信息時代發(fā)展趨勢下的物業(yè)公司管理成本控制探析

1、    信息時代發(fā)展趨勢下的物業(yè)公司管理成本控制探析    孫楊 劉夏青摘 要 我國物業(yè)管理行業(yè)起步較晚，而且行業(yè)經驗積累不足，發(fā)展又非常迅猛，導致了物業(yè)管理行業(yè)出現的問題逐漸明顯。成本管理的問題關系到一個物業(yè)公司的存活與發(fā)展，而現在大部分的物業(yè)公司成本管理能力較弱，使得物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展受阻。有效地解決成本管理問題是維持物業(yè)管理行業(yè)繼續(xù)發(fā)展的關鍵。文章將對物業(yè)管理行業(yè)的現狀及問題加以分析，并給出相應對策，希望能對行業(yè)的發(fā)展提供幫助。關鍵詞 物業(yè)管理；成本控制；信息發(fā)展：f275.3 ：a物業(yè)管理行業(yè)是一個勞動密集型的服務行業(yè)，行業(yè)伴隨著社會的發(fā)展在不斷

2、壯大隊伍。由于多年來存量物業(yè)提價難，同時受制于人工成本不斷上漲，物業(yè)收入始終維持較低水平，加之物業(yè)公司對成本的控制不嚴謹，導致很多物業(yè)公司都呈現虧損的狀態(tài)。因此，提高現有物業(yè)公司的成本控制力是當下主要任務，成本管理能力的提升有助于企業(yè)在行業(yè)中獲得更強的競爭力。一、物業(yè)公司成本的構成物業(yè)公司的運營模式與一般的生產經營型企業(yè)相比還是有很大區(qū)別的。比如，生產類的企業(yè)一般都有固定的車間，日常工作也比較統(tǒng)一，而物業(yè)公司的工作要比生產類企業(yè)相對復雜，不但要考慮工作時長，還要考慮工作空間和工作性質。物業(yè)公司的成本構成是分散的，這與物業(yè)公司的服務內容有很大的關系。物業(yè)可以歸類到服務行業(yè)，它大部分的成本都集中在

3、服務上，所以，人工成本就占據了物業(yè)總成本的大部分。管轄區(qū)域的治安、消防等管理維護費用的支出，區(qū)域內公共綠地、設施設備的養(yǎng)護費，還有物業(yè)公司開設的公共場所等費用，都成為導致物業(yè)公司成本分散的主要原因。二、信息時代物業(yè)公司成本管理控制的現狀（一）成本管控制度并不規(guī)范物業(yè)公司的業(yè)務是以項目為單位，計算投入每個項目的成本和收益的經濟效益，確定公司的收入和支出。物業(yè)公司將在人力資源匹配和材料設備采購上投入足夠的資金，以增強公司的規(guī)模和競爭力。到目前為止，在成本控制方面國內還沒有一套規(guī)范、完善的物業(yè)行業(yè)管理標準，以及符合中國國情，中國物業(yè)管理企業(yè)可以借鑒的先進成本管理模式。這對物業(yè)公司的成本管理和控制構成

4、了嚴峻考驗。在中國，每個物業(yè)公司都有自己的成本控制管理的方法。這些控制方法是每個公司的成本管理發(fā)展道路上積累的經驗教訓。但一些物業(yè)公司的成本管理方法僅適用于自己的公司，不能很快對市場的變化做出反應及調整，這是有局限性的。此外，大多數物業(yè)公司實施的成本管理方法不夠科學，無法有效控制公司的成本管理1。（二）未計算間接成本在我國大多數物業(yè)公司中，公司的對外服務成本不作為公司成本，而物業(yè)公司的成本是其提供的合同中規(guī)定的服務成本，作為服務合同的成本。當物業(yè)公司項目的服務部門和管理部門共同使用同一項不能計入服務合同成本的成本時，服務部門和管理部門將該成本作為間接成本計入項目的服務合同中。一般來說，間接費用

5、包括維修費、勞動保護費、取暖費等。目前的物業(yè)公司并沒有提到這些間接成本包括在公司的成本中。在我國大多數物業(yè)公司中，成本會計制度被作為公司控制管理成本和實現固定成本管理的方法。然而，物業(yè)公司所提供的服務產品通常是無形的，很難通過定額管理來計算無形服務的成本2。三、信息時代發(fā)展趨勢下物業(yè)公司管理成本控制存在的問題（一）組織成本過高縱觀物業(yè)行業(yè)，組織成本在物業(yè)管理成本控制工作中占比較大。現實中很多物業(yè)公司并不具備高水平的組織成本管理，成本管理出現問題對以后的發(fā)展造成很大的影響。首先，物業(yè)公司的組織結構就存在一定問題，結構不夠科學、合理，管理者的管理權限過于擴散，管理邊界不清晰，公司內的崗位設置過多。

