會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的內(nèi)容目標(biāo)及原則

1、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的內(nèi)容目標(biāo)及原則企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，也就是企業(yè)建立會(huì)計(jì)電算化的 整個(gè)過程，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施過程 中，包括會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃，會(huì)計(jì)信息的建立與管理， 人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實(shí)施等眾多內(nèi)容，都 必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企 業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作順利正確地進(jìn)行。一、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的內(nèi)容企業(yè)要建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng) 需要做哪些工作？ 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施，應(yīng)該包括哪些 內(nèi)容？ 對(duì)這此問題認(rèn)識(shí)不足，將導(dǎo)致整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作 不能正確順利進(jìn)行。目前，在我國財(cái)會(huì)人員、會(huì)計(jì)電算化人 員中仍有不少人員對(duì)上述問題持有種種片面的認(rèn)識(shí)，主要有 以下幾

2、種觀點(diǎn)：1. 會(huì)計(jì)電算化就是建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的過程。 這種觀點(diǎn)認(rèn)為，只要會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作就完成了。他們有 時(shí)也認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但卻錯(cuò)誤地認(rèn)為 在開發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個(gè) 會(huì)計(jì)電算化過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。這種觀點(diǎn)的錯(cuò)誤在于把會(huì) 計(jì)電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會(huì)計(jì)電算化的 整個(gè)內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。2. 會(huì)計(jì)電算化就是編程。認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，而建立會(huì)計(jì)信 息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點(diǎn)不僅忽略了會(huì)計(jì)電算化的 其他內(nèi)容，而且就是在建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)也拋棄了系統(tǒng)工 程的方法

3、，不進(jìn)行系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)，直接編程是這種觀點(diǎn)的突 出表現(xiàn)。3. 會(huì)計(jì)電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。這種觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個(gè)不可分的整體，企業(yè)要建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所 有的子系統(tǒng)，甚至擴(kuò)大到整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了 會(huì)計(jì)電算化是系統(tǒng)工程的特點(diǎn)，把系統(tǒng)工程多步驟多階段 性簡化為單一階段，把會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性 變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認(rèn)會(huì)計(jì)電算化的過程 是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。4. 會(huì)計(jì)電算化也就只是會(huì)計(jì)部門的工作采用電算 化，與其他部門的工作無關(guān)。認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是以計(jì)算機(jī)代替手工記帳、算帳、報(bào) 帳，否認(rèn)了會(huì)計(jì)信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子

4、系統(tǒng)存在 著密切的聯(lián)系，從而也就把會(huì)計(jì)預(yù)測、會(huì)計(jì)控制以及會(huì)計(jì)輔 助決策等眾多內(nèi)容從會(huì)計(jì)電算化工作中給拋棄了。由于這些片面觀點(diǎn)的存在，影響了我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè) 的發(fā)展。那么會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)施到底包括哪些內(nèi)容？我們認(rèn)為其主要內(nèi)容如下所述:1. 會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃。它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目 標(biāo)，明確會(huì)計(jì)電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定會(huì) 計(jì)信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認(rèn)它們之間的 聯(lián)系；確定會(huì)計(jì)電算化工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的階段和步驟，以及建 立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會(huì)計(jì)電算化管理體制及組織機(jī) 構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項(xiàng)內(nèi)容。2. 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的建立。包括

5、實(shí)施人員組織、會(huì)計(jì)軟件的取得、硬件及環(huán)境的購 置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。3. 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的管理。包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。4. 計(jì)算機(jī)審計(jì)及計(jì)算機(jī)舞弊。5. 會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)。這是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的延伸。由上可以看出，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一 項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi) 容，都是對(duì)會(huì)計(jì)電算化的片面認(rèn)識(shí)，都會(huì)給會(huì)計(jì)電算化的實(shí) 施帶來不利的因素。二、會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)，也就是會(huì)計(jì) 電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會(huì) 計(jì)工作的地位，提高會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)管理的現(xiàn) 代化，提高

