電子檔案管理信息系統(tǒng)解決方案

1、電子檔案管理信息系統(tǒng)解決方案第一章檔案管理系統(tǒng)硬件體系架構(gòu)3一、系統(tǒng)拓扌卜圖3二、邏輯運行架構(gòu) 4三、網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)的建議 5四、系統(tǒng)軟件及硬件設(shè)備重用 5第二章應(yīng)用軟件概述7一、系統(tǒng)開發(fā)及運行環(huán)境7二、軟件系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 7三、系統(tǒng)功能概述8四、用戶類圖和特征9五、用戶類關(guān)系及用例圖10第三章 系統(tǒng)功能詳述 12一、文件管理12二、檔案管理14三、移交接收14四、檔案保管15五、檔案利用16六、鑒定銷毀17七、檔案統(tǒng)計17八、檔案編研18九、查閱18十、系統(tǒng)維護18十一、系統(tǒng)擴展功能20第四章 采用的系統(tǒng)平臺方面特點 21一、數(shù)據(jù)集中運行模式的優(yōu)勢21二、應(yīng)用系統(tǒng)功能的可擴充性 21三、平臺的依

2、賴性、方便移植 21四、系統(tǒng)性能的可伸縮性21五、更高的安全性22六、完善的數(shù)據(jù)存儲方式22第五章業(yè)務(wù)方面特點23一、多層次檢索途徑，確保查全率和查準(zhǔn)率 23二、輕松實現(xiàn)移交接受 23三、精確合理兩級權(quán)限管理，確保授權(quán)的安全方便 23四、靈活方便的模板設(shè)計24五、良好的信息共享性24第一章電子檔案管理系統(tǒng)硬件體系架構(gòu)本系統(tǒng)采用B/S模式，即可以支持局域網(wǎng)內(nèi)運行，也可以支持在互聯(lián)網(wǎng)上運行；可 以單機運行，也可以支持服務(wù)器分布式運行；用戶采用瀏覽器方式使用系統(tǒng)，可以使日 常維護簡單、版本更新便捷、節(jié)約投資成本、系統(tǒng)拓撲圖信息網(wǎng)絡(luò)中心管理.查詢利用工作站磁滯陣列柜移交磁帶機或 苴地備份設(shè)備數(shù)據(jù)庫/立

3、件毗b應(yīng)用 服務(wù)器檔秦管理、檔案二級數(shù)據(jù)二級存儲設(shè)備 利用工作站庫人命服務(wù)器廉備份設(shè)備檔案管理.利用 工作站n扁域網(wǎng)或上報盤AM單機運行的檔秦管理*利用工件站（A）各分支機構(gòu)或立檔單位（B）各分支機構(gòu)或立檔單位<C）各分支機構(gòu)或立檔單位圖一-4 -電子檔案系統(tǒng)管理圖例預(yù)歸檔文件庫報姜打印訂者歿/掃冬Ir經(jīng)厶站史f_琢口 13雜檔警據(jù)庫檔案統(tǒng)計-5 -# -庫房設(shè)備管理-# -# -二、邏輯運行架構(gòu)如上圖一所示，電子檔案管理系統(tǒng)可建立多個相對獨立的分支機構(gòu)的檔案子系統(tǒng)，并可授權(quán)下屬二級單位通過瀏覽器方式對自己的數(shù)據(jù)進行管理利用 ，對于公開檔案，總 部檔案館和各二級單位間都可以相互查詢，對于

4、涉密檔案，需要相互授權(quán)才可查詢 ，并 可以根據(jù)從屬關(guān)系進行檔案的移交。檔案實體由于地域分散，因此還是保持分散保管。此模式大大方便了機構(gòu)扁平化后 的檔案管理和利用。（一）信息網(wǎng)絡(luò)中心1. 數(shù)據(jù)庫、文件服務(wù)器：保存檔案的門類和目錄數(shù)據(jù)和通過磁盤陣列柜或NAS存儲設(shè)備統(tǒng)一保存檔案原文。2. WEB服務(wù)器：運行JAVA應(yīng)用服務(wù)器，用于運行 WEB應(yīng)用程序，用于檔案的管理 和發(fā)布數(shù)據(jù)庫服務(wù)和WE曲艮務(wù)可以在一臺服務(wù)器上運行，隨著業(yè)務(wù)的增長服務(wù)器不能滿足 運行壓力時，可隨時添加服務(wù)器，分開運行。（二）二級單位如上圖二，各單位的檔案管理圖例，各單位可對自己的檔案進行完全的管理。根據(jù)情況不同可以選擇如下二種運

