QC實驗室數(shù)據(jù)完整性管理規(guī)程

1、陜西漢王藥業(yè)有限公司GMP管理文件文 件QC實驗室數(shù)據(jù)完整性管理規(guī)程編號10SMP.QC026編 制日期版本號1審 核日期頒 發(fā)質(zhì)量管理部批 準日期生 效2018.04.01分 發(fā)采供物流部、質(zhì)量管理部、中心化驗室1.范圍陜西漢王藥業(yè)質(zhì)量部QC 實驗室檢驗產(chǎn)生數(shù)據(jù)完整性管理程序。2. 定義2.1.數(shù)據(jù) ：從原始數(shù)據(jù)派生或獲取的信息（如分析結(jié)果記錄）。2.2.原始數(shù)據(jù) ：原始記錄和文檔，保留在他們最初的格式生成（即紙或電子）或者作為一個“真正的拷貝”。原始數(shù)據(jù)必須是同步產(chǎn)生的，采用可以永久保留的方式準確記錄。當電子設備不存儲電子數(shù)據(jù)，或只提供了一個打印數(shù)據(jù)輸出（如電子天平）時，打印輸出構(gòu)成原始數(shù)

2、據(jù)。2.3.元數(shù)據(jù)：是描述其它數(shù)據(jù)的屬性數(shù)據(jù)，并提供語境和含義。通常情況下，這些數(shù)據(jù)描述結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)元素、相互關(guān)系和其他特征的數(shù)據(jù)。它也允許數(shù)據(jù)追蹤至個體。包含了原始數(shù)據(jù)、結(jié)果數(shù)據(jù)、方法數(shù)據(jù)、取樣設定、順序數(shù)據(jù)、審計追蹤等文件。2.4.電子數(shù)據(jù)：是指任何文本、圖表、數(shù)據(jù)、聲音、圖示的或其他的以電子形式表現(xiàn)的信息的混合，它的建立、修改、維護、歸檔、恢復或分發(fā)是由計算機系統(tǒng)來完成。2.5.數(shù)據(jù)完整性周期：數(shù)據(jù)（包括原始數(shù)據(jù)）自初始產(chǎn)生和記錄，到處理（包括轉(zhuǎn)化或移植）、使用、數(shù)據(jù)保留、存檔 /恢復和重建的整個生命階段。（一般分為業(yè)務流和數(shù)據(jù)流：業(yè)務流：生成數(shù)據(jù)+ 處理數(shù)據(jù) + 審核數(shù)據(jù) + 報告數(shù)據(jù)；

3、數(shù)據(jù)流：生成數(shù)據(jù) + 轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù) + 存儲數(shù)據(jù) + 恢復數(shù)據(jù)）2.6.數(shù)據(jù)完整性：數(shù)據(jù)生命周期內(nèi)所有數(shù)據(jù)完整、一致、準確的程度（ MRHA ）。在制藥系統(tǒng)中，可理解為按照基本科學性原則（包括生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范和內(nèi)部書面規(guī)程等）收集、存儲數(shù)據(jù)并報告，確保得出結(jié)論時考慮了所有有效的數(shù)據(jù)。2.7.數(shù)據(jù)的 ALCOA 原則：Aattributable to the person generating the data（可追蹤至產(chǎn)生數(shù)據(jù)的人員）；L legible and permanent （清晰，能永久保存）；Ccontemporaneous （同步）；Ooriginal record （ or “tr

4、ue copy ”）原始（或真實復制）；Aaccurate （準確）。1. 參考3.1.中國 GMP 附錄 11計算機系統(tǒng)3.2.Data Integrity Definitions and Guidance（英國 MHRA ）2. 職責4.1.質(zhì)量部 QC 按照本方案規(guī)定執(zhí)行，確保質(zhì)量體系電子數(shù)據(jù)完整性。4.2.質(zhì)量部 QC 負責人按本方案要求進行數(shù)據(jù)完整性工作的監(jiān)督。3. 附件5.1.附件 1： QC 儀器電腦 Windows 系統(tǒng)使用人及權(quán)限登記記錄5.2.附件 2： QC 儀器使用人權(quán)限申請記錄5.3.附件 3： QC 儀器使用人及權(quán)限登記記錄5.4.附件 4：儀器報警異常事件評估處理

