文檔管理計劃方案4頁

1、文檔管理計劃方案一、方案的目的檔案是一個公司工作的史冊和信息庫，它起著憑證、依據(jù)和史料的作用，并為開展公司管理工作提供豐富材料。檔案管理得科學(xué)合理，既可以反映當(dāng)時工作得情況，又可以為今后開展工作提供重要的參考資料和文獻(xiàn)。故為了加強(qiáng)公司管理部工作檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使公司管理部的工作形成一定的歷史資料，特制定如下制度：二、文件管理內(nèi)容：文件檔案分類為：公司外部文件（上級文件、國家政策）、日常通知及管理類文件、會議紀(jì)要類、人事檔案類（包括各部門檔案類及獎懲記錄類）、工作計劃總結(jié)類，有關(guān)檔案都將據(jù)此分類：1.公司外部文件上級下發(fā)的文件、國家法規(guī)政策、行業(yè)管理規(guī)定各種項目申報的制度與通知

2、。2.日常通知及管理類文件主要為公司內(nèi)部各種制度性文件，如員工手冊、國定假日放假安排通知。3.會議紀(jì)要類每星期一的周干部會議，以及會議紀(jì)要分發(fā)的文件領(lǐng)用登記表。4.人事檔案類公司內(nèi)部員工的人事檔案包括在職與已離職，公司人事任免、調(diào)動與員工獎懲等。5.工作計劃總結(jié)類公司各部門經(jīng)理每星期上交到管理部的工作計劃與總結(jié)。以及年度的各部門計劃總結(jié)。三、文件材料整理工作分配：1、負(fù)責(zé)部門：1）管理部：文案工作，電子檔案的建立2）其他部門：全力輔助管理部完成工作2、檔案資料的收集：1）公司各部門要強(qiáng)化存檔意識，在進(jìn)行工作，開展活動時，應(yīng)注意上述材料的收集、整理。及時送交管理部，以便盡快存檔。2）公司員工必須

3、的離職前認(rèn)真辦好離職手續(xù)以及文件移交工作，管理部應(yīng)將員工登記表存檔。3）各部門的工作計劃總結(jié)應(yīng)一式兩份，一份交由辦公部管理存檔，另一份由本部門管理。要求統(tǒng)一格式，統(tǒng)一稿紙。4）收發(fā)的文件及各種相關(guān)簡報等傳達(dá)或傳閱后一律歸入檔案。3、檔案的整理：由于以前工作中的疏忽或遺漏，有一部分的文件檔案未入檔，所以就需要及時的整理入檔，可以遵循以下步驟進(jìn)行整理分類1）首先按年份分類2）按文件類型進(jìn)行分類，可分為5類3）遵循文控的原則將文件進(jìn)行編號，并進(jìn)行裝訂4）對于缺失的文件應(yīng)盡量補(bǔ)齊5）建立電子檔案4、檔案管理原則：1） 當(dāng)有管理部人員在場時，直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔； 2） 管理員不在時，應(yīng)及時通知管理員，

4、由管理員整理歸檔； 3） 管理員歸檔時，應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄； 4） 未經(jīng)過董事長或者管理部經(jīng)理同意，任何人不得以私人借口借閱檔案；5） 調(diào)檔時，必須持有管理部經(jīng)理的簽字證明； 6） 調(diào)檔時，必須有檔案管理人員在場做詳細(xì)記錄，并填寫檔案借閱表；7） 檔案一旦遺失，管理人員應(yīng)立即上報有關(guān)部門并及時補(bǔ)檔； 8） 檔案管理員不得私自翻看檔案； 9） 未經(jīng)有關(guān)部門同意，任何人不得擅自改動檔案，否則一經(jīng)查實(shí)，報董事長嚴(yán)肅處理； 10）檔案管理人員必須定期整理核查檔案。11）對于缺失的文件檔案各部門應(yīng)該配合管理部盡力去收集齊全四、檔案查閱辦法為了加強(qiáng)檔案管理工作，管理部應(yīng)完整、科學(xué)地保管好公司的檔案材料

5、，以備查詢、參考、交流，特制訂本細(xì)則：1）查閱前請對照管理部的電子檔案，明確檔案名稱詳細(xì)資料；2）認(rèn)真填寫檔案借閱登記表，并由審批人同意；3）各部門在指定時間辦理查檔手續(xù)，并確認(rèn)歸還日期；4）檔案查閱完畢后請及時歸還，過期不還或?qū)n案遺失的應(yīng)上報董事長做嚴(yán)肅處理； 5）本細(xì)則適用于公司在各項工作中直接形成的，對今后工作具有查考、利用價值的各種文字、圖樣、圖表、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。五、檔案的要求：為加強(qiáng)公司工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使公司工作形成一定的歷史資料，特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范公司各類文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。1、公司管理部應(yīng)在第二年一月整理上一年度檔案資料分類入庫，如有人事調(diào)動應(yīng)做好檔案的交接工作；2、對符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案管理員或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有；3、公司的其它文件及文