淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策_(dá)1

1、    淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策    趙可摘 要：在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的態(tài)勢下，信息的重要性不斷凸顯，人們對信息的需求也在逐步增大。事業(yè)單位作為社會(huì)的職能和服務(wù)部門，涉及的檔案資料是單位成長和發(fā)展的重要見證，也需要跟隨時(shí)代的變化，逐步向數(shù)據(jù)化發(fā)展。但是，從當(dāng)前的情況來看，我國事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多弊端，需要持續(xù)完善，本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的對策，希望為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定的建議。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策檔案是對工作的記錄，是歷史的記憶，也是未來的參考，因此，無論是社會(huì)發(fā)展還是單位成長，檔案管

2、理工作都極為重要。雖然，事業(yè)單位的檔案管理工作長期存在，但是在時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)下，暴露出諸多問題，需要及時(shí)的解決，跟上社會(huì)的發(fā)展。1 檔案管理簡介1.1 檔案管理對象檔案的服務(wù)對象為檔案的使用者，而管理對象則為檔案。在檔案管理中，需要對檔案進(jìn)行采集、整理、歸類、保存，有效解決檔案零散、雜亂、量大等問題，從而形成系統(tǒng)、專業(yè)、優(yōu)秀的檔案資料。所以，檔案管理的工作量大、處理細(xì)致，并受社會(huì)發(fā)展影響較大，需要快速適應(yīng)時(shí)代的要求。1.2 檔案管理的意義檔案管理是通過檔案科室和檔案管理人員對紙質(zhì)版檔案和電子版檔案信息進(jìn)行管理，并向相關(guān)業(yè)務(wù)科室提供服務(wù)的總稱，也是事業(yè)單位檔案管理的重要基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理工作中

3、，涵蓋了檔案收集、保管、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編輯等各項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)，還要對檔案進(jìn)行深度挖掘，發(fā)現(xiàn)檔案更大的價(jià)值。2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀2.1 檔案信息化管理人才短缺當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理人員多為兼職人員，或即將退休的大齡工作人員，嚴(yán)重缺乏檔案信息化管理的知識(shí)和技能。由于很多檔案管理工作人員，未曾參加過規(guī)范的檔案信息化管理培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，操作不規(guī)范，人為錯(cuò)誤頻繁出現(xiàn)，檔案信息化管理的優(yōu)越性難以體現(xiàn)。甚至，有的事業(yè)單位無檔案管理人員，無法對檔案進(jìn)行收集和管理，檔案信息化建設(shè)更是無從談起，導(dǎo)致珍貴的檔案丟失，檔案的價(jià)值不能展現(xiàn)。2.2 檔案管理理念落后很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)將主要精力集中在業(yè)務(wù)工

4、作，而忽視了檔案管理的工作，從領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的重視程度不足。事業(yè)單位工作人員多數(shù)認(rèn)為檔案管理部門屬于邊緣部門，工作清閑，對單位毫無貢獻(xiàn)，從基層對檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差。檔案管理工作人員在長期被忽視的狀態(tài)下，也存在對檔案管理工作疲怠的現(xiàn)象，認(rèn)識(shí)不到位，對檔案資料只是單純的整理，不編目、不分類，簡單的堆積儲(chǔ)存，導(dǎo)致很多資料無法使用，甚至流失、泄露。久而久之，隨著檔案資料的增多，資料堆積雜亂，長期處于混亂狀態(tài)。2.3 檔案管理先進(jìn)性不足在時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)下，無紙化辦公、電子信息化已經(jīng)成為工作的常態(tài)，而很多事業(yè)單位的檔案管理依然保持傳統(tǒng)的手工模式，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號、記錄、存放，相應(yīng)的設(shè)備也就局限在紙

5、筆、檔案室、檔案架等落后的設(shè)施。在高速發(fā)展的新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯落后，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)問題的嚴(yán)重性，采購先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，工作人員積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識(shí)，不斷提升自身的檔案信息化技能，才能全面實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對策3.1 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度增強(qiáng)對檔案管理人員的技能培訓(xùn)。通過開展專業(yè)講座、技能培訓(xùn)、頂崗學(xué)習(xí)、交流座談等方式，讓檔案管理人員了解檔案管理的相關(guān)知識(shí)，掌握檔案管理信息化的操作、技巧，從而促使檔案管理人員依據(jù)相關(guān)制度操作，提高實(shí)操技能，極大提升檔案管理的質(zhì)量和效率。第二，增強(qiáng)對檔