6、經(jīng)濟(jì)效益。具體包括如下內(nèi)容：1. 減輕財(cái)會(huì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高財(cái)會(huì)工作效率。 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報(bào)帳工作交給高速的計(jì)算機(jī)處理，以減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并 且由于計(jì)算機(jī)的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn) 生的誤差，以達(dá)至提高財(cái)會(huì)工作效率的目的。2. 促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。手工條件下，廣大財(cái)會(huì)人員被繁重的手工核算工作所包沒有時(shí)間和精力來更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)參與管理、決策的職 能；通過電算化，使財(cái)會(huì)人員解脫了繁重的手工操作，有時(shí) 間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn) 代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。3. 準(zhǔn)確、及時(shí)地提供會(huì)計(jì)信息。手式條件下，由于大量會(huì)計(jì)信息需要

7、進(jìn)行記錄、加工、 整理，使需要信息者不可能及時(shí)得到財(cái)會(huì)信息，這不利于企 業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新情況和存在的問題；而電算化 后，大量的信息都可以及時(shí)記錄、匯總、分析、傳送，保證 向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時(shí)地提供會(huì)計(jì)信息。4. 提高人員素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化。會(huì)計(jì)電算化，給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求 會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企 業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識(shí)，另一方面還必須掌握 電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí)，好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處 理程序，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件，所以會(huì)計(jì)電算化 也要求促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化。5. 實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)計(jì)電

8、算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企 業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去 管理企業(yè)，提高經(jīng)濟(jì)效益。因而，會(huì)計(jì)電算化不僅要使會(huì)計(jì) 工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化，提高 企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。三、企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的原則企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化不 是隨心所欲的，它必須考慮會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)和企業(yè)的現(xiàn)狀， 以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì) 電算化迗到其最終目標(biāo)。一般地，應(yīng)考慮如下幾項(xiàng)基本原則：1. 合法性原則。即企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)工作，都必須以有關(guān)法律 制度為原則。第一，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，必須遵循我國的會(huì)計(jì)制度、財(cái) 務(wù)制度及有關(guān)法律。第二，必須遵循財(cái)政、

9、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)電算化管理制度。 第三，還要遵循本企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性，操作使用的合法性， 輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性，輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸 出信息及格式的合法性。2. 效益性原則。提高經(jīng)濟(jì)效益，是會(huì)計(jì)電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效 益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟(jì)效益，即直接投入直 接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟(jì)效益，即由于會(huì)計(jì)電算化而引 起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益， 雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實(shí)施電算化。以下幾個(gè)方面值得特別注意：第一，在系統(tǒng)實(shí)施前，應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益，技術(shù)力量，管理 水平，各種約束條件進(jìn)行全面分析，先進(jìn)行整個(gè)系

10、統(tǒng)的可行 性分析，以確定是否具備條件進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作。第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。 一般來說，評(píng)價(jià)電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，要從會(huì)計(jì)電算化能 否節(jié)約企業(yè)的流動(dòng)資金占用量，能否準(zhǔn)確、及時(shí)和全面地 提供必須的信息，能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì) 量，以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計(jì)算機(jī)是 現(xiàn)代化管理的輔助工具這個(gè)角度來評(píng)估它的效益。第三，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，也應(yīng)堅(jiān)持效益性原則，力求 降低設(shè)計(jì)開發(fā)成本，提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量。3. 系統(tǒng)性原則。也就是以包括整體觀點(diǎn)，關(guān)聯(lián)觀點(diǎn)，發(fā)展觀點(diǎn)，最優(yōu)觀 點(diǎn)在內(nèi)的系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化實(shí)施工作。要注意以下 兩點(diǎn)：第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

11、會(huì)計(jì)部門作為企業(yè)管理中的一個(gè)重要部門，與其他職能 部門是密切聯(lián)系的，因此，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí)，應(yīng)考慮包括 各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個(gè)管理工作的電算化工作，把會(huì)計(jì) 信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，既要分清 各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會(huì)計(jì)信息系 統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，不可能一次全部完 成各子系統(tǒng)，必須分階段進(jìn)行。這樣，在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè) 計(jì)實(shí)施時(shí)，必須有全局的觀點(diǎn)，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接 性，使逐個(gè)實(shí)施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個(gè)會(huì) 計(jì)信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的

12、優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng) 的完美組合和高質(zhì)量性。4. 規(guī)范性原則。包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息 的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實(shí)施避免二義 性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實(shí)施的偏差，從而 避免會(huì)計(jì)電算化工作失敗的可能性。5. 可靠性原則?？煽啃允菚?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能否實(shí)際使用的前提。影響系 統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個(gè)方面：第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn) 錯(cuò)誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯(cuò)和糾錯(cuò)系統(tǒng)，進(jìn) 行重點(diǎn)防護(hù)，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法， 防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動(dòng)，

