淺談檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、    淺談檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策    胡香枝摘要：檔案管理是一項(xiàng)集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對(duì)各部門(mén)形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著為當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)的作用。對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有遠(yuǎn)大的意義，因此，我們對(duì)檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。文章從三個(gè)方面分析了檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了解決的方法。關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策檔案管理是一項(xiàng)集管理和服務(wù)為一體的工作，它主要是對(duì)各部門(mén)形成的歷史文件進(jìn)行管理和服務(wù)的。在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)歷史階段，檔案管理都發(fā)揮著為當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)的作用。比如檔案管

2、理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行編撰研究，為社會(huì)實(shí)踐提供信息以便更好的適應(yīng)社會(huì)的需要等。由此可見(jiàn)檔案管理是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有遠(yuǎn)大的意義，因此，我們對(duì)檔案管理工作應(yīng)該給予足夠重視。但通過(guò)筆者對(duì)一些單位的調(diào)研，卻發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理工作中存在一些問(wèn)題，需要引起我們的注意。一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題（一）不重視專(zhuān)職檔案管理人員的配備一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作存在認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，認(rèn)為檔案管理人員就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、整理資料的工作，所以，不注重專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的配備，他們中的大多數(shù)人員都不是科班出身，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案管理的工作并不了解，對(duì)檔案的重要性更是無(wú)從談起。在對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等

3、業(yè)務(wù)方面存在應(yīng)付現(xiàn)象，對(duì)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作，從而對(duì)檔案工作不能盡心盡力的完成，使檔案管理的水平不能提高。（二）檔案管理工作中資金投入不到位檔案在后期保存過(guò)程中，對(duì)外界環(huán)境條件的要求較高，因此，后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時(shí)不丟失、霉變、蟲(chóng)蛀。比如在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室以及放置檔案材料的柜子，檔案室內(nèi)缺乏必要的采暖、除濕、通風(fēng)等裝置，甚至有的檔案室還存在著年久失修漏雨的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案材料保存困難。在信息社會(huì)的今天，使用科技手段運(yùn)用信息管理檔案已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)在管理檔案的新模式，這樣的話，就需要購(gòu)置電腦、網(wǎng)線、軟硬件等，

4、對(duì)資金的投入要求就更大。（三）對(duì)檔案信息管理和編撰工作不夠重視在檔案管理的過(guò)程中，很多單位還存在使用手工檢索的現(xiàn)象，這樣不但浪費(fèi)人力，工作效率還不高。另外檔案檔號(hào)不規(guī)范、組卷混亂、案卷缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象比較嚴(yán)重 。甚至有的檔案部門(mén)在編研工作上不是對(duì)于一些有價(jià)值的資料進(jìn)行編研，而是為了應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的檢查，隨便的編撰一些沒(méi)有任何價(jià)值的資料。二、檔案管理工作中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施（一）充分重視，配置專(zhuān)職檔案管理人員領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，要意識(shí)到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上，一要切實(shí)做到檔案工作專(zhuān)職專(zhuān)人負(fù)責(zé)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理，切實(shí)使檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。二要積極引入一批懂業(yè)務(wù)會(huì)管理的人

5、員，并且從生活、工作等方面對(duì)他們 多進(jìn)行關(guān)心照顧，以便讓他們更好地開(kāi)展工作。同時(shí)對(duì)現(xiàn)任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們通過(guò)自學(xué)和培訓(xùn)提高自己的業(yè)務(wù)知識(shí)。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進(jìn)行進(jìn)修深造的方法，以此來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)和人員業(yè)務(wù)知識(shí)及素質(zhì)的提高。（二）在工作中充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性由于檔案管理工作中比較枯燥，工作方式也比較落后，因此檔案工作人員長(zhǎng)期以往難免會(huì)產(chǎn)生一些惰性。所以在工作中應(yīng)引入相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)措施，比如運(yùn)用聘任制的方法做到優(yōu)勝劣汰、能者上庸者下；對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感，從而更大程度

6、的激勵(lì)他們，挖掘個(gè)人潛能，開(kāi)創(chuàng)工作新局面。（三）對(duì)檔案工作加大資金投入力度重視對(duì)檔案工作的資金投入力度，單位每年都要建立一定的預(yù)算，作為檔案室桌椅門(mén)窗的修繕，檔案柜的購(gòu)置資金。同時(shí)，應(yīng)該適應(yīng)信息檔案的發(fā)展趨勢(shì)，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。（四）建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度應(yīng)根據(jù)單位特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度。應(yīng)以方便實(shí)用，可操作性強(qiáng)為原則。以便更好地發(fā)揮制度的作用。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性，對(duì)于檔案管理人員無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。三、結(jié)語(yǔ)總之，檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，它在社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)方面都發(fā)揮著極其重要的作用，各級(jí)各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)引起足夠的重視，同時(shí)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作人力、物力、財(cái)力等方面支持力度，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的難題，以便使檔案這一重要的信息載體，能更好地為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。參考文獻(xiàn)：1 李多.市