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文檔簡介
1、.費(fèi)用支出管理制度一總則 為加強(qiáng)公司財務(wù)管理,嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度,充分發(fā)揮財務(wù)部門的監(jiān)督控制作用,特制定以下標(biāo)準(zhǔn)及程序。第一節(jié)費(fèi)用報銷制度的原則、內(nèi)容及要求費(fèi)用支出的原則(1)勤儉節(jié)約的原則。各公司的一切開支都必須本著節(jié)約的原則,費(fèi)用開支的標(biāo)準(zhǔn)必須依據(jù)費(fèi)用報銷管理辦法的有關(guān)要求執(zhí)行。 (2)真實(shí)合法的原則。費(fèi)用支出必須以真實(shí)性、合法性為前提,不得多列成本費(fèi)用和虛擬經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。 (3)嚴(yán)格審批的原則。費(fèi)用支出必須有嚴(yán)格的用款審批制度和報銷審批程序,嚴(yán)格審批權(quán)限,堵塞漏洞。 (4)可控性原則。對管理費(fèi)用中可以通過管理措施加以控制的費(fèi)用應(yīng)制定明確的管理辦法及監(jiān)督檢查制度。適用范圍及要求 本章的內(nèi)容適用于
2、全集團(tuán)的費(fèi)用支出管理,集團(tuán)級各個公司必須結(jié)合預(yù)算管理辦法執(zhí)行,如有特殊情況,上報集團(tuán)董事長審批后執(zhí)行。第二節(jié)費(fèi)用審批管理為加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部管理,規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險,現(xiàn)將集團(tuán)及各公司范圍內(nèi)對各項(xiàng)費(fèi)用的審批權(quán)限實(shí)行統(tǒng)一管理。費(fèi)用審批制度(1)各公司各種費(fèi)用開支項(xiàng)目,必須實(shí)行事前審批制度。事前需將費(fèi)用開支項(xiàng)目的內(nèi)容、事項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等報集團(tuán)審批人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行(集團(tuán)審批人如不在,必須電話請示,并在審批單上寫明已電話請示,并及時辦理補(bǔ)簽手續(xù)。)報銷時,需同時持審批單和發(fā)票等原始單據(jù)在批準(zhǔn)范圍內(nèi)據(jù)實(shí)報銷,僅持發(fā)票但無審批單的,財務(wù)不得予以報銷。(2)各公司招待費(fèi)、差旅費(fèi)報銷,必須經(jīng)負(fù)責(zé)行政職能部門審查、財務(wù)審核,報
3、各公司總經(jīng)理、集團(tuán)審批人批準(zhǔn)后方可報銷。(3)、各公司車輛用油,由負(fù)責(zé)行政職能的部門統(tǒng)一采購,統(tǒng)一發(fā)放,由其對每月油品采購、每輛車的耗油逐筆登記備查。每次領(lǐng)用必須有經(jīng)辦人簽字。下次申請采購時必須將前次采購、使用、結(jié)存情況一并上報,作為審批依據(jù)。由各公司總經(jīng)理、集團(tuán)審批人批準(zhǔn)后采購。未經(jīng)統(tǒng)一辦理采購的油品燃料費(fèi)用(長途出差途中加油費(fèi)用除外)財務(wù)不予審核報銷。其他經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審批制度(1)各公司、各部門各種合同必須由集團(tuán)審批人審批后方可簽定。(2)各公司銷售折扣、折讓及各種優(yōu)惠事項(xiàng),必須形成經(jīng)審批的成文優(yōu)惠政策,金額在制度規(guī)定范圍內(nèi)的,可由銷售經(jīng)理、總經(jīng)理決定,超出一定范圍的,必須經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,
