VISIO畫職能流程圖規(guī)范性培訓(xùn)文檔實用教案

1、目錄(ml)為什么做流程(lichng)梳理第一(dy)部分第二部分如何進(jìn)行流程梳理第三部分流程梳理注意事項第1頁/共25頁第一頁，共26頁。1.流程(lichng)梳理及描述的意義 流程描述為什么？將我們(w men)的經(jīng)驗總結(jié)出來、傳遞下去、共享開來。 流程描述做什么？流程不能停留在人的頭腦中，必須外化，書面化來規(guī)范流程(lichng)描述書面流程部門部門 部門部門部門部門部門部門第2頁/共25頁第二頁，共26頁。n 1.對于做之間事情的人：知道為什么要做這件事情？了解做這件事情的價值和目的是什么？n 2.對于做這件事情的人：知道這件事情從什么活動開始，什么活動結(jié)束？以及我們可以提供哪些方

2、面的服務(wù)?n 3.對于參與這個流程的部門：知道各自的責(zé)、權(quán)、利n 4.對于流程管理者：可以知道企業(yè)各項業(yè)務(wù)(yw)之間的相互關(guān)系（這個流程和其他流程的關(guān)系）n 5.對于管理者和操作者：知道流程中的關(guān)鍵點和這些關(guān)鍵點應(yīng)該怎么做，做到什么程度？n 6.對于參與者：知道流程業(yè)務(wù)(yw)存在的問題。比如哪些事情可以同時做，哪些事情必須先做，哪些事情必須審批？2.通過流程(lichng)我們能夠知道什么？第3頁/共25頁第三頁，共26頁?？纯催@些流程描述是否能夠(nnggu)給我們這些信息第4頁/共25頁第四頁，共26頁。目錄(ml)為什么做流程(lichng)梳理第一(dy)部分第二部分如何進(jìn)行流程梳

3、理第三部分流程梳理注意事項第5頁/共25頁第五頁，共26頁。1.流程(lichng)描述內(nèi)容規(guī)范變更記錄意義(yy)：？可追溯，可積累(jli)版本變更說明詳細(xì)描述版本變更的原因，或者是變更的內(nèi)容變更記錄：記錄每次版本變更單位：填入責(zé)任部門流程清單中的流程編號填入編制人員姓名填入審核人員姓名填入批準(zhǔn)人員姓名第6頁/共25頁第六頁，共26頁。2.流程描述(mio sh)內(nèi)容規(guī)范流程圖n責(zé)任部門：即流程的主要職責(zé)有誰負(fù)責(zé)推動和完成，一般在流程圖甬道圖的最左邊n目的：我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情，這件事情能夠(nnggu)帶來什么價值？n范圍：這個流程的起點和終點是什么，適用于哪些業(yè)務(wù)類型？n角色：流程中

4、涉及到哪些部門？這些部門的工作內(nèi)容是什么？n邏輯關(guān)系：每個流程活動之間的邏輯關(guān)系；流程和流程之間的關(guān)系n輸入輸出物：流程中涉及到哪些信息的傳遞n流程的客戶：即流程最終產(chǎn)出是給誰的，通常情況下客戶都放在甬道圖的最右邊第7頁/共25頁第七頁，共26頁。2.1如何(rh)描述流程目的流程(lichng)目的思考方式n充分考慮流程的客戶需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶是充分考慮流程的客戶需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶是誰？誰？n充分考慮流程的下一個環(huán)節(jié)需要提供的需求？對于難以辨別客戶的，充分考慮流程的下一個環(huán)節(jié)需要提供的需求？對于難以辨別客戶的，需要思考流程最終的產(chǎn)出是向哪個環(huán)節(jié)提供

5、的，而哪個環(huán)節(jié)對我們有需要思考流程最終的產(chǎn)出是向哪個環(huán)節(jié)提供的，而哪個環(huán)節(jié)對我們有什么要求？什么要求？n通過實施一系列管理通過實施一系列管理(gunl)措施以后，能夠為企業(yè)帶來什么？主要針措施以后，能夠為企業(yè)帶來什么？主要針對管理對管理(gunl)類流程類流程流程目的描述舉例n及時準(zhǔn)確的提供信息，為及時準(zhǔn)確的提供信息，為業(yè)務(wù)提供參考依據(jù)業(yè)務(wù)提供參考依據(jù)n管理管理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)/事情，從而提升事情，從而提升整體水平整體水平n加強加強業(yè)務(wù)的管理，以降低業(yè)務(wù)的管理，以降低風(fēng)險風(fēng)險n及時提供及時提供產(chǎn)品產(chǎn)品/服務(wù)服務(wù)/數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)辨別是否正確的描述目的的關(guān)鍵是要打破砂鍋問到底辨別是否正確的描述目的的關(guān)鍵是要打破