5、表5.5.附件 5：儀器審計追蹤檢查記錄5.6.附件 6：電子數(shù)據(jù)刪除記錄4. 內(nèi)容6.1. 電子數(shù)據(jù)的生命周期6.1.1.電子數(shù)據(jù)生命周期分為業(yè)務流和數(shù)據(jù)流，本文管理要求按照業(yè)務流和數(shù)據(jù)流進行闡述。6.1.2.電子數(shù)據(jù)的業(yè)務流管理是根據(jù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務流程進行管理的，流程見下圖：生成數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)審核數(shù)據(jù)報告數(shù)據(jù)6.1.3.電子數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)管理是數(shù)據(jù)產(chǎn)生后對數(shù)據(jù)進行存儲、備份等管理流程，流程見下圖：生成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復數(shù)據(jù)6.2.生成數(shù)據(jù)6.2.1. 儀器計算機電腦的管理6.2.1.1.電腦軟件 /硬件安裝、升級管理 除有特殊原因外，不允許在裝有工作站軟件的電腦上安裝其它軟件程序進行非分析

6、工作性質(zhì)的運作，且該臺電腦不能連接到英特網(wǎng)。 計算機關(guān)鍵硬件（如主機的主板、硬盤等） /軟件因故障或需更換、升級硬件或重裝、升級軟件時，必須按變更控制執(zhí)行。按變更控制執(zhí)行前應先咨詢儀器廠家進行充分的分析評估，當確認可進行相應升級時，才能進行。對于較復雜的軟件需重新安裝或升級時，必須請廠家工程師到現(xiàn)場進行安裝。6.2.1.2.電腦 Windows 系統(tǒng)賬戶權(quán)限管理儀器電腦管理員用戶由windows 分三級權(quán)限管理，高級管理員賬戶由公司QC 負責人擔任， QC 部檢驗員賦予操作者的權(quán)限。IT管理員擔任， Windows 高級管理員對 QC 部儀器電腦 Windows 系統(tǒng)的管理員和操作者權(quán)限進行區(qū)

7、分，所有賬戶密碼長度應不少于 6 位數(shù)字或字母，且必須至少每 3 個月更換一次。填寫 QC 儀器電腦 Windows 系統(tǒng)使用人及權(quán)限登記記錄。6.2.1.3.電腦 windows 系統(tǒng)時間管理 電腦 windows 系統(tǒng)時間由 windows 系統(tǒng)管理員進行鎖定，不得隨意調(diào)整系統(tǒng)時間，操作者無權(quán)限修改系統(tǒng)時間； 由于電腦 windows 系統(tǒng)時間可能會長時間運行后與標準北京時間存在一定的誤差，如果要校正電腦時間，由化驗室主任提出申請?zhí)顚懹嬎銠C時間校正申請表，由質(zhì)量部負責人審核批準后，由 windows 系統(tǒng)管理員可根據(jù)標準時間進行校正，校正結(jié)束后應在儀器維護記錄上進行登記并由質(zhì)量部主管以上人

8、員進行審核。6.2.2. 工作站軟件的權(quán)限管理6.2.2.1.對有配套工作站軟件支持的儀器，當該工作站軟件具有權(quán)限設置功能時，必須使用該功能。不同生產(chǎn)商對工作站軟件設計不同，所以工作站軟件的權(quán)限設置功能均不相同，各級別權(quán)限的詳細設置功能請參見相應儀器的標準操作規(guī)程。6.2.2.2.權(quán)限分級管理：一級權(quán)限：工作站高級管理員權(quán)限，擁有軟件默認的所有權(quán)限，包括建立賬戶、重置密碼、設置權(quán)限等權(quán)力。由儀器廠家設備工程師主管擔任，為儀器工作站軟件的一級管理者。二級權(quán)限：工作站管理員權(quán)限，包括建立賬戶、重置密碼、設置權(quán)限，備份數(shù)據(jù)等權(quán)力，但不具備刪除數(shù)據(jù)，修改數(shù)據(jù)存儲路徑等權(quán)限。由 QC 主管或指定人員擔任

