工程檔案歸檔整理規(guī)則及方法

1、.項(xiàng)目檔案整理規(guī)則及方法項(xiàng)目檔案整理規(guī)則及方法 王庭軍王庭軍 2012年10月.項(xiàng)目項(xiàng)目. 2.2.項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)成套性。成套性。原始性。原始性。專業(yè)性。專業(yè)性。 多樣性。多樣性。 動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性。 .3 3. .項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)和原則項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)和原則 項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)項(xiàng)目檔案工作性質(zhì)：項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目檔案工作性質(zhì)：項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性工作。有獨(dú)立的工作對(duì)象，特定服務(wù)性工作。有獨(dú)立的工作對(duì)象，特定的工作內(nèi)容和專門的工作方法。為工程的工作內(nèi)容和專門的工作方法。為工程建設(shè)提供技術(shù)資料保

2、障，是工程管理不建設(shè)提供技術(shù)資料保障，是工程管理不可缺少的一部分?？扇鄙俚囊徊糠?。. 項(xiàng)目檔案工作的原則項(xiàng)目檔案工作的原則工作原則：一要按照工作原則：一要按照檔案法檔案法的規(guī)的規(guī)定，實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的定，實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。二要保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)原則。二要保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用；確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用；保證滿足竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維護(hù)、保證滿足竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維護(hù)、改（擴(kuò)）建的需要。改（擴(kuò)）建的需要。.4.4.項(xiàng)目檔案工作的基本要求項(xiàng)目檔案工作的基本要求4123熟知項(xiàng)目檔案工作法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)熟知項(xiàng)目檔案工作法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)建立健全項(xiàng)目

3、檔案管理制度與工作標(biāo)準(zhǔn)建立健全項(xiàng)目檔案管理制度與工作標(biāo)準(zhǔn)采取措施，加強(qiáng)前端控制與過程控制采取措施，加強(qiáng)前端控制與過程控制嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，做好項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作.（二）項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（二）項(xiàng)目檔案管理職責(zé)1.1.建設(shè)單位管理職責(zé)建設(shè)單位管理職責(zé)建立項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理制度與建立項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收提供組織保障和制業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收提供組織保障和制度保障；度保障；負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，保證項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理；，保證項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理

4、； 負(fù)責(zé)自身形成的項(xiàng)目文件收集、整理和歸檔工負(fù)責(zé)自身形成的項(xiàng)目文件收集、整理和歸檔工作，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、有效；作，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、有效；負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的總結(jié)和申報(bào)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的總結(jié)和申報(bào)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、設(shè)備投產(chǎn)達(dá)標(biāo)考核、工程創(chuàng)優(yōu)為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、設(shè)備投產(chǎn)達(dá)標(biāo)考核、工程創(chuàng)優(yōu)提供檔案依據(jù)和保障。提供檔案依據(jù)和保障。.2.2.參建單位管理職責(zé)參建單位管理職責(zé)施工單位：建立機(jī)構(gòu)，配備專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時(shí)提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的施工文件、竣工驗(yàn)收文件、設(shè)備文件等給業(yè)主項(xiàng)目部；對(duì)所管理項(xiàng)目文件（圖紙）的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

5、和齊全負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。 監(jiān)理單位：建立機(jī)構(gòu)，配備專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時(shí)提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的監(jiān)理文件給業(yè)主項(xiàng)目部；對(duì)所管理項(xiàng)目監(jiān)理文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和齊全負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。 設(shè)計(jì)單位：專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工圖紙及相關(guān)文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時(shí)提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的竣工圖等文件給業(yè)主項(xiàng)目部；對(duì)所管理圖紙的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和齊全負(fù)責(zé)，并對(duì)檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。. .項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)及批復(fù)立項(xiàng)及批復(fù),征用土地文征用土地文件，合同及件，合同及協(xié)議協(xié)議1.1.可行性