6、砂鍋問到底為什么要做這項工作？管理這些業(yè)務(wù)有什么價值和意義？為什么要做這項工作？管理這些業(yè)務(wù)有什么價值和意義？這項工作是為誰服務(wù)，為哪些環(huán)節(jié)提供產(chǎn)品？這項工作是為誰服務(wù)，為哪些環(huán)節(jié)提供產(chǎn)品？第8頁/共25頁第八頁，共26頁。2.2確定(qudng)流程適用范圍 明確流程(lichng)的起點和終點 明確流程(lichng)適合哪些類型的業(yè)務(wù)采購材料采購設(shè)備采購勞保用品生產(chǎn)原材料辦公用品生產(chǎn)設(shè)備試驗設(shè)備辦公設(shè)備部門1部門2部門3部門4輸輸入入輸輸出出流程的起點和終點n流程適用的業(yè)務(wù)類型，首先需要對業(yè)務(wù)進(jìn)行分類n業(yè)務(wù)分類后再判斷這個流程適合于哪些業(yè)務(wù)類型。n如招標(biāo)(zho bio)采購可能適用于生

7、產(chǎn)原材料、生產(chǎn)設(shè)備、試驗設(shè)備的采購n如某個績效管理流程可能適用于公司領(lǐng)導(dǎo)、中層員工的績效管理第9頁/共25頁第九頁，共26頁。分類（Classification）流程分類：按照流程運轉(zhuǎn)的異同對流程進(jìn)行分類，劃分為不同的類別(libi)，如設(shè)備采購、材料采購流程分級：按照流程運行的先后順序或者階段進(jìn)行分級，如采購：采購申請、定點定價、采購合同管理人男人老人人男人已婚人士人男人未婚女士北大學(xué)生男生女生女博士人男人已婚女人未婚女人分類標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)不統(tǒng)一越級(yu j)分類子類相容不完全分類多子類分類人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：每個層次的分類必須按照同一標(biāo)準(zhǔn)或準(zhǔn)則進(jìn)行層

8、次一致：必須按照事物的屬種包含關(guān)系分層次進(jìn)行子項互不相容：分類得出的兩個流程之間必須是不相容（相互獨立）的子項窮盡母項：分類所產(chǎn)生的各項流程之和必須等于上級流程所包含的內(nèi)容2.2如何確定流程適合的類別性別年齡性別性別+狀態(tài)第10頁/共25頁第十頁，共26頁。2.3邏輯關(guān)系 先后(xinhu)關(guān)系，即先做什么，后做什么擬定(ndng)合同合同(h tong)審查簽訂合同n并列關(guān)系，即必須同時完成或者同時開展的工作提出配送需求揀貨物資配送組織配送車輛并并n選擇關(guān)系，即從多個內(nèi)容中選擇一個提出質(zhì)量問題處理技術(shù)問題技術(shù)改進(jìn)生產(chǎn)問題或組織生產(chǎn)第11頁/共25頁第十一頁，共26頁。2.4流程(lichng

9、)和流程(lichng)之間的關(guān)系 由于流程范圍的界定( ji dn)，當(dāng)下一個流程需要鏈接上一個流程時，需要明確出流程和流程之間的關(guān)系需要鏈接需要鏈接(lin ji)上一流程上一流程采購需求管理開始活動活動結(jié)束需要鏈接下一個流程需要鏈接下一個流程開始活動活動結(jié)束付款流程第12頁/共25頁第十二頁，共26頁。3流程(lichng)描述內(nèi)容規(guī)范關(guān)鍵控制點工作標(biāo)準(zhǔn)部門代碼+節(jié)點：活動(hu dng)名稱這個活動能夠?qū)崿F(xiàn)什么(shn me)目的n工作要求：時間要求、質(zhì)量要求、成本要求n工作方式：如何做以達(dá)到工作要求第13頁/共25頁第十三頁，共26頁。流程描述(mio sh)基本內(nèi)容流程流程(lic

10、hng)變更記錄變更記錄流程圖流程圖流程流程(lichng)關(guān)鍵點說明關(guān)鍵點說明第14頁/共25頁第十四頁，共26頁。目錄(ml)為什么做流程(lichng)梳理第一(dy)部分第二部分如何進(jìn)行流程梳理第三部分流程描述注意事項第15頁/共25頁第十五頁，共26頁。在VISIO途中(t zhn)描述流程的方式 兩個維度 活動流轉(zhuǎn)(lizhun) 流程要素部門/崗位維階段維每一個流程都是由不同的階段組成的，要識別(shbi)每一個流程大的階段，這是認(rèn)識流程的第一步，不要一開始就深入細(xì)節(jié)某活動是由哪個部門或崗位來完成的活動的流轉(zhuǎn)流程的目標(biāo)流程的客戶流程的觸發(fā)事件流程的輸入、輸出流程的關(guān)鍵控制點流程的