5、行方式：1. 二級單位：如果光纖相連，客戶端可以直接與網(wǎng)絡(luò)中心的服務(wù)器相連，使用網(wǎng)絡(luò) 中心的服務(wù)器運行檔案管理軟件。2. 二級單位：如果沒有主網(wǎng)絡(luò)連接的情況下，本系統(tǒng)提供單機運行的檔案管理軟 件，并定期通過上報盤的方式移交到數(shù)據(jù)中心。三、網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)的建議（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。建議用戶的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安裝各種網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和軟件，以滿足 檔案系統(tǒng)的要求。（二）主機。方案選用的聯(lián)想服務(wù)器，具有 7X 24的連續(xù)運行能力；同時該服務(wù)器 支持RAID硬件冗余及支持群集技術(shù)，保證了系統(tǒng)具有進一步提高可靠性的擴展能力。（三）工作站。工作站采用 PC機。（四）存儲、備份及恢復(fù)。1. 資料存儲模式根據(jù)檔案信息利用頻率

6、及存儲介質(zhì)的有效壽命，檔案數(shù)據(jù)在計算機系統(tǒng)中的存放形 式分為在線、離線兩個層次。在線為將檔案數(shù)據(jù)實時存儲在磁盤陣列中，離線即通過磁 帶庫等備份設(shè)備備份后，將備份介質(zhì)離線存儲，以提高數(shù)據(jù)保存的安全性。2. 備份及恢復(fù)為提高資料存儲的安全性，保證系統(tǒng)不間斷運行，建議集成一套智能的、運行可靠 穩(wěn)定的在線備份軟件，與數(shù)據(jù)庫結(jié)合緊密，實現(xiàn)7X24小時自動化的數(shù)據(jù)庫和文件備份， 并保護原有備份系統(tǒng)的投資，保證數(shù)據(jù)庫在線備份的實現(xiàn)。3. 備份軟件使用專業(yè)備份軟件，支持數(shù)據(jù)庫和文件自動備份到其他磁盤陣列或 NAS上，并支持 備份到磁帶機上。四、系統(tǒng)軟件及硬件設(shè)備重用可與其他系統(tǒng)共用數(shù)據(jù)庫、J2ee應(yīng)用服務(wù)器和

7、系統(tǒng)軟件，并可共用服務(wù)器、磁盤陣列柜、磁帶庫等存儲和備份設(shè)備-6 -第二章應(yīng)用軟件概述一、系統(tǒng)開發(fā)及運行環(huán)境應(yīng)用系統(tǒng)（B/S）開發(fā)平臺：J2EE開發(fā)平臺下的B/S架構(gòu)程序；開發(fā)語言：JAVA（ JDK1.3以上）;服務(wù)器操作系統(tǒng)：跨平臺（WINDOWS/LINUX/UN）支持的 應(yīng)用服務(wù)器：Tomcat、Websphere Application Sever、Sun OneApplicati on Server、Weblogic Application Server；數(shù)據(jù)庫：Orcale & 以上，SQL Server 2000 以上客戶端：windows 98以上，IE5.5以上。輔

8、助功能（如數(shù)字化軟件、單機版軟件、報表生成、模板定制工具等）開發(fā)平臺：WINDOWS境下的C/S架構(gòu)程序；運行環(huán)境：WINDOWS列平臺；開發(fā)語言：VB和VC+七二、軟件系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)在系統(tǒng)設(shè)計中，為將用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯分離、業(yè)務(wù)邏輯與數(shù)據(jù)訪問分離，本方案 將系統(tǒng)按照三層結(jié)構(gòu)劃分。根據(jù)三層結(jié)構(gòu)的設(shè)計思想，將系統(tǒng)分為三個層次：數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)邏輯層、表示層。 以XML為核心下圖是將XML數(shù)據(jù)作為應(yīng)用核心的系統(tǒng)模型圖。-7 -業(yè)務(wù)邏輯組件業(yè)務(wù)邏輯組件 I業(yè)務(wù)邏輯組件1業(yè)務(wù)邏輯組件業(yè)務(wù)邏輯組件數(shù)據(jù)層組件數(shù)據(jù)層組件數(shù)據(jù)層組件嚴(yán)弓產(chǎn)數(shù)據(jù)庫文件系統(tǒng)J網(wǎng)絡(luò)10圖4-4-6以XM為核心的系統(tǒng)模型HTMLApplet

9、其它系統(tǒng)/服務(wù)丿e»:'eei丄XSLT/HTML其它轉(zhuǎn)換插件-"id :一 =:!:!一詡 h.r.iz'數(shù) l!：L!：h：；'!：L：據(jù)：:i：i；:i；:id；:ii3：j；:i：:n；ji,pljijrilji,jiljilp,jil|rjilji,pljililj,jiljip，iil|rjilji,pljijriljj諒;ii；B；曲;Fili；/;諒;最下層是應(yīng)用的數(shù)據(jù)源，包含各種可能的數(shù)據(jù)介質(zhì)。通過系統(tǒng)的處理，將不同介質(zhì) 的數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一定義的應(yīng)用可處理的 XML數(shù)據(jù)。中間部分是符合應(yīng)用服務(wù)XML格式定義的XML數(shù)據(jù)。應(yīng)用

