數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究

1、    數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究    張玉立摘    要：國家檔案機構和地方檔案機構的管理人員必須要提高對檔案管理工作數(shù)字化建設的重視，要從加強檔案管理部門之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)信息進行科學歸納與整理，并對檔案信息化管理平臺進行科學構建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對于檔案管理工作人員而言，要將推動檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展作為未來的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉(zhuǎn)化，由中央到地方全面推動檔案機構數(shù)字化發(fā)展。關鍵詞：數(shù)字

2、時代;檔案數(shù)據(jù)化;管理;問題引言檔案是事業(yè)單位經(jīng)營管理過程中保留下來的極具意義的資料，事業(yè)單位檔案管理工作的成效決定了信息資源的完整性，是事業(yè)單位持續(xù)性發(fā)展的保障。信息時代的到來，使得數(shù)字化技術在各領域的事業(yè)單位管理中得以運用和普及。本文對數(shù)字時代下我國事業(yè)單位檔案管理的理念問題進行分析，探究其成因和風險，并提出解決管理問題的方法。一、推進檔案數(shù)據(jù)化進程的意義在數(shù)據(jù)時代，通過數(shù)據(jù)來實現(xiàn)決策和改善業(yè)務、通過數(shù)據(jù)來揭示歷史和文化“現(xiàn)象”都會給檔案工作帶來一定的影響。近年來，檔案界已經(jīng)注意到檔案數(shù)據(jù)化的機遇，有學者提出“為大數(shù)據(jù)分析提供基礎數(shù)據(jù)是檔案工作在信息時代的價值所在”，而只有檔案數(shù)據(jù)化之后，

3、檔案大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)基礎才奠定起來，才有可能去討論檔案的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)的深度整合;也有學者強調(diào)要通過“檔案數(shù)據(jù)化引領服務模式創(chuàng)新”，檔案部門的傳統(tǒng)業(yè)務將向檔案資源的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向轉(zhuǎn)移，對大量數(shù)據(jù)的分析與處理將成為檔案部門的主要業(yè)務。在數(shù)據(jù)時代，檔案部門需要以開發(fā)為導向重新認識檔案數(shù)據(jù)資源的價值，通過深層次的檔案數(shù)據(jù)化開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源從機器讀取到機器理解的轉(zhuǎn)變，為事業(yè)單位或政府基于數(shù)據(jù)分析的決策提供有價值的檔案數(shù)據(jù)資源;為檔案部門業(yè)務工作智慧化轉(zhuǎn)型（智能鑒定、智慧編研等）奠定基礎;并面向數(shù)字人文、政府決策、社會治理提供數(shù)據(jù)服務、知識服務和智庫服務。因此，大數(shù)據(jù)時代推進檔案數(shù)據(jù)化進程具有

4、重要現(xiàn)實意義。二、數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題（一）發(fā)展投入不到位對檔案事業(yè)進行信息化建設，需要奠定穩(wěn)固的發(fā)展根基，即投入充足的資源，包括資金資源、設備資源、技術資源和人才資源等。而結(jié)合當前我國檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀可知，在發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的首要問題即總體投入不到位，尤其體現(xiàn)在設備和技術方面。在設備投入方面，數(shù)字時代下的檔案管理工作本身就對現(xiàn)代化設備依賴程度較高，主要體現(xiàn)在計算機設備和相關軟件上，此時就涉及到各種硬件和軟件設備的配置，而實際的檔案機構在搭建檔案館時常出現(xiàn)設備投入不足現(xiàn)象，導致管理機具和相關運行軟件無法保障高效運行，且無法滿足實際的檔案管理工作需求。（二）檔案管理安全性低，且缺少相關專

5、業(yè)人員維護如今事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化程度較高，諸如歷史文件、公司財務、人員信息、公司產(chǎn)品資料等檔案都可以在網(wǎng)絡上查看。在檔案室網(wǎng)絡建設方面，由于沒有系統(tǒng)化的資料加密，且檔案訪問權限設置不合理或者存在漏洞，導致事業(yè)單位信息和內(nèi)部資料非常容易發(fā)生外傳。很多事業(yè)單位在崗位的設置上沒有考慮檔案室網(wǎng)絡安全，缺乏專業(yè)人員為信息化檔案管理保駕護航。檔案安全沒有保護措施，導致檔案管理過程中存在重大的安全隱患，這種現(xiàn)象的存在可以說是為事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營埋下了一顆定時炸彈，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源外泄，對事業(yè)單位的損失是不可估量的。三、數(shù)字時代下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理的路徑（一）數(shù)字化檔案管理理念應與時俱進檔案管理理念是在

6、國家的計劃經(jīng)濟體制下形成的，所以管理理念客觀上是受社會歷史環(huán)境影響的。企業(yè)檔案是國家整體檔案資源的組成成員之一，其流向是對國內(nèi)各級檔案館。傳統(tǒng)的檔案管理手段是純手動管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計整理工作量龐大。由于傳統(tǒng)檔案管理理念的理論基礎扎實，理論體系完整，所以一直沿用至今，但如今其速度慢，效率低的弊端一一暴露在信息技術時代下。所以，想轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，首先要以普及為主，企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)管理范疇，屬于內(nèi)部事務。應組織相關培訓，培養(yǎng)員工文件歸檔重要性的意識。其次要改變檔案管理的專人專用， 在檔案管理工作上做到人人參與。在公司內(nèi)部建立資源庫，統(tǒng)一檔案格式、命名、分類等，建立標準化的檔案系統(tǒng)，節(jié)約檔案管理

7、人員的整理時間。（二）建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫海量的數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)對檔案管理人員提出了更高的數(shù)據(jù)處理要求，基于此，檔案管理人員應借助大數(shù)據(jù)時代的便利，積極的構建智慧檔案數(shù)據(jù)庫。構建數(shù)據(jù)庫的首要工作是對檔案數(shù)據(jù)信息進行廣泛收集，并對收集到的檔案數(shù)據(jù)信息進行核實，確保數(shù)據(jù)信息真實與完整。在此基礎上，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對檔案材料進行分類與編號，將每一份電子文件都做好檢索標識，確保一碼一件，提高檢索精準率。另外，檔案管理人員要積極的對檔案歷史數(shù)據(jù)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并存入到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在構建智慧檔案數(shù)據(jù)庫時，管理人員還要嚴格的執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，確保數(shù)據(jù)庫具有較高的兼容性。在構建數(shù)據(jù)庫時，還要關注資源中心

8、的封閉性，要從數(shù)據(jù)資源安全角度加強管理。對于電子文件資源，應對其格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式等進行統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)互通性。（三）完善制度，確立規(guī)范在對檔案進行現(xiàn)代化與數(shù)字化的管理工作時，檔案機構應積極制定與完善相關的檔案管理措施，從組織建設與制度建設出發(fā)，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實提供支撐。在具體搭建組織機構與完善管理制度時，相關人員應秉持嚴謹認真的態(tài)度，尤其要關注對制度的完善，為具體管理工作的落實提供科學依據(jù)。在完善制度時，應做到對檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對各級管理人員的管理職責的明確。結(jié)語在信息技術高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理理念還有很大的提升空間。雖然還存在資金投入不足、檔案歸檔意識不強、管理理念偏頗等現(xiàn)象，但這是數(shù)字化檔案管理觀念形成所要經(jīng)歷的必然