計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元課件

1、計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元主要知識(shí)點(diǎn) 自動(dòng)生成表格和手工繪制表格 表格設(shè)置：行列高度，邊框和底紋，對(duì)齊方式等 簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)計(jì)算：求和sum,求平均average，求最大值max，求最小值min。 表頭和標(biāo)題行的處理方法 使用表格做數(shù)據(jù)源實(shí)現(xiàn)郵件合并功能計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元3目錄 7.1制作表格 7.2表頭和標(biāo)題行的處理 7.3郵件合并 7.4其他創(chuàng)建表格的方法（選修內(nèi)容）計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.1制作表格制作表格 Word軟件提供的制表功能，以行和列的形式組織信息，并且支持表格數(shù)

2、據(jù)的公式和函數(shù)計(jì)算，可以在文檔中輕松方便地制作出各種復(fù)雜的表格。 制作表格時(shí)，通常要將表格和邊框工具欄打開，如圖所示。其中包含了繪制表格、表格格式等方面的多種工具按鈕。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元作品展示 在文檔 “長(zhǎng)假租車外出計(jì)劃”中，我們要制作一個(gè)表格，表格中不僅有文本、數(shù)值數(shù)據(jù)，還有圖片數(shù)據(jù)，另外還有最低價(jià)格的計(jì)算功能，結(jié)果如左圖所示。 制作這份文檔的主要步驟包括文本輸入及排版、表格制作并填寫文本和數(shù)值數(shù)據(jù)、表格格式設(shè)置和數(shù)值計(jì)算等。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.1.1創(chuàng)建文檔創(chuàng)建文檔 長(zhǎng)假租車外出計(jì)劃所使用的是A4紙型，設(shè)置了頁(yè)眉，并使用鮮花的圖片

3、制作了水印。頁(yè)面中的文本應(yīng)用了華文彩云和隸書等字體。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.1.2制作表格制作表格 文檔中的表格基本上是很規(guī)范的，總體分為9行7列，第1行的右側(cè)又分為兩行，所以可以說這是一個(gè)10行7列的表格。通常情況下，我們先自動(dòng)生成一個(gè)10行7列的表格，然后將第1行的左側(cè)進(jìn)行合并，也可以生成一個(gè)9行的表格，然后用繪制表格工具在右側(cè)畫出一段表格線，將它拆分成2行。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.1.3設(shè)置表格格式設(shè)置表格格式 表格中填寫的數(shù)據(jù)，字體字號(hào)與表格插入位置處的文字格式相同，由于上下文的文字為隸書三號(hào)，所以表格中的數(shù)據(jù)也是隸書三號(hào)，我們需要將

4、格式設(shè)置為宋體四號(hào)。另外，表格的列寬和行高、表格邊框線和底紋，以及單元格中數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式都需要進(jìn)行調(diào)整。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.1.4計(jì)算數(shù)據(jù)計(jì)算數(shù)據(jù) Word軟件支持表格內(nèi)數(shù)據(jù)的公式計(jì)算。Word提供了求和、平均值、最大值、最小值等18個(gè)函數(shù)，函數(shù)應(yīng)用的格式為“函數(shù)名（單元格地址）”，例如將單元格A5和C8求和，則公式將寫為“sum(A5,C8)”，如果單元格地址是連續(xù)的一片，如將單元格A1至A7求和，則公式將寫為“sum(A1:A7)”。 在汽車租賃價(jià)格表的最后一行中，需要計(jì)算出所有車輛中最低的租價(jià)。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.2表頭和標(biāo)題行

5、的處理表頭和標(biāo)題行的處理Word的表格功能還根據(jù)用戶使用的需求，設(shè)置了一些實(shí)用性的功能。如下圖所示，是一個(gè)班級(jí)的考試成績(jī)表。由于表格較長(zhǎng)，自動(dòng)地占用了兩頁(yè)，但是第2頁(yè)上的表格沒有列標(biāo)題，在查看數(shù)據(jù)時(shí)很不方便。另外，表格的A1單元格，通常是有斜線的，我們稱其為斜線表頭。我們?cè)凇鞍嗉?jí)成績(jī)表”中使用斜線表頭和設(shè)置標(biāo)題行重復(fù)兩項(xiàng)操作，操作前后結(jié)果如下圖所示。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.3郵件合并郵件合并 在日常辦公過程中，經(jīng)常需要批量制作通知書、郵寄信封或準(zhǔn)考證等，每批文檔內(nèi)容基本相同，僅有部分?jǐn)?shù)據(jù)因人而異，如接收通知的單位、執(zhí)準(zhǔn)考證的考生姓名等。這類文檔就可以借助于Word提供

