Excel高級(jí)運(yùn)用指導(dǎo)參考

1、excel高級(jí)運(yùn)用指導(dǎo) 1編輯技巧2. 單元格內(nèi)容的合并3. 條件顯示4. 自定義格式5 繪制函數(shù)圖象6. 自定義函數(shù)7. 矩陣計(jì)算8. 自動(dòng)切換輸入法9. 批量刪除空行10. 如何避免錯(cuò)誤信息11宏的使用12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧1、編輯技巧1編輯技巧（1）分?jǐn)?shù)的輸入如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是:先輸入“0” , 然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5” o（2）序列“001”的輸入如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1,解決辦法是：首先輸入 "（西文單引號(hào)）,然后輸入“001”。（3）f1期的輸入如果要輸入“4月5 r”，直接輸入“4/5”，再

2、敲回車就行了。如果要輸入當(dāng) 前日期,按一 f “ctrl+； ”鍵。（4）填充條紋如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一 單元格內(nèi)填入“*”或“”等符號(hào)，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中橫 向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格 式”菜單中，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1） o圖1單元格格式rnn數(shù)字字體丨邊框丨副案水平對(duì)齊©:縮進(jìn)d）：進(jìn)規(guī)左中右 吊靠居靠文本控制廠自動(dòng)換行迥 廠縮小字體埴充 廠合并單元格i保護(hù)i 方向；1確定1取消1（5）多張工作表中輸入相同的內(nèi)容兒

3、個(gè)工作表屮同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以選屮一張工作表，然后按住ctrl 鍵，再單擊窗口左下角的sheetl、sheet2來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其屮的任意一個(gè)工作表屮輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些 數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的 ct門鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系, 否則在一張表單屮輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選屮的其它工作表內(nèi)。（6）不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選屮一個(gè)單元格，按住ct"鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部 都選'pto在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住ct"鍵，

4、同時(shí)敲一下回車，在所有 選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。（7）在單元格中顯示公式如果工作表屮的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個(gè)單元格屮的公式形 式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“t具”菜單，選取“選項(xiàng)” 命令，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下 的“公式”項(xiàng)有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就 顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。圖2（8）利用ctrl+*選取文本如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí)，可以通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按 下ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。ctr

5、l+*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周 輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表 格，并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。（9）快速清除單元格的內(nèi)容如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng)用選定該 單元格，然后按delete鍵的方法了。要徹底清除單元格，可用以下方法：選定想 要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命 令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。2、單元格內(nèi)容的合并 http:/ww. hongen. com/pc/oa/excel2k/ex2kl302 htm 根據(jù)需要，有時(shí)想把

6、b列與c列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪 切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。解決辦法是：在c行后插入一個(gè)空列（如果d列沒有內(nèi)容，就直接在d列操作）， 在d1中輸入“二b1&c1” , d1列的內(nèi)容就是b、c兩列的和了。選中d1單元格， 用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“ ”，當(dāng)光標(biāo)變成 + 后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光 標(biāo)向下拖到耍合并的結(jié)尾行處，就完成了b列和c列的合并。這時(shí)先不要忙著把 b列和c列刪除，先要把i）列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù) 據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉b、c、i）列的數(shù)據(jù)。下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用au

7、tocad繪圖時(shí)，有人喜歡在excel中存 儲(chǔ)坐標(biāo)點(diǎn)，在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x, y”的形式，首先 在excel屮輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入a列，y坐標(biāo)值放入到13列，然后利用 將a列和b列合并成c列,在c1中輸入:二a1&，"&b1,此時(shí)c1中的數(shù)據(jù) 形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)c1單元格，完成對(duì)a列和13列的所有內(nèi) 容的合并（如圖3-4） o合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用concatenate函數(shù)，此函數(shù)的作用 是將若干文字串合并到一個(gè)字串中,具體操作為“二concatenate （bl,cl）"。 比如，假設(shè)在某一河

8、流生態(tài)調(diào)查工作表中，b2包含“物種”、b3包含“河鱒魚”， b7包含總數(shù)45,那么 輸入“二concatenate （本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：，b2, ",b3, 為，b7, 條/公里。）”計(jì)算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河 鱒魚物種為45條/公里。圖3圖43、條件顯示我們知道，利用if函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子，就是教師 在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，能顯示為“不及格”；輸入60 以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格。這樣的效杲，利用if函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)成績在a2單元格中，判斷結(jié)果在a3單元格中。那么在a3單元格中輸入公 式：=if （a2<6

