公司采購與付款內(nèi)部控制審計報告1

1、精品資料采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的審計評估報告有限公司：按照年度審計計劃， 我們近期對公司采購與付款內(nèi)部控制情況進 行了審計評估。通過評估該內(nèi)部控制的風險和缺陷，提出審計建議， 旨在改善公司管理水平。 審核的范圍包括采購管理制度、 業(yè)務(wù)操作流 程、采購工作機構(gòu)和相關(guān)人員的職責，財務(wù)管理制度等方面。我們按照內(nèi)部審計準則的規(guī)定計劃和實施本項內(nèi)部審計工作， 并 采用了我們認為合適、 必要的審計程序。 審計發(fā)現(xiàn)主要問題及相關(guān)審 計建議如下：一、材料采購實行年度招投標，招標組織機制不全，招標過程不 完善、決標結(jié)果執(zhí)行不到位。根據(jù)了解，目前公司對銅包鋁、銅包鋼、鋁箔、 PE料、PVC、 合金絲和木盤等材料進

2、行了年度招投標。我們抽查了銅包鋼、 PVC 料、鋁箔、木盤等招投標相關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)以下問題：1 、招標小組組織成員構(gòu)成單一，決策過于簡單、集中。招標小 組由采購部 2 位人員和主管副總經(jīng)理組成，總經(jīng)理視情況參與。 2 、 相關(guān)招標文件中沒有明確采購數(shù)量及采購時間等內(nèi)容。 3、 “招標決 標單”中沒有注明中標原因及各單位中標比例（中標單位一般都有 2-3 家）。4、招投標結(jié)束后均不與中標單位簽定供貨合同。 5 、不能 完全按招標結(jié)果執(zhí)行，例如 PVC 料，在 3 月進行了年度的招標，但 由于市場價格波動，仍然采用詢價方式采購。審計建議： 1 、公司建立由生產(chǎn)、采購、品質(zhì)、財務(wù)等相關(guān)部門 及分管領(lǐng)導(dǎo)

3、組成的招標小組。 2 、根據(jù)計劃期經(jīng)營計劃，制定計劃期 材料采購預(yù)算，提出招標數(shù)量，有利于投標方投標報價，充分提供招 標的競標依據(jù)。 3 、由于招標小組評標時會綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn) 能力、合作情況等因素，因此決標報告應(yīng)有中標理由說明。 4 、招投 標結(jié)束后，應(yīng)與中標的供貨單位簽訂采購合同，以明確材料質(zhì)量、交 貨期等合同要約和違約條款。 5 、為了招標結(jié)果更有效，建議縮短招 標周期，由原來的年度招標改為季度或者月度招標。 6 、嚴格執(zhí)行招 標決標結(jié)果。 如遇客觀情況而未能執(zhí)行招標決標結(jié)果時， 應(yīng)重啟招標 或其它采購程序。二、公司銅軸車間材料采購缺少請購與審批內(nèi)控環(huán)節(jié)， 采購部自 主決定采購物料

4、類別、數(shù)量、和到貨時間。公司銅軸車間的材料采購， 由采購部門根據(jù)銷售部門發(fā)送的 “生 產(chǎn)任務(wù)單” 中的的材料標準耗量及倉庫庫存情況進行自主采購。 此種 操作，采購申請與審批、購買不相容崗位沒有分離。審計建議： 由生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單計算出材料耗量標準， 結(jié)合 倉庫庫存情況，向采購部門提出采購申請（申請中應(yīng)包括數(shù)量、質(zhì)量 要求、到貨時間等），采購部門根據(jù)此申請進行采購。采購部門也可 根據(jù)生產(chǎn)、庫存情況核實采購申請是否合理，避免采購失誤。三、采購方式和采購程序不完善，部分材料采購既未招標也未有 詢價、議價等采購程序和記錄。1、公司目前在銅、裸鋁帶等采購上主要根據(jù)上海有色金屬網(wǎng)中間價來定購。銅的主要

