3771某公司場營銷部駐外辦事處財務管理實施細則及工作流程--juyuana

1、市場營銷部駐外辦事處財務管理實施細則及工作流程（征求意見稿）為規(guī)范駐外辦事處財務管理工作流程，保障各項業(yè)務工作正常開展，有效地發(fā)揮公司提供的資源的 作用，根據(jù)中華人民共和國財務會計法規(guī)，以及公司財務管理制度的規(guī)定，制定本實施細則及工作流程。一 總 則1、辦事處的資金實行“收支兩條線”的管理原則；即收入上繳和預算費用的下?lián)懿捎脙蓚€不同的帳戶分 別管理；2、辦事處費用在每月預算范圍內(nèi)進行列支；3、各辦事處之間嚴禁發(fā)生資金往來，嚴禁發(fā)生資金調撥，省區(qū)管理中心主任可根據(jù)市場工作需要進行資 金調撥；（填寫付款申請單，經(jīng)省區(qū)會計和省區(qū)主任簽字） ；4、辦事處負責人為辦事處財務管理第一負責人，在權責范圍內(nèi)行

2、使權利。辦事處設咨詢出納員崗，辦事 處負責人原則上不能兼任咨詢出納員，歸屬辦事處負責人管理（崗位職責見 ISO9000 相關規(guī)定），主要負 責辦事處的日常財務收支業(yè)務（現(xiàn)金日記賬、收支日報及辦理報銷手續(xù)）及向省區(qū)會計報送有關財務資 料及報表，并在與財務相關的業(yè)務上接受財務部的指導。咨詢出納員及辦事處負責人均應在總部與公司 簽署經(jīng)濟擔保書 。二 收入的管理1、收入的上繳（ 1）由辦事處負責人在各省區(qū)會計處領取“蓋有公章的培訓費專用收據(jù)”，辦事處負責人和咨詢出納員對所領取的收據(jù)負有保管責任，辦事處每日收取的學員報名費須開具收據(jù)并按規(guī)范填寫收據(jù)，收據(jù)中第 一聯(lián)是存根；第二聯(lián)交公司；第三聯(lián)交學員；在報

3、名完成的當天（旺季最遲不超過兩天，淡季最遲不超 過七天，以不影響開班為原則）收據(jù)第二聯(lián)與相應的銀行存款回單要郵寄回至省區(qū)會計處；（2）每日下班前辦事處咨詢出納員必須將當日收入存入銀行，若咨詢出納員因休假、培訓等原因無法到 崗可由辦事處主任指定專人代辦，做好交接工作并保存好收據(jù)及銀行進賬單，待咨詢出納員到崗后將收 據(jù)及銀行進賬單交與咨詢出納員；（ 3）若遇特殊情況當日收入無法存入銀行，由咨詢出納員對資金安全負直接責任，辦事處負責人承擔連 帶責任，收到假幣或發(fā)生短款，原則上由經(jīng)辦人負責賠償；（4）在任何情況下，辦事處不得挪用學員報名費！一旦發(fā)現(xiàn)，經(jīng)省區(qū)會計報省區(qū)管理中心主任核實后， 由財務部報相關

4、上級管理部門予以處罰。2、收入日報的報送 咨詢出納員應根據(jù)每日實際收到的報名費收入情況編制收入日報，報辦事處負責人審閱后，于當日16：00以前發(fā)送至省區(qū)會計的公司郵箱， 16：00 以后收到的報名費收入由辦事處妥善保管并記入次日收 入日報。3、收據(jù)的管理（1）收據(jù)順號使用不得斷號，如需“作廢”必須一式三聯(lián)保留，并詳細注明作廢的原因、手書“作廢” 字樣。如發(fā)現(xiàn)收據(jù)不全，財務部將按全額追繳（350 元），并視情節(jié)輕重，由財務部報相關上級管理部門予以處罰；（2）收據(jù)第二聯(lián)與銀行存款回單沒有同時（及時）送達，影響學員交接進班的，經(jīng)省區(qū)會計報省區(qū)管理 中心主任核實后，由財務部報相關上級管理部門予以處罰；

