合同檔案管理制度

1、北京美航自控系統(tǒng)工程有限責(zé)任公司合同檔案管理制度文件編號：Qzh / BJMH 11 09 08合同檔案管理制度第一章目的第一條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的 職責(zé)和工作流程，理清檔案流轉(zhuǎn)過程中的工作手續(xù)， 規(guī)定檔案管理中 的人員權(quán)限和調(diào)檔權(quán)限；同時規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、 保存、轉(zhuǎn)檔、調(diào)用等方面的工作行為，協(xié)調(diào)檔案管理中的問題和矛盾； 進(jìn)一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制 度。第二章適用范圍第二條適用公司所有檔案管理與員工。第三章檔案管理基本規(guī)定第三條 檔案分類和內(nèi)容：（一）技術(shù)檔案：包括產(chǎn)品類、項目類、設(shè)備類和資料、工具類， 產(chǎn)品類下分

2、：產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、軟件（電子版）、計算書、用戶 使用說明書及實(shí)物等別，別下分子目，為具體的檔案資料（以下相同）； 項目類下分：工程項目基本資料、項目投標(biāo)文件、工程合同協(xié)議、圖紙、設(shè)備（自產(chǎn)、外協(xié)及購進(jìn)）、設(shè)計資料軟件（電子版）、安裝進(jìn)度 資料、用戶使用說明書、售后服務(wù)資料等別，下設(shè)子目；設(shè)備類下分： 生產(chǎn)設(shè)備、交通設(shè)備、設(shè)計及辦公設(shè)備（計算機(jī)、工控機(jī)及其他輔助 設(shè)備）等別，別下子目；資料、工具類下分：圖書工具書、專門資料、 產(chǎn)品介紹書、專用工具軟件等別，別下子目。所有類、別、子目分成 三級管理目錄，以L、B、ZMI為代碼。（二）銷售部檔案：包括銷售合同、客戶資料、員工指標(biāo)進(jìn)度、共12頁 1

3、北京美航自控系統(tǒng)工程有限責(zé)任公司合同檔案管理制度回款進(jìn)度、具體業(yè)務(wù)專門檔案、員工效率手冊、工作聯(lián)系、匯報和考 核記錄等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。其中: 按片區(qū)劃分和按員工劃分構(gòu)成銷售部檔案的橫向體系，按年度劃分構(gòu) 成縱向體系；客戶資料按片區(qū)分，必須具備企業(yè)基本資料、人物基本 信息、業(yè)務(wù)基本信息、開發(fā)業(yè)務(wù)進(jìn)度等要素；具體業(yè)務(wù)專門檔案是由 業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、商務(wù)檔案和售后服務(wù)檔案構(gòu)成的一體化過程性檔案， 由有關(guān)部門轉(zhuǎn)存，檔案保管人（銷售內(nèi)勤）分類添加而成的累積性檔 案；地區(qū)辦事處以銷售檔案為主，按公司檔案管理制度建立檔案體系， 受銷售部和公司檔案管理員雙重管理。（三）行政檔案包括

4、：各類收發(fā)文件、商務(wù)函件（傳真、郵件、電子郵件）、會議記錄、商務(wù)洽談記錄、各類意向書、法律文書、行 政合作協(xié)議合同文件、公司大事記、網(wǎng)站發(fā)布的各類信息、員工效率 手冊等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。（四）人事檔案包括：員工個人檔案、個人歷史檔案和繳費(fèi)檔案、 勞動合同、員工培訓(xùn)檔案、公司招錄辭退記錄等類，每類下設(shè)若干別 和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。（五）財務(wù)檔案包括：各類財務(wù)報表、固定資產(chǎn)財務(wù)檔案、統(tǒng)計 檔案、各類投資檔案和其他等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的 可直接設(shè)子目。（六）公司電子檔案和機(jī)密檔案是公司特殊檔案， 納入檔案管理，但必須執(zhí)行特殊政策。電子檔案是所有相關(guān)

