制度文件格式(一)

1、制度文件格式(一) 制度文件格式(一)之相關(guān)制度和職責(zé)，公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定一、目的為規(guī)范公司文件編制、保證公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化,特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。三、職責(zé)1、公司行政人力資源部負責(zé)公司. 公司標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)定 一、目的 為規(guī)范公司文件編制、保證公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化,特制定本規(guī)定。 二、范圍 本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。 三、職責(zé) 1、公司行政人力資源部負責(zé)公司公文歸口的管理部門,為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔; 2、各部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)本部門的公文擬稿; 3、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對本部門對內(nèi)、對外行文的審核; 4、總經(jīng)理負責(zé)公司對內(nèi)、對外行文的簽批。 四

2、、發(fā)文分類 公司內(nèi)部發(fā)文為各項規(guī)章制度、公務(wù)文書、事務(wù)性文件。各項規(guī)章制度:公司在管理中依照執(zhí)行的各項制度(規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施)等;公務(wù)文書:請示(申請)、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀(jì)要等;事務(wù)性文件:說明、各類統(tǒng)計報表等; 公司外部文件為接到的信函、公文、 等。 1、規(guī)定/辦法/準(zhǔn)則/政策/措施:對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度; 2、請示(申請):用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項; 3、報告:向上級匯報工作、反映狀況、提出看法或建議,答復(fù)上級的詢問; 4、通知:傳達公司指示、要求,告知各部門辦理中需要的事情; 5、通報

3、:公司認定的,表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達狀況; 6、通告:公開公布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項; 7、決議:經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項; 8、決定:對重要事項或重大行動做出安排,對有關(guān)部門及人員的獎懲,組織變更或人事任免等; 9、函:于對外溝通,用于對外溝通、和外部業(yè)務(wù)單位互相商洽,聯(lián)系工作的,或稱公函(可不受行文規(guī)定擬定); 10、會議紀(jì)要:用于各類會議的記錄、整理與總結(jié); 11、說明、表格:用于日常事務(wù)工作,由撰寫部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否受行文進行制定; 五、發(fā)文格式 1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm,左右邊距為2.0cm,表格排版上下左右邊距為2cm; 2、文字版

4、頭標(biāo)題為二號、宋體加黑、居中,正文為小四、宋體;表格版標(biāo)題為二號、宋體加黑,表內(nèi)文字為五號、宋體; 3、文字行距1.5倍行距;段落設(shè)置一般為首行縮進2個字符; 4、文本中所有的符號、數(shù)字、英文均選用times new roman體; 5、頁眉頁腳: 對內(nèi)行文頁眉靠左“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司靠右“xxx管理文件kx-xx-001(編號格式見本規(guī)定附錄);頁腳格式均為“第x頁,共x頁,頁眉、頁腳均使用宋體小五號字,不加粗、帶格式線; 對外行文頁眉靠右“北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司;頁腳同對內(nèi)行文; 6、落款為4號、宋體、加黑,發(fā)文單位寫在公文下面偏右,寫全稱;發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向

5、右錯開,寫全年月日,日期為發(fā)文公布日為準(zhǔn); 7、發(fā)文中有附件,應(yīng)在正文后、落款前,注明附件數(shù)及附件名稱; 六、行文要素要求 1、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文即為紅頭文件的形式,除第五條的各項外,包括發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中: 文件按密級分為“一般、“秘密、“機密三級;一般指在工作當(dāng)中隨時讓員工 可以借閱、查看、了解的文件資料;秘密指在一定的時間和范圍內(nèi),需加以限制、保護,避免外界知悉的保密性文件資料;機密指關(guān)系到公司的利益,依照公司的規(guī)定,在一定時間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料; ? 涉及公司保密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級,其中秘密、機密文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)

6、、序號。 關(guān)于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項要求,公司人員嚴(yán)格遵守保密協(xié)議中提及的各項; ? 文件按緊急程度分為:“急件、“一般;急件需馬上辦理;一般文件可依據(jù)崗位 工作進展調(diào)整辦理時間; ? 發(fā)文字號以公司關(guān)鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號組合在一起:可信20xxxx號(字 體:宋體;字號:5號,其他符號:用times new roman體,5號)各部門頻布公文時,應(yīng)向行政人力資源部申請文件編號; 2、主送、抄送部門,屬上級的列入主送,平級或下級列入抄送; 3、所有公布文件,除封皮隱藏頁碼外,其他頁數(shù)一律設(shè)置頁碼,頁碼設(shè)置在每頁的右側(cè)。 七、發(fā)文管理 1、發(fā)文按照編制審核批準(zhǔn)發(fā)放學(xué)習(xí)與執(zhí)行作

7、廢的程序進行管理。 保管 2、文件編制、審核、批準(zhǔn)流程: 制度所屬部門領(lǐng)導(dǎo)編寫主管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)行政人力資源部公布; 通知、通報、通告、決議、決定行政人力資源部編制主管領(lǐng)導(dǎo)審批行政人力資源部發(fā)放; 會議紀(jì)要會議紀(jì)要員編制會議主持人批準(zhǔn)行政人力資源部存。 3、公司內(nèi)部行文,各項規(guī)章制度掃領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)分別屬、機密、秘密范圍;相關(guān)于通知、通報、通告、決議、決定等無須全員查閱但當(dāng)下一段時間內(nèi)比較重要的,應(yīng)以紅頭文件的形式; 4、關(guān)于公司出臺的各項制度、通知、決定等,公司行政人力資源部對生效公文(加蓋公章)進行簽字留存; 5、公文作廢時,需向總經(jīng)理進行申報請示,獲批后,進行統(tǒng)一整理銷毀; 八、其他注意事項 1、所擬稿件的密級等級,應(yīng)先通報總經(jīng)理進行初步定級; 2、公文在討論期間需要打印時,均應(yīng)先用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。 附1 部門文件格式: 1、銷售管理文件:kx-xs-001 2、客服管理文件:kx-kf-001 3、技術(shù)管理文件:kx-js-001 4、物流管理文件:kx-wl-001 5、財務(wù)管理文件:kx-cw-001 6、行政人力資源管理文件:kx-xr-001 7、電子商務(wù)管理文件:kx-ds-001 附2 行文流轉(zhuǎn)表格: 1