9、，為二級管理者。三級權(quán)限：儀器使用權(quán)限，擁有創(chuàng)建序列，創(chuàng)建儀器方法，創(chuàng)建報告模板，數(shù)據(jù)處理等權(quán)限，不具備創(chuàng)建 /刪除帳戶，移動 /刪除序列，手動積分等權(quán)限。由已經(jīng)過培訓具有上崗證的 QC 人員擔任，為儀器的使用者。6.2.2.3.賬戶建立、權(quán)限更改程序 申請人填寫 QC 儀器使用人權(quán)限申請記錄，申請給已經(jīng)過培訓具有上崗證的人員或調(diào)崗、離職建立賬戶、設置權(quán)限及密碼，刪除或禁用帳號，重置密碼，修改權(quán)限或其他操作等，由質(zhì)量部經(jīng)理批準后（ QC 主管提出的申請由質(zhì)量部經(jīng)理批準），由QC 主管（工作站管理員）給該臺儀器建立相應的賬戶、設定權(quán)限及密碼等，填寫 QC 儀器使用人及權(quán)限登記記錄，由QC 主管審

10、核后，歸檔。所有密碼長度應不少于6 位數(shù)字或字母。申請人填寫 QC 儀器使用人權(quán)限申請記錄，提出賬戶密碼、權(quán)限變更等申請質(zhì)量經(jīng)理批準QC 主管確認QC主管給儀器建立相應的賬戶、設定權(quán)限及密碼等，填寫QC儀器使用人及權(quán)限登記記錄，QC 主管對修改的內(nèi)容進行確認，審核QC儀器使用人及權(quán)限登記記錄。6.2.2.4.部分儀器如液相色譜儀，在實際檢測過程中需對檢測結(jié)果進行處理，對數(shù)據(jù)處理方法進行修改、手動積分等操作，可對部分權(quán)限進行修改，申請人需在 QC 儀器使用人權(quán)限申請記錄中注明使用人、變更權(quán)限的原因、時間段等信息。一級管理者依據(jù) QC 儀器使用人權(quán)限申請記錄增加該種類型權(quán)限的級別（比如：液相色譜儀

11、工作站軟件檢測分子量項目時需要化學家級別，可對使用權(quán)限進行設定）。并填寫 QC 儀器使用人及權(quán)限登記記錄。6.2.2.5.對于一些臨時性工作，如需開發(fā)新的檢驗方法、儀器確認等，這時一級管理者可依據(jù)批準的 QC 儀器使用人權(quán)限申請記錄擴大指定人員的權(quán)限，記錄中需注明使用人、變更權(quán)限的原因、時間段等信息。一旦這些臨時性工作結(jié)束后，一級管理者立即對該人員的權(quán)限進行修改。填寫QC 儀器使用人及權(quán)限登記記錄。6.2.2.6.密碼的定期更改 儀器電腦 windows 和工作站軟件密碼的定期更改必須至少每次，密碼的定期更改無需申請。3 個月更換一6.2.3. 實驗中的儀器異常處理6.2.3.1.實驗異常是指