5、（3）收據(jù)的領用與核銷：辦事處咨詢出納員在各省區(qū)會計處領用收據(jù)；開完的整本收據(jù)在當月內(nèi)及時寄回各省區(qū)會計處進行核銷;三 預算費用的支出1、預算費用的下?lián)埽? ）辦事處在成立或新辦事處主任上任時，在當?shù)氐闹袊r(nóng)業(yè)銀行開立以辦事處負責人為戶名的個人銀 行卡，作為辦事處日常開支的“費用資金賬戶”，并將上述“費用資金賬戶”銀行卡的卡號和戶名及時上報送市場營銷部綜合服務中心，再由市場營銷部綜合服務中心報備公司財務部以用來撥款；（2 ）每月最后1個工作日由省區(qū)會計統(tǒng)計辦事處資金余額，財務部將不定期根據(jù)銀行卡號和查詢密碼抽 查各辦事處的銀行卡余額，如發(fā)現(xiàn)金額不一致可停止撥款，對辦事處月底資金余額過大，財務部

6、將沖抵 下月?lián)芸?，甚至直接收回多余現(xiàn)金，同時由省區(qū)會計向省區(qū)管理中心主任報備；次月5日前（遇節(jié)假日順延）由財務部根據(jù)市場營銷部綜合服務中心提供的已批準的費用預算及付款計劃分次將費用劃撥至各 辦事處的“費用資金”的銀行卡上。注：咨詢出納員按實際收到的撥款金額全額登記現(xiàn)金日記賬（學員 退費、代發(fā)工資不計入現(xiàn)金日記賬）；（3）省區(qū)管理中心主任會同省區(qū)會計于當年年末對辦事處財務狀況進行綜合評價，對辦事處進行評級， 以確定辦事處次年每月預留備用金的金額。（4） 每月實際下?lián)芙痤~=當月預算金額 一（各辦事處當日的實際現(xiàn)金余額一當月預算內(nèi)尚未支付款項（注明付款時間、付款事項和付款金額）各辦事處預留備用金），

7、上述、項由各辦事處提供。2、預算費用資金的管理（1 ）咨詢出納員每日核對現(xiàn)金余額，做到“日清月結”。辦事處的現(xiàn)金和銀行卡交由咨詢出納員或辦事處主任指定專人保管；銀行卡應設查詢密碼和取款密碼，查詢密碼報財務部備案存檔，取款密碼由辦事 處主任保管，不得泄露給他人；備用金是由咨詢出納員保管，用于應付辦事處日常開支的現(xiàn)金；備用金 余額根據(jù)各辦事處實際情況控制在1000元以內(nèi)；到銀行取現(xiàn)由辦事處主任親自辦理。（2 ）新建辦事處：辦事處主任未轉正之前，市場經(jīng)費由省級市場管理中心主任分批撥付；咨詢出納員在 轉正之前，市場經(jīng)費由辦事處主任代管；（3）咨詢出納員須在財務部和辦事處負責人的指導下，定期進行現(xiàn)金盤點

8、，辦事處負責人隨時抽查現(xiàn)金 流水賬，核對費用資金賬戶與現(xiàn)金流水賬，保證賬款相符。咨詢出納員如發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與現(xiàn)金不符時， 應立即查明原因，如不能查明原因的，應及時向辦事處負責人和上級部門報告，并請求協(xié)助查明原因， 由財務部做出處理；（4 ）咨詢出納員調動或離職，必須將辦事處的資金、文件及經(jīng)辦行政事務與承接人員辦理交接手續(xù)，由 辦事處負責人監(jiān)交，經(jīng)省級市場管理中心主任及省區(qū)會計確認后，人事部門批準了離職人員所填寫的員工離職登記表后，方可離任及結算剩余工資；辦事處負責人調動或離職，必須將辦事處的資金、資產(chǎn)、 文件及行政事務與承接人員辦理交接手續(xù)，由省級市場管理中心主任監(jiān)交，并經(jīng)省區(qū)會計對辦事處資產(chǎn)

9、和資金審計確認后，人事部門批準了員工離職登記表后，方可離任及結算剩余工資。具體交接事項 見“辦事處交接清單”； 附：辦事處交接模板.doc（5）辦事處的所有費用開支必須在“費用資金賬戶”上開支，不得從所收的營業(yè)款中直接支取（坐支）:3、報銷單據(jù)的傳遞與管理（1 ）報銷單據(jù)、原始資料必須真實、準確、完整，并符合公司財務制度的規(guī)定；（2）辦事處的費用報銷須嚴格按照當月預算表列示的項目報銷支出，預算外（以及未報預算）必須開支的費用由辦事處負責人將增補預算逐級上報呈公司總經(jīng)理辦公會批準后方可報銷；（3）所有費用開支均應取得有效發(fā)票，原則上白條不予報銷，特殊情況下經(jīng)省區(qū)管理中心主任批準可用 其他正規(guī)稅務

