檔案治理工作流程圖

1、1 / 9 檔案治理工作流程圖單位名稱行政及人力資源部流程名稱檔案治理工作流程層次3 任務(wù)概要職員檔案治理工作單位總經(jīng)理 / 分管領(lǐng)導(dǎo)行政及人力資源部職員節(jié)點(diǎn)a b c 2 / 9 檔案治理工作標(biāo)準(zhǔn)1 2 3 4 5 7 提供材料開(kāi)始收集職員人事材料9 編制明細(xì)目錄標(biāo)識(shí)編號(hào)審批結(jié)束身份證明學(xué)歷學(xué)位證明各類證書(shū)招聘資料試用轉(zhuǎn)正文件獎(jiǎng)懲文件績(jī)效評(píng)估報(bào)告勞動(dòng)合同及附件離職文件各類人事通知單歸檔入庫(kù)8 6 3 / 9 任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)資料材料收集程序1個(gè)人簡(jiǎn)歷2、相關(guān)材料b2 由行政及人力資源部建立公司職員的人事檔案，檔案材料包括：個(gè)人簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、資格認(rèn)證證書(shū)、考核獎(jiǎng)懲材料

2、、錄用材料、其他材料等每月 1次c2 職員應(yīng)積極提供材料即時(shí)統(tǒng)一裝訂1 個(gè)工作日重點(diǎn)材料收集標(biāo)準(zhǔn)真實(shí)、嚴(yán)密、完整檔案編號(hào)標(biāo)識(shí)程序b4 編制檔案內(nèi)容明細(xì)目錄，形成人事檔案目錄一覽表1 個(gè)工作日a4 報(bào)上級(jí)審核1 個(gè)工作日將檔案編號(hào)，并做出標(biāo)識(shí)1 個(gè)工作日重點(diǎn)檔案編號(hào)，并做出標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確、合格、嚴(yán)密檔案歸檔入庫(kù)程序行政及人力資源部應(yīng)定期或不定期收集職員資料每月 1次審核、分類、整理后查看是否符合要求即時(shí)b7 按資料內(nèi)容進(jìn)行歸檔1 個(gè)工作日4 / 9 b8 在檔案明細(xì)表上補(bǔ)填相應(yīng)內(nèi)容，將檔案入庫(kù)1 個(gè)工作日重點(diǎn)檔案歸檔入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確、合格、嚴(yán)密檔案治理制度節(jié)選公司人力資源治理制度第十章人力資源信息治理

3、1 人力資源信息治理5 / 9 1.1 為保障合理配置人才，公司行政人事部組建人力資源信息中心, 并做好人才儲(chǔ)備工作，即建立內(nèi)部人才和外部人才信息庫(kù)。1.2 內(nèi)部人才信息庫(kù)是對(duì)公司內(nèi)各類治理或?qū)I(yè)人才進(jìn)行動(dòng)態(tài)掌握，包括對(duì)職員簡(jiǎn)歷、考核資料、培訓(xùn)記錄以及其它材料的整理歸檔。 外部人才信息庫(kù)是在本公司外部人才市場(chǎng)上，對(duì)公司目前需求或預(yù)期需求的各類治理或?qū)I(yè)人才，尤其是同行業(yè)甚至競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的人才的信息收集情況。1.3公司將借助現(xiàn)代化的人力資源治理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)人力資源治理信息化。2人事檔案治理的差不多要求2.1 公司行政人事部負(fù)責(zé)人事檔案工作的歸口治理。2.2 人事檔案治理必須嚴(yán)格確保材料保密。3確立

4、兩級(jí)檔案治理制度3.1 一級(jí)檔案為本方法所指人事檔案，是職員入司隨轉(zhuǎn)的人事6 / 9 檔案材料；3.2 二級(jí)檔案為職員入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及職員差不多情況復(fù)印件備查材料4人事檔案分類第一類：履歷材料；第二類：自傳材料；第三類：鑒定、考核、考察材料；第四類：學(xué)歷和評(píng)聘材料；第五類：政治面貌材料；第六類：獎(jiǎng)勵(lì)材料；第七類：處分材料；第八類：錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料；第九類：其他可供組織上參考的材料。7 / 9 4.1 一般文檔治理4.1.1 行政人事部文件(1) 行政人事部正式形成發(fā)出的文

5、件、傳真、通知等，除保密薪資文件外， 均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、依成文時(shí)刻編號(hào)裝訂成冊(cè);(2) 人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的業(yè)務(wù)資料等，由各經(jīng)辦人歸口治理、保存。年終依照內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔;(3) 薪資福利類保密文件由薪酬主管自行建檔保存。4.1.2 公司文件包括百江投資及公司發(fā)文、請(qǐng)示和報(bào)告 （除保密的薪資內(nèi)容） ，平常收文即入活頁(yè)冊(cè)保存，年終編排目錄，裝訂成冊(cè)歸檔。4.1.3 外部文件包括國(guó)家和市政府有關(guān)部門（勞動(dòng)人事部門）的發(fā)文，社會(huì)公開(kāi)資訊等，應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。8 / 9 4.2 職員人事檔案治理4.2.1 行政人事部負(fù)責(zé)治理（建立、接轉(zhuǎn)、保存、

6、整理）職員的人事檔案。4.2.2 行政人事部一般情況在職員試用期滿，辦理職員檔案轉(zhuǎn)入事宜。4.2.3 職員合法終止 / 解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在 終止/ 解除勞動(dòng)關(guān)系手續(xù)清單 上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；4.2.4 查閱職員人事檔案應(yīng)經(jīng)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案治理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。4.3 職員治理檔案的治理4.3.1 “職員治理檔案”是公司為每個(gè)職員建立的內(nèi)部治理檔案。包括該職員的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。建立此檔案旨在方便內(nèi)部治理；4.3.2職員治理檔案自職員到崗之日建立，每人一份，按進(jìn)9 / 9 公司時(shí)刻歸類。職員終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)歸進(jìn)職員人事檔案的材料歸入人事檔案，職員治理檔案封存；4.3.3職員治理檔案中保存應(yīng)聘錄用、勞動(dòng)合同、薪酬福利（休假、醫(yī)療、工傷、教育培訓(xùn)等）、獎(jiǎng)懲、考核、體檢等所有材料的原件，行政人事部指派