13、此外還應(yīng)有系 統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。第三，易擴(kuò)充性，即整個(gè)系統(tǒng)在運(yùn)行周期內(nèi)，由于環(huán)境 條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度，易擴(kuò) 充性要求對(duì)系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。6. 易用性原則。易用性也就是易操作性。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的使用者是會(huì)計(jì) 人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面， 準(zhǔn)確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能 地使用會(huì)計(jì)術(shù)語，使會(huì)計(jì)人員一學(xué)既會(huì)。企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的條件會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一 個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，因此企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，必須有先決條件， 企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會(huì)計(jì)電算化工作。這些條件主要是：、企

14、業(yè)的客觀需要指企業(yè)對(duì)開展會(huì)計(jì)電算化工作的迫切程度。企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會(huì)計(jì)電 算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會(huì)計(jì)電算化工作的前提。其 實(shí)，在開發(fā)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也 存在，是否要開發(fā)新的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，取決于原信息 系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對(duì)多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會(huì) 計(jì)信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新情況，迫切需要進(jìn)行 會(huì)電算化，但是也有一部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手 式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強(qiáng)迫 它實(shí)施電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，否則既浪費(fèi)了人財(cái)物，對(duì)企業(yè) 的濟(jì)效益也不會(huì)有什么提高。二、領(lǐng)導(dǎo)的重視企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，幾乎涉及企業(yè)

15、的 所有部門和人員，同時(shí)還涉及管理機(jī)構(gòu)及管理體制的變動(dòng)， 這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持 企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問 題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。 因此，在會(huì)計(jì)電算化工作中企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng) 工作，有條件時(shí)還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小 組，領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作。良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及 較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否 健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這 是搞好電算化工作的重要保證。這是因?yàn)?/p>

16、計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè) 務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、 業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會(huì)計(jì) 信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作 的開展將遇到重重困難。對(duì)于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開 展會(huì)計(jì)電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù) 制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會(huì)計(jì)電算化工作積極創(chuàng)造條件。四、專業(yè)人員的合理配置實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，將改變原手 工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的崗位分工與職能，單純的財(cái)會(huì)人員，已 不能滿足會(huì)計(jì)電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化 工作有關(guān)的專業(yè)人員，以負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作的管理

17、以及 項(xiàng)目開發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。第一要配備一名會(huì)計(jì)電算化工作的管理人員，負(fù)責(zé)會(huì) 計(jì)電算化工作的規(guī)劃、項(xiàng)目開發(fā)、計(jì)劃、組織和運(yùn)行管理， 這是會(huì)計(jì)電算化工作順利進(jìn)行的保證；第二應(yīng)配備硬件維護(hù)員，負(fù)責(zé)整個(gè)電算化系統(tǒng)硬件 的維護(hù)、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等 特點(diǎn)，硬件維護(hù)員可以是兼職的；第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既 懂計(jì)算機(jī)又熟悉財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè) 計(jì)開發(fā)，又負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的一些維護(hù)工作，使電算化會(huì)計(jì)信 息系統(tǒng)的一般維護(hù)工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會(huì)計(jì)電算 化工作的順利進(jìn)行。五、經(jīng)費(fèi)保證實(shí)施會(huì)計(jì)電算化工作需要專門人才，也需 要軟件及硬件設(shè)備，這

18、些都需要有一定的投資，為了保證會(huì) 計(jì)電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費(fèi)必須有來源，所需數(shù)額 也必須控制確定。會(huì)計(jì)電算化所需的費(fèi)用分初期投資費(fèi)用和 曰常費(fèi)用兩種。初期投資費(fèi)用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所 需費(fèi)用，應(yīng)用軟件取得所需費(fèi)用，基建費(fèi)用，人員培訓(xùn)費(fèi)用 等。日常費(fèi)用主要包括，所需消耗品費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用。 會(huì)計(jì)電算化所需費(fèi)用，根據(jù)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建立方法 和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具 體分析，使所需經(jīng)費(fèi)必須確有保證，并且又不浪費(fèi)。會(huì)計(jì)電算化管理體制與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的選擇實(shí)施會(huì)計(jì)電算化必然會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)工作及其組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生 一定的影響，為了適應(yīng)電算化的要求，必須探求和設(shè)置與之 相