10、發(fā)票代替，臨時人員勞務費及員工外地租房租金及押金可為收據(jù)；（4）辦事處的費用報銷由辦事處經(jīng)辦人填寫報銷單據(jù)，辦事處負責人審核確認后簽字，報銷人持已審核 簽字的單據(jù)在咨詢出納員處領取報銷款，由咨詢出納員對報銷單據(jù)進行編號并記載入現(xiàn)金流水賬；（5） 咨詢出納員每月5日前將上月全部附有完整編號的報銷單據(jù)連同報銷單據(jù)反饋跟蹤表（注明期 間、單據(jù)號、金額）一并郵寄至各省區(qū)會計處，省區(qū)會計根據(jù)上月已審批的預算和財務制度審核報銷單據(jù)后報省區(qū)管理中心主任審批；（6）辦事處的所有支出均為限額內(nèi)實報實銷，當月的費用當月報銷，特殊情況下也不得超過發(fā)票日期的 三個月報銷，超期不予報銷，一旦發(fā)現(xiàn)經(jīng)省區(qū)管理中心主任核準后

11、，由財務部報市場部門予以處罰。報 銷流程如下：A、 辦事處單據(jù)：報銷人t辦事處負責人t省區(qū)會計t省區(qū)管理中心主任t副部長（副部長可授權委托省 區(qū)管理中心主任審批）B、省區(qū)單據(jù)：報銷人T省區(qū)管理中心主任T省區(qū)會計T副部長T副總經(jīng)理C、片區(qū)單據(jù)：報銷人t副部長T片區(qū)會計T副總經(jīng)理 4、費用報銷標準及報銷細則辦事處主任要嚴格按照預算執(zhí)行，節(jié)約使用各項資金，提高經(jīng)費使用效率，對預算內(nèi)的專項資金做 到?？顚Ｓ?，以保障本辦事處各項工作正常運轉。超出總體預算后的開支，需將增補預算逐級上報呈公 司總經(jīng)理辦公會批準后方可報銷；（1）交通差旅費：報銷人須在差旅費報銷單上注明出差事由（即出差、輪崗、實習、培訓、述職

12、、協(xié) 助工作），辦事處主任審核后按照相應的類別計算差旅費補助。出差補助的時間計算標準：各省區(qū)可根據(jù)實際情況參照公司財務制度制定標準a）辦事處人員到總部培訓和述職的，住宿原則上由總部統(tǒng)一安排（未安排的按規(guī)定的住宿標準進行報銷） 往返交通費填寫差旅報銷單報銷，另外補助誤餐費10元/天/人；（填寫差旅報銷單）b）各辦事處間相互輪崗、實習、協(xié)助工作的，由派出地負責報銷派出地到實習地來回的路費，并由派出地計算出差補助，此補助只包括誤餐費10元/天/人。人員到達實習地后，公務開支由實習地辦事處負責，派出人員在實習地如需因公出差，其費用、補助同當?shù)貑T工一視同仁，包括誤餐補助和交通補助共30元/天/人；（填寫

13、差旅報銷單）c）主任級及以下級別員工到各所轄地區(qū)內(nèi)辦事處駐地以外的縣、市因公出差（中心城區(qū)以外都屬出差）的往返交通費用補助及住宿報銷標準見公司差旅費報銷標準；（填寫差旅報銷單）d）省區(qū)管理中心主任出差，發(fā)生的招待費、市內(nèi)交通費實報實銷，不再領取誤餐補助、交通補助；（填寫差旅報銷單）e）使用自備交通工具出差，實報實銷通行費、油料費、停車費。修理費不予以報銷，報銷時注明起始地點 及行程，并標注與行程相對應的公差里程數(shù)。（填寫差旅報銷單）f）兼職人員出差費用，根據(jù)公司規(guī)定長途車費實報實銷，誤餐按10元/天/人補助、交通補助10元/天,住宿費按30元/天/人補助（誤餐、交通和住宿補助無須提供發(fā)票）；須