6、研究階段可行性研究階段工程可行性工程可行性研究報(bào)告及研究報(bào)告及批復(fù)批復(fù)、工程工程概算概算 .2.2.招投標(biāo)文件招投標(biāo)文件 項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備材料招投標(biāo)文件 施工、設(shè)計(jì)、供貨合同及變更、索賠等文件 .3.3.設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)文件 2設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)變更、竣工圖竣工圖工程的初步設(shè)計(jì)文件工程的初步設(shè)計(jì)文件 施工圖設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)、工程預(yù)算、工程預(yù)算、設(shè)計(jì)總結(jié)設(shè)計(jì)總結(jié).4.4.施工過程管理文件施工過程管理文件 開工、竣工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)，土建開工、竣工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)，土建工程文件材料工程文件材料各分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定及質(zhì)量記錄，土建各分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定及質(zhì)量記錄，土建（電氣）質(zhì)量控制記錄及報(bào)審，

7、建筑及安裝工（電氣）質(zhì)量控制記錄及報(bào)審，建筑及安裝工程原始記錄、隱蔽工程記錄、施工質(zhì)量事故和程原始記錄、隱蔽工程記錄、施工質(zhì)量事故和永久性缺陷記錄永久性缺陷記錄電氣設(shè)備文件材料，一次、二次設(shè)備試驗(yàn)報(bào)告，設(shè)備電氣設(shè)備文件材料，一次、二次設(shè)備試驗(yàn)報(bào)告，設(shè)備安裝使用說明書、材料復(fù)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更通知單、安裝使用說明書、材料復(fù)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更通知單、工程聯(lián)系單等工程聯(lián)系單等.5.5.監(jiān)理文件監(jiān)理文件 2監(jiān)理通知單、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要監(jiān)理通知單、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)、工作總結(jié)、監(jiān)理月報(bào)、工作總結(jié)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、監(jiān)理實(shí)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則及審批文件施細(xì)則及審批文件工程量、安全質(zhì)量控制記錄，工程

8、量、安全質(zhì)量控制記錄，分包單位資質(zhì)報(bào)審表分包單位資質(zhì)報(bào)審表.6.6.竣工、驗(yàn)收文件竣工、驗(yàn)收文件2監(jiān)理工作總結(jié)、決算文件監(jiān)理工作總結(jié)、決算文件工程竣工驗(yàn)收會(huì)議文件及啟動(dòng)方案、工程竣工驗(yàn)收會(huì)議文件及啟動(dòng)方案、竣工報(bào)告、驗(yàn)收缺陷處理及整改報(bào)告、竣工報(bào)告、驗(yàn)收缺陷處理及整改報(bào)告、系統(tǒng)調(diào)試報(bào)告、遺留問題等系統(tǒng)調(diào)試報(bào)告、遺留問題等 竣工圖（主系統(tǒng)及所用電系統(tǒng)、電補(bǔ)竣工圖（主系統(tǒng)及所用電系統(tǒng)、電補(bǔ)償、二次、通信、自動(dòng)化、建筑物總償、二次、通信、自動(dòng)化、建筑物總的部分、變電站戶外構(gòu)架等）的部分、變電站戶外構(gòu)架等）.二、項(xiàng)目檔案歸檔方法二、項(xiàng)目檔案歸檔方法整理組卷的要求整理組卷的要求1 1 立卷原則立卷原則1

9、.1 立卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項(xiàng)目文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于工程項(xiàng)目檔案的保管和利用。1.2 項(xiàng)目文件材料由形成單位進(jìn)行分類組卷，具體參照工程項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表進(jìn)行分類。2 2 卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件的排列2.1 文字材料按時(shí)間、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.2 圖紙按圖號(hào)順序排列。2.3 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。 .3 3 案卷的編目案卷的編目3.1 編制卷內(nèi)文件頁號(hào)3.1.1 裝訂成

10、冊(cè)的案卷卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。3.1.2印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。3.1.3 竣工圖每?jī)?cè)自成一卷，不必重新編寫頁號(hào)，每件須蓋檔號(hào)章，樣式見模板。原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。3.1.4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。3.2 案卷排列順序：案卷封面卷內(nèi)目錄文件材料備考表。檔 號(hào)序 號(hào)200101-8400-0101歸檔章樣式：歸檔章樣式：.3.2.13.2.1編制卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)目錄 （1）序號(hào)：以一份文件為單位，用