10、服務(wù)的XML格式定義是依 照應(yīng)用的處理流程，將每個獨立的步驟中所需的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)通過 XMLS義。某一個應(yīng)用服 務(wù)所包含所有的XMLS義的集合，就是此服務(wù)流程中所有的數(shù)據(jù)和狀態(tài)信息。產(chǎn)生的XML數(shù)據(jù)將通過表示層的轉(zhuǎn)換，產(chǎn)生服務(wù)流程各個狀態(tài)的頁面。 這里通過上 層部分描述了幾種轉(zhuǎn)換方式。表示層可以將XML轉(zhuǎn)換為一種顯示輸出，比如HTM頁面。三、系統(tǒng)功能概述電子檔案管理系統(tǒng)EAMS將以專業(yè)的、易用的信息管理平臺對檔案信息數(shù)據(jù)進 行統(tǒng)一集中管理，使總部、各二級單位、行業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)部門和檔案部門之間實現(xiàn)數(shù)字 （電 子）檔案信息自動歸檔和共享，能及時方便地查詢利用有關(guān)檔案信息。該系統(tǒng)提供文件管理子系統(tǒng)、檔案管

11、理子系統(tǒng)、查詢利用子系統(tǒng)、光盤發(fā)布子系統(tǒng)、 系統(tǒng)維護子系統(tǒng)以及統(tǒng)一的業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口。文件管理子系統(tǒng)實現(xiàn)了文件組卷、文件鑒定、 歸檔號和歸檔號的生成、案卷號的生 成等功能。檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)了編目管理、原文管理、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔 案統(tǒng)計、檔案利用、檔案編研等功能。同時支持傳統(tǒng)方式整理及檔案整理新規(guī)則。查詢利用子系統(tǒng)，實現(xiàn)每個人在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，進行目錄及原文的查詢、利用 及打印等功能，對于在自己權(quán)限范圍外的文檔，要經(jīng)過相關(guān)的審批流程，待得到批準(zhǔn)后， 才可以對之進行利用。歸檔接口。接收0A系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了與 0A系統(tǒng)的無縫連接。為了擴展的需 要，預(yù)留對其它管理系統(tǒng)的接口。該系

12、統(tǒng)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)資源，使檔案信息在網(wǎng)上流動起來，通過多用戶權(quán)限控制，多級保密權(quán)限設(shè)置，各部門均能在網(wǎng)絡(luò)上對自己部門進行數(shù)據(jù)錄入、檢索 檔案信息，并可隨時調(diào)閱原文。檔案部門的人員可以通過網(wǎng)絡(luò)直接進行質(zhì)量檢查和檔案 目錄數(shù)據(jù)的接收和檔案電子文件的接收。節(jié)省了人力及時間。四、用戶類圖和特征檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員其他部門檔案 管理員檔案部門檔累管理員-9 -礪管理員保管員-# -# -檔案查詞用戶用戶類圖:用戶類說明:檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員：具有檔案管理系統(tǒng)所有的權(quán)限，是本系統(tǒng)的管理員,他的任務(wù)是維護本系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。此角色由信息網(wǎng)絡(luò)中心指定人員擔(dān)當(dāng)。檔案管理員：負責(zé)檔案的錄入、查詢、管理工作，每

13、個文檔管理員都在自己允許的權(quán)限內(nèi)進行檔案管理。此角色由檔案部門人員及其他單位檔案人員擔(dān)當(dāng)。檔案查詢用戶：主要是檔案查詢用戶，該用戶在允許的權(quán)限范圍內(nèi)進行檔案信息的查詢。檔案保管員：負責(zé)檔案部門的檔案保管相關(guān)工作五、用戶類關(guān)系及用例圖文件著錄更他部門襠案昔理員（from jftrtoirs）丈件排序(from Jt祥趙"8)檔案剖門檔案移交（from榜瓷戕喪）檔案接收文件分類檔案征集(fromo文件鑒定文件關(guān)聯(lián)關(guān)系設(shè)置文杵歸檔<D欄累調(diào)整檔案著錄鑒定銷毀全宗卷管陣檔案統(tǒng)計編研管理（Jfrcxn *3霖紬冊）(fnom j totors)(frwn罵東審囲(from櫛來用1用(fr

