員工訪談階段性報告(2)

1、.員工訪談階段性報告為進一步了解員工對公司的真實想法，明確各級員工對公司業(yè)務的理解，了解部門內部與部門之間的協(xié)調性，同時發(fā)現(xiàn)公司在制度、流程、人力資源管理等方面存在的問題，自 2014 年 4 月 19 日，集團戰(zhàn)略發(fā)展中心會同行政人事中心對西安運營中心的項目部（包括臨潼、韓城）及行政部，進行了為期5 天的員工訪談。截止4 月 24 日，共訪談對象 19 名，其中包括中層以上管理者5 名（工程事業(yè)部經(jīng)理、各項目部經(jīng)理、行政部經(jīng)理） 、普通員工 14 名（包括臨潼項目部員工6 名，韓城項目部員工 2 名，行政部員工 3 名）；訪談形式主要采用多對一的單獨訪問形式； 訪談內容主要涉及了企管、 人力

2、兩方面內容。訪談期間各部門盡量調整工作時間， 積極配合此次訪談工作， 保證了此次訪談工作的順利進行。訪談過程中， 企管部主要就公司的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、組織架構及崗位設置、溝通協(xié)調、制度建設、流程管理、成本管控等方面與員工進行了深入溝通和交流， 人力資源部主要就各級員工的崗位職責、崗位勝任力、薪酬福利滿意度、 培訓需求等方面進行細致了解。在溝通交流中，我們發(fā)現(xiàn)員工對企業(yè)認識上存在不足，同時企業(yè)在管理過程中也存在某些漏洞和不足， 以下就分別從企管和人力兩個維度對訪談中比較集中、普遍的典型性問題進行梳理， 并針對典型性問題分析原因并提出相應的改進措施。集團管理層面（企管）;.一、對公司組織架構、崗位設置

3、、職能分工的認識不清晰在參與調查者中， 79%的員工對公司的組織架構及各中心的領導不清楚， 63%的員工只對西安分公司的組織架構了解，對北京的組織架構、部門職責及人員分工不清楚，53%的員工對自身的崗位職責、分工不明確，部分崗位存在工作職責交叉現(xiàn)象。原因分析：1、公司對組織架構的宣傳貫徹不到位。2、西安員工與北京公司員工日常工作交流缺乏，導致對北京公司的架構、部門職責的不清晰。3、部門領導缺乏部門分工和崗位職責概念的認識，靠感覺、靠經(jīng)驗為下屬分配工作現(xiàn)象普遍， 導致無法為下屬明確界定工作范疇和工作權限。建議措施：1、加強對公司全體員工組織架構的宣傳貫徹，可利用OA、企業(yè)宣傳冊等平臺發(fā)布和及時更

4、新組織架構圖、崗位架構圖及中心各領導層對應表、團隊成員照片等，使公司每位員工明確公司組織架構。2、加強集團各分公司間的溝通與交流，例如，可通過一年一次的集團高層領導的走訪、 慰問活動，使公司各地區(qū)各級職工在感受公司關懷同時，從直觀上明確各中心負責人及其工作職責。3、盡快確定崗位說明書，各部門可形成紙質印刷版的崗位說明書并人手一份， 同時可通過崗位說明書上墻，減少管理者靠經(jīng)驗為下屬安排工作的現(xiàn)象， 使各級員工更直觀的領會崗位職責，明確人員分;.工。三、部門間溝通協(xié)作不暢在參與訪談的員工中， 有 89%的員工認為部門內和部門之間的溝通存在問題。其中項目部有 60%員工認為與西安財務在報銷事項上存在

5、較大的溝通障礙， 得不到財務管理者專業(yè)的指導及幫忙， 溝通次數(shù)很頻繁，且辦事效率很低， 如票據(jù)報銷過程中就如何貼票需要反復與財務部人員溝通，不合格現(xiàn)象未能一次性告知，造成人力內耗，且報銷時間平均半月以上。 項目部有 69%員工認為與采購中心關于材料采購上的溝通存在問題， 采購單審批后沒有及時的反饋信息， 且辦事效率低。如某項目部人員 4 月 3 號提交的采購單， 4 月 4 日采購部進行了審批， 4 月 18 日項目部打電話詢問采購情況，但采購中心人員對此事完全不知曉。原因分析：1、采購中心人員缺乏工作責任心。2、財務部人員服務意識差，特殊情況不能做到靈活變通。3、流程審批環(huán)節(jié)多，無形中提高了

6、溝通成本。4、部門崗位職責不清晰，分工不明確，工作互相推諉，造成部門間的溝通障礙。建議措施：1、配套出臺相關的考核政策，通過建立健全考核機制，把工作態(tài)度、工作積極性等要素合理納入到部門考核及員工考核當中去，通過外界約束壓力提高公司整體員工的責任意識和服務意識。;.2、強制要求采購中心人員輪流到各個項目上了解情況，對于未處理的單子進行及時回訪和處理，并規(guī)定處理期限， 對于超限超時未處理的單子，需填寫相關說明報送總經(jīng)理確認。3、針對財務報銷需反復溝通確認的問題，可由財務部針對報銷的貼票、流程、注意事項等通過OA 等渠道發(fā)布補充說明通知，并針對貼票等需要技術操作的流程給予專門的指導和培訓，避免今后在