5、文件和程序的電子版，由機(jī)房支持工程師負(fù)責(zé)拷貝制作成光盤保存，光盤按原檔案的歸屬類別 編碼，并注明成檔日期和版本號，加密檔案注明密級，加上密碼；機(jī) 密檔案是所有加密檔案的總稱，由公司各級具有涉密權(quán)限的保管人員共12頁 2掌握，采用特殊編碼方式和代碼制作目錄。第四條 檔案的編制和要求（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正文（如無法確認(rèn)屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區(qū) 別管理，如有特殊保管要求的鮮活品，性質(zhì)不穩(wěn)定的化學(xué)品等），按照類、別、子目、成檔日期、識別數(shù)編碼；同時，檔案轉(zhuǎn)入時，管理員有權(quán)要求成檔人員確認(rèn)檔案現(xiàn)狀。檔案入庫，管理員應(yīng)進(jìn)行識別并 列入目錄。（二）檔案

6、制作時，要求工作人員具備良好的檔案意識和編訂技能，如有特殊情況，應(yīng)與檔案管理人員聯(lián)系要求指導(dǎo)；紙質(zhì)載體要求 采用規(guī)范的紙筆和書寫、印刷方式，如不規(guī)范應(yīng)及時補(bǔ)救（易褪色的 字跡和傳真件等加以復(fù)印固定并隨原件附） 或更換；電子版本要經(jīng)解 碼、閱讀后可入庫。（三）如編制機(jī)密檔案，應(yīng)識別密級和機(jī)要部分的屬性，以確定 妥善的保管方式；機(jī)密檔案在取得的同時應(yīng)注明相關(guān)作者和涉密人員 的姓名，以及有權(quán)使用人員的名單、崗位和權(quán)限。（四）在部門或員工考核時，如需調(diào)閱相關(guān)檔案，必須事先聯(lián)系 并取得授權(quán)。（五）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標(biāo)題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。第五條檔

7、案的密級：（一）公司機(jī)密檔案分成三級：秘密、機(jī)密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0,解密后在原密級后加0。經(jīng)授權(quán)的員工 可使用秘密級檔案；經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后的員工可調(diào)用機(jī)密級檔案； 絕密共12頁 3北京美航自控系統(tǒng)工程有限責(zé)任公司合同檔案管理制度級檔案由總經(jīng)理親自使用或與授權(quán)人員一起使用，總經(jīng)理不在場時須報總經(jīng)理同意并進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。（二）經(jīng)公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。第六條檔案存放編號和管理交接原則（一）技術(shù)檔案編碼為 MH-DA-JS-XX-XX-XXXX-XXXX-X注：類別日期 識別碼密級（二）銷售部檔案編碼為 MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X（三）行政檔

8、案編碼為 MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X（四）人事檔案編碼為 MH-DA-RL-XX-XX-XXXX-XXX-X（五）財務(wù)檔案編碼為 MH-DA-CW-XX-XX-XXXX-XXX-X（六）電子檔案的編碼與同內(nèi)容的相關(guān)檔案一致，如需另立，則按相同方式編碼，第一個識別碼為符號 C,（七）檔案按照年度建立，每年度為一卷，統(tǒng)一的年度編碼在卷 首標(biāo)明，并在檔案封面上注明。（八）檔案管理，關(guān)鍵在于統(tǒng)一管理方法，建立健全管理制度， 嚴(yán)格遵守規(guī)定的方法和調(diào)閱途徑。凡交接檔案，要求：先交驗(yàn)檔案目 錄；再抽樣驗(yàn)收檔案總量的50%各類比例相當(dāng)，查驗(yàn)有否短缺、偽 造、標(biāo)注不明等；再抽取30%勺檔

