù)處理模式，目的在于發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)處理中的問題。它的主要工具是數(shù)據(jù)流程圖（dfd）。數(shù)據(jù)流程圖是現(xiàn)有數(shù)據(jù)流程的抽象，它舍棄了具

3、體的組織結(jié)構(gòu)、物流、場所等信息，僅從信息流動的角度考慮業(yè)務(wù)執(zhí)行的過程。數(shù)據(jù)流程圖的繪制應(yīng)按業(yè)務(wù)流程圖理出的業(yè)務(wù)流程順序，將數(shù)據(jù)處理過程繪制成數(shù)據(jù)流程圖。對于每個具體業(yè)務(wù)，再進(jìn)一步細(xì)化，通過更詳細(xì)的數(shù)據(jù)流程圖描繪更具體的數(shù)據(jù)處理過程。圖形符號 名稱 符號說明實體 記述系統(tǒng)以外的數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)獲得的組織機構(gòu)個人，框內(nèi)為實體名稱處理 記述某種業(yè)務(wù)的手工或計算機處理，其中pm記述處理標(biāo)號，c記述處理名稱數(shù)據(jù)存儲 記述與處理有關(guān)的數(shù)據(jù)存儲，dn記述存儲的標(biāo)號，s記述存儲數(shù)據(jù)的名稱數(shù)據(jù)流 記述數(shù)據(jù)流的流動方向，fm技術(shù)數(shù)據(jù)流名稱表2.1數(shù)據(jù)流圖符號說明采購管理系統(tǒng)對物料采購提供從物料請購單、采購計劃、采購訂

4、單、合同管理、供應(yīng)商管理、到貨接收、直至驗收入庫全過程的跟蹤管理，監(jiān)督和控制采購合同及訂單的執(zhí)行，控制物料儲備趨于合理。對供應(yīng)商實行供應(yīng)商檔案、供貨歷史等信息管理。其數(shù)據(jù)流程圖如圖所示圖2.2采購管理數(shù)據(jù)流程圖圖2.3采購計劃管理數(shù)據(jù)流程圖圖2.4采購訂單處理數(shù)據(jù)流程圖圖2.5采購收貨處理數(shù)據(jù)流程圖3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計概念結(jié)構(gòu)設(shè)計概念結(jié)構(gòu)設(shè)計的特點 能真實、充分地反映現(xiàn)實世界，包括事物和事物之間的聯(lián)系，能滿足用戶對數(shù)據(jù)的處理要求。是對現(xiàn)實世界的一個真實模型。易于理解，從而可以用它和不熟悉計算機的用戶交換意見，用戶的積極參與是數(shù)據(jù)庫的設(shè)計成功的關(guān)鍵.易于更改，當(dāng)應(yīng)用環(huán)境和應(yīng)用要求改變時，容易對概念模型

5、修改和擴充。易于向關(guān)系、網(wǎng)狀、層次等各種數(shù)據(jù)模型轉(zhuǎn)換。概念結(jié)構(gòu)是對現(xiàn)實世界的一種抽象,從實際的人、物、事和概念中抽取所關(guān)心的共同特性，忽略非本質(zhì)的細(xì)節(jié) 把這些特性用各種概念精確地加以描述 些概念組成了某種模型。描述概念模型的工具e-r模型。如下圖做出e-r圖圖3.1采購管理er圖4功能實現(xiàn)系統(tǒng)的功能劃分為基本信息維護、信息查詢、設(shè)備信息管理等三項功能。相對應(yīng)有如下3個模塊。1.基本信息維護模塊。該模塊是用來對基本信息進(jìn)行維護，對供應(yīng)商信息和采購員信息進(jìn)行更新，便于查詢最新的信息，有助于采購設(shè)備。例如，某一個供應(yīng)商不再為學(xué)校供應(yīng)設(shè)備了，應(yīng)及時將該供應(yīng)商信息刪除，購買設(shè)備時不再考慮該供應(yīng)商。2.信

6、息查詢模塊。對庫存信息進(jìn)行查詢，為制定采購計劃提供參考以及為審核采購計劃提供依據(jù)。對供應(yīng)信息進(jìn)行查詢，可以為選擇供應(yīng)商提供參考，以最低價來購買設(shè)備，降低購買設(shè)備的成本。3.設(shè)備信息管理模塊。首先要制定設(shè)備采購計劃，通過審核后，開始向供應(yīng)商傳遞設(shè)備采購訂單，所以設(shè)備采購計劃和采購訂單都需要留檔。設(shè)備購買回來后，驗收合格后需填寫入庫單，方可入庫。入庫單作為設(shè)備入庫的原始單據(jù)，需妥善保管，以便后期的設(shè)備管理。參考文獻(xiàn)1曾垂璧，李慧敏集成化erp管理模式j(luò)北京：科研管理，20062侯書森，孔淑紅企業(yè)供應(yīng)鏈管理m北京：中國國際廣播出版社，20023沈小靜，譚廣魁，唐長虹采購管理m北京：中國物資出版社，20034范罡采購管理在企業(yè)中的應(yīng)用d廈門：廈門大學(xué)，20025康善村采購技術(shù)m廣州：廣東經(jīng)濟出版社，20016王魁林采購管理與