14、om檔茶申I用;1存於忖置管理檔案保管伏呪管理出入庫管理庫房萱理檔案庫房溫濕度管理(frwri也冕鍥桂(from打築擁童)(from肖廉煤雄)ffrom晶靠悅童(fntxri格黛碟隹-11 -第三章系統(tǒng)功能詳述一、文件管理文件管理中的文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門將其 中有保存價值的文件整理立卷，定期移交給本單位檔案機構(gòu)或檔案人員集中管理的過 程。各部門未形成檔案之前的數(shù)據(jù)信息都稱為文件。其文件管理包括單層表結(jié)構(gòu)的文件 管理（如簡化方式的文件級）和兩層表結(jié)構(gòu)的文件管理。（一）文件著錄業(yè)務(wù)部門的檔案員，需要對本部門產(chǎn)生的文件進行登記，檔案部門的檔案管理人員 需要對本部門

15、及其他單位的文件進行登記，即對文件登記記錄的增、刪、改操作，對于 經(jīng)由0A系統(tǒng)中的文件，不再需要著錄操作，對于外來文及其他非0A系統(tǒng)并且不在業(yè)務(wù) 系統(tǒng)中的文件，需要進行手工著錄，以及原文的掃描和原文掛接等操作。對于已登記的 文件，要求在瀏覽時能夠按照不同檔案門類的不同排序方案進行分類排序（排序可多字段組合，可以按照代碼來排序），并依據(jù)排序的結(jié)果形成歸檔號（兩層表時只針對案卷 級）。對于兩層結(jié)構(gòu)的文件登記記錄，能夠進行組卷操作。在編輯過程中，可批量替換檔案屬性值，提供檢索功能，能夠進行簡單和組合檢索； 檢索工具（相關(guān)的目錄報表）的生成，即目錄報表的打印。（二）文件分類排序需求描述：用戶通過系統(tǒng)設(shè)

16、置文件的排序方式。1. 設(shè)置分類排序方案。用戶通過系統(tǒng)設(shè)定不同類型檔案的排序方案，并設(shè)定各個 排序字段的排序方式，升序、降序或者字典排序，缺省是升序。排序方案能夠修改、保 存。設(shè)置后系統(tǒng)根據(jù)排序方案對文件進行排序。2. 系統(tǒng)依據(jù)排序的結(jié)果自動生成歸檔號，用戶對字段的順序可以進行手工調(diào)整。（三）文件鑒定鑒定分為兩種方式：手工鑒定和自動鑒定。用戶對文件進行保管期限和歸檔鑒定。保管期限鑒定就是確定文件的保管期限。歸檔鑒定就是確定文件的歸檔狀態(tài)（電子歸檔、實物歸檔、不歸檔、暫存等等）手工鑒定：1檔案鑒定，通過檢索選中若干份文件，為其選擇好歸檔狀態(tài)后，進行成批鑒定。2保管期限鑒定，可通過檢索選中若干份文

17、件，為其選擇好保管期限后，進行成 批鑒定。自動鑒定：1根據(jù)檔案管理辦法設(shè)置歸檔范圍和保管期限的方案；2. 通過檢索選中若要鑒定文件；3根據(jù)這些文件的文件類型，自動生成選中的每個文件的保管期限和歸檔狀態(tài)。（四）輔助組卷系統(tǒng)自動檢索出當(dāng)前檔案門類中的未組卷的文件以及現(xiàn)有案卷，創(chuàng)建新案卷，向已有案卷中添加這些文件，并將案卷歸檔。（五）密級期限設(shè)置批量設(shè)置密級的有效期限，如果不設(shè)置，系統(tǒng)認為該密級永久有效。（六）解密對需要解密的文件進行解密處理。 系統(tǒng)自動檢索出密級期限到期的文檔， 可選擇部 分解密，沒進行解密操作的文檔的密級依然有效。（七）設(shè)置目錄號設(shè)置檔案實體的目錄號。系統(tǒng)要有兩種設(shè)置方式：分期限

18、和混期限。分期限就是為 所有保管期限分別設(shè)置一個目錄號，設(shè)置完畢后，該實體的每個文件的目錄號就會根據(jù) 自己的保管期限自動生成。（八）生成歸檔號能夠自動生成歸檔號，生成的歸檔號要以用戶指定的號開始，順序累加。用戶先選擇要生成歸檔號的文件， 在指定初始歸檔號，系統(tǒng)自動生成選擇文件的歸 檔號。（九）文件歸檔檔案部門人員對需歸檔的文件進行歸檔。1. 制定要歸檔的信息門類，設(shè)置該門類的目錄號生成方案（分期限或混期限）；2. 選擇該門類下要歸檔的文件，按照這些文件的排列順序生成歸檔號；3. 系統(tǒng)自動生成每個條目的案卷號和目錄號；4. 完成歸檔。（十）關(guān)聯(lián)關(guān)系設(shè)置為了方便檢索和利用，需要將與某一個問題相關(guān)的