19、適應(yīng)的機(jī)構(gòu)。有以下幾種情況：1. 集中管理方式。這種形式把會(huì)計(jì)電算化工作，包 括管理、開發(fā)和使用維護(hù)等都放在企業(yè)計(jì)算中心，財(cái)務(wù)部不 設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計(jì)算機(jī)設(shè)備。財(cái)務(wù)部門定期按規(guī) 定向計(jì)算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由計(jì)算中心負(fù)責(zé) 會(huì)計(jì)電算化的日常運(yùn)行。在這種情況下，財(cái)務(wù)部門的組織機(jī) 構(gòu)一般不作大的變動(dòng)，除了一些業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)處理外，許多 工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用， 提高數(shù)據(jù)共享程度，避免重復(fù)開發(fā)，也有利于企業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 規(guī)劃和組織。但是，集中管理也有很大的缺點(diǎn)。第一，計(jì)算 中心人員和財(cái)務(wù)人員不能很好地協(xié)作，各自不了解對(duì)方的知 識(shí)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，各自偏重本單位情況

20、，往往導(dǎo)致系統(tǒng)質(zhì)量低， 實(shí)用性較差等情況；第二，各部門極易產(chǎn)生依賴思想，認(rèn)為 開展電算化工作是計(jì)算中心的事，從而不能很好地配合和支 持系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行，影響會(huì)計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行。2. 分散管理方式。在這種方式下，企業(yè)財(cái)會(huì)部門單獨(dú)配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備， 并配備一定的專業(yè)人員，會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)施，完全由財(cái) 會(huì)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，計(jì)算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點(diǎn)是， 第一，能調(diào)動(dòng)財(cái)會(huì)部門的積極性；第二，能根據(jù)財(cái)會(huì)部門的 實(shí)際需要，分期分批解決急需電算化的項(xiàng)目，并且實(shí)用性強(qiáng)、 投資少、見效快。其缺點(diǎn)也是明顯的；一是缺乏整體考慮， 各部門都可能從各自的目標(biāo)出發(fā)，不考慮相互之間的聯(lián)系， 數(shù)據(jù)不能共享，系統(tǒng)效

21、益不高；二是各業(yè)務(wù)部門都需要配置 計(jì)算機(jī)專門人員，否則影響系統(tǒng)實(shí)施，平時(shí)遇到的簡單問題 及維護(hù)工作，都不能及時(shí)處理。這種方式一般不可取。3. 集中管理下的分散組織形式。在這種形式下，企 業(yè)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全廠計(jì)算機(jī)應(yīng)用規(guī)劃工作。規(guī) 劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃，管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)及子系統(tǒng)劃分，統(tǒng)一編碼，對(duì)所用機(jī)型等做出統(tǒng)一安排，指 導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展電算化工作，若企業(yè)已設(shè)立計(jì)算中心，專 門機(jī)構(gòu)的設(shè)置就可以以計(jì)算中心為主體設(shè)置。這種方式，既照顧了各業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)，又能統(tǒng)一管理 組織，是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下，實(shí)施 會(huì)計(jì)電算化后，就需要調(diào)整財(cái)務(wù)部門的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，崗位 與

22、職能都可能發(fā)生變化。下圖所示，是一種電算化后機(jī)構(gòu)設(shè)置形式：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 管數(shù)數(shù)財(cái) 理據(jù)據(jù)務(wù) 開準(zhǔn)處管 發(fā)備理理 維人人組 護(hù)員員人員管理、開發(fā)、維護(hù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃，參 與系統(tǒng)開發(fā)工作 ，并負(fù)責(zé)日后的維護(hù)工作；數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人 員負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行工作、包括輸入、運(yùn)行、 輸出等工作；財(cái)務(wù)管理組負(fù)責(zé)一些財(cái)務(wù)日常管理工作，并參 與企業(yè)的管理工作。商品化會(huì)計(jì)軟件選擇購買商品化會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展趨勢之一。般地，不僅會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)較少、處理簡單的單位使用商品化軟件， 就是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理較復(fù)雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化 軟件，而對(duì)于本單位特殊的需求，再進(jìn)行二次開發(fā)，豐富商 品化軟件的功能

