生產(chǎn)型公司采購流程管理制度(共5頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上生產(chǎn)公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、目的 為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場工作的物資需要，提高采購工作的質(zhì)量管理，特制定本管理規(guī)程。 二、范圍 各部門工作所需的生產(chǎn)材料和輔料、小型機械和設(shè)備、備品備件、辦公設(shè)備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標牌以及設(shè)備維修所需的配件、材料等. 三、職責 1. 熱愛本職工作，勤于學(xué)習新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3.

2、負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。4. 負責供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護工作。5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。 10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。四、人員配置及崗位分工 1.人員配置 采購部長一人，采購員二人，內(nèi)勤一人。 2.分工 計劃分為板材材料采購一人，墊片材料采購一人，零星及設(shè)備、模具采購一人，內(nèi)勤一人（基礎(chǔ)資料管理、體系、賬務(wù)處理等） 五

3、、程序 采購部在公司生產(chǎn)經(jīng)營中擔負著不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量、交期、成本等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在整個采購過程中， 采購部需要生產(chǎn)、技術(shù)、控制、財務(wù)、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻。（一）請購及其規(guī)定 1請購單要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素： （1）請購的部門； （2）請購物品所屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數(shù)量； （6）請購的物品規(guī)格； （7）請購物品

4、的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料（技術(shù)標準及使用要求）等； （8）請購的物品的需求時間（使用時間）； （9）請購如有特殊需要請備注； （10）請購單填寫人； （11）請購部門主管； （12）請購單審核人； （13）倉庫保管員； （14）公司總經(jīng)理。 2.計劃單及其提報規(guī)定 （1）計劃單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報采購部； （2）固定資產(chǎn)申購按照（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報； （3）日常零星采購按照公司印制的（月份材料使用計劃）的格式填寫提報； （4）請購部門在提報計劃單時，應(yīng)要求采購部簽字接收人，請購部門備份； （5）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，

5、為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （6）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在計劃單上寫上說明。 （7）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 （8）計劃單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 3.公司物資計劃單的提報部門 （1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資由生產(chǎn)安全部提報材料需求計劃（每月26日），期間如材料需求有變化，需加報材料使用追加計劃。 （2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、設(shè)備維修等零星材料，需使用部報月材料使用計劃； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 （二）請購

6、單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收計劃單時應(yīng)檢查計劃單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查計劃單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； （2）接收計劃單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、計劃單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于計劃單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； （4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

7、的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1）常規(guī)商品采購周期在 7 天時間； （2）遇到緊急采購，應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間； （三）詢價及其規(guī)定 1詢價應(yīng)認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； 4所有采購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則不能通過中間商詢價； 5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、設(shè)備或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)

8、領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明基本情況； 7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價； 8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在 1 萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標采購，比價或招標項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在 20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在 100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標； 9比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

9、 （四）比價、議價 1對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認； 2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定目標或理想價格； 4 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力， 資質(zhì)進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 5參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判。 （五）合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護。（1）合同正文應(yīng)包含的要素 (2） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂

10、地點； 采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求； 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 付款方式； 交貨日期； 質(zhì)量保證期； 質(zhì)量要求及規(guī)范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。 （3）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 3）為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù)，采購時要求供貨方提供報價清單； 4）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 5）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； 6）針對不同的合同約定不同的付

11、款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ；7）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 8）違約責任一定要詳細、具體； 9）比價完畢后方可進行合同的簽訂工作； 10）合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進行巡簽審查； 11）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 12）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔； （七）付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款； （2）按照進度付款的采購物資必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件時，該審批單巡

12、簽完畢后提交財務(wù)部付款； （4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部負責采購人員負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握材料情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同； （八）驗收與入庫 1報驗 （1）供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，材料進廠時采購部應(yīng)及時的通知保管員進行驗收；（2）對材料驗收標準參照公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行； （3）達到質(zhì)檢和報驗條件的材料應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收； （4）質(zhì)檢部門在接到報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責任； （5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2入庫 （1）公司