4、但無論金額大小,必須履行集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字手續(xù)(集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)如不在,必須電話請示,并在審批單上寫明已電話請示,并及時辦理補(bǔ)簽手續(xù))。(3)各公司在進(jìn)行各銷售時必須實(shí)行現(xiàn)銷制度。如遇特殊情況需要賒銷,必須報集團(tuán)審批人批準(zhǔn)。第三節(jié)會議費(fèi)用報銷管理會議預(yù)算的審批無論是集團(tuán)召開全集團(tuán)工作會議還是各公司、各部門召開業(yè)務(wù)工作會議,如需租用外部會議場地、安排就餐及其他活動的,必須在會議召開之前由會議發(fā)起部門作出會議日程安排和用款計劃,報各公司總經(jīng)理審批,財務(wù)負(fù)責(zé)人審核,集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由集團(tuán)幫上負(fù)責(zé)辦理用款手續(xù)。會議費(fèi)報銷(1)各類會議結(jié)束后,會務(wù)組的工作要在10天內(nèi)到財務(wù)部門按事先審批過的會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表報
5、銷,會議費(fèi)用要嚴(yán)格控制在預(yù)算以內(nèi)。一般不準(zhǔn)超出預(yù)算額,超出金額,要寫出支出情況說明,按會議預(yù)算審批程度,經(jīng)審核批準(zhǔn)后,方可報銷。(2)各公司人員參加集團(tuán)召開的各類會議(食宿由集團(tuán)安排),除往返路費(fèi)(乘坐公共交通工具的)外,不得在各公司再報銷會議期間的伙食補(bǔ)助費(fèi)以及其他路費(fèi)。(3)會議期間不準(zhǔn)超標(biāo)消費(fèi),不準(zhǔn)以任何名義,任何方式給會議代表發(fā)放禮品、禮金。業(yè)務(wù)會議需贈送紀(jì)念品、宣傳品,必須在會議預(yù)算內(nèi)購置。第四節(jié)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷管理事前申請(1)各職能部門因業(yè)務(wù)招待用餐,須報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,由行使辦公室職能的部門統(tǒng)一安排。(2)各職能部門因業(yè)務(wù)需要饋贈禮品,需事先請示主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可購買。報銷審批
6、招待費(fèi)結(jié)算原則上一次一結(jié),結(jié)算時,由行使辦公室職能的部門持就餐費(fèi)報銷發(fā)票(經(jīng)辦人簽字),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審核簽字,集團(tuán)審批人簽批后,方可予以報銷。第五節(jié)、差旅費(fèi)報銷管理差旅費(fèi)開支范圍包括城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按區(qū)域劃分:一類地區(qū):北京、天津、上海、深圳、重慶、廣州、珠海、廈門、汕頭、海南、青島;二類地區(qū):各省的首府城市、計劃單列市三類地區(qū):除一、二類地區(qū)外的其他區(qū)外城市及銀川;四類地區(qū):自治區(qū)境內(nèi)除銀川外其他市縣借款制度(1)因工作需要出差預(yù)借差旅費(fèi)的,應(yīng)填寫差旅費(fèi)借款單,詳細(xì)填寫事由、出差路線、時間,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可,到行使辦公室職能的部門
7、備檔,并由總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人(或電話請示后集團(tuán)審批人)審批人簽字同意后,方可辦理借款手續(xù)。省內(nèi)出差借支差旅費(fèi)不得超過三千元,省外出差借支差旅費(fèi)不得超過一萬元。 (2)凡出差人員個人欠款未清、或使用支票未報銷者,不論任何理由都不予借款。(3)借款金額由部門負(fù)責(zé)人按出差事由和出差期限把關(guān),財務(wù)負(fù)責(zé)人本著安全合理的原則審批。出差人員出差乘坐交通工具規(guī)定符合條件的工作人員允許乘坐飛機(jī),(集團(tuán)部長級以上工作人員及各公司總經(jīng)理,)其他工作人員原則上出差乘坐火車、汽車,但在全面考慮多種交通工具,及不同時期各航線推出的機(jī)票折扣等因素下,同時結(jié)合各崗位實(shí)際工作的需要,可根據(jù)情況事先填寫交通工具改乘申請單。經(jīng)各公
