檔案電子文件管理頂層設計若干思考

1、檔案電子文件管理頂層設計若干思考在電子文件所引發(fā)的記錄方式變革中，我國檔案界表 現(xiàn)出積極的應對姿態(tài)。以1996年國家檔案局成立電子文件 管理領導小組和研究小組為標志，我國對電子文件管理有 組織的研究和實踐已經走過了十余年的歷程，在理論構建 和實踐探索中邁出了歷史性的步伐。值得我們高度重視的 是，隨著國家信息化進程和對電子文件管理要求的提高， 電子文件的國家控制力問題日益突出，自下而上的分散探索已經不足以滿足國家層 面電子文件管理的需要，頂層設計問題由此浮出水面，并 日益成為文件、檔案管理轉型時期的戰(zhàn)略重點。電子文件管理的頂層設計是一種自上而下的設計。從 涉及范圍而言，是以國家層面為起點，統(tǒng)領地

2、區(qū)、行業(yè)、 機構層面的電子文件管理，構建涵蓋全國范圍的電子文件 管理網(wǎng)絡體系；從實現(xiàn)路徑而言，是以總體框架為起點， 指導、帶動具體對策問題的研究和實施，構建全方位的電 子文件管理實施方略。因此，從總體上說，頂層設計是一 種戰(zhàn)略設計，旨在確定國家電子文件管理的發(fā)展方向、基 本格局和推進步驟；頂層設計又是一種全面設計，涵蓋管 理層、空間、流程、功能等諸多方面，可以提供國家電子 文件管理的基本指針和發(fā)展藍圖。從世界范圍看，信息化整體水平比較高的國家大都重 視電子文件管理工作，自20世紀90年代中期以來，不少 國家開始對本國的電子文件管理進行自頂向下的戰(zhàn)略設計 與全面規(guī)劃，實現(xiàn)電子文件管理從機構層面到

3、國家層面的 重大轉變，進入以頂層設計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶 動全面發(fā)展的新階段。電子文件國家戰(zhàn)略的確定沒有固定模式，各國依據(jù)自 身的管理傳統(tǒng)、信息化戰(zhàn)略、文檔管理實踐選擇適合自己 的道路。如英國以搭建政策框架為先導，明確電子文件管 理規(guī)范體系，強調目標管理和績效評估，為國家電子政府 建設和數(shù)字檔案的在線利用服務。美國以技術研發(fā)為驅動, 以era （電子文件檔案館）項目為龍頭，致力于研究電子文 件長期保存的軟件系統(tǒng)，通過建立滿足文件功能需求的文 件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)電子文件的集中保管。澳大利亞則以檔 案館的聯(lián)合行動為主要線索，建立與推廣電子文件形成和 管理的統(tǒng)一標準體系。這些國家都經歷了一個從自

4、發(fā)研究、 分散探索到國家規(guī)劃、集中控制的發(fā)展歷程。雖然采取的 路徑不同，但在戰(zhàn)略視角上具有如下共性特征：1高度重視電子文件管理，將其納入信息化整體戰(zhàn)略 之中，作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容。如 英國將電子文件管理納入負責國家信息化工作的“電子特 使”（e-envoy）的職責范圍，制定并發(fā)布了電子政務環(huán) 境下電子文件管理的政策框架；新加坡政府要求把電子文 件管理作為電子政務建設的有機組成部分；美國將電子文 件管理列入首批二十四個電子政府行動計劃；澳大利亞則 將電子文件管理作為政府績效檢查與審計的內容與依據(jù) 等。2以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務的 網(wǎng)絡體系。作為永久保管政府文

5、件的專門機構，檔案館在 電子文件管理鏈條上具有十分重要的作用。電子文件的保 管模式從最初的集中式（哥倫比亞模式）和分散式（匹茲 堡模式）之爭，逐步向集中管理模式靠攏。目前，集中管 理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識 和實踐，很多國家檔案館在集中管理政府各部門電子文件 和協(xié)調全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮了核心 和樞紐作用。比較典型的例子如美國nar a的era系統(tǒng)，該 項目在經過6年之久的基礎研究階段后開始了耗資3億美 元、為期6年的系統(tǒng)研發(fā)階段，旨在使nara捕獲并保存聯(lián) 邦政府各部門產生的各種類型、格式的電子文件，為政府 部門及公眾提供便捷、有效的利用服務。era釆

6、用開放架構 設計，軟件系統(tǒng)將下發(fā)給各州使用，對各州政府電子文件 的管理將產生全面的示范效應。英國、澳大利亞、加拿大、 西班牙、新加坡、丹麥等國國家檔案館也已經或決定接收 政府部門產生的電子文件。隨著我國信息化的不斷深入，電子文件的數(shù)量急劇膨 脹、種類不斷增加，很多地區(qū)探索電子文件管理的有效方 法，一些地區(qū)如安徽、江蘇等地已經開始建設基于電子政 務專網(wǎng)的電子文件中心，在地方層面開始了由分散管理到 集中管理模式的轉變。國家檔案局在電子文件管理的宏觀 引導，如制定相關標準，支持專項探索，開展示范推廣等 方面已取得了一定的進展。但是從總體上看，各地區(qū)、各 機關電子文件管理工作仍然具有強烈的自發(fā)性和分散性特 征。國家層面整體設計、統(tǒng)一規(guī)劃、戰(zhàn)略部署與方法指導 的缺失，導致我國電子文件管理整體水平提升緩慢，對電子政務 的支撐