23、，這樣既省時(shí)，又省費(fèi)用，是個(gè)事業(yè)單位實(shí) 現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的有效途徑。商品化會(huì)計(jì)軟件，版本眾多，各具特點(diǎn)，在選擇軟件時(shí)， 應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考慮：一、軟件的性能特點(diǎn)1.合法性。合法性是指軟件應(yīng)符合現(xiàn)行化管理所需的財(cái)會(huì)信息。一 方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度及其他財(cái)經(jīng)法規(guī)的 要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準(zhǔn)確可靠的會(huì)計(jì)信息 滿足管理的要求。對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件的合法性來說，主要應(yīng) 滿足財(cái)政部頒布的會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定中對(duì)會(huì) 計(jì)軟件的十條基本要求。即：。軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目，滿足財(cái)政部或財(cái)政部審 核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。軟件提供用戶的會(huì)計(jì)科目編碼方案符合財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的會(huì)計(jì)制度

24、中有關(guān)會(huì)計(jì)科目編碼方案的規(guī)定。 。軟件具有必要的防范會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入差錯(cuò)的功能。軟件的計(jì)算和結(jié)帳功能符合財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn) 的現(xiàn)行會(huì)計(jì)核算制度的規(guī)定。經(jīng)計(jì)算機(jī)登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證及據(jù)以登記的相 應(yīng)帳薄，軟件只能提供留有痕跡的更正功能。軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功 能，打印輸出的帳頁連續(xù)編號(hào)。對(duì)計(jì)算機(jī)根據(jù)已輸入的會(huì)計(jì)憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)帳 本生成的各種報(bào)表數(shù)據(jù)，軟件無修改功能。軟件具有防止非指定人員擅自使用和對(duì)指定操作人員 實(shí)現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。對(duì)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng) 的數(shù)據(jù)文件，軟件有必要的保護(hù)措施。 軟件具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)

25、 外存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)破壞的情況下，使用原有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài) 的功能。此外，商品化會(huì)計(jì)軟件還應(yīng)滿足規(guī)定中其他有關(guān)規(guī) 定，比如設(shè)置的功能應(yīng)保證日記帳每日打印等。2. 安全可靠性。安全性指軟件防止會(huì)計(jì)信息被泄漏和破壞的能力?？煽?性是指商品化軟件防錯(cuò)，查錯(cuò)，糾錯(cuò)的能力，防止產(chǎn)生不正 確的會(huì)計(jì)信息的能力。評(píng)價(jià)商品化會(huì)計(jì)軟件的安全可靠性， 主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯(cuò)的發(fā)生，在發(fā)生時(shí)能否及時(shí)查出并能進(jìn) 行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會(huì)計(jì)信息的泄漏 和破壞。為了達(dá)到安全可靠性指標(biāo)，系統(tǒng)本身都設(shè)有多種控制措 施，如權(quán)限設(shè)置，復(fù)核功能設(shè)置，各種校驗(yàn)功能設(shè)置，處理

26、順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設(shè)立備份和 恢復(fù)功能等，可以有效地保證軟件的安全可靠性，但由于 購買軟件時(shí)，不可能得到詳細(xì)的源程序代碼等技術(shù)文檔，對(duì) 安全可靠性審查主要通過測試軟件來進(jìn)行。3. 易使用性。主要指軟件系統(tǒng)易學(xué)易用易懂的性能?？梢钥疾烊缦聨捉缑娴挠押眯浴?huì)計(jì)軟件的界面是否簡潔明了， 提示是否清楚豐富，所用語言是否符合財(cái)會(huì)人員的習(xí) 慣，輸入輸出的格式是否規(guī)范，這些構(gòu)成了界面友好性 的主要內(nèi)容。廠家提供資料的質(zhì)量如何，特別是培訓(xùn)資料，其 內(nèi)容是否完整，內(nèi)容是否易學(xué)易懂，各種各種敘述是否操作是否簡清楚明了， 手冊中的范例是否恰當(dāng)實(shí)用 。軟件是否便于操作，包括如下方單；各種自定義

27、功能及控制措施的使用是否簡潔實(shí) 用；自動(dòng)化程度是否很高；輔助功能及服務(wù)功能是否豐富實(shí)用等。4. 易適應(yīng)性。指軟件能很好地適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)處理的具體情況，并在企 業(yè)財(cái)務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，軟件也能方便地適應(yīng)這些變化 的程度。比如，科目的變化，報(bào)表格式及內(nèi)容的變化，各種 比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應(yīng) 這些變化。另外，象可維護(hù)性，可審計(jì)性，可移植性等亦需加以考 慮，在此不再詳敘。5. 軟件運(yùn)行平臺(tái)當(dāng)前由于大型、集成性的需要，對(duì)軟件 的運(yùn)行環(huán)境，如：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化 軟件的重要因素。二、軟件的功能1.主處理功能.要完成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的 一般工作，正確處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，

