公文收發(fā)及檔案管理制度

1、公文收發(fā)及檔案管理制度1. 公司的文件有辦公室擬稿， 文件形成后，按級別由分別由董事長、總經(jīng)理和常務(wù)經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由相關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理審核、簽發(fā)。2. 屬于機(jī)密的文件由核稿人登記，按不同類別編號后，按文印規(guī)定處理。3. 文件由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。4. 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報送， 送檢人應(yīng)把文件內(nèi)容、 報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結(jié)果，機(jī)密文件由專人按核定的范圍報送。5. 已簽發(fā)的文件由核稿人登記， 并按類別編號后，按文印規(guī)定處理。6. 經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。7. 外來的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部

2、門，辦好文件閱辦：若屬急件，應(yīng)在接件后，即時報送。8. 文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。若三日內(nèi)不能辦理完畢，應(yīng)向辦公室說明原因。9. 所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。10. 打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定，由總經(jīng)理簽署意見，送辦公室打印。各部門草擬的文件合同、 資料等，由各部門自行打印。打印文件、發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。11. 文件、傳真應(yīng)及時發(fā)送給相關(guān)人員，因積壓延誤而導(dǎo)致工作失誤或造成的損失，追究當(dāng)事人的責(zé)任。12. 嚴(yán)格執(zhí)行公司保密文件的保管制度、安全制度、確保檔案機(jī)密安全。13. 各部門

3、應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）對本部門的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)責(zé)。14. 各類規(guī)章制度、辦法、認(rèn)識、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、 財產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。15. 各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)、技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料。質(zhì)量資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。16. 各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由商務(wù)部及財務(wù)部歸檔。副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由辦公室實行電腦化管理。17. 各項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由項目技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔。18. 歸檔資料必須符合下列要求： 1) 文件材料齊全完整。 2 ）根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷3) 根據(jù)檔案內(nèi)容關(guān)系、區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用19. 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)20. 加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。24、文件收發(fā)相關(guān)文件見附表發(fā)文部門：發(fā)放日期：年月日文件名稱擬辦意見總經(jīng)理審閱常務(wù)副總審閱副總經(jīng)理審閱財務(wù)總監(jiān)審閱辦公室財務(wù)部工程部商務(wù)合約部其他閱者日期：年月日文件名稱總經(jīng)理修改意見常務(wù)副總審閱副總經(jīng)理修改意見財務(wù)總監(jiān)修改意見