9、0, “不及格”，“及格”）同時(shí)，在if跑數(shù)中還可以嵌套if 函數(shù)或具它函數(shù)。例如，如果輸入：=if （a2<60, “不及格” ,if （a2<=90, “及格”，“優(yōu)秀） 就把成績分成了三個(gè)等級(jí)。如果輸入 =if（a2<60, “差，if（a2二70, “中",if（a290, “ 良”，“優(yōu)”） 就把成績分為了四個(gè)等級(jí)。再比如，公式：=if （sum （al： a5>0, sum （al： a5） , 0）此式就利用了嵌套 函數(shù)，意思是，當(dāng)a1至a5的和人于0時(shí)，返回這個(gè)值，如果小于0,那么就返 回0。還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號(hào)均為半角，而且if與

10、描號(hào)之間也不 能有空格。4、自定義格式excel屮預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基木能夠滿足使用的要求，但對(duì)一些特殊 的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格 式功能來完成。excel的口定義格式使用下面的通用模型：止數(shù)格式，負(fù)數(shù)格 式，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中，包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段：人 于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格 式；輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測試，添加描 述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。（1）使用顏色 要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方 括號(hào)括

11、住的顏色名或顏色編號(hào)。excel識(shí)別的顏色名為：黑色、紅色、白 色、藍(lán)色、綠色、青色和洋紅o excel也識(shí)別按顏色x指定的顏色， 其中x是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色（如圖5） o圖5（2）添加描述文木 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)z后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式 為：“文木內(nèi)容”血要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本，使用門定義格式為： ”文本內(nèi)容h。©符號(hào)的位置決定了 excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對(duì)于添加文木的位 置。（3）創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號(hào)來設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式（人于）、二 （人于等于）、（小于）、=（小于等于）、二（等于）、（不等于），如果你覺得這些符號(hào)不好記，就干脆使用“

12、”或“二”號(hào)來表示。由于口定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段，excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中 包括2個(gè)條件測試，滿足某個(gè)測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段小指定的格式，其余數(shù) 字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：;0正數(shù)格式；0負(fù)數(shù)格式；零格式; 文本格式。下面給出一個(gè)例子：選屮一列，然后單擊“格式”菜單屮的“單元格”命令，在 彈岀的對(duì)話框屮選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表屮選擇“白定義”,然后 在"類型”文本框中輸入"正數(shù):（$#,#0.00）;負(fù)數(shù):（$ #,#0.00）;零; 文本:饋，單擊“確定”按鈕，完

13、成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”，就 會(huì)在單元格屮顯示“正數(shù)：（$12.00） ”，如果輸入“-0.3”，就會(huì)在單元格屮 顯示“負(fù)數(shù)：（$0.30） ” ,如果輸入“0” ,就會(huì)在單元格屮顯示“零”，如果 輸入文本“this is a book” ,就會(huì)在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變口定義格式的內(nèi)容，“紅色正數(shù): （$#,#0.00）;藍(lán)色負(fù)數(shù):（$#,#0.00）;黃色零;文本:曠,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同 的顏色。如果輸入"blue; red; yellow; green ” ,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零 和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）

14、o圖6再舉一個(gè)例子，假設(shè)止在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50, 000 的帳冃，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號(hào)屮，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下 的格式:“藍(lán)色>50000 $#, #0 00_);紅色<0 ( $#, #0. 00);$#,#0.00”使用條件運(yùn)算符也可以祁為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式，例 如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾 千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時(shí)，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時(shí)可以定義下 面的格式:“ >999999#, #0,，11t噸 ；>999_k_m千克沖_k克 ”可 以看到，使用條件格式，

15、千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)冃 就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。另外，我們還可以運(yùn)用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的冃的，比如格式”；# #; 0”只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式；”則隱藏所有的 輸入值。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不 影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈活運(yùn)用好門定義格式功能，將會(huì)給實(shí)際工作帶來很大的方便。5、繪制函數(shù)圖象做教學(xué)工作的朋友們一泄會(huì)遇到畫函數(shù)曲線的問題吧！如杲想快速準(zhǔn)確地繪制一 條函數(shù)曲線，可以借助excel的圖表功能，它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你 一定會(huì)問，是不是很難學(xué)呀？其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難，可以說非常簡便，不信你就

16、跟我試一試。以繪制y=|lg (6+x3)丨的曲線為例，其方法如下：在某張空白的t作表中， 先輸入函數(shù)的自變量：在a列的a1格輸入x，表明這是自變量，再在a列的 a2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng) 用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個(gè)值，定出自變量屮數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選 屮a2和a3兩個(gè)單元格，使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的炬形，再用鼠標(biāo)指向這 黑色矩形的右下角的小方塊“”，當(dāng)光標(biāo)變成 + 后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適 當(dāng)?shù)奈恢?，就完成口變量的輸入。輸入函?shù)式：在b列的b1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式，y二|lg(6+x"3) |； 在b2格輸入 jab