19、文件關(guān)聯(lián)起來，這些文件可以不屬于同一案卷。通過關(guān)聯(lián)中的某一個文件，可以很快的找到關(guān)聯(lián)中的其它文件，文件歸 檔后，關(guān)聯(lián)關(guān)系應(yīng)依然保持。調(diào)閱時，應(yīng)該能看到關(guān)聯(lián)中文件。（一）按字典排序根據(jù)用戶自己設(shè)置的字典的順序進行排序。例如：在系統(tǒng)的保管期限字典中，永久排在第一位，長期排在第二位，短期排在第 三位，那么當(dāng)文件顯示時，保管期限是永久排在前面，然后是保管期限是長期的文件， 最后是保管期限是短期的文件。注：該功能也應(yīng)用于檔案管理功能模塊。（十二）適應(yīng)機構(gòu)變更用戶現(xiàn)在的機構(gòu)必定要發(fā)生變化，系統(tǒng)要能夠解決機構(gòu)的新增、合并、分拆、名稱 變更等問題，確保了數(shù)據(jù)的正確性與完整性。二、檔案管理本模塊中涵蓋了檔案管理

20、人員工作中各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理過程，包括著錄、組卷、調(diào) 整、檢索、移交、接收、制作目錄。（一）檔案著錄對于歷史的檔案數(shù)據(jù)，檔案管理員可進行傳統(tǒng)整理方法（先錄入案卷信息再錄入卷 內(nèi)文件信息）或簡化整理方法（單級文件）的著錄，以及原文的添加、掛接。（二）案卷調(diào)整檔案管理員在歸檔的過程中，需要對錯誤的歸檔結(jié)果進行糾錯，包括：分卷、合卷、 拆卷、插卷、補空卷、卷內(nèi)順序調(diào)整、案卷順序調(diào)整、案卷號調(diào)整等等。（三）Excel輸出要能夠?qū)⒂脩暨x擇的數(shù)據(jù)輸出到 Excel中，用戶可以對這些數(shù)據(jù)以及格式進行必要 的調(diào)整。注：該功能也同樣應(yīng)用于文件管理功能模塊。三、移交接收下級檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、

21、相關(guān)資料實體與原文及檢索目 錄向上級檔案部門移交。檔案部門經(jīng)驗收無誤后，向移交單位出具交接文件。（一）移交下級檔案部門或其它單位將其管理的需移交的檔案、相關(guān)資料實體與原文及檢索目 錄向上級檔案部門移交并記錄。流程：1移交單位或部門填寫檔案交接文據(jù)，將移交檔案的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù) 導(dǎo)出送至上級檔案部門；2、收到上級檔案部門審簽的交接文據(jù)后，將移交情況匯總至檔案移出登記簿 中，并將實體已移交檔案索引的”保存狀態(tài)”賦予移交標(biāo)識。（二）接收上級檔案部門接收其他單位移交的檔案、相關(guān)資料實體與電子文件及檢索目錄。流程：上級檔案部門對擬接收檔案的案卷目錄和文件目錄的數(shù)據(jù)進行錄入或通過導(dǎo)入、網(wǎng)上傳輸?shù)仁侄?/p>

22、接收；上級檔案部門清點無誤后審簽交接文據(jù)，交接文據(jù)歸入移交檔案的全宗卷同時退給 移交部門一份，有關(guān)接收情況匯總至檔案收進登記簿中。四、檔案保管（一）庫房管理提供庫房面積、相關(guān)設(shè)備、排架情況等信息的著錄與維護，進行信息的查詢、統(tǒng)計 處理。（二）存放位置管理能夠成批設(shè)置檔案的存放位置信息，建立存放位置索引。并能夠打印全宗存放索 引、庫房存放位置索引。流程：通過檢索處理，選擇出相關(guān)的檔案，填寫相應(yīng)的存放位置信息，將這一批檔案的相 關(guān)“存放位置”信息進行替換。（三）檔案保管狀況管理定期對庫房中的檔案進行檢查，檢查的結(jié)果記錄到檔案檢查狀況登記簿中；對檔案 進行修復(fù)時，填寫修復(fù)情況登記簿記錄修復(fù)工作，便于

