中小企業(yè)ＥＲＰ項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)分析

1、    中小企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)分析    蔡亮陳燁摘要：本文以某中小制造企業(yè)erp項(xiàng)目為背景，討論了在it咨詢、項(xiàng)目規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)、切換準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換和持續(xù)支持等erp實(shí)施過程七個(gè)階段中出現(xiàn)的問題，對(duì)erp項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了不同角度的剖析，包括風(fēng)險(xiǎn)來源、外部及內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)因素等,并針對(duì)中小制造類企業(yè)erp項(xiàng)目實(shí)施的具體環(huán)境和情況提出了風(fēng)險(xiǎn)防范的對(duì)策建議。關(guān)鍵詞：erp項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)防范0 引言近年來全球erp軟件市場(chǎng)快速增長(zhǎng)，企業(yè)競(jìng)相應(yīng)用erp系統(tǒng)，但在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，無論國(guó)內(nèi)外，并不是每一個(gè)erp應(yīng)用項(xiàng)目都能獲得成功，erp實(shí)施的成功率不容樂觀。據(jù)20

2、06年統(tǒng)計(jì)，國(guó)內(nèi)上erp系統(tǒng)后達(dá)到預(yù)期收益的企業(yè)還不到30%1。從調(diào)查情況了解到，企業(yè)的條件無論多優(yōu)越，所做的準(zhǔn)備無論多充分，實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)仍然存在。1 erp項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素及erp項(xiàng)目背景erp項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素分為外部和內(nèi)部?jī)纱箢?，外部因素主要包括外部環(huán)境影響和意外事故或?yàn)?zāi)難的發(fā)生；內(nèi)部因素包括內(nèi)部環(huán)境影響、選型的誤區(qū)和軟件功能的缺陷等。某公司是一家私營(yíng)獨(dú)資企業(yè)，公司的主要產(chǎn)品有h65、h62高精度超長(zhǎng)的大卷重銅帶及h68、h70高精度銅線，年產(chǎn)量達(dá)2萬噸以上。主要生產(chǎn)工藝如下：熔煉、熱軋、粗軋、中軋、精軋和縱剪，所有工藝都是該企業(yè)獨(dú)立完成，沒有委外加工，其核心生產(chǎn)工藝是熔煉和熱軋。2007年2月，企

3、業(yè)管理層發(fā)現(xiàn)內(nèi)部的運(yùn)作流程和工作方式存在很多問題，生產(chǎn)管理混亂，為了改變現(xiàn)狀，決定盡快上一套erp系統(tǒng)，希望借助erp的力量來完善自身的不足。2 erp項(xiàng)目實(shí)施過程erp的實(shí)施目標(biāo)是將企業(yè)原有狀況和erp系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)模式進(jìn)行無縫結(jié)合，形成一套適合自身特點(diǎn)的管理系統(tǒng)。具體內(nèi)容如下：精細(xì)控制，完善管理流程；管理透明化；加強(qiáng)生產(chǎn)計(jì)劃的指導(dǎo)性；物料控制及分析體系完備；建立規(guī)范的統(tǒng)計(jì)體系，為管理和決策提供依據(jù)。項(xiàng)目歷時(shí)3個(gè)月（2007年3月5月），先后完成了it咨詢、項(xiàng)目規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)、切換準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換和持續(xù)支持7個(gè)階段的工作，生產(chǎn)管理系統(tǒng)（如mrp、mrp）和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)（包括進(jìn)銷存、

4、收付款、總帳等）已經(jīng)上線。3 erp項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析從該erp系統(tǒng)的初步運(yùn)行結(jié)果來看，并沒有達(dá)到實(shí)施方案中的預(yù)期效果，究其根源，主要因?yàn)閑rp實(shí)施的各階段性工作中，存在各種客觀因素，而這些因素引發(fā)了該erp項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。下面我將根據(jù)該erp項(xiàng)目實(shí)施的具體問題，對(duì)每一階段的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。3.1 it咨詢階段3.1.1 軟件選型的風(fēng)險(xiǎn)：該公司首次使用erp系統(tǒng)，在此之前，沒有接觸過任何企業(yè)管理軟件，因此，在對(duì)erp的認(rèn)識(shí)上存在著很大的缺陷，領(lǐng)導(dǎo)層過于追求品牌效應(yīng)，選擇的軟件雖好但無法滿足自身需求，如果進(jìn)行模塊開發(fā)則費(fèi)用大大超出了預(yù)算，因此只能重新選型。選型不是選最好的產(chǎn)品，而應(yīng)選擇最能適應(yīng)企業(yè)需求的