7、報銷問題上的反復溝通與協(xié)商。4、進一步明確崗位職責、人員分工，責任落實到人，同時把崗位說明書落地，避免靠經(jīng)驗安排工作，造成溝通障礙。四、燈具供貨不及時且質量存在問題項目部 86%員工認為燈具供貨十分不及時，尤其是在樣品供貨和定制產品供貨方面不及時現(xiàn)象比較嚴重。57%員工認為燈具的質量存在較大的問題，且有時采購合同封樣與大批實際送貨從品牌及質量上存在差異。原因分析：1、采購中心下單遲，燈具設計不出來。2、有的廠家不配合，沒有按時供貨。3、甲方的設計變更頻繁，導致供貨延誤。建議措施：1、通過建立健全相關的考核機制，把工作態(tài)度、工作積極性等要素合理納入到部門考核及員工考核當中去，提高采購中心人員的責

8、任心和服務意識。;.2、要求采購中心人員輪流到各個項目上了解情況，對于未處理的單子進行及時回訪和處理，并規(guī)定處理期限， 對于超限超時未處理的單子，需填寫相關說明報送總經(jīng)理確認。3、項目部聯(lián)合采購中心、財務部等部門，切實落實對廠家的考核制度，對售后、質量、供貨周期進行綜合評分。五、財務報銷制度不合理53%的員工認為西安財務報銷制度存在不合理之處，如庫房的租賃都主要是民居， 發(fā)票金額較大，找票據(jù)困難；聘請一建師人工費用，因市場人員稀缺，各公司爭要，聘請費用較大，個人提供不了正規(guī)發(fā)票，相關部門為工辦事，存在困難，得不到集團財務及相關部門的配合，特殊人員的到位，直接影響到公司相關資質升級及使用。項目部

9、中 60%員工認為西安財務制度較苛刻， 需要變通，如報銷字據(jù)不清晰不給報銷，由于供貨商的拖延產生的租車費用需要從付款里扣， 必須由供貨商簽字才給批。原因分析：1、財務部人員對項目上的某些實際情況不了解，依舊按照規(guī)章制度辦事。2、財務部人員缺乏責任心和積極性，存在壓單現(xiàn)象。建議措施：1、由財務中心組織與項目部的座談會，使財務人員了解項目上存在的實際情況和問題，合理調整制定財務報銷制度。;.2、建議制定出臺針對項目部的財務報銷制度，根據(jù)項目部的實際情況有針對性的制定相應的報銷制度。行政人事管理層面（人力）從整體來看， 在參與訪談的人員中， 大部分員工對集團行政人事中心，運營中心人力資源的管理較為滿

10、意，但表示運營中心行政管理有待進一步提高。 同時，在此次運營中心的訪談中我們發(fā)現(xiàn)公司在薪酬福利、人員招聘、梯隊建設、員工培訓等方面存在的問題。一、薪酬福利管理有待進一步完善1、希望得到相關部門的幫助，進行合理避稅；2、休假方式希望能夠靈活些，待項目階段性結束后，能適當休息，調整員工的工作壓力；3、部分員工認為公司薪酬（獎金）分配方式缺乏依據(jù)；4、加班費按 70%發(fā)放不合理；5、私車公用補貼、停車費問題得不到解決；6、提高一線人員工資待遇。建議措施：1、與財務部溝通協(xié)調，進行合理避稅；2、休假方式待項目階段性結束后，適當調休息；3、薪酬（獎金）分配方式統(tǒng)一明確基礎金額，如13 薪說法；4、運營中

11、心加班費可否按正常出勤天數(shù)發(fā)放；5、運營中心應盡快起草符合項目實際情況的相關管理制度，如私車公用補貼、停車費報銷管理制度等。;.6、經(jīng)了解目前運營中心正在起草一線人員工資調整方案。二、人員招聘及梯隊建設上存在不足1、運營中心人員供給不足，招聘渠道單一，招聘受阻；2、梯隊建設管理真空。建議措施：1、拓展招聘渠道，加大招聘力度，與專業(yè)對口大學形成戰(zhàn)略合作伙伴關系；與相關培訓機構簽訂協(xié)議定向解決就業(yè)；2、鼓勵老員工傳、幫、代新員工或有潛力的員工，構建人才培養(yǎng)機制，加快梯隊建設；3、必要時集團人事可參與西安運營中心人員招聘工作。三、可持續(xù)發(fā)展缺乏管理，員工培訓有待加強可持續(xù)發(fā)展的動力來源于組織和員工的協(xié)調發(fā)展，有針對性地培訓，不管是從專業(yè)知識、管理技能、職業(yè)生涯管理等都是促進員工發(fā)展的有效方法。以上目前管理出現(xiàn)真空。大部分被訪談員工認為， 希望加大培訓力度， 開展更多實用有效培訓課程，業(yè)務技能、管理類課程，希望能采用內部、外部相結合方式構建培訓體系，如果有可能，聘請專業(yè)人士來進行培訓。建議措施：1、集團人力資