23、日后的工作統(tǒng)計；登記時能夠自 動更新檔案條目的“保管狀態(tài)”信息。（四）檔案庫房溫濕度管理每日登記表數(shù)據(jù)錄入或轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計分析。通過數(shù)據(jù)表來記載信息，提供著錄、檢索、 統(tǒng)計和打印等功能。由用戶手動的填寫相應(yīng)的著錄項，對于某些著錄項，要求能夠繼承 上一條紀(jì)錄的值。（五）出入庫管理出入庫管理，可以手工錄入檔案信息，記載檔案的出入庫信息。出入庫管理，在接收檔案實體，消毒上架排列或移交檔案出庫后，按每個庫房的出 入庫動作都要登記檔案出入庫登記簿。五、檔案利用（一）利用登記當(dāng)借閱實物檔案時，要手工登記檔案的利用表，若檢索到的條目下沒有原文，而該 文件的載體是“紙質(zhì)”時，可在頁面中登記檔案利用申請信息，然后到

24、檔案室進行借閱。 在進行借閱時，檔案管理員可直接調(diào)出該利用人的利用申請信息直接轉(zhuǎn)利用；利用方式和利用目的的選擇項應(yīng)能自由定義。利用登記后，如果是實物檔案，系統(tǒng)會提示用戶到 檔案室去借閱檔案。對于自己無權(quán)查看的檔案，需要進行利用申請，待得到批準(zhǔn)后，如 果是實物檔案（無原文），可到檔案室去借閱，如果是電子檔案，可直接通過查詢即可 利用。（二）利用管理對檔案的借閱利用進行管理，能夠進行催還、歸還、續(xù)借等操作，對利用的歷史信 息能夠檢索。利用流程：1. 通過檢索或手工輸入的方式填寫相應(yīng)的借檔信息，然后輸入利用人信息，填寫 利用方式、利用目的、歸還日期，信息填寫完畢后即可登記，并打印登記單、借閱單、 催

25、還單、督辦單等；2. 利用者使用完畢后，可將檔案實體單份或成批交還利用管理員；3. 利用管理員錄入歸還檔案信息，登記利用效果；4. 如果借閱者需要續(xù)借，那么利用管理員檢索該借閱者的所有借閱的檔案，選擇 要續(xù)借的檔案，可直接轉(zhuǎn)入利用登記。如果登記成功，自動將相應(yīng)的檔案信息做歸還及 借閱處理。（三）催還流程：1. 系統(tǒng)自動檢索出需要催還的人員名單；2. 選擇要催還的人員；3. 印催還單給選擇的人員。（四）利用統(tǒng)計可分不同利用方式，如查閱電子、查閱實體、出借、復(fù)制、傳真等。進行人次、卷次、件次、張數(shù)等方面的統(tǒng)計，可統(tǒng)計某一時點出借尚未歸還的檔案實體。 可按利用者、 利用時間、利用方式、借閱操作人等進

26、行查詢。檢索到相關(guān)檔案信息，進行原文瀏覽時, 自動進行利用登記（不需要歸還）?？梢越y(tǒng)計某個文檔的調(diào)閱次數(shù)?？梢越y(tǒng)計通過申請調(diào)閱檔案的次數(shù)。（五）檔案利用流程r一一 嚴(yán)查詢 = 利用申請P本部領(lǐng)導(dǎo)審批斗 責(zé)任部門審批 =>丿 I fI管理員授權(quán)利用匚JL注：1. 此流程是針對于那些利用者不具有權(quán)限的檔案，對于那些具有權(quán)限的檔案，用 戶不必經(jīng)過此過程即可利用檔案。2. 此流程可由用戶根據(jù)實際工作情況自定義。六、鑒定銷毀系統(tǒng)自動檢索出到期的檔案，通過保管期限鑒定、銷毀鑒定后，將待銷毀的檔案形 成銷毀清冊。鑒定銷毀時，要記載下相關(guān)的信息；銷毀的檔案自動賦予“實體已銷 毀”標(biāo)識，同時歸入檔案銷毀庫

27、。需要進行案卷的拆分、合并，并能夠修改案卷號、目錄號信息，結(jié)果形成鑒定整 理登記簿，能夠根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進行工作統(tǒng)計。七、檔案統(tǒng)計創(chuàng)建、維護、導(dǎo)入、導(dǎo)處相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表。；打印輸出；能夠?qū)罂深A(yù)先定制好檔案局規(guī)定的相關(guān)報表（基本情況統(tǒng)計年報）表輸出到Excel文件中；能夠?qū)⑾录壭猩蠄蟮臄?shù)據(jù)導(dǎo)入；能將系統(tǒng)中的報表導(dǎo)出為文件； 能將報表文件導(dǎo)入到系統(tǒng)中。八、檔案編研進行大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、重要文件匯編、人事任免匯編的編研工作。 能夠通過檢索查到相關(guān)的檔案，打開相應(yīng)的原文，進行原文的復(fù)制、粘貼等編輯操作， 進行編研。九、查閱總部或檔案館和各個分支機構(gòu)能夠互相查閱數(shù)據(jù)，進行信息資源的共享

