涉密檔案管理工作和文化對檔案工作者探究

1、涉密檔案管理工作和文化對檔案工作者探究一、檔案庫房管理中的保密工作檔案的庫房管理是檔案保密的重點從總體上講，檔案庫 房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的 單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是 任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來 看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加 固，設(shè)置專業(yè)防盜系統(tǒng)以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公 室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理, 制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證 明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全 的基本保障。二、涉密檔案的管理和保密涉密檔案是黨和國

2、家的秘密，因為它關(guān)系到黨和國家的 安全，關(guān)系到國家的政治活動和經(jīng)濟發(fā)展，關(guān)系到四化建設(shè) 的進程。因此，為確保國家核心祕密的安全，必須管理好涉 密檔案。1、涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、 保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。2、涉密計算機要和非涉密計算機保持一定的距離，涉 密計算機應(yīng)做到實名制，并配有加密鑰匙，使用涉密計算機 人員應(yīng)定期修改密碼以防涉密。3、應(yīng)提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)。涉密檔案管理人 員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特 點。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重 大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素 質(zhì)是個關(guān)

3、鍵。4、加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移 出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批, 認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案 使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，一定要做到可追溯，借閱交 接過程清晰，如發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進 行補救。三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn) 實作用和歷史作用，根據(jù)機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史 文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔 案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間 內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的, 它表示該國家

4、祕密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密 法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。國家秘密保密 期限的規(guī)定中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過 30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。 保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月 計。四、檔案管理人員的職責(zé)檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目 的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、 不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利 因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟, 就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被

5、竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不 散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管 而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。 不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范, 有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是 光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以 恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案 工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。五、檔案涉密情況的變化檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著 時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降 密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的， 總的趨勢是降密，直至解

6、密。其變化原因有三：一是保密范 圍的變化；二是密級文件作用的變化原來的密級文件指導(dǎo) 作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單 位廢掉了此類文件，密級自然消除了；三是保密時限的變化。六、做好檔案利用過程中的保密工作檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項 重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利 于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能 保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以 下幾個方面實施：1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外 借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人 員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提

7、供利用 工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失 密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條 文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不 斷充實和完善。2、擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的 直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的 素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為 人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要 具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三 是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作 中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。七、文化對檔案工作者行為的意義檔案工作者既是文化的貯存、

8、延續(xù)、傳播者，也是文化 選擇、吸收、加工者，檔案工作者群體既經(jīng)過了社會文化發(fā) 展的傳遞歷程，又經(jīng)受了文化傳遞歷程中的心理凈化。因此, 從服務(wù)與文化的功能來分析檔案工作者與文化的關(guān)系，可以 這樣講，檔案工作者保存、傳遞了文化，文化又孕育了檔案 工作者，檔案工作這一職業(yè)，經(jīng)歷了多年文化積淀與滲透， 逐漸形成了當(dāng)代檔案工作者的群體行為的文化模式，這種文 化模式既體現(xiàn)出中國檔案工作者群體行為的共同心理，又不 為別種民族、社會不同的文化所具有，并在長期發(fā)展過程中 逐步形成相對穩(wěn)定，為其成員所共同遵循并形成同化的價值 體系、行為準(zhǔn)則和共同的思想作風(fēng)的總和。它是聯(lián)系和協(xié)調(diào) 檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭 示了檔案工作者中含有的文化特質(zhì)，對于發(fā)展檔案事業(yè)大有 益處。做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔 案開放的基礎(chǔ)工作，即：1、提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進 行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系 統(tǒng)的要求。2、建立健全檔號。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。3、編制檢索工具。一是基