28、進(jìn)行填制會(huì)計(jì)憑證，登 記會(huì)計(jì)帳本，輸出財(cái)會(huì)信息等工作。一般商品化軟件，主處 理功能都比較齊全，不管是帳務(wù)子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都 不可缺少地?fù)碛休斎牍δ?，處理功能和輸出功能，但格式?處理方法各有不同。2. 輔助功能。這是為主處理功能服務(wù)的，提供各種功能，以方便主處 理功能的完滿完成。沒有這些功能，主處理功能也照樣能 完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導(dǎo)操作功能、全屏編 輯功能、輔助計(jì)算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有 功能。3. 服務(wù)功能。這是ais系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔(dān) 負(fù)著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的后勤保障任務(wù)，從而保證會(huì)計(jì)信息

29、系 統(tǒng)的正常運(yùn)行。它包括：重建索引文件，以恢復(fù)被破壞的數(shù) 據(jù)秩序，復(fù)制會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復(fù)會(huì)計(jì)信息系 統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲(chǔ)空間等功能。4. 控制功能。它完成內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的任務(wù)，制約會(huì)計(jì)信 息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會(huì)計(jì)工作流程進(jìn)行處理，并防止非 法的和錯(cuò)誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù) 的正確性控制，輸出內(nèi)容使用的控制，正確處理順序和方 式的控制，使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功 能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實(shí)存在于 整個(gè)系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安 全性越高，系統(tǒng)正常運(yùn)行就越有保證。三、廠家售后服務(wù)購

30、買商品化會(huì)計(jì)軟件，售后服務(wù)至關(guān)重要。一般廠家都為用戶提供售后服務(wù)，然而各廠家所提供 售后服務(wù)的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服 務(wù)時(shí)，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：1. 售后服務(wù)的內(nèi)容：一般應(yīng)包括用戶培訓(xùn)、日常維 護(hù)、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)、版本升級(jí)等。2. 廠家維護(hù)能力：廠家維護(hù)能力取決于維護(hù)人員的 數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。3. 維護(hù)費(fèi)用：維護(hù)費(fèi)用的交納方式及數(shù)量，也是重點(diǎn) 需要考慮的內(nèi)容之一。4. 維護(hù)方式：即售后服務(wù)的具體辦法。包括：是否 終身維護(hù)、是否上門維護(hù)、是由總公司維護(hù)還是由本地維護(hù) 點(diǎn)維護(hù)，維護(hù)是否及時(shí)等。四、本單位財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)1.行業(yè)特點(diǎn)。每個(gè)行業(yè)的會(huì) 計(jì)

31、工作都有其特殊性，財(cái)政部在制定會(huì)計(jì)制度時(shí)，也是分行 業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財(cái)會(huì)軟件時(shí)，必須考 慮各行業(yè)的特點(diǎn)。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會(huì)計(jì)工作， 在具體核算上，其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，其他各行業(yè)也是 如此。當(dāng)然，通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個(gè) 行業(yè)甚至各行業(yè)中通用，但購買軟件，在滿足財(cái)會(huì)工作的共 性時(shí)，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。2.本單位會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)。企業(yè)規(guī)模的大小，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù) 需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會(huì)計(jì)核算精確度的高低，以及是 否是分級(jí)核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。具體需要考慮如下內(nèi)容：企業(yè)日處理憑證的總數(shù);企業(yè)會(huì)計(jì)科目的分級(jí)與長度；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