14、得到辦事處負責人的批準,方可作為運輸費用報銷;g）如需搬運宣傳物資等而需要開支市內(nèi)交通費的, （填寫費用報銷單）7天）發(fā)生的費用作為，當辦事處開始正h）駐外人員在新建辦事處時，從到達駐地起至辦事處正式運作前的期間（不超過差旅費用，按公司差旅費報銷規(guī)定享受各項差旅補貼（誤餐補助、交通補助、住宿費）式運作后，駐外人員不再按公司的差旅費報銷規(guī)定享受各項差旅補貼，而是按公司的有關規(guī)定，在每月的工資中發(fā)放駐外人員異地工作津貼。（填寫差旅費報銷單）i）出差報銷時，報銷人必須有一段車票是電腦機打車票，否則不予報銷；對城鄉(xiāng)公交一體化城市不做要 求，但必須向省區(qū)會計提供詳細全市的乘車路線價格明細表。（填寫差旅報

15、銷單）（2） 業(yè)務招待費：業(yè)務招待費不得超出當月單項預算，報銷時填寫“招待費報告單”，超市所購煙、酒、 禮品和副食，除需開具稅務發(fā)票外還應附上購物小票，白條不予以報銷，如有內(nèi)部招待、特殊業(yè)務費用需附加情況說明，報省級市場管理中心主任批準方可報銷。（填寫招待費報銷單）附件：招待費報告單新.doc（3） 辦公費：日常辦公用品的采購由省級市場總部集中采購，個人辦公用品按每人15元兩月為限額；一次性水杯、飲用水、茶葉等由辦事處負責人按實際開支報銷，復印、打印費等由辦事處主任按實際開 支報銷，報銷單上注明品種、數(shù)量及單價。（填寫費用報銷單）（4）資產(chǎn)購置費：在辦事處采購，使用期限超過一年的物品。辦事處購

16、置資產(chǎn)和報廢損壞時須報省級市場管理中心主任批準，資產(chǎn)管理中心備案。（填寫費用報銷單）（5）郵寄電匯費：快遞（寄往總部）由辦事處主任按實際開支報銷；學員報名費匯往總部的手續(xù)費按銀行出具單據(jù)的票面金額報銷。 大批量（50封/次以上）的郵寄宣傳資料需報省級市場管理中心主任審批。（填寫費用報銷單）（6） 業(yè)務宣傳費：辦事處制作的易拉寶、KT宣傳板，橫幅要登記造冊，妥善保管，重新申請制作需報經(jīng)省級市場管理中心主任審批后方可執(zhí)行。（填寫費用報銷單）（7） 房租水電費：房租包括辦公場所房租和辦事處員工住房房租，簽訂租賃合同時，必須經(jīng)過省級市 場管理中心主任批準，并將有關租賃合同報公司秘書辦公室備案，復印件隨

17、同報銷單據(jù)一并報省區(qū)會計處，由省區(qū)會計統(tǒng)一編號管理。租賃費用的支付方式為每季度支付一次（租房標準由市場營銷部考察市 場后統(tǒng)一制訂）。不報銷辦事處員工宿舍水電費、煤氣費、有線電視費伙食費等雜費。（黃河以北的城市采暖費按采暖公司收費單據(jù)報銷）（8）網(wǎng)絡通訊費：電話、寬帶接入費按向電信部門預存實際話費金額報銷，購充值卡要取得正規(guī)發(fā)票。（填寫費用報銷單）（注：辦事處提供當月電話明細單以供審查）（9）臨時人員勞務費：a）兼職人員工資不超過 30元/人/天（含餐費、市內(nèi)車費等相關費用）。家政服務費100元/月也列入此項。（填寫費用報銷單）b）電話營銷人員工資、招生代表獎金由公司統(tǒng)一發(fā)放。（10）生活用品：

18、總部派出到各地辦事處長期工作的新員工用于添置日常生活用品，如棉被、床上用品等，限額150-200元/人。（根據(jù)地區(qū)市場的差異性，由各大區(qū)靈活掌握）床上用品由實習地辦事處統(tǒng)一購 買，并進行編號登記，各辦事處床上用品總數(shù)w常駐人員人數(shù)+2套，且不準提前購買，當實習員工離開時，需要清洗干凈保留好待其他同事來時方便使用。（填寫費用報銷單）附件：（一）報銷單據(jù)的填寫說明；（二）辦事處現(xiàn)金日記帳的登記要求及管理。本管理辦法未涉及之處按公司相關財務管理制度辦理。財務部2007年12月28日附件（一）報銷單據(jù)的填寫說明1、原始發(fā)票的要求原始票據(jù)的真實性、合法性和準確性，直接關系到會計信息的質量，各辦事處主任受

