論數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應(yīng)用

1、    論數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應(yīng)用    【摘要】：隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，對于檔案規(guī)律的這個領(lǐng)域來說，無疑是一個新的機遇。對于一個工程來說，也是有自己的檔案與規(guī)劃的，從一個工程開始籌劃，到整個工程結(jié)束，都有一個完整的研究計劃，并且記錄的檔案在檔案進行整理與保存的過程中，由于紙質(zhì)的檔案保存方式是比較挑剔的，不能有所毀壞，這樣就會造成了工作過程中保存的檔案不完善。本文主要是研究在數(shù)字化運行中檔案如何管理以及在應(yīng)用中如何對檔案有合適的處理措施?！娟P(guān)鍵詞】：檔案的數(shù)字化 管理工程 檔案管理應(yīng)用引言科學技術(shù)的快速發(fā)展，對于信息技術(shù)方面有廣泛的可應(yīng)用的

2、地方。對于傳統(tǒng)的管理工作來說，數(shù)字化檔案的管理是非常有效的，對于檔案的管理也是有很多方面可實行的，同時對于工作人員的工作過程來說也有很大的幫助，在不同的層面能夠提高工作人員的工作效率，贊工作的深度種能夠加快科學化，系統(tǒng)化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案里面包含著很多不足與檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用方式，對于新方式的引用工作人員所應(yīng)用的范圍也是很廣的，這樣有利于工程檔案的整理以及工程所產(chǎn)生的檔案管理的保存。一、檔案數(shù)字化管理的給工程帶來的影響1.1檔案數(shù)字化的意義在這個快速發(fā)展的新時代，對于傳統(tǒng)的檔案整理方式我們已經(jīng)不再過度使用了。由于社會發(fā)展的方向是多樣并且快速的，傳統(tǒng)的管理方式非常的耗費時力，對于一些比較大

3、的工程，施工的方式也會有所不同，很多數(shù)據(jù)的計算與采集是非常有難度的。而且每組數(shù)據(jù)的統(tǒng)計有可能也是來自不同的單位，所以在數(shù)據(jù)的傳送過程中，通過傳統(tǒng)的運算方式與整理方式就有很多漏洞了，甚至有些數(shù)據(jù)還會丟失，或者出現(xiàn)銜接錯誤的現(xiàn)象，信息技術(shù)主要是根據(jù)一些數(shù)字化管理的機制來進行，一些新型的技術(shù)也會應(yīng)用其中，并且由于很多數(shù)據(jù)在表達方式上很相似，我們利用編碼的方式來將不同來源的數(shù)據(jù)進行處理這樣就不會將數(shù)據(jù)的來源搞混。一些聲像的文件利用傳統(tǒng)的檔案管理方式是非常容易發(fā)生丟失的現(xiàn)象的，而新型的檔案管理方式不僅能夠準確無誤的將文檔保留下來，還會將數(shù)據(jù)以新的形態(tài)進行保存。數(shù)字化管理是隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展而漸漸產(chǎn)生

4、的，利用數(shù)據(jù)庫，壓縮技術(shù)等等來將紙質(zhì)的文件進行保存，所應(yīng)用系統(tǒng)文檔保存方式能夠?qū)?shù)據(jù)有序的進行管理。數(shù)字化的存儲以及傳輸形式是利用網(wǎng)絡(luò)化的形式來進行的，同時他的應(yīng)用系統(tǒng)也是根據(jù)計算機的應(yīng)用來管理。這樣的存儲方式是非常簡便的，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快捷分享。這些數(shù)據(jù)經(jīng)過快速的整理與規(guī)劃就會變得非常容易被調(diào)取，這樣也減少的材料原理人員的工作量。二、檔案管理過程中出現(xiàn)的問題2.1施工的質(zhì)量影響檔案的管理傳統(tǒng)的工程管理過程中，由于每個工程他們所涉及的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)采集的單位是比較多的，在整理的過程中出現(xiàn)著各種各樣的問題，這些問題都會影響工程在后期的整合與數(shù)據(jù)的使用問題的中心主要體現(xiàn)在如下幾個方面：施工人