17、s (l0g10 (6+a2,) ) ” , b2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中b2格，讓光標(biāo)指向b2矩形右下角的“ ”，當(dāng)光標(biāo)變成 + 時(shí)按 住光標(biāo)沿b列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。圖7繪制曲線：點(diǎn)擊t具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“x, y散點(diǎn)圖”(如圖7), 然后在出現(xiàn)的“x, y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；此時(shí)可 察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“卜一步”按 鈕，選屮“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng)，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時(shí)曲線就在我們面前了(如圖8) o 圖8需耍注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點(diǎn)z間的步長是多少，這是耍根據(jù)函 數(shù)的具體特點(diǎn)來判

18、斷，這也是對(duì)使用者能力的檢驗(yàn)。如果想很快查到函數(shù)的極值 或看出具發(fā)展趨勢，給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給 定。從簡單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對(duì)數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用excel畫出曲線。如果用 得到，你還可以利用excel來完成行列式、矩陣的各種計(jì)算，進(jìn)行簡單的積分運(yùn) 算，利用迭代求函數(shù)值（如xj二xs+4,可用迭代方法求x值）,等等，凡是涉 及計(jì)算方面的事，找excel來幫忙，它一定會(huì)給你一個(gè)滿意的答案。6、口泄義函數(shù)雖然excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時(shí)可能還會(huì)碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的 情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購買者的折扣，如果有一個(gè) 函數(shù)來計(jì)算豈不

19、更方便？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能z，下 面我們在visual basic模塊屮創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。在下面的例子屮，我們要給每個(gè) 人的金額乘一個(gè)系數(shù)，如果是上班時(shí)的工作餐，就打六折；如果是加班時(shí)的工作 餐，就打五折；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊 “宏”命令中的"visual basic編輯器”，進(jìn)入visual basic編輯環(huán)境，在“工 程一vbaobject"欄屮的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”-“模塊”,在右 邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù) c 代碼如下：function rr

20、r （tatol, rr） if rr ="上 班 then rrr 二 0. 6 * tatol elsclf rr 二加班"then rrr 二 0. 5 * tatol elself rr 二休息口" then rrr 二 0. 9 * tatol end if end function （如圖 9）。 圖9這時(shí)關(guān)閉編輯器，只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrr （f 2 , b2）,那么打完折后的 金額就算出來了（如圖10） o圖107、矩陣計(jì)算excel的強(qiáng)大計(jì)算功能，不但能夠進(jìn)行簡單的四則運(yùn)算，也可以進(jìn)行數(shù)組、矩陣 的計(jì)算。(1)數(shù)組和矩陣的定義矩陣不是一個(gè)數(shù)

21、，而是一個(gè)數(shù)組。在excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用 大括號(hào)表示，例如al： c3,以便和普通單元域al： c3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定 單元域，同時(shí)按shift + ctrl + enter鍵，人扌舌弧即自動(dòng)產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn)。一個(gè)單元格就是一個(gè)變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便, 一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名。例如a=a1： c3、b=e1:g3等。數(shù)組名的設(shè)置步 驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令，輸 入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數(shù)組域，單擊名 稱框，直接輸入名稱就行了。矩陣函數(shù)是excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用

22、模塊。用“插入”一“函數(shù)”命令打開 “粘貼函數(shù)”對(duì)話框(如圖11),選屮函數(shù)分類欄屮的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”， 在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有：mdeterm計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式； m1nverse計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣；mmult計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積； sumproduct計(jì)算所有矩陣對(duì)應(yīng)元索乘積z和。圖11(2)矩陣的基本計(jì)算數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別，比如下面這個(gè)例了中，a和b都是定義好的 數(shù)組，因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3x3的，輸出結(jié)果也是3x3個(gè)單元格。計(jì)算時(shí)先選 定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域，為3x3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“二a +e”或ja-b” ,計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對(duì)應(yīng)項(xiàng)相加或相減,輸入“

23、二a*b”表示數(shù)組 a和b相乘，輸入“二a/b”表示數(shù)組a除數(shù)組b。如杲耍進(jìn)行矩陣計(jì)算，就耍用 到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的，也是“二a +b”和“=a-b” ,表示矩陣相乘可以輸入“=mmult(a, b) ” ,而矩陣相除是矩 陣a乘b的逆矩陣,所以計(jì)算公式是“=mmult(a, minverse (b)”。公式輸入 后，同時(shí)按shift+ctrl+enter鍵得到計(jì)算結(jié)果。對(duì)于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算，可 以采用分步計(jì)算。8、自動(dòng)切換輸入法在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來冋在中英 文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩。如果你要輸入的東西很有

24、規(guī)律性，比如這 一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是:（1）選屮要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”命令，在彈 出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選 擇“關(guān)閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。圖12（2）選屮要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“ime模式”選項(xiàng) 卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當(dāng)光標(biāo)在前 一列時(shí)，可以輸入英文，在下一列時(shí)，直接可以輸入中文，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸 入方式之間的自動(dòng)切換。9、批量刪除空行有時(shí)我們需耍刪除excel工作薄中的空行，一般做法