32、的最大值與最小值；每月所要保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)量；企業(yè)的規(guī)模及會(huì)計(jì)工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā) 展速度對(duì)上述各項(xiàng)影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。五、費(fèi)用一般地，商品化會(huì)計(jì)軟件的購置費(fèi)用包括如下:1. 軟件費(fèi)用；2. 資料費(fèi)用及培訓(xùn)費(fèi)用；3. 安裝費(fèi)；4. 售后服務(wù)費(fèi)用；5. 其他配套費(fèi)用，如專為商品化會(huì)計(jì)軟件配置的系 統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費(fèi)用；6. 網(wǎng)絡(luò)軟件，增加工作站的費(fèi)用。考慮費(fèi)用問題時(shí)，不能僅以總費(fèi)用高低來進(jìn)行選擇，應(yīng) 與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿 足會(huì)計(jì)處理的要求，性能價(jià)格比又是最優(yōu)的軟件。硬件及環(huán)境設(shè)施的配置計(jì)算機(jī)硬件主要指主機(jī)及其輔助設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、

33、外設(shè)及ups不間斷電源等。計(jì)算機(jī)硬件是電算化會(huì)計(jì)信息系 統(tǒng)運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件配置的好壞直接影響到電算化會(huì)計(jì) 信息系統(tǒng)的質(zhì)量和運(yùn)行狀況。選擇硬件設(shè)備，應(yīng)根據(jù)制定的 會(huì)計(jì)電算化發(fā)展計(jì)劃，所選軟件的要求及單位經(jīng)濟(jì)力量等因素統(tǒng)籌考慮。下面分項(xiàng)進(jìn)行說明:一、主機(jī)和處理速度微機(jī)的工作速度主要由其主頻決定 現(xiàn)在微機(jī)的主頻一般為90mhz、loomhz、133mhz等，主頻越 高，速度越快。另外，硬盤的存取速度對(duì)主機(jī)處理速度也有 影響，硬盤的平均存取速度越快，主機(jī)處理速度亦越快。二、內(nèi)存即內(nèi)部存儲(chǔ)器的存儲(chǔ)容量，以字節(jié)來表示。對(duì) 內(nèi)存的要求，應(yīng)以能保證軟件系統(tǒng)能正常運(yùn)行為最低限 度。微機(jī)的內(nèi)存，最低為64 0

34、k，高檔微機(jī)的內(nèi)存，一般 是8m-16m. 般的商品化軟件在1m內(nèi)存的微機(jī)上，就可以正 常運(yùn)行。但對(duì)windows版財(cái)務(wù)軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置應(yīng)為 工作站8m以上、服務(wù)器1 6m以上。而對(duì)于客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié) 構(gòu)的財(cái)務(wù)軟件，服務(wù)器一般要求在32m以上。三、硬盤是外部存儲(chǔ)器中最常見的一種，其存儲(chǔ)容量 的大小也用字節(jié)表示。硬盤容量的大小，應(yīng)根據(jù)本單位曰常 所存數(shù)據(jù)量的大小來決定，現(xiàn)在的微機(jī)硬盤可以高迗幾個(gè)g， 均可滿足要求。四、打印機(jī)打印機(jī)的種類很多，價(jià)格、性能相差也較大， 選擇合適的打印機(jī)就顯得較為重要。選擇打印機(jī)，可參考如 下因素：1. 打印速度，即每分鐘可打印的字符數(shù)。2. 打印寬度，即一行可

35、打印的字符數(shù)，應(yīng)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的寬度。3. 中文處理能力，包括是否裝有漢字庫，可供選擇打 印的字體種類，字型的大小，以及美觀程度等。一般裝有硬 字庫的打印機(jī)速度要比沒裝的快得多，使用也方便，但價(jià)格 稍貴。4. 打印的質(zhì)量，打印質(zhì)量的參數(shù)為分辨率，即每英寸 可打印的點(diǎn)數(shù)，打印參數(shù)越高，打印出的字符越美觀。五、ups由于會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性，要求計(jì)算機(jī)不能無故中斷，以 免因停電等使計(jì)算機(jī)工作中斷，造成數(shù)據(jù)丟失等情況，所以 計(jì)算機(jī)供電系統(tǒng)必須配備ups.在配備ups時(shí)，應(yīng)考慮如下因 素：能力，對(duì)于一臺(tái)微機(jī)，配備一臺(tái)500w的ups即可， 對(duì)于多臺(tái)，則考慮配備1000w的ups.類型，ups可分為后 備式和在線式。后備式價(jià)格較低，從掉電到切換到蓄電池供 電的過程中需要一段轉(zhuǎn)換時(shí)間，但不會(huì)影響微機(jī)的正常工作。 在線式價(jià)格較高，幾乎不需要轉(zhuǎn)換時(shí)間，可以保證計(jì)算機(jī)