5、員操縱著整個施工的進程，由于建筑裝飾裝修施工條件和裝修裝飾工程的進程是比較復(fù)雜的，所以相關(guān)施工人員必須條理清楚，并且擁有較好的技術(shù)水平。但是現(xiàn)在我國建筑工程的施工人員專業(yè)技術(shù)水平有限，以及條理性有欠缺，這就會對施工質(zhì)量造成很大的負面影響，施工的過程出現(xiàn)影響數(shù)據(jù)的記錄也會出現(xiàn)措施，然而在檔案管理的方面就會增大工作量。數(shù)據(jù)的收集的也會有錯誤的表現(xiàn)，而且利用新型的數(shù)據(jù)也不一定能夠準確的保留正確的數(shù)據(jù)，我們需要在施工過程中保證過硬的施工質(zhì)量，這樣才能夠利用新型的檔案管理措施來進行數(shù)據(jù)的保留。不能擁有過硬的施工質(zhì)量。在進行建筑的裝飾裝修的進程中，必須有相應(yīng)的監(jiān)管部門對工程進行約束，以規(guī)范施工的進程。但是

6、我國現(xiàn)在的施工的監(jiān)管部門并沒有完善的監(jiān)管制度和專業(yè)的組織。即使有這樣的監(jiān)管部門，也都沒有做到身體力行，這就會使得的質(zhì)量出現(xiàn)了各樣的問題。導(dǎo)致大多數(shù)的施工團隊在施工的進程中沒有進行有用的監(jiān)管準則。2.2檔案管理不夠完善由于在檔案的收集過程中所需要的東西是比較多的，在實際的操作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)與資料不完整，或者是發(fā)現(xiàn)錯誤，記錄方式不規(guī)范等情況，每個單位所提交上來的數(shù)據(jù)有銜接不上的情況，或者是根本就沒有根據(jù)正確的計算方式來得出的數(shù)據(jù)。最終形成檔案的形式是不規(guī)范的是對等，老了之后的保留與作曲都是有很大的不便的。對于檔案的管理，客觀原因也是有所存在的，檔案管理的工作人員缺乏在建設(shè)方面的專業(yè)知識與理

7、論知識，對于工程過程中施工的方式與操作的方式并不熟悉，所以在接受方案數(shù)據(jù)的時候，并不清楚具體所接收的數(shù)據(jù)是來自哪里，因此在檔案進行整理和調(diào)動的到過程中，常常會出現(xiàn)資料對接不清楚，或者是工作人員所接收的資料，并不是本單位提交上的資料。這就需要專業(yè)的檔案管理工作人員根據(jù)正確的數(shù)據(jù)來源去進行核實。這樣就大大的增加了每個單位工作人員的工作量。三、如何有效地將數(shù)字化管理有效實施3.1健全工程檔案的管理制度在十屆的管理工作過程中，需要有一個健全的檔案管理工作程序，這樣才能夠保證每個工程能夠順利的進行，根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)，制定一個適合自己所在的單位的檔案管理工作秩序，這樣才能夠?qū)γ總€工程進行完善的歸檔。3.2做好數(shù)據(jù)的收集與存檔一個工程可以分為很多個階段，并且在管理過程中也是需要很多人來進行工作的分配的。不同階段有不同階段的領(lǐng)導(dǎo)人，根據(jù)一個系統(tǒng)化的方式，或者是一個嚴格的培訓，將工作人員能夠高效率的將數(shù)據(jù)進行存檔，注重硬件的管理，做好收納和數(shù)據(jù)管理工作。結(jié)束語在工程檔案管理的實際應(yīng)用過程中，數(shù)據(jù)的采集是有一定的局限性的