公司采購管理制度

1、采購管理制度1. 總則為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。本制度適用于公司的商務(wù)采購/招標(biāo)活動（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施維修/維護(hù) 等項(xiàng)目） 。2. 采購 /招標(biāo)原則嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序2.1.1采購/招標(biāo)活動，必須由項(xiàng)目需求部門擬定工程、辦公用品、項(xiàng)目的招標(biāo)書 （含項(xiàng)目完成時間、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；2.1.2采購/招標(biāo)活動，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報(bào)價，同時應(yīng) 圍繞供應(yīng)商資信情況進(jìn)行背景調(diào)查，并如實(shí)記錄；2.1.3在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上， 由管理部聯(lián)合采購項(xiàng)目需求部門、 財(cái)務(wù)部進(jìn)行綜合評估， 并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終 價格及采購/

2、招標(biāo)要求；2.1.4臨時性應(yīng)急采購/招標(biāo)的項(xiàng)目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報(bào)，經(jīng)授權(quán)確認(rèn)后，可 以先予實(shí)施，但應(yīng)于項(xiàng)目實(shí)施之日起五個工作日內(nèi)，補(bǔ)充完善相關(guān)審批程序。采購會審、合同會簽制度2.2.1采購/招標(biāo)活動，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各方意見，形成書面 的評估報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并確認(rèn)最終中標(biāo)單位；2.2.2采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)采購項(xiàng)目招標(biāo)書相關(guān)要求，擬定合作協(xié)議，報(bào)公 司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與中標(biāo)單位溝通并確認(rèn)合作協(xié)議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 予以執(zhí)行。職責(zé)分離2.3.1采購人員不得單獨(dú)實(shí)施貨物、工程項(xiàng)目和服務(wù)的驗(yàn)收；2.3.2采購/招標(biāo)過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，

3、應(yīng)由管理部、項(xiàng) 目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)商協(xié)商完成；2.3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目采購/招標(biāo)過程中，相關(guān)費(fèi)用的審核及評估程序合法性的 監(jiān)控。一致性原則2.4.1采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一 致；2.4.2在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，采購人員應(yīng)及時 反饋信息，由項(xiàng)目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再次向供應(yīng) 商發(fā)出采購要約。廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1自覺維護(hù)公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率；2.5.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)法治觀念；2.5.3廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受

4、回扣；2.5.4嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場信息。3. 采購程序供應(yīng)商的選擇3.1.1供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參與投標(biāo)單位應(yīng)提交營業(yè) 執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀 況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相 關(guān)部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計(jì)；3.1.3在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估；供應(yīng)商為中間

5、商時， 應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價情況，供應(yīng)商的報(bào) 價不能作為唯一決定的因素；3.1.4為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng) 商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。采購程序3.2.1固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報(bào)管理部統(tǒng)一申請。根據(jù) 采購申請流程，由各相關(guān)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可交管理部采購人員實(shí) 施采購。3.2.2采購/招標(biāo)活動，應(yīng)嚴(yán)格遵循采購申請流程及標(biāo)準(zhǔn)要求， 由各相關(guān)部門審批。 項(xiàng)目采購申請中如果要素不明確者，應(yīng)予退回。3.2.3采購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)及采購/招標(biāo)項(xiàng)目需求 部門共

6、同完成，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項(xiàng)目需求部門負(fù)責(zé)采購物品的功能及適用性（必要 時可商請外部相關(guān)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，管理部負(fù)責(zé)合 同風(fēng)險(xiǎn)條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息 的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及 確認(rèn)售后服務(wù)事宜。3.2.5采購過程中發(fā)生變化時，項(xiàng)目需求部門出具采購變更申請，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽 字確認(rèn)后，交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6采購/招標(biāo)項(xiàng)目需求部門、管理部負(fù)責(zé)出具接收報(bào)告。3.2.7相關(guān)表格后附。付款程序3.3.1管理部根據(jù)付款計(jì)劃提出申請，根據(jù)財(cái)務(wù)

7、付款申請流程，由部門負(fù)責(zé)人簽 字，后附付款明細(xì)單據(jù)、合作協(xié)議，交給財(cái)務(wù)部審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由 財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)；3.3.2大宗采購行為（采購/招標(biāo)單價在500元以上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供開戶行 及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3付款前，必須向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對發(fā)票內(nèi)容是否和合同一致，并填寫 發(fā)票明細(xì)單，部門負(fù)責(zé)人簽字，財(cái)務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部核銷。4. 違約處理采購人員應(yīng)積極跟進(jìn)項(xiàng)目采購/招標(biāo)項(xiàng)目，確認(rèn)項(xiàng)目交付期，如可能出現(xiàn)延期，管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門；貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，交管理部處 理。管理部接

8、到意見后，將情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并按投訴做緊急處理，及時以書面形式報(bào)給供應(yīng)商，并電話通知，要求供應(yīng)商換貨、退貨或變更服務(wù)；合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任，及仲裁和解約條款； 管理部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財(cái)務(wù)部核算損失，管理部負(fù)責(zé)追 索；追索不成，由法院裁決。5. 審計(jì)監(jiān)督財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對采購全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督、核查和審計(jì)；在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，除有管理部、采購 項(xiàng)目需求部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與外，財(cái)務(wù)部門要全程參與；采購人員要自覺接受審計(jì)及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢；對采購人員在采購過程 發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，將按公司有關(guān)制度予以制裁；情節(jié)嚴(yán)

9、重，觸犯法律者, 移送公安機(jī)關(guān)處理。管理部2010-7-20附表一、合同報(bào)批表：合同報(bào)批表（付款類）合同類別：付款類申報(bào)類別：申報(bào)時間：合同編號:以下由申報(bào)部門填寫合同名稱內(nèi)容提要合同標(biāo)的規(guī)格與數(shù)量價 格比 較參考報(bào)價一付款方式報(bào)價單位參考報(bào)價二付款方式報(bào)價單位參考報(bào)價三付款方式報(bào)價單位簽 方約對合同簽訂價付款方式單位名稱法人代表洽談人姓名職務(wù)電話業(yè)務(wù)狀況資信情況合同責(zé)任人簽名：年月日以下由各部門責(zé)任人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見使用部門意見簽名：年月日管理部意見簽名：年月日總經(jīng)理意見簽名：年月日注：本表須附以下材料一并報(bào)送有關(guān)部門：1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證明、許可證復(fù)印件等:2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。附件二、項(xiàng)目/工程采購申請單：深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù)有限公司財(cái)務(wù)管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI項(xiàng)目/工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項(xiàng)目名