25、是將空行一一找出，然后刪 除。如杲工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“口動(dòng)篩選” 功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。做法：先在表中插入新的一個(gè)空行, 然后按下ctrl+a鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選” 項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，在典 型列的下拉列表框屮選擇“空白”，直到頁而內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13） o 圖13acb在所有數(shù)據(jù)都被選屮的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后 按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都己被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩 選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢

26、復(fù)了。插入一個(gè)空行是為 了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影 響，可以先復(fù)制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪 掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。10、如何避免錯(cuò)誤信息在excel屮輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò) 誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一 下幾種常見的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。1 ）錯(cuò)誤值：# #含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)杲太大，使結(jié)果在單 元格中顯示不下?；蚴瞧诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)

27、值。解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生 了負(fù)值引起的，可以改變單元榕的格式，比如改為文木格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。2 ）錯(cuò)誤值：#d1v/o!含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式屮 除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格屮輸入不為零的值。3 ）錯(cuò)誤值：#value!含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng) 執(zhí)行口動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#value!0解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的

28、單 元格屮包含有效的數(shù)值。例如，單元格c4屮有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格d4 包含文木，則在計(jì)算公式二c4+d4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型， 因而返回錯(cuò)誤值# value! o4 ）錯(cuò)誤值：#ref!含義：刪除了被公式引用的單元格范i韋i。解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。5 ）錯(cuò)誤值：#n/a含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入 #n/a,以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#n/a值的單元格都將返0#n/ao解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。6 ）錯(cuò)誤值：# name?含義：在公式屮使用了 excel所不能識(shí)別的文木，

29、比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是 輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號(hào)屮，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí) 存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來；將文字串括在雙引號(hào)屮；確 認(rèn)公式屮使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如:sum（cl：c10）o 注 意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。7）錯(cuò)誤值：#num!含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果 太大或太小而無法在工作表中表示。解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如杲是公式結(jié)果太大或太小，就要 修改公式,使其結(jié)果在-ix 10307和1x 10307之間。8）錯(cuò)

30、誤值：#null!含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交 叉點(diǎn),但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格。比如輸入:“=sum（al:a10 cl:c10）” , 就會(huì)產(chǎn)生這種情況。解決辦法:取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“二sum(a1:a1o , cl: cio)"11、宏的應(yīng)用宏是一個(gè)指令集，用來告訴excel來完成用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序, 但是它是完全運(yùn)行t excel z屮的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù) 性工作。宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個(gè) 宏，用來在工作表的每一行上輸入一組口期，并在每一單元格內(nèi)居中對(duì)齊口期， 然后對(duì)

31、此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏，在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中指 定打印設(shè)置并打印文檔。由于宏病毒的影響和對(duì)編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什 么時(shí)候可以找宏來幫忙。其實(shí)你盡管放心人膽地去用，如果只是用“錄制宏”的 方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來，到用的時(shí) 候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會(huì)把那操作再執(zhí)行一遍。下面給出了宏的應(yīng)用場合，只耍用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需耍編 程。如果想對(duì)所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的vba知識(shí)了。*設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表屮都需要的固定形式的表頭；*將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式；*每次打印都固泄的頁面設(shè)置；*頻

32、繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單 等;*創(chuàng)建格式化表格；*插入工作表或工作薄等。需更指出的是，excel中的宏與word中的宏有些不同之處，對(duì)于錄制的操作， 它會(huì)記住單元格的坐標(biāo)(即所有的引用都是絕對(duì)的)，所以在涉及到與位置有關(guān) 的操作時(shí)，要格外注意。如果相用和對(duì)引用，可以借助于offset方法，比如下 面的語句:activccell. offset (1, 0). range(z，arz). select 宏的應(yīng)用是很廣 的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更 靈活的應(yīng)用方法。12、圖表的應(yīng)用技巧excel提供了 14種標(biāo)準(zhǔn)的

33、圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的 圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可 以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主耍同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺效 果和美觀性。下面給出了一些常見的規(guī)則。面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有兒個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對(duì)那些部分 總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面枳圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到 總體的變化。條形圖：由一系列水平條組成。使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)冃的 相對(duì)尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品屮任意一種的銷售 數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖 的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時(shí)可以互換使用。柱形圖：曲一系列垂直條組成，通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì) 尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對(duì)比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配 情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都 是從它開始的。折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長趨勢 的，另一段時(shí)間內(nèi)處丁下降趨勢，我們可以通過折線圖，對(duì)將來作出預(yù)測。例如: 速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、壓力-溫度曲線、 疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功