12、儀器在實驗過程中（實驗數(shù)據(jù)生成過程中）出現(xiàn)的影響實驗不能按規(guī)定正常執(zhí)行或?qū)嶒灧钦Ｖ袛嗟鹊膱缶惓Ｊ录?，并被記錄在儀器審計追蹤信息中。6.2.3.2.在實驗過程中儀器出現(xiàn)異常事件，檢驗員需對異常事件發(fā)生的原因進行分析，填寫儀器報警異常事件評估處理表，由主管或主管以上管理人員進行審核，并經(jīng) QA 確認后，按確認的措施進行處理。6.2.3.3.異常處理的原則： 對于影響實驗進程及結(jié)果的異常事件，以及人為原因所導致的異常事件按偏差程序執(zhí)行，例如進樣流速降低導致實驗中斷等；對于異常事件的發(fā)生不影響實驗進程及結(jié)果的事件，對異常事件的原因進行分析，評估對實驗的影響，并提出處理措施，待QC 主管確認后，可繼

13、續(xù)實驗。 因儀器硬件或軟件故障而導致的異常事件，同時需按照設備維護管理規(guī)程執(zhí)行，申請儀器故障維護。6.3.處理數(shù)據(jù)6.3.1.處理數(shù)據(jù)人員應具有相應的崗位資質(zhì)，確保有相應的知識基礎，并有足夠的崗位培訓；6.3.2.處理數(shù)據(jù)可以與生成數(shù)據(jù)操作不同人員進行操作。數(shù)據(jù)處理人員，應按良好記錄規(guī)范要求，處理數(shù)據(jù)后能被追溯到個人： 有權(quán)限控制的計算機化系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理人員需使用自己的用戶名、密碼進入工作界面處理，且軟件能追溯到處理數(shù)據(jù)的個人； 不能進行權(quán)限追溯的，需設計登記記錄，由數(shù)據(jù)處理人員在儀器使用記錄中注明處理內(nèi)容，并由組長以上人員簽字確認。6.3.3.當圖譜進行積分時，一般采用軟件自動積分處理。由于

14、自動積分有時出現(xiàn)積分不合理現(xiàn)象，為了輸出結(jié)果的準確性，會采用手動積分處理，為了確保手動積分受控，手動積分操作需根據(jù)手動積分管理規(guī)程進行，并且積分過程和內(nèi)容需得到主管及以上人員的確認。6.4.審核數(shù)據(jù)6.4.1 審核的具體要求為了保證數(shù)據(jù)得到有效審核，確保數(shù)據(jù)完整性，數(shù)據(jù)的審核要求，包括對原始數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的審核，同時為了確保數(shù)據(jù)生成、收集、處理過程的完整性，需對電子版審計追蹤進行審核。當審核時，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯時，應確認導致差錯的原因，并根據(jù)其影響程度進行處理：若未帶來負面影響（即對結(jié)果影響的風險較?。?，則可按良好記錄規(guī)范要求，進行更正；若帶來負面影響（即對結(jié)果影響的風險較大），則需要啟動偏差程

15、序進行調(diào)查處理。6.4.2 審計追蹤的管理6.4.1.1.具有審計追蹤功能時，必須使用審計追蹤功能。儀器具有審計追蹤功能，審計追蹤功能用于跟蹤儀器上對樣品和方法所做的全部更改，并記錄所有與用戶數(shù)據(jù)相關(guān)的事件。6.4.1.2.定期對儀器審計追蹤進行審核，可有效監(jiān)控儀器使用狀態(tài)，確定儀器的使用是否正常，有無異常情況發(fā)生，有無對電子數(shù)據(jù)進行刪除、修改等異常操作，同時以此作為儀器故障分析和質(zhì)量追溯的依據(jù)。6.4.1.3.儀器負責人每月定期對儀器審計追蹤進行檢查，檢查在實驗過程中有無異常情況發(fā)生，并進行原因分析和評價。填寫儀器審計追蹤檢查記錄，由 QC 負責人審核。6.4.1.4.儀器工作站軟件重新安裝