11、阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注；（2）責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位（即蓋公章的單位）或個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者，其余用等代替；竣工圖的“責(zé)任者”應(yīng)填寫竣工圖章上的施工單位，如設(shè)計(jì)院重新出圖，則填寫設(shè)計(jì)單位；合同協(xié)議類需填雙方（或三方）責(zé)任單位；（3）文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；（4）文件材料題名：填寫文件材料的全稱；（5）日期：填寫文件形成的日期；（6）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁碼，最后一份文件填寫起止頁碼；（7）頁數(shù)：填寫該份文件的頁數(shù)。 示例：?jiǎn)畏菸募b訂、整卷裝訂 .3.2.23.2.2編制卷內(nèi)編制卷內(nèi)備考表備考表 （1）卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明：卷內(nèi)文件的件數(shù)、總

12、頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明；（2）立卷人應(yīng)由該案卷組卷人員簽名；（3）立卷日期應(yīng)填寫該案卷組卷完成日期；（4）檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名；（5）檢查日期應(yīng)填寫審核的日期；（6）互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。 .3.2.33.2.3編制編制案卷封面案卷封面（1）案卷封面采用內(nèi)封面（大封面 A4紙打?。?，裝訂的案卷需將案卷封面裝訂在卷內(nèi)目錄前，不裝訂的案卷需打印案卷封面放在盒內(nèi)最前面，檔案盒不需再粘小封面；（2）檔號(hào)應(yīng)由目錄號(hào)、分類號(hào)和卷號(hào)組成，目錄號(hào)由檔案管理部門提供，分類號(hào)參照工程項(xiàng)

13、目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表編制；（3）案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱及卷內(nèi)文件的內(nèi)容；（4）立卷單位應(yīng)填寫本案卷立卷的單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門；（5）起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件材料形成的首尾日期；（6）保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，詳見工程項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。.3.2.43.2.4編制案卷背脊編制案卷背脊應(yīng)按案卷脊背的項(xiàng)目填寫，用牛皮紙打印出脊背條粘貼在脊背處，粘貼時(shí)注意從脊背頂部開始往下，不要在頂部留出空間。檔號(hào)格式填寫應(yīng)符合：目錄號(hào)-分類號(hào)-卷號(hào)（同一分類號(hào)內(nèi)的案卷流水號(hào)）如：200

14、101-8400-01目錄號(hào)（從建設(shè)單位基建部門處獲?。┓诸愄?hào)（填寫文件內(nèi)容與參照表相對(duì)應(yīng)的分類號(hào)）卷號(hào)（同一分類號(hào)內(nèi)的案卷流水號(hào)）.3.2.5編制檔案整理情況說明竣工檔案整理情況說明應(yīng)包含下列內(nèi)容：工程概況：包括工程名稱、開工時(shí)間、竣工時(shí)間、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、運(yùn)行維護(hù)單位、工程造價(jià)等；立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、檔案編制有關(guān)人員等。 標(biāo)題字體采用二號(hào)黑體加粗，正文字體采用三號(hào)仿宋體。編制日期統(tǒng)一為阿拉伯?dāng)?shù)字格式。例：“2012年1月1日”。.4 4 案卷的裝訂案卷的裝訂4.1 案卷內(nèi)不允許有金屬物。4.2 竣工圖圖樣按A4（297mm210mm ）尺寸折疊，標(biāo)題欄外露。4.3 案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式，同一項(xiàng)目應(yīng)盡量統(tǒng)一應(yīng)用一種形式。4.3.1 裝訂的案卷應(yīng)采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進(jìn)行裝訂（永久保存的除外）。裝訂的案卷厚度通常為20mm，一般不超過40mm。4.3.2 不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料的左上角加蓋檔號(hào)章，圖紙?jiān)趫D樣標(biāo)題欄的右上方加蓋檔號(hào)章。5 5 裝具規(guī)格及制成材料裝具規(guī)格及制成材料5.1 檔案盒、卷皮及卷內(nèi)備考表采用無酸牛皮紙制作。5.2 檔案盒外