19、理本辦事處各 項經(jīng)費支出報銷時，應根據(jù)公司財務制度與財務管理的規(guī)定，對原始票據(jù)進行初審。具體包括：1）原始票據(jù)內(nèi)容的真實性和合法性。 審核原始票據(jù)的內(nèi)容是否符合預算管理規(guī)定和財務管理制度。嚴禁“白條”充抵發(fā)票，有特殊情況的，須寫詳細的說明。對不真實、不合法的原始票據(jù)有權不予受理。并注明：經(jīng)辦人、時間、地點、事件（目的）、結論。2）原始票據(jù)的完整性和準確性。辦事處主任受理的原始票據(jù)應須具備相應的要素，即填制單位公章（或發(fā)票專用章）、經(jīng)辦人員簽章、經(jīng)濟業(yè)務的用途，定額發(fā)票除外。對記載不準確、不完整 的原始憑證，應要求其予以更正、補充。3）原始票據(jù)須是正式發(fā)票，如超市購物、辦公用品除有發(fā)票外，還須附

20、明細清單。2、報銷單據(jù)的填寫報銷人必須嚴格按照各種財務報銷單據(jù)的填寫要求，真實、完整的填寫單據(jù)內(nèi)容。1）報銷時，報銷人將報銷發(fā)票（收據(jù)），按用途進行詳細的分類見現(xiàn)金管理的有關規(guī)定（四）費用 的劃分，貼在“費用報銷單”單據(jù)的背面或票據(jù)粘貼單正面，粘貼要平整，按票據(jù)的大小、種類，從左到右、至上而下依次粘貼。2）“費用報銷單”應準確填寫匯總金額（如報銷金額與發(fā)票金額不符時，須在備注欄上填列：票 面的金額及實報的金額）及所附原始憑證張數(shù)。3）差旅費報銷，填寫“差旅費報銷單”，把發(fā)票（收據(jù)）的金額匯總填寫在“費用報銷單”封面上。 經(jīng)辦人在單據(jù)的正面簽字，辦事處主任在票據(jù)正面逐張簽名審核。4）填寫在單據(jù)上

21、的阿拉伯數(shù)字，以元為單位的，一律添到角分，無角分的，角位和分位寫“00”。5）漢字大寫數(shù)字，一律用正楷（如：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、億、萬、仟、 佰、元、角、分、零）書寫，易于辨認、不得涂改。6）大寫金額數(shù)字到元或角為止的，在元或角的后面要寫整（或正）字，金額數(shù)字到分的，分字后面不必寫整（或正）字。阿拉伯金額數(shù)字之間有“0”，漢字大寫金額要寫“零”字。7）遇匯總后單據(jù)較多時，應將原始單據(jù)粘貼在空白單上，以平面粘貼為準。8）辦事處咨詢出納員依據(jù)日期、發(fā)生的內(nèi)容，按票據(jù)的種類對單據(jù)進行編號，格式為：辦事處印章一一月（2位數(shù)，不足2位的前面加0）流水號（3位數(shù)，不足位數(shù)前加 0）。女

22、口：岳陽的 2月份第4號單據(jù)編號為：02-004在單據(jù)右上角填寫編號。9）相同費用可先匯總、粘貼、填報，如快遞費，銀行匯款手續(xù)費等（每月匯總填報一次）。招待費必須按次填報，并將“招待費報告單”附后。數(shù)人為同一目的去同一地出差時，共同填寫“差旅費報銷單”一張即可，不需分開填寫。3、報銷單據(jù)的反饋1）財務部將已審批核銷的單據(jù)直接沖抵各辦事處的撥款；2）未獲批準的單據(jù)退回部門費用會計處，由財務部負責郵寄回辦事處，咨詢出納員負責將不能報銷 的單據(jù)落實到人，并負責追繳，同時將該款項紅字沖賬，不合乎規(guī)范及要求的單據(jù)應重新填寫；3）省區(qū)會計將財務部退回的單據(jù)的編號通過MSN直接發(fā)布給各辦事處，以便地方辦事處主任及咨詢出納員隨時掌握最新的財務報銷狀況，并及時對結存金額做出相應的調整。附件