5、供貨商是 公司，截止到 2010 年 9 月底，采 購臺帳顯示本年度已經(jīng)從該單位采購 萬元。裸鋁帶主要供貨商是 公 司，截止 2010 年 9 月底，采購臺帳顯示本年度已經(jīng)從該單位采購萬 元。2、公司五金用品采購定點單位為臨安中策機電設(shè)備有限公司， 辦公和勞保用品采購定點單位為臨安美花南雜日用品經(jīng)營部， 此狀況 已經(jīng)持續(xù)三年左右。3 、本次審計共計抽測了 24 筆采購訂單，涉及 個品種的材料， 其中 個品種的材料既不招標也無書面詢價記錄。審計建議： 1 、銅、鋁等部分材料在有色金屬網(wǎng)上的公開價格， 可以作為雙方交易價格談判的基礎(chǔ)， 經(jīng)過靈活而恰當?shù)脑儽葍r后， 選 擇最低的供貨價格，能夠有效降低

6、采購成本。 2 、五金、辦公用品等 零星物品因采購金額較低實行定點采購， 雖然可以降低采購人力資源 成本，但長期按此操作，導(dǎo)致采購人員對市場行情不了解，難以控制 采購材料成本。建議采購人員季度或半年度對市場價格做全面調(diào)查， 以選擇合適的供應(yīng)商。 3 、對詢價情況予以記錄，是采購人員對自己 工作的整理和記錄， 該價格信息可以為評估各供應(yīng)商供貨價格提供參 考，也是定單（合同）審核人員價格決策的重要依據(jù)。因此，公司應(yīng) 要求采購人員在每一個定單（合同）報批時，注明定單（合同）價格 依據(jù)和來源。四、付款計劃不詳細，付款過程不可控。目前每月的用款總額由財務(wù)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)控制， 詳細的付款計劃的 安排上由采購部

7、門自主確定。 由于采購部沒有在用款總額計劃下制訂 明細的付款計劃表（應(yīng)包含用款項目、收款單位、付款金額、該單位 應(yīng)付帳款的時間及期末余款等資料） ，并將此計劃表上報給付款審批 和付款審核部門和領(lǐng)導(dǎo)。 此種情況使得財務(wù)部無法更好的履行對采購 部付款情況的核對和監(jiān)督， 相關(guān)審批部門和領(lǐng)導(dǎo)無法了解應(yīng)付款的支 付等情況，無法有效履行對付款申請的審批。審計建議： 采購部在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定的貨款支付總額下， 制訂明細 的月度付款計劃表，該計劃表應(yīng)包括的內(nèi)容有：供應(yīng)商、材料類別、 期初應(yīng)付款金額、本期購入金額、累計已付款金額、本期末應(yīng)付款余 額、應(yīng)付款帳齡、 本次申請支付金額等。該付款計劃表應(yīng)先提交財務(wù) 部核對

8、后，報公司審批領(lǐng)導(dǎo)審核。經(jīng)審批同意后，采購部在實際支付 應(yīng)付帳款時據(jù)此執(zhí)行，審批領(lǐng)導(dǎo)據(jù)此審批，財務(wù)部據(jù)此審核。五、備貨決策和審批權(quán)限的設(shè)置不完善。目前公司在采購過程中， 由于市場價格波動的原因， 會在市場低 價的情況下，做一些備庫。 在審計過程中，我們抽測到有兩張訂貨通 知為備貨訂購的。這兩張訂貨通知單均為訂購 PVC 料。編號分別是 100813-12 、 100813-13 。在通知單上并沒有明確標注備貨的數(shù)量 和理由。審計建議： 公司采購主管領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期市場價格上漲， 對部分材料進 行適當?shù)膫湄?，是公司降低采購成本的方法之一。同時，也存在材料 價格下跌預(yù)期判斷失誤， 而導(dǎo)致公司損失的風險。