6、案管理人員的人事管理。事業(yè)單位的檔案管理部門要按照相關(guān)制度和職責(zé)分工，明確檔案管理人員的個(gè)人分工，保證檔案管理人員之間權(quán)責(zé)分明、規(guī)范有序開展工作。同時(shí)，當(dāng)檔案管理人員出現(xiàn)離職、長期休假能情況，要及時(shí)安排交接工作，避免檔案管理中檔案死檔、棄檔等，給事業(yè)單位造成不必要的損失。第三，增強(qiáng)對檔案管理人員的思想教育。通過播放紀(jì)錄片、視頻資料等方式，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提升職業(yè)道德素養(yǎng)。3.2 增強(qiáng)對檔案管理的重視程度只有充分重視檔案管理工作，才能保障檔案管理工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)期效果。第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的檔案管理觀念，從自身認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)要在單位

7、范圍內(nèi)廣泛宣傳檔案管理的重要性，并凸出檔案管理與每個(gè)部門的緊密聯(lián)系，讓單位工作人員重塑對檔案管理工作的人事，并積極配合檔案管理的日常工作。同時(shí)，檔案管理人員更要率先垂范，認(rèn)真工作釋放工作熱情，共同促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開展。第二，事業(yè)單位要成立檔案管理監(jiān)督小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人等組成，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，督促檔案管理工作及時(shí)到位。3.3 完善檔案管理相關(guān)制度完善的檔案管理制度，是促使檔案管理工作有序規(guī)范進(jìn)行的重要工具。事業(yè)單位檔案管理工作中存在的無論是設(shè)備落后還是效率低下等問題，都與檔案管理制度不完善有著直接關(guān)系。在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，要不斷完善檔案管理相關(guān)制度，充

8、分利用制度管人、管事、管設(shè)備。第一，完善檔案管理設(shè)備制度。依照制度要求，結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)需要，采購先進(jìn)的管理設(shè)備，同時(shí)，對設(shè)備進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù)，保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，延長設(shè)備的使用壽命。第二，完善檔案管理的工作制度。按照制度要求，聘請檔案管理專業(yè)人員，對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，保障檔案管理過程中保密、嚴(yán)謹(jǐn)、安全。對各部門的檔案資料收集、錄入、保存，做到及時(shí)更新和完善，如果檔案資料出現(xiàn)變動(dòng)或變更，需要先審核再刪除，防止檔案資料丟失。第三，完善檔案管理的人事制度。將檔案管理工作納入單位年度績效考核中，檔案管理人員按照分工，劃分責(zé)任，一旦出現(xiàn)問題，直接追究到個(gè)人，有效增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。

9、另外，還要與薪酬掛鉤，對表現(xiàn)良好的檔案管理人員給與物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對工作懈怠的檔案管理人員給與相應(yīng)的物質(zhì)處罰。4 結(jié)語綜上所述，檔案資料承載事業(yè)單位各項(xiàng)工作的重要信息，是推動(dòng)事業(yè)單位不斷完善的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)器，因此，檔案管理工作對事業(yè)單位的意義極為重大?？萍荚谶M(jìn)步，時(shí)代在發(fā)展，檔案管理的理念、方式都要突破傳統(tǒng)緊固，采用先進(jìn)的技術(shù)和模式，促進(jìn)檔案管理先進(jìn)性的提升。另外，從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員、工作人員都要樹立正確的觀念，認(rèn)真工作，積極配合，檔案管理人員要持續(xù)學(xué)習(xí)先進(jìn)技能，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量。參考文獻(xiàn)1董曉聲.試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新j.辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：76-77.2覃燕春.淺談檔案工作如何跟上科技發(fā)展的步伐j.蘭臺(tái)世界，2019（s1）：193-194.3魏瑩.