5、軟件，正因?yàn)樵谶x型存在這樣的誤區(qū)，耗用了大量財(cái)力，也浪費(fèi)了時(shí)間，延遲了項(xiàng)目進(jìn)度，導(dǎo)致第一次選型失敗。第二次選型，公司吸取了教訓(xùn)，進(jìn)行了企業(yè)內(nèi)部的需求調(diào)研，在實(shí)施顧問的指導(dǎo)下，最終選定了生產(chǎn)模塊較強(qiáng)的臺(tái)灣天心sunlike 8.0系統(tǒng)。3.1.2 銷售承諾的風(fēng)險(xiǎn)：由于erp系統(tǒng)軟件供應(yīng)商的銷售人員為了能夠簽單，可能會(huì)擴(kuò)大erp軟件的功能，或者隱瞞了企業(yè)中存在的問題，甚至許諾客戶種種不實(shí)際的問題，這樣不僅會(huì)增加實(shí)施成本，延長(zhǎng)交付周期，而且會(huì)大大提高實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致erp項(xiàng)目無法進(jìn)行下去，公司第一次選型就有這樣的教訓(xùn)，銷售人員隱瞞了軟件無法滿足企業(yè)需求的事實(shí)，還承諾了許多無法實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容，可是在實(shí)施

6、商務(wù)談判之后，才發(fā)現(xiàn)這些問題，就顯得為時(shí)已晚了。對(duì)于銷售承諾，實(shí)施顧問需要確認(rèn)，通過工作任務(wù)書作為合同的附件，規(guī)定項(xiàng)目的范圍以及大致的許諾。將實(shí)施顧問參與到銷售過程中，嚴(yán)格的控制銷售員的種種非理性的承諾，這樣也有助于我們保證項(xiàng)目的實(shí)施成功。3.2 項(xiàng)目規(guī)劃階段3.2.1 人力資源的風(fēng)險(xiǎn)：公司內(nèi)部人員素質(zhì)偏低，大部分都是技工，沒有it方面的知識(shí)。在這樣的團(tuán)隊(duì)背景下，沒有足夠的技能去完成項(xiàng)目工作計(jì)劃所賦予的任務(wù)，影響后續(xù)工作的進(jìn)行，拖延實(shí)施進(jìn)度。這種現(xiàn)狀在短期內(nèi)是無法根除的，只能通過一些“軟辦法”來進(jìn)行緩解。在項(xiàng)目小組組建過程中，我們尋找態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)并且接受能力強(qiáng)的人員進(jìn)入項(xiàng)目小組，更換不合格人員

7、；對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，并耐心、全面的將知識(shí)轉(zhuǎn)移給他們；建立必要的獎(jiǎng)勵(lì)措施，鼓勵(lì)他們利用業(yè)余時(shí)間鉆研技術(shù)。對(duì)員工的不斷培養(yǎng)能夠從根本上降低風(fēng)險(xiǎn)2。3.2.2 組建制度的風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目小組的組建不規(guī)范，不全面。項(xiàng)目小組的領(lǐng)導(dǎo)層不明確，沒有固定的項(xiàng)目經(jīng)理，這樣，在項(xiàng)目實(shí)施中，有問題沒辦法及時(shí)反饋，及時(shí)解決，最終可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的停滯。erp系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)大的系統(tǒng)工程，首先需要組織上的保證，如果項(xiàng)目的組成人選不當(dāng)、協(xié)調(diào)配合不好，將會(huì)直接影響項(xiàng)目的實(shí)施周期和成敗。在該公司erp的團(tuán)隊(duì)組建中，項(xiàng)目組織由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目實(shí)施小組和業(yè)務(wù)組三層組成。它們之間的關(guān)系在組織中環(huán)環(huán)相扣，下層的負(fù)責(zé)人是上層的成員，

8、比如，業(yè)務(wù)組的負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目小組成員，項(xiàng)目組長(zhǎng)是領(lǐng)導(dǎo)小組的成員，而每層的作用則各有側(cè)重。整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該是企業(yè)的第一把手，他在整個(gè)項(xiàng)目中扮演軸心的角色，他的參與程度決定了項(xiàng)目實(shí)施的方向。3.3 藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段3.3.1 系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)：主要體現(xiàn)在硬件、網(wǎng)絡(luò)和軟件的風(fēng)險(xiǎn)上。具體細(xì)分如下：在項(xiàng)目開始時(shí)沒有可用的硬件服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)。其風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響項(xiàng)目培訓(xùn)、解決方案的討論和確定，使項(xiàng)目延期，如果不能保證基本的硬件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，項(xiàng)目無法進(jìn)行。實(shí)施解決對(duì)策：詳細(xì)審核軟硬件的采購(gòu)計(jì)劃，了解相關(guān)的兼容性盡早進(jìn)行硬件設(shè)備的申請(qǐng)、采購(gòu)和接收調(diào)試，嚴(yán)格控制硬件實(shí)施計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)布線要找專門的技術(shù)人員，保證整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施過程的