11、要素每個網(wǎng)格內(nèi)的活動是由該部門該崗位在該階段作的活動第16頁/共25頁第十六頁，共26頁。流程描述格式規(guī)范流程使用(shyng)符號說明n多選一的時候(sh hou)用或n必須同時(tngsh)具備n并須同時(tngsh)做n當(dāng)活動為關(guān)鍵控制點時使用n接入下一個流程n用于鏈接數(shù)據(jù)和活動的關(guān)系n箭頭指向活動，表示輸入n箭頭背向活動，表示輸出n用于鏈接流程各項活動n用于表示輸入輸出物等信息n包括電子版、紙質(zhì)的表單、數(shù)據(jù)等n整個流程圖的內(nèi)容框架第17頁/共25頁第十七頁，共26頁。3流程(lichng)描述規(guī)范流程(lichng)符號使用示例動作(dngzu)數(shù)據(jù)線，箭頭的方向(fngxing)代表

12、？業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)線表單，包括紙質(zhì)傳遞及系統(tǒng)中的判斷，一定產(chǎn)生？個結(jié)果流程之間的？關(guān)系和版本變更記錄中必須一致縱向部門展示了每個部門的責(zé)、權(quán)、利第18頁/共25頁第十八頁，共26頁。流程描述規(guī)范(gufn)流程圖和版本變更記錄以及關(guān)鍵點說明的關(guān)系動作(dngzu)數(shù)據(jù)線，箭頭的方向(fngxing)代表？業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)線表單，包括紙質(zhì)傳遞及系統(tǒng)中的判斷，一定產(chǎn)生？個結(jié)果流程之間的？關(guān)系和版本變更記錄中必須一致第19頁/共25頁第十九頁，共26頁。流程(lichng)描述規(guī)范關(guān)鍵點說明部門代碼+節(jié)點：活動(hu dng)名稱這個(zh ge)活動能夠?qū)崿F(xiàn)什么目的n工作要求：時間要求、質(zhì)量要求、成本要求n工作方

13、式：如何做以達(dá)到工作要求第20頁/共25頁第二十頁，共26頁。D不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程D不能 把流程圖局限在你自己的部門(bmn)D不能 在真空中工作D不能 在確認(rèn)起點和結(jié)束點前試圖繪制D不能 陷入太多的細(xì)節(jié)D不能 單兵作戰(zhàn)C需要 按實際情況(qngkung)繪制流程C需要 在整個組織內(nèi)思考流程C需要 與流程牽涉的人員溝通C需要 在開始前確認(rèn)流程的起點和結(jié)束C需要 高層級的流程圖C需要 部門之間協(xié)作繪制 流程(lichng)描述注意事項（一）第21頁/共25頁第二十一頁，共26頁。流程(lichng)(lichng)描述注意事項（一） 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀描述時，首先打開“寶成儀表_流程管理

14、_流程描述模板V1.0.vsd”文件，該文件將自動帶有描述符號體系（如果沒有，可以“打開”文件，在文件類型處選擇模具，將已存的符號體系打開）。 從“符號體系”中，將“部門分隔線”等符號拖至流程圖相應(yīng)位置。 整個圖表的外框尺寸、各部分的相對位置不應(yīng)改變。 各部分的字體格式用“楷體(kit)_GB2312”，大小為10pt 流程編號、流程名稱、版本號，根據(jù)具體情況填寫。 “部門”寫部門名稱，如果是多個部門的，則對這些部門的性質(zhì)進(jìn)行歸類，然后填入XX部門，如需求部門 如果流程內(nèi)容太多，建議調(diào)整流程圖頁面的大小。文件頁面設(shè)置頁面尺寸預(yù)定義的大?。ǜ鶕?jù)需要選擇A4-A0），默認(rèn)狀態(tài)是A4框架(kun j

15、i)使用第22頁/共25頁第二十二頁，共26頁。流程(lichng)(lichng)描述注意事項（一） 流程開始的時候，要用流程開始點，標(biāo)注流程“開始” 所有流程符號均用鼠標(biāo)將標(biāo)準(zhǔn)符號拖到流程圖中 活動之間的聯(lián)接使用“連接線”。 在流程的結(jié)束點，標(biāo)注“結(jié)束”符號。 一個流程最好不跨多頁，所以需要仔細(xì)考慮流程的層次分解與合并。 流程中需要出現(xiàn)(chxin)判斷符號時，判斷符號前面一定有一個活動 當(dāng)使用“或”時，一定是沒有判斷符，但是需要做出選擇的情況 當(dāng)使用“并”時，一定是需要同時完成或者需要同時開展的工作符號(fho)使用語言使用n活動：使用動賓結(jié)構(gòu)n輸入輸出物：使用名詞n判斷：使用是、否第23頁/共25頁第二十三頁，共26頁。歡迎進(jìn)一步溝通(gutng)與交流 謝謝(xi xie)！第24頁/共25頁第二十四頁，共26頁。AMT咨詢 專業(yè)(zhuny)實用 為您著想 第 25 頁 共 頁謝謝您的觀看(gunkn)！第25頁/共25頁第二十五頁，共26頁。NoImage內(nèi)