9、建議公司明確備貨 的材料類別和金額審批權(quán)限， 建立備貨的決策機制和審批程序， 將備 貨采購風險降低在可接受的范圍之內(nèi)。六、公司選擇委外加工企業(yè)時缺少招標或詢價、 議價等合理公正 的采購程序和方法，未能充分挖掘公司編織車間的生產(chǎn)能力。公司委外加工由生產(chǎn)部門提出申請， 報生產(chǎn)副總審批后， 由生產(chǎn) 副總直接與受托單位簽定合同。 我們沒有看到公司關(guān)于加工費方面的 測算分析或者詢價資料，不清楚公司選擇委外加工企業(yè)的標準和方 法。目前，公司委外加工業(yè)務(wù)主要為編織工序。 根據(jù)生產(chǎn)部門提供資 料， 2010 年 1-9 月公司編織產(chǎn)量為 ，委外加工為 KM ，合計編織 為 KM 。公司現(xiàn)有 錠編織機 臺， 錠

10、編織機 臺，理論生產(chǎn)能力為 KM/ 月，1-9 月實際利用率為 ，主要原因是機器閑置和工人不到位。財務(wù) K3 顯示，公司編織委外加工入庫目前五家單位極其產(chǎn)量分 別為審計建議： 1、 公司管理層應(yīng)充分考慮機器折舊、廠房租金等固 定成本， 充分挖掘巳有的生產(chǎn)能力， 逐步減少編織委外加工業(yè)務(wù)。 2、 選擇委外加工企業(yè)時， 應(yīng)以加工質(zhì)量優(yōu)、 交貨及時、加工費低等原則， 對符合公司要求的加工單位實行招標或以詢價、 議價等方式進行選擇 確定，并予以書面記錄。七、公司光纜材料扎紗采購存在關(guān)聯(lián)交易。經(jīng)調(diào)查，公司自 07 年 10 月開始運營至 10 年 5 月光纜原材料 扎紗均由 公司供應(yīng)，公司財務(wù) K3 顯

11、示采購總金額為 。據(jù)了解，該 單位為公司采購部人員所辦。 10 年 6 月份后，由于公司扎紗質(zhì)量差 且價格高于市場同類產(chǎn)品價格， 引入公司作為扎紗供應(yīng)商之一。 據(jù)了 解，公司領(lǐng)導(dǎo)對該采購部人員進行了相應(yīng)處罰， 即要求其對 2010 年 初至 6 月份提供的扎紗供應(yīng)價格降低（調(diào)減入庫金額 1 元）。至今， 公司仍作為公司的材料供應(yīng)商。審計建議： 關(guān)聯(lián)交易的定價和材料質(zhì)量等，應(yīng)遵循市場原則；與 公司內(nèi)部關(guān)聯(lián)方有任何利益關(guān)系的人員應(yīng)實行回避原則； 根據(jù)客觀的 標準，判斷該關(guān)聯(lián)交易是否有利于公司為原則。八、合格供應(yīng)商評定較形式化，重質(zhì)量輕價格，部分材料合格供 方較少。審計抽查了部分合格供應(yīng)商的評審資料

12、?，F(xiàn)有評審資料為供貨 商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、質(zhì)量保證書、檢驗報告、評審表。公司質(zhì) 量體系文件 WTX-C74-05 供應(yīng)商考核管理規(guī)范 規(guī)定考核指標為： 檢驗（或抽檢）合格率、交貨及時率、售后服務(wù)及時率、規(guī)則遵守情 況、技術(shù)信息提供率。在考核表中無具體數(shù)據(jù)作為依托。另外在此考 核規(guī)范中未提到關(guān)于產(chǎn)品價格分析要求。部分材料合格供應(yīng)商較少，基本為 2-3家。例如：©3銅桿供 應(yīng)商主要就是杭州偉業(yè)和南京溧水精誠； 聚乙烯的合格供方僅杭州方 興塑料。審計建議： 1、 嚴格按照供應(yīng)商評審規(guī)范執(zhí)行，并完善評審中有 關(guān)產(chǎn)品價格方面的分析要求。 2、開拓、引進新的供應(yīng)商，拓寬采購 渠道，以增加供方之間的競爭程度。事實證明，此種方法是降低采購 成本的有效手段。 建議公司對采購人員加大開發(fā)、 引進合格供應(yīng)商及降低采購成本等指標的績效考核力度。綜上所述，我們認為公司的采