檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展探討

1、檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存發(fā)展探討作者：未知摘 要：新科技革命爆發(fā)以來，隨著計算機信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和電子信息技術(shù)走進了千家萬戶，改變?nèi)藗兩a(chǎn)生活方式的同時，也深刻地影響和改變了各行各業(yè)的發(fā)展進程和發(fā)展模式， 檔案管理工作也不可避免地受到了影響。本文以檔案管理工作的基本概念和內(nèi)涵入手，分析了紙質(zhì)檔案、 電子檔案各自的優(yōu)缺點，探討了檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的必要性，并提岀了增強紙質(zhì)檔 案與電子檔案并存發(fā)展的意見建議，供檔案管理決策者和檔案管理工作人員參考。關(guān)鍵詞：檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存發(fā)展新世紀(jì)以來，隨著國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)和計算機的普及和快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+

2、+異軍突起，誕生了很多新的業(yè)態(tài)，對許多傳統(tǒng)行業(yè)的生產(chǎn)或工作方式也改變和影響了很多。檔案管理工作是一項非常重要的工作，但是目前 的紙質(zhì)檔案管理方式有很多弊端，在檔案管理中借助互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代電子信息技術(shù)，可以有效革除一些當(dāng)下 檔案管理工作的弊端，更好地促進檔案管理工作的效率和質(zhì)量，所以探討研究檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子 檔案的并存發(fā)展是十分有意義的一項研究。1 1 檔案管理工作概述檔案管理又稱為檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各 項業(yè)務(wù)工作的總稱1 1。它是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理主要分為檔案收 集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管

3、、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供 利用等步驟，當(dāng)然這 8 8 個步驟有時候并不是必須的，可以根據(jù)實際工作需要調(diào)整或刪減，有的檔案管理就 分為 6 6 個步驟，還有的直接分為基礎(chǔ)和利用兩大部分。從檔案管理的發(fā)展歷程來看，是有一個由非獨立系 統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng) 到開放系統(tǒng)的這么一個過程。2 2 電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點分析2.12.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點分析紙質(zhì)檔案，顧名思義，就是指檔案信息是記錄在紙張上或者其他能夠固化且能被人直觀看到和感受到的物質(zhì)上，并且字跡等檔案信息是和這種紙張或其他物質(zhì)的媒介、

4、載體永久聯(lián)系和捆綁在一起的，除非是 遭遇戰(zhàn)亂、地震、洪水、泥石流等不可抗力的重大人為或自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案的保存期限幾乎可以是永久 的2 2。紙質(zhì)檔案是檔案管理的原始和傳統(tǒng)方式，歷經(jīng)長久發(fā)展傳承下來，必然有其優(yōu)點，紙質(zhì)檔案最大的 優(yōu)點就是它的原始性和真實性，因為紙質(zhì)檔案里所有的紙質(zhì)材料都是第一手材料，是最原始的材料，而且,在檔案的整理、添加的過程中，所有的檔案資料信息有時間的前后順序甚至邏輯上的某種聯(lián)系，有據(jù)可查、有跡可循，這樣一來人為偽造、篡改的可能性大為降低，檔案的真實性也就更值得信賴了。任何事物都是一分為二的，紙質(zhì)檔案雖然優(yōu)點很多，但是隨著社會的不斷發(fā)展，其弊端也日益顯現(xiàn)岀來。最大的弊端就

5、是紙質(zhì)檔案的搜集、整理、查閱非常不便，同時紙質(zhì)檔案存在著因為諸如戰(zhàn)亂、火災(zāi)、地震、風(fēng)化等不可抗力因素而導(dǎo)致遺失或者損毀的可能，一旦這種第一手材料的紙質(zhì)檔案遺失會造成很大 的損失和不便。2.22.2 電子檔案的優(yōu)缺點分析電子檔案是指按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描、上傳等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。在將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范程序，做好安全備份工作，保證電子檔案和紙質(zhì)檔案完全一致，真實可用。電子檔案在保留了紙質(zhì)檔案真實性的同時，無疑又提高了檔案管理工作的效率 和質(zhì)量，使得檔案分類整理、修改、檢索等變得更加快速便捷。但是應(yīng)該盡量避免電子檔案對紙質(zhì)檔案材 料的過度數(shù)字化

6、，否則將會失去原紙質(zhì)檔案的真實性、憑據(jù)性和歷史質(zhì)感。同樣地，電子檔案也并非是純利無害。首先，最直接也是最重要的是電子檔案的真實性較之于紙質(zhì)檔案相對來說更難以得到保證。眾所周知，電子檔案正是借助于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)才能實現(xiàn)不同地域的不特 定人在任何時候都可以自由查看、翻閱，它是依附于信息技術(shù)或者電子信息管理系統(tǒng)，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔 案需保存在特定的場所且不對外開放，這客觀上增加了電子檔案被擅自篡改的可能性；其次就是電子檔案 賴以建立和傳播的計算機系統(tǒng)有可能會岀現(xiàn)系統(tǒng)不穩(wěn)定或者遭遇黑客攻擊和偷盜，還有被計算機病毒感染 的可能性，這些問題輕則影響檔案管理工作，重則可能導(dǎo)致檔案被篡改、損毀甚至丟失。3 3

7、 檔案管理中電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展3.13.1 紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的重要意義電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，簡而言之就是在未來的一段時期內(nèi)，檔案管理機構(gòu)和人員在檔案的保存形 式上應(yīng)該同時保存紙質(zhì)和電子兩種形式的檔案資料，兩種檔案資料完全一致、形成彼此間的對應(yīng)，不管通 過哪種方式都能找到檔案資料3 3。這樣做的意義是可以充分融合紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點，同時有效避 免各自的缺點：紙質(zhì)檔案可以長久保存，更有原始性和真實性；電子檔案則整理規(guī)范、檢索和查找方便， 更方便查閱和利用。在此著重強調(diào)一點，即便現(xiàn)在檔案的數(shù)字化已然成為一種趨勢，但是檔案保存機構(gòu)仍然應(yīng)該重視保存 原始紙質(zhì)檔案，這是因為檔案最重

8、要的屬性之一就是原始記錄屬性，況且如果保存得當(dāng)紙質(zhì)檔案的保存期 限可達幾百甚至上千年，遠(yuǎn)比電子檔案的載體如 U U 盤、CDCD 等可保存年限更長。3.23.2 增強紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的建議。首先，要采用“雙套制”管理，兩種檔案形式分別建檔，確保資料真實客觀。如果不采取有效措施， 保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，那么電子檔案將一文不值，這是檔案最基本的真實性決定的。其次， 強化規(guī)章制度約束和責(zé)任落實，嚴(yán)防可能岀現(xiàn)的檔案疏漏、遺失甚至造假。最后，就是做好檔案涉密工作, 嚴(yán)防黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊造成電子檔案的丟失、被盜等非安全狀態(tài)。要合理確定檔案密級，加強檔案管理相關(guān)人 員的教育培訓(xùn)力度，采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加密，根據(jù)工作實際需求