6、的郵件合并功能，準(zhǔn)確、快速的完成制作任務(wù)。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元 郵件合并具體地說就是在主文檔的固定內(nèi)容中，將數(shù)據(jù)源的信息插入在指定位置，從而批量地生成通知書、郵寄信封或準(zhǔn)考證等。如圖所示，就是使用郵件合并信函功能制作的家長(zhǎng)會(huì)通知書。 使用郵件合并功能，我們分三步依次制作數(shù)據(jù)源和主文檔，并進(jìn)行郵件合并。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.3.1制作數(shù)據(jù)源制作數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源實(shí)際上是在郵件合并中要使用的不同個(gè)體數(shù)據(jù)的集合，如家長(zhǎng)信中每位學(xué)生的姓名信息。數(shù)據(jù)源文檔可以是.doc文件，也可以是.mdb文件，還可以是.xls文件或其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件的格式。 我們制作家長(zhǎng)

7、信數(shù)據(jù)源時(shí)使用.doc文件格式，也就是在Word軟件中制作數(shù)據(jù)源。為了方便郵件合并時(shí)系統(tǒng)識(shí)別數(shù)據(jù)，可以使用制表位將各列數(shù)據(jù)進(jìn)行分隔，也可以使用表格排列數(shù)據(jù)。我們選擇使用表格排列數(shù)據(jù)，表格內(nèi)容如右圖所示。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.3.2制作主文檔制作主文檔 主文檔實(shí)際上是郵件合并的主體，也就是存儲(chǔ)著家長(zhǎng)會(huì)通知內(nèi)容的文檔。主文檔中不僅要將家長(zhǎng)會(huì)通知的內(nèi)容全部輸入，還要進(jìn)行必要的格式設(shè)置，以便合并后的批量文檔可以直接打印輸出。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.3.3郵件合并郵件合并 由于數(shù)據(jù)源和主文檔已制作完成，所以接下來郵件合并的工作主要是將數(shù)據(jù)源與主文檔建

8、立連接，并約定數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)在主文檔中出現(xiàn)的位置。 經(jīng)過這步操作后的主文檔如右圖所示。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.3.4郵件合并的使用郵件合并的使用 郵件合并的功能，一方面解決了批量制作文檔的問題，另一方面，還盡最大可能地提高了數(shù)據(jù)應(yīng)用的靈活度。比如只要保留一份學(xué)生名單，應(yīng)用郵件合并功能將其作為數(shù)據(jù)源，就可以使用不同的主文檔來制作成績(jī)單、體檢單、家長(zhǎng)信等等，由于主文檔中實(shí)際上只包含了一份成績(jī)單或者家長(zhǎng)信的內(nèi)容，所以，郵件合并還可以節(jié)省存儲(chǔ)空間。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元在需要發(fā)放家長(zhǎng)信或者成績(jī)單時(shí)，我們只需要打開主文檔，在第5步預(yù)覽了信函后，單擊任務(wù)窗

9、格中的“下一步 完成合并”，進(jìn)入郵件合并的第6步。第6步的任務(wù)窗格中，單擊“編輯個(gè)人信函”，這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)“合并到新文檔”的窗口，如上圖右側(cè)所示。在這里用戶要指定本次郵件合并的是全部數(shù)據(jù)還是部分?jǐn)?shù)據(jù)，上圖是用戶選擇的是“全部”，也就是說要將數(shù)據(jù)源中所有的數(shù)據(jù)都用來合并生成信函。單擊“確定”按鈕后，一個(gè)包含了發(fā)給所有人的家長(zhǎng)信文檔就生成了。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.4其他創(chuàng)建表格的方法 除了使用菜單命令插入表格的方法之外，還可以手工繪制表格，使用轉(zhuǎn)換功能將文本轉(zhuǎn)換成表格，將現(xiàn)有表格的部分內(nèi)容拆分成新的表格等多種方法。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.4.1

10、手工繪制表格手工繪制表格 在表格和邊框工具欄中有兩個(gè)工具按鈕：繪制表格工具和擦除工具。 手工繪制表格時(shí)，先要畫出表格的外邊框，然后再添加水平和垂直表格線。我們使用繪制和擦除工具制作一個(gè)課程表。 具體操作是先繪制表格外框線，再添加內(nèi)框線，最后輸入內(nèi)容并進(jìn)行格式設(shè)置，結(jié)果如圖所示。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元7.4.2文本轉(zhuǎn)換表格文本轉(zhuǎn)換表格 在Word軟件中，表格和文本可以相互轉(zhuǎn)換。在需要轉(zhuǎn)換的文本中，先要用西文的符號(hào)或者制表位等符號(hào)在文本中劃分出列，然后使用菜單命令表格-轉(zhuǎn)換-文本轉(zhuǎn)換成表格，在轉(zhuǎn)換對(duì)話框中指明分隔符后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)讀出表格的行數(shù)和列數(shù)，單擊按鈕，返回頁(yè)面視圖中，就完成了文本向表格的轉(zhuǎn)換功能。計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)教程趙平電子教案6608第7單元 如下圖所示，我們使用制表位分