9、網(wǎng)絡(luò)體系，使生產(chǎn)車間和行政樓之間的信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。應(yīng)用產(chǎn)品模塊版本存在故障，不能提供資料所列的標(biāo)準(zhǔn)功能。其風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響相關(guān)功能的提供和相關(guān)實(shí)施工作的進(jìn)行，需要額外的工作量來安裝修補(bǔ)程序，使項(xiàng)目延期和成本增加。實(shí)施解決對(duì)策：產(chǎn)品安裝時(shí)要求收集和安裝有關(guān)版本和平臺(tái)的所有修補(bǔ)程序產(chǎn)品安裝后立刻進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)功能測(cè)試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，尋求解決方案盡早提出新發(fā)現(xiàn)的故障的制作修補(bǔ)程序的申請(qǐng)安排應(yīng)用產(chǎn)品的版本升級(jí)。3.3.2 培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)：首先為客戶參與培訓(xùn)的不全程性，其次為培訓(xùn)的內(nèi)容不具有針對(duì)性，再次為用戶不明確接受培訓(xùn)的目的和意義，這樣的學(xué)習(xí)不但會(huì)延長(zhǎng)培訓(xùn)的時(shí)間，降低用戶的積極性，增加企業(yè)的成本，影響項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度。

10、在erp的實(shí)施過程中，培訓(xùn)工作要貫穿實(shí)施的全過程，培訓(xùn)工作要分層次不斷深化。培訓(xùn)要根據(jù)對(duì)象組織不同的內(nèi)容，根據(jù)需求選擇相應(yīng)的方式。并且在培訓(xùn)之后，要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，從而保證學(xué)員認(rèn)真學(xué)習(xí)，同時(shí)也可以知道哪些環(huán)節(jié)培訓(xùn)得不夠，需要進(jìn)一步培訓(xùn)。3.3.3 需求調(diào)研風(fēng)險(xiǎn)：一方面是公司對(duì)于實(shí)施顧問的調(diào)研解答過于片面，或者說有時(shí)會(huì)將企業(yè)的實(shí)際情況隱瞞，不公開，甚至由于客戶自身的管理不規(guī)范，對(duì)調(diào)研的問題無從回答，從而導(dǎo)致在調(diào)研的時(shí)候很難得到準(zhǔn)確的信息。另一方面，實(shí)施顧問無法正確把握企業(yè)的合理需求和非合理需求。對(duì)于調(diào)研過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在組建項(xiàng)目小組的時(shí)候就要加以考慮，關(guān)鍵用戶人員的選擇的首要條件必須要熟悉本公

11、司的業(yè)務(wù)流程。作為實(shí)施顧問，對(duì)于客戶提出的種種需求，我們要能本著咨詢的角度，提出哪些是關(guān)鍵問題，如何分步驟的解決客戶中提出的問題，不要為了一些輔助的功能而影響企業(yè)的信息化進(jìn)程，更不要將自己的主要精力放在一些非理性不科學(xué)的問題上3。3.4 系統(tǒng)建設(shè)階段3.4.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的風(fēng)險(xiǎn)：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備存在著盲目性的風(fēng)險(xiǎn)。該公司員工對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)沒有概念，不知道收集哪些數(shù)據(jù)，導(dǎo)致收集工作混亂，延長(zhǎng)項(xiàng)目進(jìn)度。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備中，主要是收集以下數(shù)據(jù)：物料數(shù)據(jù)：包括bom結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、工藝流程的數(shù)據(jù)。外部實(shí)體的數(shù)據(jù)：原材料供應(yīng)商、客戶數(shù)據(jù)。內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員數(shù)據(jù)：包括組織、結(jié)構(gòu)、工作、職位和人員。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)：財(cái)務(wù)科目表、其