6、這種情況不但使公司的人工成本擴大，還影響整個公司的運行，不利于公司運營管理工作正常開展。根據行業(yè)調研，物業(yè)行業(yè)中平均人工成本占總成本近七成，遠遠超過其他費用的占比。其次，物業(yè)管理行業(yè)中組成單位的人員素質上存在很大的差異，不能及時的形成一條規(guī)律有效的決策，即使按照目前的情況形成決策，也很難有效的落實到工作中。（二）成本計劃沒有得到重視在成本管理和控制的工作中，物業(yè)管理企業(yè)并不重視成本計劃管理。在進行管理時，到了一個非常必要的時刻，尤其是當公司在經營管理方面出現問題時，很容易使其在這方面的工作陷入非常被動的局面，很難充分發(fā)揮成本管理的作用。成本管理在實際工作過程中可以分為成本計劃和成本控制。與后者

7、相比，前者在整個工作過程中占有更重要的地位。它在計劃成本中發(fā)揮了作用，可以使成本控制工作更加順利和有效，但并沒有取得更好的成本管理控制效果。目前，我國物業(yè)企業(yè)所做的成本控制工作往往只是為了滿足客戶和業(yè)主對物質和商業(yè)服務的需求，以提高服務質量和水平，降低成本為代價，獲取低成本收益。然而，這并不符合我國物業(yè)管理的成本控制要求。房地產企業(yè)的成本管理尚未達到明確支持每項成本在管理中具體運用的目標。許多成本數據不能完全準確地反映出來，給成本管理的內部控制帶來了很大的困難3。（三）成本管理方法老套目前，傳統(tǒng)的成本管理方法還被現在的絕大部分物業(yè)管理企業(yè)所使用，傳統(tǒng)的成本管理方法太過粗糙，使得公司在開展成本管

8、理控制工作時很難取得成效。在信息化時代的今天，如果工作中一直保持著老舊的方式，缺少信息化的使用，就會造成公司成本控制效率低，很難取得顯著的成本管理效果。另外，物業(yè)服務企業(yè)對分類管理不夠重視，沒有意識到這方面的重要性，也使成本管理的相關工作增加了難度，相關工作人員的工作負擔也隨之增加。目前也是物業(yè)服務企業(yè)從初期到成熟期的一個過渡階段。在發(fā)展的初期，管理方式落后，不但增加了人員成本，還減小了該企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。還有很多物業(yè)公司的成本考核體系建立的不完善、不科學，更有生搬硬套的現象發(fā)生，都增加了成本管理工作的難度。四、信息時代發(fā)展趨勢下物業(yè)公司管理成本控制存在問題的對策（一）降低組織成本，做好提

9、前預算一般來說在物業(yè)公司開展工作之前，為了讓成本支出和所管理的項目內容相適應，相關人員應當事先分析好影響成本管理工作的各種原因，而且要在成本管理方面建立有執(zhí)行力的公司固定支出預算、人員費用預算等一系列的內部管理制度，確保在成本管理工作上取得顯著的效果。物業(yè)公司在完善管理制度的前提下，為了減免不必要的支出，還要結合不同部門進行摸底調查，掌握每個部門真實的消耗情況。物業(yè)公司先列出費用使用指南，在列出每個項目的費用標準，從整體上控制費用的支出，依照每個部門職責不同，將制定的標準分配到每一個部門。在每個月的月初，物業(yè)管理公司的相關負責人應當根據上月的經收情況分析并總結，匯總以后把成本使用情況做好記錄并

10、移交給有關成本管理的部門，在摸索出規(guī)律以后，針對不同部門的費用使用情況進行重新確定。物業(yè)公司可以用制定相關管理制度的辦法，用獎懲制度輔助管理，把硬性的指標和任務公開透明，讓每一位員工都盡可能的參與到成本管理的工作當中。另外，公司的財務部門要對其他的部門要定期進行費用審核，增強工作的平衡性4。從上表可以看出，物業(yè)公司在設備采購和使用之前都制定了相應的計劃。例如列出了需要購入的設備、使用的時間節(jié)點、相應的措施，同時每一項具體的任務都有一個專門的負責人，實現了具體化，有效地維護了實際工作的成本的管理與使用。（二）重視成本計劃事中成本控制是目前企業(yè)成本的工作重點，在成本控制管理工作中有監(jiān)督、調整、促進