9、案作為流動樣本，驗(yàn)收是否符合工 作流程（查流轉(zhuǎn)記錄或模擬流轉(zhuǎn)）。檔案接轉(zhuǎn)時，雙方應(yīng)約定最后簽 字交接的時間，一般為五個工作日（供接收方查對和交接方介紹的時 間）。第七條 檔案的存、撤、銷、并、分規(guī)定和流程：（一）檔案圭寸存，由管理員接收時確定圭寸存檔案的價值和屬性，進(jìn)而編碼、編目，納入檔案庫；共12頁 6北京美航自控系統(tǒng)工程有限責(zé)任公司合同檔案管理制度（二）檔案撤銷，由管理員向相關(guān)部門聯(lián)系并取得撤檔批示， 在目錄上標(biāo)注撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月后自動銷毀；（三）檔案銷毀，由管理員備案后，按時銷毀，銷毀時有兩人 以上在場實(shí)時監(jiān)控；（四）檔案合并，由管理員根據(jù)檔案的相關(guān)性和同類性進(jìn)行合 并

10、，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目 及案卷；（五）檔案分立，根據(jù)檔案的不同屬性和互異性分立，分立后 在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。第四章檔案管理實(shí)務(wù)第八條 檔案圭寸存是檔案管理員獨(dú)立完成的基礎(chǔ)工作，包括：編 訂和存放，編訂時，固定檔案的所有屬性，目錄、編碼、加密都按規(guī) 定執(zhí)行，同時做好檔案的裝訂工作；存放時，根據(jù)檔案存放的不同地 點(diǎn)、柜組做好標(biāo)記，并登記入冊，經(jīng)簡便、明確和易于查收為原則， 同時可建立相關(guān)的總目錄和查找索引。第九條檔案被其他人員借用或調(diào)閱后，管理員應(yīng)及時索取并按 原途徑歸檔，除按規(guī)定記錄使用情況外，還應(yīng)對檔案的完整性、真實(shí) 性

11、作檢查，并按事實(shí)記錄。第十條如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應(yīng)陳述 理由并查明原因，及時提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、 安全。第十一條 檔案查找，由管理員根據(jù)查找人的要求完成，同時及 時將查找結(jié)果轉(zhuǎn)達(dá)；如需要其它服務(wù)，可在查找后將查找內(nèi)容復(fù)印， 將原件歸檔，留復(fù)印件作查詢用。共12頁 5第十二條檔案調(diào)閱，由要求調(diào)閱人將相關(guān)人員授權(quán)證明或本崗 位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據(jù)所需調(diào)閱的檔案的密 級程度配合調(diào)閱。調(diào)閱不同于借用，如需借用，借用人需按規(guī)定填寫 檔案資料借用單，同時對所借用的資料的安全性和完整性負(fù)責(zé)。 調(diào)閱 必須于當(dāng)天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重

12、新檢驗(yàn)檔案的 真實(shí)完整性。第十三條檔案記錄，是指檔案從建立、圭寸存、調(diào)閱、借用、分 并、撤銷、銷毀等實(shí)務(wù)過程中，執(zhí)行人必須隨時將檔案的動態(tài)、去向 記錄在檔案卡上，以備作查找的依據(jù)的過程。記錄必須真實(shí)、及時， 并有相關(guān)人員（監(jiān)督人、使用人和知會人）的動態(tài)簽名。第十四條 檔案卡，是用來記錄檔案流動過程中的每一個狀態(tài)的 卡片，一般存放在檔案管理臺帳簿冊中，也可單獨(dú)存放。檔案卡的內(nèi) 容一般包括三個元素：時間、人員、檔案狀態(tài)，其他可根據(jù)工作需要 調(diào)整。第十五條 檔案使用后回收，是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。管理 員要及時驗(yàn)證檔案的使用后狀態(tài)，并對此作好記錄。如發(fā)現(xiàn)異常情況， 向使用人詢問并作好相關(guān)的措施，以

13、保護(hù)檔案的安全。第十六條 如加密的檔案使用后未及時交還，使用人要給出書面 的說明，如有共同使用人，應(yīng)給出證明。如有泄露，權(quán)限審批人負(fù)同 等責(zé)任。第十七條 管理員對檔案的安全使用有不可推卸的責(zé)任，同時， 管理員可要求檔案使用人對檔案負(fù)相同的保管責(zé)任。第十八條 檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據(jù)檔案的屬 性來進(jìn)行限密，也可由公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案進(jìn)行臨時限密， 管理員也可根共12頁 6據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行限密，所有已限密的檔案都必須有相關(guān)密級的標(biāo) 識，同時采取相應(yīng)的保密措施。第十九條 檔案保存失去其價值，由管理員根據(jù)銷毀檔案的程序， 報批后銷毀。銷毀時要有兩人以上在場，互相做出證明并在檔案卡上 簽名，未解