16、后，重裝前的審計追蹤均被清空，為了保證數(shù)據(jù)的連貫性及完整性，在儀器工作站軟件重裝前需對原軟件中審計追蹤進行全面?zhèn)浞?，并進行備份檢查，填寫電子數(shù)據(jù)備份 / 轉(zhuǎn)移檢查記錄。無審計追蹤備份功能的軟件通過截屏進行備份。備份好的審計追蹤更換軟件或電腦后應重新恢復或轉(zhuǎn)移至新的電腦中。6.5.數(shù)據(jù)備份 /轉(zhuǎn)移6.5.1.數(shù)據(jù)備份 /轉(zhuǎn)移是指電子數(shù)據(jù)有原始存儲媒介轉(zhuǎn)移至另一個媒介中，如電子數(shù)據(jù)的光盤備份，原電腦中電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移至新電腦的硬盤中等。電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移應進行檢查確認。6.5.2.如果工作站軟件升級原因，存在歷史版本的電子數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換的問題，應對格式轉(zhuǎn)換前后一致性進行驗證。6.5.3.電子數(shù)據(jù)應進行定期進

17、行備份，保證數(shù)據(jù)的安全性，備份要求如下：電子數(shù)據(jù)按月（每月1-5 號對上個月產(chǎn)生的數(shù)據(jù)）進行備份，備份時由IT管理員 /工作站管理員（ QC 主管）將指定數(shù)據(jù)存儲盤中當月產(chǎn)生的數(shù)據(jù)復制至光盤中。 對于數(shù)據(jù)庫軟件（如液相色譜儀），數(shù)據(jù)是按檢驗項目進行存儲的，如果當月項目中有數(shù)據(jù)產(chǎn)生，備份數(shù)據(jù)時應將該項目數(shù)據(jù)全部數(shù)據(jù)進行備份。6.5.4.對于備份數(shù)據(jù)的應進行定期檢查保證數(shù)據(jù)被完全備份，及備份數(shù)據(jù)的可讀性。并填寫備份數(shù)據(jù)檢查記錄。6.5.5.電子數(shù)據(jù)備份光盤應長期保存，并作好標示，保存期限應與紙質(zhì)記錄等檔案保存要求一致。6.6.存儲數(shù)據(jù)6.6.1. 數(shù)據(jù)存儲文件的管理6.6.1.1.儀器檢測時按照各

18、儀器操作規(guī)程和實驗操作文件進行檢測操作，其中數(shù)據(jù)存儲文件應在各儀器操作文件中詳細說明，基本原則如下： 如軟件存儲數(shù)據(jù)的文件夾無法更改時，按軟件指定的默認文件夾進行數(shù)據(jù)存儲； 如軟件存儲數(shù)據(jù)的文件夾（包括存儲方法、數(shù)據(jù)、序列的文件夾）可以選擇，那文件夾結(jié)構(gòu)和路徑必須在相應儀器的數(shù)據(jù)庫中存儲位置固定?？梢园丛牧稀⒅虚g過程、成品、驗證、確認等文件夾作為母文件夾，其子文件夾可以根據(jù)檢驗項目進行分類，檢驗項目下可先按年度，再按月或按日期分別設定文件夾。6.6.1.2.為了提高數(shù)據(jù)的安全性，由從Windows管理員賬戶對各數(shù)據(jù)存儲文件夾通過Windows系統(tǒng)操作進行文件夾權(quán)限限制，對該數(shù)據(jù)存儲文件夾的數(shù)

19、據(jù)只可進行寫入，不能進行修改、刪除等操作。6.6.1.3.對于新建數(shù)據(jù)文件夾，采用數(shù)據(jù)庫存儲方式的（如液相色譜儀），只有管理者才具有在數(shù)據(jù)庫中新建子數(shù)據(jù)文件夾的權(quán)限，使用者只有使用數(shù)據(jù)文件夾的權(quán)限，并有審計追蹤功能跟蹤相關(guān)信息；對于非數(shù)據(jù)庫存儲方式的管理者和使用者都有權(quán)限建立數(shù)據(jù)文件夾，且一旦建立 QC 人員都無權(quán)限刪除。6.6.1.4.對于無審計追蹤的工作站（紫外可見分光光度計，雙波長薄層掃描儀）按6.6.2. 存儲數(shù)據(jù)的保存周期管理電子數(shù)據(jù)的保存期限與主批記錄等紙質(zhì)檔案的保存周期一致； 電子數(shù)據(jù)保存，根據(jù)電腦硬盤容量，至少要求保存最近三年的所有實驗數(shù)據(jù)。硬盤容量足夠的情況下，可在本地電腦上