12、中不僅需要一級(jí)科目，而且需要分類核算所需的二級(jí)、三級(jí)科目等。3.4.2 二次開發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)：現(xiàn)在的erp項(xiàng)目基本上都需要進(jìn)行對(duì)系統(tǒng)的二次開發(fā)，但是由于軟件自身的集成性不高，導(dǎo)致進(jìn)行了二次開發(fā)以后，系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定，甚至沒辦法實(shí)現(xiàn)集成，滿足不了客戶的需求。即便是有些erp項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了二次開發(fā)，當(dāng)erp軟件進(jìn)行升級(jí)時(shí)，也有可能會(huì)造成原先二次開發(fā)的程序在新版本下不能使用的情況。我們?cè)谶M(jìn)行二次開發(fā)前，要做認(rèn)真的分析對(duì)比，具體要把握以下原則。不要通過修改軟件適應(yīng)企業(yè)的原有的業(yè)務(wù)流程。避免修改核心代碼。如果有必要進(jìn)行二次開發(fā)，那么在二次開發(fā)中改動(dòng)不要過大。3.5 切換準(zhǔn)備階段3.5.1 人員更換的風(fēng)險(xiǎn)：由于該公司

13、管理過于隨意，項(xiàng)目啟動(dòng)以后，其內(nèi)部實(shí)施人員經(jīng)常變動(dòng)。這種情況的風(fēng)險(xiǎn)分析是：不能完成項(xiàng)目工作計(jì)劃所賦予的任務(wù)，對(duì)公司內(nèi)部環(huán)境的不了解，對(duì)生產(chǎn)工藝、業(yè)務(wù)流程的不清晰，會(huì)造成后面工作的風(fēng)險(xiǎn)加大，從而影響項(xiàng)目的進(jìn)程和成本。實(shí)施解決對(duì)策：將工作任務(wù)分解到足夠小，比如說每個(gè)生產(chǎn)工藝由固定的人員完成，這樣使有關(guān)人員可以在完成任務(wù)后離開項(xiàng)目小組規(guī)范企業(yè)管理制度，根據(jù)項(xiàng)目工作計(jì)劃，嚴(yán)格控制項(xiàng)目小組人員的變動(dòng)，如有變動(dòng)事先應(yīng)得到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和實(shí)施顧問的認(rèn)可。3.5.2 期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的風(fēng)險(xiǎn)：期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備主要存在不準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)。人工的疏忽是期初數(shù)據(jù)收集的最大風(fēng)險(xiǎn)來源之一。而且由于該公司的內(nèi)部管理比較混亂，尤其在生產(chǎn)管理

14、上，因此無法收集到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。此外，在短時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)的收集，沒有統(tǒng)一的格式也會(huì)影響到收集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對(duì)于動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的保證，需要強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的問題，以什么時(shí)間為基準(zhǔn)最能減少企業(yè)的工作量，最能保證動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.6 系統(tǒng)切換階段 數(shù)據(jù)導(dǎo)入的風(fēng)險(xiǎn)：公司的系統(tǒng)切換過程是手工到新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，因而采用手工輸入法進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，這樣容易發(fā)生因操作錯(cuò)誤而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，雖然這些人為造成的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤在系統(tǒng)中可以修改，但隨著數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的不斷增加，修改的工作量也就隨之加大，則會(huì)影響erp實(shí)施進(jìn)度。系統(tǒng)切換階段的工作量是非常大的，為了能使企業(yè)業(yè)務(wù)長(zhǎng)期運(yùn)作，不間斷，往往會(huì)將手工操作與新系統(tǒng)同時(shí)并行一段時(shí)間

15、，這必將導(dǎo)致他們的工作量大幅度的增長(zhǎng)，而選擇適合的切換時(shí)機(jī)則會(huì)降低這方面的風(fēng)險(xiǎn)，比如選擇“五一”或“十一”長(zhǎng)假進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入。3.7 持續(xù)支持階段 終止風(fēng)險(xiǎn)：系統(tǒng)上線以后，該公司的領(lǐng)導(dǎo)層將項(xiàng)目的驗(yàn)收作為項(xiàng)目的終止，以為這樣就已經(jīng)信息化了，如果就這樣終止，則會(huì)缺少持續(xù)運(yùn)行的制度，缺少項(xiàng)目總結(jié)，容易造成系統(tǒng)混亂，甚至可能阻礙企業(yè)的正常運(yùn)作。因此需改變企業(yè)的錯(cuò)誤觀念，使他們能夠意識(shí)到上線支持、做好維護(hù)支持管理工作是規(guī)避終止風(fēng)險(xiǎn)的首要任務(wù)。主要維護(hù)工作包括：硬件和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的備份、安全性設(shè)置等。4 結(jié)束語erp系統(tǒng)，可以說是當(dāng)一個(gè)企業(yè)發(fā)展到一定階段的對(duì)企業(yè)管理、成本控制的必然需求。隨著企業(yè)自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完善，必然對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)流程提出了更高的要求，其根源是企業(yè)各部門間需要信息最準(zhǔn)確、最快速的橫向、縱向交流溝通，使每個(gè)