14、密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關(guān)權(quán)限的人員自 行銷毀。第五章公司技術(shù)檔案管理第二十條 管理原則：技術(shù)資料及時存檔，及時加密，及時備份 （電子版和紙版），及時檢驗(yàn)和會審會簽；定期解碼閱讀，定期檢查 是否泄密，定期進(jìn)行試生產(chǎn)檢驗(yàn)，定期會審技術(shù)資料的先進(jìn)性。第二十一條管理實(shí)務(wù)：（一）技術(shù)檔案管理員要求做到：一要實(shí)事求是，不隱瞞檔案的 實(shí)際狀態(tài)，任何對檔案進(jìn)行修改、變更的行為必須如實(shí)記錄；二 要把握關(guān)節(jié)，不為違背檔案管理原則的行為開綠燈， 時刻嚴(yán)格把 關(guān)，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度；三不玩忽職守，提高管理水平和保 密能力，四是與時俱進(jìn)，掌握公司技術(shù)發(fā)展動態(tài)，提高檔案資料 價值的識別和認(rèn)知能力，做好服務(wù)

15、工作。（二）檔案記錄卡完整、完備，記錄及時有效，調(diào)用借閱手續(xù)齊 備，做好保密管理，服務(wù)細(xì)致周到，回收檔案及時，檔案交接驗(yàn) 收制度執(zhí)行嚴(yán)格。第二十二條 管理職責(zé)和人員：一般由技術(shù)部門指定一名兼職人 員，專門負(fù)責(zé)協(xié)助整理搜集技術(shù)資料，并由機(jī)房管理員負(fù)責(zé)電子版的 拷貝和傳送。公司檔案管理員對已圭寸存入公司檔案庫的技術(shù)檔案進(jìn)行 編碼管理，對正在收集、整理和制作過程中未成形的檔案作保密管理共12頁 7和制作要求輔導(dǎo)。第二十三條加密方法：公司所有技術(shù)檔案資料，一般均要求進(jìn)行 加密，并做好保密管理。任何無權(quán)限的員工和外人均不能對技術(shù)資料 進(jìn)行任何意義上的翻錄、攝影、拍照、拷貝、摘抄、復(fù)印和保管。在 檔案進(jìn)入

16、檔案庫后的加密由管理員完成，并實(shí)行相應(yīng)的保管方法和調(diào) 閱使用方法。加密除在目錄上作記錄的同時，管理員還可以對實(shí)物的 進(jìn)行記號、標(biāo)記、符號或其他一些保密的措施。第六章公司銷售部檔案管理第二十四條管理原則：銷售檔案的內(nèi)容和分類嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，同時對業(yè)務(wù)人員手中掌握的相關(guān)資料要定期收集整理，并結(jié)合考核制度，對長期無新的工作資料上報的人員要向考核部門及時反饋， 可以進(jìn)行定期或不定期的檢查和交接，交接時特別要對客戶檔案和業(yè) 務(wù)資料進(jìn)行甄別、篩選，有價值的先報存，其他的先進(jìn)行備案。業(yè)務(wù) 臺帳和合同檔案由銷售內(nèi)勤整理存檔，定期向公司檔案庫轉(zhuǎn)交封存。 同時對業(yè)務(wù)人員的效率手冊要定期檢查， 按時復(fù)錄，在離職時