28、利用。提供簡單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進得檢索手段，通過網(wǎng)絡(luò)快速地查閱信息， 能夠在權(quán)限范圍內(nèi)直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進行原文的打印、下載等操作。當(dāng)檔案只存在實物檔案，不存在電子原文時， 用戶可直接進行利用申請登記，該登 記信息能夠直接被送到檔案部門，用戶去借閱時，能夠直接調(diào)出該申請登記信息。十、系統(tǒng)維護（一）信息門類管理根據(jù)檔案的特點，把系統(tǒng)各種目錄數(shù)據(jù)分為各邏輯類目， 下層的邏輯類目包含幾層 具體的物理表，用戶通過系統(tǒng)可在這幾層物理表間設(shè)定關(guān)聯(lián)關(guān)系，如案卷和文件的關(guān)系。 對每一物理表用戶可自定義表名、表描述，對表的每一字段，用戶可自定義字段名、字 段類型,指定字段的是否可為空

29、、唯一、值繼承、自動加一，并可添加、刪除、修改字 段。處理步驟：1. 系統(tǒng)對類目的定義進行初始化設(shè)定。初始化將生成固定字段和可選字段，其中 固定字段是必須有的，用戶只能修改字段描述，不能修改字段名；可選字段用戶可進行 添加，修改等操作；2. 用戶根據(jù)需要修改字段。對于固定字段，用戶可以并且只能修改字段描述，不 能修改字段名。對于可選字段用戶可進行添加，修改等操作。（二）用戶管理用戶管理的內(nèi)容是對用戶對象和用戶 一一權(quán)限的管理。具體控制的權(quán)限分為數(shù)據(jù)權(quán)限（查詢、修改、對應(yīng)原文權(quán)限）和業(yè)務(wù)功能操作的權(quán) 限設(shè)置（三）檔號格式定義用戶通過系統(tǒng)定義各門類的檔號格式。系統(tǒng)提供的缺省設(shè)置為國家檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)中

30、 定義的歸檔號組成結(jié)構(gòu)，用戶可以在此基礎(chǔ)上定義。（四）其他系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)提供以下設(shè)置功能：歸檔范圍設(shè)置；保管期限規(guī)則的設(shè)置。（五）數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)提供如下功能：數(shù)據(jù)導(dǎo)入：能導(dǎo)入包括 ACCESSDBF SQLSERVERORACLE等常見數(shù)據(jù)庫格式的數(shù)據(jù)；用戶能自定義字段間的對應(yīng)關(guān)系，系統(tǒng)按用戶設(shè)定的對應(yīng)關(guān)系導(dǎo)入數(shù)據(jù)；能在已有 字段的基礎(chǔ)上臨時生成新字段，把新字段的數(shù)據(jù)導(dǎo)入對應(yīng)目標(biāo)字段中； 能保存用戶設(shè)定 的導(dǎo)入環(huán)境（包括字段間的對應(yīng)關(guān)系、定義的新字段、導(dǎo)入條件等），用戶可導(dǎo)入該環(huán)境，避免重復(fù)設(shè)定導(dǎo)入環(huán)境；對字段類型和長度系統(tǒng)可自動做相應(yīng)的轉(zhuǎn)換和截斷操作； 能設(shè)定導(dǎo)入數(shù)據(jù)的范圍；（六）日志管理登陸日

31、志管理：記錄了用戶登錄本系統(tǒng)的用戶名、登錄時間、注銷時間等信息。原文日志管理：記錄了用戶每次添加、修改、刪除原文資料時所作的時間、用戶名等相關(guān)信息。系統(tǒng)維護日志管理：記錄了用戶每次對系統(tǒng)配置的改動，如創(chuàng)建新門類、添加、刪除字段等信息。除了以上的日志功能，還提供靈活的定制日志功能，通過少量的開發(fā)定制某種操作 的日志記錄。（七）權(quán)限管理多級權(quán)限管理，可以通過對總部的檔案室或檔案館超級管理用戶可以賦權(quán)給下級立檔單位或部門的二級超級用戶，使之有管理自己單位的人員的權(quán)限。用戶管理：分為用戶組和用戶，可以指定用戶組或用戶權(quán)限，用戶可以繼承所在組 的權(quán)限，并可以單獨賦權(quán)超越組的權(quán)限。按照操作功能和檔案門類組