11、等作用。事中成本的控制是相關人員在基礎管理制度的前提下執(zhí)行計劃任務的過程中進行監(jiān)督、發(fā)現問題并調整的一個措施。事中成本控制也是完成任務和實現計劃的有效保證，發(fā)現問題，并及時處理，是提高成本管理工作的有效手段。事中成本控制是對成本管理控制工作中具體的事情進行控制，也是物業(yè)管理公司成本管理控制工作所要抓住的重點事宜5。1.管理責任制的分配管理責任制的分配就是要物業(yè)管理公司內部明確各個部門具體需要掌握的只能，從部門內部對成本管理工作做出有效的措施，充分調動人員積極性，對事先制定的指標有效的分解到下屬部門。2.制定成本支出控制方法監(jiān)督材料費用的控制。物業(yè)公司主要從下面兩方面進行控制：首先，材料的消耗量

12、控制。物業(yè)管理公司必須每天嚴格把控材料的消耗數量，避免不必要的浪費，并且設定專人負責材料的領用記錄。在公司的內部，針對不同的部門制定符合部門標準的有關材料使用的規(guī)章制度，降低材料的消耗量，有效控制成本支出。其次，是材料采購價格的控制。重點是要選擇質量過關的材料，保證對人身體無害的前提下，通過貨比三家或者大量采購的優(yōu)惠，挑選一家經濟又實惠的商家進行購買，有效控制不必要費用的支出6。人工成本支出的控制。在物業(yè)服務企業(yè)中，占比最大的成本費用就是人工成本，如果在管理中能很好地控制人工成本，對物業(yè)成本管理工作中的效果是尤為顯著的。物業(yè)管理公司想要從人工成本下手，就要明確各類工作人員的組織架構，要想更好地

13、控制人工成本，就必須在服務不變的前提下針對實際情況進行人員的變革。對于人工成本的減少方法有以下幾點。首先，適度增加基礎物業(yè)外包力度，利用外包公司在專業(yè)領域的服務優(yōu)勢優(yōu)化服務提效能，有效管控成本，保障盈利空間。其次，通過技術創(chuàng)新有效對沖成本壓力。積極引入智能科技設備，實現基礎服務自動化、智能化，降低基礎服務對人力資源的大量占用，有效抑制人力的成本上升，顯著提升管理效率及服務質量。比如，在安防系統(tǒng)方面，通過智能門禁系統(tǒng)、無人化停車管理系統(tǒng)、智能監(jiān)控系統(tǒng)來代替人的工作，有效降低人員使用數量。最后，針對專業(yè)性技術強的工作，像硬件設施的維護、清洗等項目，通過專業(yè)化分工可以提高單項服務效率，減少在人力管理

14、方面的成本7。嚴格控制能耗費的支出。對于能耗費的支出，每個部門都應做好相應的計量設備并做好使用記錄，對整體水電費的支出做出評判。首先，在照明時間不變的前提下，用低能耗的led燈替代高能耗的采光設備，使用節(jié)水的滴灌替代傳統(tǒng)水管，節(jié)能效果顯著。其次，通過建立設備遠程監(jiān)控平臺，提高設備運行、能源管理的時效性和準確性?？梢酝ㄟ^技術改造，對供水系統(tǒng)進行更新?lián)Q代，由傳統(tǒng)的變頻輸送改成無負壓加壓泵技術。這些都能有效的改善能耗的使用情況8。其他成本費用的控制。每個費用支出的性質不同，控制的方法也不同。在工作中遇到問題或想到成本管控的辦法要及時地上報領導，共同經營企業(yè)，實現成本管理控制的目的。（三）規(guī)范成本管理

15、體系對于事后的成本控住，主要都集中在結果的處理上。對執(zhí)行的結果和執(zhí)行前預設的目標分析，找出其中的差異，并采取相對應措施及時糾正。1.成立規(guī)范的成本報告控制系統(tǒng)有一個清晰的成本報告對企業(yè)的成本控制是非常有必要的，所寫報告內容一定要把預計成本和實際成本做對比，對責任單位的工作質量進行檢查，從根本上找出原因，得出最真實的數據，有利于以后工作的開展9。2.成本差異情況的分析處理如果在計劃實施以后，相關人員發(fā)現預算和實際的差距，但是找不到其中的根源，也沒有解決的辦法，相關人員就要及時上報給領導。由上下級部門一起探討問題的原因，并進行分析給出解決辦法，方便了以后工作的順利進行。另外，在解決問題以后，物業(yè)管

