英語寫作之應(yīng)用文書信格式范例ppt課件

1、Lecture 8 English Letters 一封正式的英文書信通常包括下面幾個(gè)組成一封正式的英文書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：部分：信頭信頭(Heading)(Heading)、信內(nèi)地址信內(nèi)地址(Inside Address)(Inside Address)、稱謂稱謂(Salutation)(Salutation)、正文正文(Body)(Body)、終了語終了語(Complimentary Close)(Complimentary Close)、簽名簽名(Signature)(Signature)、附件附件(Enclosure)(Enclosure)、副本轉(zhuǎn)送副本轉(zhuǎn)送(Carbon C

2、opies)(Carbon Copies)、再啟再啟(Postscript)(Postscript)等。等。 普通包括寫信人的地址和寫信日期。一些正普通包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的號碼、式信函的信頭還包括寫信人或單位的號碼、和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位擔(dān)任人的姓名、職務(wù)和職稱。信頭的有單位擔(dān)任人的姓名、職務(wù)和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。 寫信頭時(shí)，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他寫信頭時(shí)，先寫發(fā)信

3、人的地址，然后寫其他工程和發(fā)信日期。詳細(xì)次序是：第一行寫門工程和發(fā)信日期。詳細(xì)次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家稱號后面名；國家名前加上郵政編碼，國家稱號后面可以加上號碼，最后一行寫發(fā)信日期?？梢约由咸柎a，最后一行寫發(fā)信日期。Foreign Languages DepartmentForeign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesCollege of Foreign Languages University University,100044,

4、100044Peoples Republic of ChinaPeoples Republic of China:8686ug.20,2021 (Aug.20,2021 (美式美式) )579 Qianwangang Road579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong Huangdao,Qingdao,Shandong Peoples Republic of Peoples Republic of ChinaChina 20 Aug.,2021 ( 20 Aug.,2021 (英式英式)

5、) 并列式并列式斜列式斜列式 信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信內(nèi)地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位稱號，占一二行，然后寫地址，頭銜和單位稱號，占一二行，然后寫地址，可占二至四行?？烧级了男?。Mr.William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr.William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.

6、 并列式并列式斜列式斜列式Junior Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, 266000Apr. 6, 2021信頭信頭寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, 266000信內(nèi)地址信內(nèi)地址收信人地址收信人地址Dear Mr. Wang,稱謂稱謂Learning from Mr. Zhou, a teacher in正文正文每段開每段開頭右縮頭右縮進(jìn)約五進(jìn)約五個(gè)字母個(gè)字母Sincerely yo

7、urs,Li Wei終了語終了語及簽名及簽名正文下正文下一、二一、二行處行處Encl: Personal Resume 關(guān)于稱謂關(guān)于稱謂不認(rèn)識的人：不認(rèn)識的人：Dear Sir/Madam認(rèn)識但不熟習(xí)的人：認(rèn)識但不熟習(xí)的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith朋友：朋友：Dear Mary關(guān)于終了語關(guān)于終了語寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識的人：寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不認(rèn)識的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely寫給長者或上級：寫給長者或上級：Yours respectfully, Respe

8、ctfully yours, Yours obediently 朋友或親戚：朋友或親戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend信件常用稱謂和落款用法信件常用稱謂和落款用法情況稱呼落款未知收信人姓名Dear Sir(s)Dear MadamDear Sir or MadamYours FaithfullyFaithfully Yours知道收信人的姓名，但關(guān)系一般Dear Mr. BushDear Ms. Bus

9、hDear Dr. BushDear Prof. BushYours SincerelySincerely Yours知道收信人姓名且關(guān)系親密Dear MaryDear SmithBest regardsBest wishesLoveWith (Lots of ) Love附件附件信件假設(shè)有附件，應(yīng)在左下角注明信件假設(shè)有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或或Enc.。假設(shè)多個(gè)。假設(shè)多個(gè)附件，那么應(yīng)寫附件，那么應(yīng)寫Encls.副本轉(zhuǎn)送副本轉(zhuǎn)送信件假設(shè)有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明信件假設(shè)有副本轉(zhuǎn)送，應(yīng)在左下角注明CC.再啟再啟再啟部分用來補(bǔ)充正文中脫漏的話，普通應(yīng)盡量少用，正式再啟部分用來補(bǔ)充正文中脫漏