8、司總經(jīng)理及集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可改乘飛機(jī),否則各公司財務(wù)人員不予報銷機(jī)票差旅費(fèi)報銷1、差旅費(fèi)報銷審批程序報銷人填寫費(fèi)用報銷單粘貼相關(guān)報銷憑證部門負(fù)責(zé)人審核財務(wù)負(fù)責(zé)人審批公司總經(jīng)理審批集團(tuán)審批人審批財務(wù)部支付。2、出差人員返回后,必須在十五日內(nèi)到財務(wù)部門報銷差旅費(fèi),逾期不報者,在次月工資中扣除借支金額,并扣罰報銷金額的5%。3、預(yù)借差旅費(fèi)報銷時填寫差旅費(fèi)報銷單,由所在部門負(fù)責(zé)人簽字,并持領(lǐng)導(dǎo)簽字的預(yù)借款單,經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后,報總經(jīng)理和集團(tuán)審批人簽字,方可報銷。超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的報銷金額,經(jīng)本人寫出超支原因,經(jīng)審批人簽字后,方能報銷。4、出差人員在報銷時,要一次性交回全部余款,不得拖欠。特殊情況
9、下不能一次交清的,應(yīng)向財務(wù)部門說明情況,但最遲不能超過一個月。凡沒有交清欠款的,轉(zhuǎn)為本人借款,從其工資中扣除,直到扣清,為扣清所欠借款,下次出差時,不能預(yù)借差旅費(fèi)。5、出差人員有責(zé)任對其在出差期間取得報銷發(fā)票的合法性進(jìn)行審核,要求發(fā)票內(nèi)容填寫齊全,大小寫金額無誤、清楚,有稅務(wù)部門監(jiān)章和出票部門的公章,否則財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。住宿及餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)(具體標(biāo)準(zhǔn)事項(xiàng)見制度流程匯編168頁)第六節(jié)、資產(chǎn)維修管理編制維修預(yù)算固定資產(chǎn)的維修應(yīng)由使用部提出維修申請、編制維修預(yù)算,經(jīng)管理部門審核后,報財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理復(fù)審后,報審批人審批即可;對于維修金額超過一萬元、不足五萬元的維修項(xiàng)目,由審批人審批即可;維修
10、金額超過五萬元的較大維修項(xiàng)目須上報集團(tuán),經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理辦公會議研究決定后再報審批人審批。財務(wù)部門應(yīng)對審批手續(xù)及維修預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格審查,符合以上規(guī)定,并辦理了相關(guān)手續(xù)后方可辦理預(yù)付款手續(xù)。內(nèi)控及保障1、資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)的維修結(jié)果負(fù)責(zé)。資產(chǎn)的維修必須經(jīng)資產(chǎn)管理部門同意后方可進(jìn)行,否則不予報銷。2、單項(xiàng)維修金額超過一萬元的維修項(xiàng)目,由資產(chǎn)管理部門及資產(chǎn)使用部門與維修單位簽訂維修合同(或?qū)Ψ絾挝怀鼍叩馁|(zhì)量保證承諾),明確維修日期、質(zhì)量保證、雙方的權(quán)力與責(zé)任等。3、資產(chǎn)管理部門應(yīng)對維修單位的情況進(jìn)行了解,承承擔(dān)較大維修項(xiàng)目的單位,應(yīng)有一定的規(guī)模、能承擔(dān)維修責(zé)任和義務(wù)。4、金額1000元以下的小修理及零星開
