關于會議的紀要

1、關于會議的紀要開會，好像是人類的本能之一，古代的皇帝每天“有事 上奏，無事退朝” ；非洲食人族抓到一個白人準備煮來吃了， 也要圍著大鍋跳一圈舞開個會熱身一下。不知從什么開始， 開會成了我們工作的一部分，沒有哪個寫字樓不配備 meeting room 。我現在工作的 H 公司，一層樓有十幾個會議 室，要 book 會議室要通過電子流還老也訂不上。我們部門 文員MM每天早上7點鐘就要來填電子流訂會議室，但是有 招數更狠，找海外同事利用時差，剛過零點就把會議室資源 給占了。會開多了，會議紀要就多，而且一份會議紀要經常都廣 發(fā)眾人，搞得像新聞通稿一樣。 6 月的一天，我們部門和幾 個相關部門開了一個會

2、，后來會議紀要也發(fā)給我了。從紀要上看，開了三小時，在某個項目的方案選擇上， 與會各方給出了如下意見：關鍵議題：關鍵業(yè)務用戶對 XXX項目的方案A和B的態(tài) 度：我們部門的小李：主觀上堅持方案 A，但是考慮到目前XXX系統(tǒng)的現實狀況，保留地接受方案Bo我們部門的小周：主觀上傾向方案A,但同時認為方案B可行。Y 部門的小雷：認為在當前各方面準備度都不成熟的情 況下，建議采用方案 B 比較穩(wěn)妥，但最終意見與我們部門保 持一致。Z 部門的小高：需要會后與 Z 部門的另一同事討論，再 作決定。W部門的小劉：傾向于方案 B，同時建議參考 v部門的 同事小?。ó斕鞗]有參加會議）的意見。綜合以上意見，關鍵用戶主

3、觀傾向方案A，但考慮到業(yè)務現狀與業(yè)務準備不成熟，推薦方案B。三個小時的會議，需要決策的關鍵議題得到一個磨菱兩 可的結論，此結論等于還是沒有結論。在H公司，很多干部和員工都為會議所累。首先是會議 的數量多，我們部門尤其會多，被冗長會議占用的時間，往 往要通過加班補上，來完成其它例行的工作。其次基本上所 有的會議時間段都預定為 2 小時，有的其實 1小時就能講完， 也強行預定了 2 小時。第三是會議紀要滿天飛，似乎只有依 靠會議紀要，工作才能開展下去。第四是一次會議形成的結 論往往不如人意， 還需要后續(xù)再討論， 而后續(xù)討論出的結論， 往往已經和前面的會議紀要大相徑庭。第五就是會議只有召 集人，沒有

4、主持人，會開得沒有章法。還有一大特色，就是來自不同部門的與會者從不互相介 紹，一上來就開盲會，有的人我都一起開過幾次會了，還不 知道他叫什么名字。會議的價值，在于與會各方達成一致，形成決議，好的 會議紀要對接下來的工作開展起到很大的作用。我剛畢業(yè)那 一年，不管和誰開會我都是資歷最淺的，所以我都是記會議 紀要的( meeting minutes )。起頭要記錄一些基本信息： Time， venue, Attendee , Purpose 或者 Theme,然后是每一個 Subject 。在 H 公司的會議紀要還有一欄審批人，以防記紀 要的人描述不準確。每個 Subject 都要有明確的結論，如果

5、 有不同意見的要寫明各方的觀點，最后形成 conclusion ， 如果有需要 follow up 的要寫明誰是 owner， deadline 是什 么時候，暫時決定不了的事項要注明TBd( to be decided )或者 to be finalized 。所有能夠量化的時間，數據，金額， 費用預算，都應該記錄下來成為依據。會議一定要有一個主持人，掌握會議的時間進度、發(fā)言 的質量（有的人滔滔不絕離題萬丈，其他人也不便打斷，主 持人去 stop 最合適）、議題的順序（如果一個議題已經討論 充分了，主持人應當及時進入下一個議題，以防有人還在那 里發(fā)散思維） 。如果會議上有之前不互相認識的，要

6、讓大家 自我介紹，最好是用 5 分鐘時間 ice breaker 一下；有時候 需要頭腦風暴（ brain storm ）的，主持人還要調動一下氣 氛，因為中國人總是擔心說錯話，有好的想法也習慣性藏起 來。在 B 公司開的會，所有的開場白都是一樣的，就是先講 會議室周邊的走火通道。在中信 18 樓，只要有一個與會者 日常不是在中信辦公的，就要統(tǒng)一講一遍逃生通道。到了外 面的酒店，或者其它 office 開會，一開始也是要強調萬一 發(fā)生突發(fā)事件如何通過最快速最安全的路線逃生。而我有時 候從公司的A區(qū)到我不熟悉的B區(qū)或者J區(qū)培訓中心，得花 好幾分鐘才能找到會議室。如果是發(fā)生火災到處濃煙密布肯 定一抓瞎。到不熟悉的地方開會，或者參加任何集體活動， 一定要先留意周圍逃生通道，看看過道的頭頂，會有一個小 人在跑的標牌，如果電源斷了這個標牌也會亮著綠光，這也 是 B 公司教給我的最好習慣之一。 會議的最后，通常還有有個 5-10 分鐘的環(huán)節(jié)稱為 re-cap。H公司的一個規(guī)矩我覺得是很好的，就是要求大家 把椅子都放好，桌面不可留下紙張、紙杯，投影儀要關閉， 白板擦干凈防止泄密。這些在 B 公司沒有做要求，所以會議 室經常留下用過的一次性紙杯和廢紙張等著清潔阿姨去收