16、理公司還要對公司的收益進行分析，對是否達到目標進行探討，從中吸取經驗，為企業(yè)的發(fā)展打下基礎。3.跨社區(qū)、跨城市、跨區(qū)域地形成一個中心化管理物業(yè)公司所管理的所有項目都能集合在一起，不再以單個項目為單位。設立區(qū)域公司，攜帶區(qū)域內各個項目，實行工作統(tǒng)一安排，人員統(tǒng)一調度，管理統(tǒng)一標準，財務統(tǒng)一收支，材料集中配送，通過整合公司人力、物力、財力的一系列集中管理方式，避免了重復管理帶來的人力和資源上的浪費，有效地整合了人力資源、資產資源和信息資源，保證公司的高效運轉的同時減少了管理成本的支出10。物業(yè)公司的費用最主要的是管理費用，前期由于業(yè)務的擴張和在管體量增大，管理費用會逐漸升高，后期隨著信息化內部管理

17、平臺的搭建，加大對管理費用的控制。通過對人、財、物的連接，將賬務管理系統(tǒng)與合同系統(tǒng)進行互聯(lián)，只要輸入一個項目的基本信息，便可得出物業(yè)費盈虧的平衡點、總成本以及可能產生的項目利潤，實現了對運營風險的管控，并且可以通過決策和預算盡可能地使其價值最大化。信息化平臺可以幫助物業(yè)公司更好地了解底層成本管控的情況，并且整合跨地域成本。五、物業(yè)行業(yè)的發(fā)展的前景（一）規(guī)模持續(xù)擴大，行業(yè)集中度大幅提升繼承我國房地產行業(yè)特色，我國物業(yè)管理行業(yè)將呈現出一個規(guī)模大、增速高的藍海市場。近年來，住宅銷售高位穩(wěn)定、竣工交付加速、物管滲透率提升等積極因素將綜合推動行業(yè)進入規(guī)模爆發(fā)期，而在這大行業(yè)、小公司的格局中，房企集中度調

18、整和物業(yè)管理證券化加速等有利因素則將大幅推升物業(yè)管理市場集中度，預示著物業(yè)頭部企業(yè)將擁有巨大的成長空間。此外，領先的物業(yè)公司致力于發(fā)展聯(lián)盟及伙伴關系規(guī)模化發(fā)展，也使物業(yè)管理市場的集中度不斷提升。2015年，百強物業(yè)公司占全國總在管建筑面積的比例約為28.4%，達到23.6億平方米。隨著百強公司加快擴大規(guī)模，市場份額繼續(xù)提升，2019年末，百強物業(yè)公司的總在管建筑面積達到42.8億平方米，占全國總在管建筑面積43.6%。市場不斷向行業(yè)頭部企業(yè)集中已成為必然趨勢。（二）注重服務品質，借力資本市場近年來隨著城鎮(zhèn)化的持續(xù)推進，房地產市場逐步進入存量時代，這為物業(yè)行業(yè)提供了廣闊的發(fā)展空間。截至目前，港股

19、主板上市的物業(yè)服務企業(yè)已達23 家，物業(yè)服務企業(yè)上市進程進入加速階段。預計未來兩年，物業(yè)板塊依然會呈現持續(xù)擴張態(tài)勢。上市物業(yè)服務企業(yè)利用資本平臺優(yōu)勢，制定明確的發(fā)展規(guī)劃，優(yōu)先擴大管理規(guī)模，同時吸納更多優(yōu)質人才，保障企業(yè)健康成長，不斷提升行業(yè)地位。因此對于物業(yè)服務的定位不能停留在以往，物業(yè)服務的內容已經不再局限于簡單的對住宅及配套的維護管理，其內涵不斷在擴大。在現代服務業(yè)的引領下，物業(yè)管理行業(yè)逐步由勞動密集向集約化、自動化、智能化、互聯(lián)化轉變；從基礎物業(yè)服務的提供商向社區(qū)生活服務平臺轉型。從中長期來看，只有擁有附加價值的物業(yè)公司才能生存，行業(yè)的核心競爭力在服務品質。服務品質難以量化，但口碑可以傳承，客戶對服務品質的認可會被反映在物業(yè)管理費收繳率、合同續(xù)約率及項目中標率等指標上。企業(yè)想要維持并擴大現存的規(guī)模，必須靠優(yōu)質服務輸出讓業(yè)主認可。由此可見，優(yōu)質優(yōu)價、深入人心的品牌物業(yè)企業(yè)將被更多選擇，充分體現了社會各界對物業(yè)管理價值的認可，彰顯了行業(yè)服務價值，物業(yè)服務的口碑和品牌價值提升，