11、支費(fèi)用,由資產(chǎn)管理部門主要負(fù)責(zé)人組織人員進(jìn)行維修。報銷規(guī)定由經(jīng)辦人填制報銷單,后附正式發(fā)票、維修預(yù)算、合同、費(fèi)用審批單,經(jīng)資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審核,由審批人簽批,手續(xù)齊全后到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。第七節(jié)、辦公費(fèi)用報銷管理辦公用品報銷(1)嚴(yán)格預(yù)算管理,超月度預(yù)算10%以上的部分實(shí)行財務(wù)備案,將該信息及時傳遞至公司績效考核機(jī)構(gòu)進(jìn)行扣分。(2)由經(jīng)辦人填制報銷單,后附有正式發(fā)票、費(fèi)用審批單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審核,審核無誤后,由集團(tuán)審批人簽批。以上手續(xù)齊全后辦理報銷手續(xù)。 辦公電話費(fèi)報銷(1)各公司副總經(jīng)理、集團(tuán)各副部長以上高管人員及特批的業(yè)
12、務(wù)部門固定電話費(fèi)據(jù)實(shí)報銷。(2)其他人員、部門實(shí)行單部限額控制,限額如下:營銷部門:實(shí)報,業(yè)務(wù)部門250元,辦公室150元,財務(wù)部200元,門衛(wèi)室50元。(3)限額以內(nèi)據(jù)實(shí)報銷,超限額部分的50%由部門負(fù)責(zé)人的工資中扣除,剩余50%由部門其他人員均攤,由其工資中扣除。報刊、資料報銷各部門訂閱報刊、雜志、業(yè)務(wù)書籍、資料,均由辦公室統(tǒng)一訂閱。個人使用的非本職工作需要的學(xué)習(xí)資料書刊不能報銷。第八節(jié)、通訊費(fèi)報銷管理報銷范圍通訊費(fèi)是指因工作崗位需要而使用移動電話鎖產(chǎn)生的費(fèi)用,不含固定電話和網(wǎng)絡(luò)信息費(fèi),通訊費(fèi)不受通訊工具限制,超支部分自理。通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):集團(tuán)高管、各公司總經(jīng)理500元,各公司副總經(jīng)理、集團(tuán)各
13、部門部長、主任300元,集團(tuán)各部門副部長(部長助理)、副主任、各公司總經(jīng)理助理260元,各公司部門經(jīng)理、集團(tuán)各部主管、會計主管、集團(tuán)秘書200元,各公司業(yè)務(wù)主管、秘書、司機(jī)、出納150元,班組長100元,重要崗位且外勤聯(lián)系較多的員工(需經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn))100元。管理規(guī)定(1)通訊費(fèi)每月隨工資發(fā)放,超支部分個人負(fù)擔(dān)。(2)凡享受保修通訊費(fèi)待遇的職工,其移動通訊工具必須保證每日(含國家法定節(jié)假日)7:30至22:00正常開通,各公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、集團(tuán)部長助理以上人員以及特殊崗位人員必須保證24小時開機(jī)。如有一個月內(nèi)三次以上(含三次)違反本規(guī)定者,停發(fā)當(dāng)月通訊費(fèi)并罰款200元。(3)凡享受報銷通訊費(fèi)待遇的職工,其通訊號碼不得隨意變更或停機(jī),確有特殊原因需要變更的,必須報行使辦公室職能的部門備案。擅自變更移動通訊號碼或停機(jī),導(dǎo)致集團(tuán)無法與其正常聯(lián)絡(luò)的,停發(fā)當(dāng)月通訊費(fèi)并罰款200元。費(fèi)用支出簽批部門費(fèi)用需要預(yù)先做費(fèi)用申請的,必須注明用途、時間、金額等,部門領(lǐng)導(dǎo)審核,報總經(jīng)理審批。用款或借款申請、費(fèi)用報銷等,必須經(jīng)負(fù)責(zé)行政職能部門審查、財務(wù)審核,報公司總經(jīng)理、集團(tuán)審批人批準(zhǔn)后方可辦理。1各項(xiàng)費(fèi)用支出必須由經(jīng)辦人填寫必要的單據(jù)粘貼票據(jù),先由部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性,再由財務(wù)經(jīng)理審核業(yè)務(wù)及票據(jù)的合規(guī)性,最后由總經(jīng)理審批,經(jīng)授權(quán)
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