10、的話，普通應(yīng)盡量少用，正式的文件中更應(yīng)防止運(yùn)用。假設(shè)有可用的文件中更應(yīng)防止運(yùn)用。假設(shè)有可用P.S.補(bǔ)敘補(bǔ)敘并列式并列式/齊頭式齊頭式/正排式正排式 這種格式的要領(lǐng)：每個(gè)要素都從左邊開場陳列，每一行都這種格式的要領(lǐng)：每個(gè)要素都從左邊開場陳列，每一行都不向右縮進(jìn)，因此不向右縮進(jìn)，因此 整封信的左邊成一垂直線，右邊參差不整封信的左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務(wù)英語齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務(wù)英語信函中是目前最為流行的英文書信格式。信函中是目前最為流行的英文書信格式。Your NameAdressPhoneDateRe: To what t

11、his letter refersCERTIFIED MAILPERSONALRecipients NameCompany NameAddressAttention Recipients NameDear*BodySincerely,SignitureEncl: cc:信封的寫法信封的寫法Wang HaiboDepartment of EnvironmentHefei University of TechnologyHefei, 230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr. William Jones收件人姓名University of PittsburghPittsb

12、urgh 15213收件人地址英文書信的根本原那么英文書信的根本原那么 英文書信的書寫可概括為英文書信的書寫可概括為7個(gè)個(gè)C原那么：原那么：Completeness 完好完好, Clarity清楚清楚, Concreteness詳細(xì)詳細(xì), Conciseness簡明簡明, Correctness正確正確, Courtesy謙恭謙恭, Consideration體諒。體諒。1. 完好完好 一封完好的書信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，可以防止一封完好的書信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，可以防止由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書信寫得能否完好，建議用由于疏漏所導(dǎo)致的訴訟；一封書信寫得能否完好，建議用5個(gè)個(gè)W來

13、檢驗(yàn)。例如在定貨信中，必需明確闡明：來檢驗(yàn)。例如在定貨信中，必需明確闡明：1需求需求什么商品什么商品 What you want；2何時(shí)需求何時(shí)需求When you need the goods；3貨物發(fā)到何地何人收貨物發(fā)到何地何人收 to Whom and Where the goods to be sent；4如何如何付款付款How payment will be made；5為什么為什么Why；如回絕對方的要求，或?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)應(yīng)闡明；如回絕對方的要求，或?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)應(yīng)闡明理由理由2. 清楚清楚 清楚是指寫信者必需將所需傳送的信息表達(dá)清楚，以免對清楚是指寫信者必需將所需傳送的信息表

14、達(dá)清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。例如：方產(chǎn)生誤解。例如：原句：原句：I am writing to apply for admission to your university.改為：改為：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2021.3. 詳細(xì)詳細(xì) 書信中的詳細(xì)原那么指信要寫得詳細(xì)明確。特別是回答對書信中的詳細(xì)原那么指信要寫得詳細(xì)明確。特別是回答對方要求的信，一定要詳細(xì)，如對電報(bào)、電傳的日期、號碼等方要求的信，一定要詳細(xì)，如對電報(bào)、電傳的日期、號

15、碼等要交代清楚。例如：要交代清楚。例如：原句：原句：We wish to confirm our telegram yesterday.改為：改為：We confirm our telegram of March 18.4. 簡約簡約 書信應(yīng)行文流暢、言簡意賅，防止冗長。例如：書信應(yīng)行文流暢、言簡意賅，防止冗長。例如：原句：原句：We wish to acknowledge receipt of your letter改為：改為：We apprciate your letter5. 正確正確 英文書信中，除了防止語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，所援用英文書信中，除了防止語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，所援用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤。6. 謙恭謙恭 言語要有禮且謙虛，及