20、繼續(xù)保存，無需刪除；硬盤容量不夠或需要更換電腦硬盤情況，此種情況需保證備份數(shù)據(jù)完整的情況下，由 IT 管理員師協(xié)助才能刪除數(shù)據(jù)。具體刪除流程見6.6.3 項。6.6.3. 存儲數(shù)據(jù)的刪除6.6.3.1.原則上，儀器本地電腦上存儲的電子數(shù)據(jù)不得刪除，但除了以下情況外：保存年限已至，即超出產(chǎn)品檔案保存期限的電子數(shù)據(jù)，可對其進行刪除。 本地硬盤容量有限，可對部分電子數(shù)據(jù)進行刪除，但至少保存最近三年的所有實驗數(shù)據(jù)。6.6.3.2.電子數(shù)據(jù)刪除程序QC 提出本地電腦存儲的電子數(shù)據(jù)刪除申請，說明刪除原因，由QC 主管進行審核，經(jīng)質(zhì)量部負責人批準后， QC 部確認需刪除的電子數(shù)據(jù)是否已備份至光盤中，若未備份

21、則需先經(jīng)過備份，填寫電子數(shù)據(jù)備份 /轉(zhuǎn)移檢查記錄。完成后由 IT 管理員或工作站高級管理員（工程師）現(xiàn)場進行刪除對于已超出產(chǎn)品檔案保存期限的電子數(shù)據(jù)無需再進行備份。電子數(shù)據(jù)刪除后，QC 確認電腦上電子數(shù)據(jù)是否已刪除。電子數(shù)據(jù)刪除按下列流程進行操作，填寫電子數(shù)據(jù)刪除記錄。6.7.恢復數(shù)據(jù)6.7.1.當本地電腦或硬盤進行更換、災備等情況時需對備份數(shù)據(jù)進行恢復，數(shù)據(jù)的恢復情況應進行檢查確認，確認方法是將恢復后的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)進行核對，如果數(shù)據(jù)量較大，可以進行抽查核對。6.8.電子數(shù)據(jù)完整性回顧6.8.1.每年需對電子數(shù)據(jù)的完整性進行年度回顧，回顧的內(nèi)容包括：儀器確認及維護情況、校驗情況，實驗異常

22、情況，系統(tǒng)適用性實驗不合格情況，儀器檢驗中偏差情況，工作站軟件相關(guān)變更情況，電子數(shù)據(jù)備份 /恢復情況，權(quán)限設置積分方法修改等電子數(shù)據(jù)管理相關(guān)情況等。6.8.2.依據(jù)年度回顧需對電子數(shù)據(jù)完整性管理工作進行整體評價及不足提出建議，達到持續(xù)改進的目的。附件 1：QC 儀器電腦 Windows 系統(tǒng)使用人及權(quán)限登記記錄儀器名稱： _設備編號： _權(quán)限級別使用人用戶名系統(tǒng)管理員 /審核人 /日變更內(nèi)容期日期建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼

23、定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。備注：附件 2：QC儀器使用人權(quán)限申請記錄儀器名稱：申請原因及內(nèi)容：設備編號 ：申請人 /日期：審核人 /日期：QA 確認人 /日期附件 3：QC 儀器使用人及權(quán)限登記記錄儀器名稱： _設備編號 ： _密碼定期更改賬戶及權(quán)限變更權(quán)限級別使用人用戶名變更內(nèi)容填寫人/日期審核人 / 日期建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；修改權(quán)限；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；修改權(quán)限；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；修改權(quán)限；其他。建立賬戶、密碼、設置權(quán)限