32、合賦權(quán)，可以賦予用戶每一個檔案門類的不同操作功能的權(quán)限。十一、系統(tǒng)擴展功能用戶可以選擇如下擴展功能來滿足對檔案管理的需求。（一）批量掃描子系統(tǒng)對于批量掃描紙質(zhì)檔案，數(shù)字化加工軟件，提供包括掃描、優(yōu)化、批量掛接等功能。（二）OCR識別可以在掃描子系統(tǒng)集成第三方OCR軟件對掃描的原文進行OCR識別，并將識別后的 文本信息存儲到數(shù)據(jù)庫或文本文件中，為方便利用和全文檢索做準(zhǔn)備；也可將OCR功能 集成到客戶端，方便用戶在瀏覽圖像原文時有選擇性的進行 OCR識別。（三）全文檢索可以集成第三方全文檢索引擎，可對 OCR識別后的公開檔案進行專業(yè)化的全文檢 索。（四）光盤發(fā)布本系統(tǒng)提供一個光盤發(fā)布工具，它可作為

33、數(shù)據(jù)條目和原文的一種備份手段， 同時它 可以獨立運行，為脫離文檔中心平臺的文件利用提供了一種手段。 存儲于文件中心管理 系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)，需要方便的離線瀏覽、快捷的數(shù)據(jù)遷移、安全的光盤備 份等功能，包含四個功能模塊：光盤發(fā)布、光盤上載、光盤瀏覽、光盤合并。（五）接口模塊1. 統(tǒng)一身份認證接口。為部門內(nèi)部統(tǒng)一的授權(quán)系統(tǒng)留下的可以擴展的接口，直接 讀取身份認證LDAP服務(wù)器進行身份認證。2. OA數(shù)據(jù)歸檔接口。留有與 OA等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，可以根據(jù)用戶的系統(tǒng)實 際情況二次開發(fā)接口模塊，自動將OA等其他系統(tǒng)中需要歸檔的目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)歸 入檔案系統(tǒng)中，并保留原有文件格式及流程生成的附

34、件。3. 業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。可通過二次開發(fā)接口將企事業(yè)單位的現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生 的、需要歸檔的文件數(shù)據(jù)，直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)中來，在通過檔案管理軟件進行其它的 管理操作。第四章采用的系統(tǒng)平臺方面特點一、數(shù)據(jù)集中運行模式的優(yōu)勢（一）充分實現(xiàn)了總部對的分支機構(gòu)的工作進行督導(dǎo)、監(jiān)控。（二）方便集中管理、維護、備份檔案管理系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。（三）避免了數(shù)據(jù)分散在各下屬單位，無法快速的進行對檔案數(shù)據(jù)全面的檢索和利 用。（四）方便集中在服務(wù)器端進行應(yīng)用邏輯層的修改和維護，無需客戶端有任何變動，即可完成對系統(tǒng)的改進。（五）減少對軟件和硬件的投資。（六）減少對網(wǎng)絡(luò)帶寬的依賴性。二、應(yīng)用系統(tǒng)功能的可擴充性多層架構(gòu)

35、的設(shè)計、合理的平臺的選擇以及超強的可定制的功能設(shè)計，可以提供很好 的功能擴充性，而不需要修改系統(tǒng)本身。當(dāng)需求發(fā)生變化時，第一選擇是通過簡單的定 制或系統(tǒng)配置，來滿足要求；第二選擇是通過部署一些新開發(fā)的模塊來滿足要求；第三 才是修改系統(tǒng)本身?？删o密集成第三方軟件，如全文檢索和 OCRS別軟件，大大方便利用。三、平臺的依賴性、方便移植無論是訪問數(shù)據(jù)庫還是訪問文件系統(tǒng)，均不使用與操作系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)，應(yīng)用服務(wù) 器使用已經(jīng)通過 Sun的J2EE1.2以及1.3認證,，全面支持業(yè)界的開放性標(biāo)準(zhǔn)包括 Java/J2EE, XML, LDAP，WM，Web Service，不包含任何非標(biāo)準(zhǔn)性技術(shù)，對應(yīng)用服務(wù)器 的依賴被降至最低。四、系統(tǒng)性能的可伸縮性我們在應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器包括了應(yīng)用級的負載均衡部署功能，為Servlet、EJB和JSP組件提供了增強的容器調(diào)度環(huán)境服務(wù)，改進的事務(wù)處理能夠智能地管理多個應(yīng)用和組件 的調(diào)度和運行，分布式運算，實現(xiàn)負載均衡，可以使運行速度大幅提高。因此，將來可 以在不變動軟件系統(tǒng)設(shè)計的情況下，只需增加一些硬件設(shè)備實現(xiàn)即可滿足要求，而原有設(shè)備也能充分利用。五、更高的安全性本系統(tǒng)支持對外傳輸文件數(shù)據(jù)采用另外的數(shù)字證書加解密，從而有效的保證的內(nèi)部數(shù)字證書以及文件數(shù)據(jù)的安全；六、完善的數(shù)據(jù)存儲