17、及時接 收，納入檔案管理。第二十五條 管理實(shí)務(wù)：定期搜集檔案資料，定期整理、合并、 檔案卷宗，對銷售臺賬及售后服務(wù)臺帳要定期核查，同步跟蹤并作好記錄；定期做好銷售人員的業(yè)績登記和考核記錄， 及時匯總資料并存 檔；做好所有人員和檔案的分類工作；對辦事處的檔案管理和檔案資 料用時備份并匯入公司檔案；全程記載業(yè)務(wù)檔案，保存好所有會議記 錄、考核記錄和業(yè)績統(tǒng)計資料以備查。第二十六條 管理職責(zé)：銷售部內(nèi)勤作為檔案資料的第一經(jīng)手人， 要做到銷售檔案的完整性和合理性的統(tǒng)一，同時與部門人員配合協(xié)共12頁 8作，互相服務(wù)，與公司檔案庫管理員及時溝通，共同做好銷售檔案的 建立、流轉(zhuǎn)、交接和封存保管工作，共同做好檔

18、案保密和安全工作。第二十七條加密規(guī)定：公司所有銷售檔案和保存的資料均進(jìn)行 加密，并納入限密管理。如檔案未成形或正在制作整理中，由經(jīng)辦人 負(fù)責(zé)保密管理；如已存在銷售內(nèi)勤處，由銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)保密管理；女口 已轉(zhuǎn)入公司檔案庫，由公司檔案管理員負(fù)責(zé)保密管理；如有部門人員 使用檔案，在使或借用過程中由使用人負(fù)責(zé)保密管理。第七章 行政、人事、財務(wù)檔案管理第二十八條行政檔案管理：要求能及時有效地將工作記錄和工作臺帳進(jìn)行記錄， 并形成動態(tài) 檔案，定期移交入庫。負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)所有檔案的使用監(jiān)督、交接監(jiān) 交和定期檢驗(yàn)。檔案管理的實(shí)務(wù)包括檔案制作、檔案登記和過程記錄、 檔案匯總和移交，檔案的保密管理。檔案管理責(zé)任人為

19、行政秘書。第二十九條人事檔案管理：要求認(rèn)真細(xì)致地做好每個員工的個人工作檔案，收集整理好員工 個人資料，并形成動態(tài)檔案，在為員工辦理個人檔案交接和公司相關(guān) 工作臺時能及時提供決策依據(jù)和相關(guān)資料。負(fù)責(zé)工作職責(zé)內(nèi)的其它檔 案使用監(jiān)督、交接登記和定期核查工作。檔案管理責(zé)任人為公司人力 資源管理員。第三十條財務(wù)檔案管理：要求認(rèn)真細(xì)致地做好財務(wù)檔案的整理和編制工作，并按期封存， 做好隨時備查的準(zhǔn)備，并滿足工作需要。檔案管理實(shí)務(wù)包括所有財務(wù) 報表、賬冊、憑證和明細(xì)賬、表、冊的制作、查找和使用工作，做好 財務(wù)檔案的保密工作。認(rèn)真執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)、工商政策,共12頁 9做好各類統(tǒng)計報表的管理和存檔工作

20、。檔案實(shí)包括檔案的制作、整理、 裝訂和封存，以及檔案加密管理和限密使用。檔案管理責(zé)任人為財務(wù) 部主管，或指定專人管理。第八章 公司電子檔案的管理要則和流程第三十一條公司電子檔案管理要求指定專人負(fù)責(zé)公司所有電子 檔案的接收、編制、拷貝和移交工作，一般由機(jī)房支持工程師兼任， 同時技術(shù)部門負(fù)責(zé)人必須同時掌握相關(guān)工作進(jìn)程。 所有已形成的和未 形成的都必須在服務(wù)器上隨時備份。第三十二條公司電子檔案管理時嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。使用 者必須持有相關(guān)人員的授權(quán)證明或委托書，無權(quán)人員實(shí)行限密規(guī)定， 不得超越權(quán)限使用和調(diào)閱，同時嚴(yán)格控制借用。第三十三條流程如下：各部門人員制作T機(jī)房支持負(fù)責(zé)定期拷 貝存盤T各部門負(fù)

21、責(zé)人同步跟蹤T電子檔案的定期匯總整理（機(jī)房） T匯總拷并移交入公司檔案庫，同時刪除存盤資料T公司檔案管理員 進(jìn)行加密并制定使用權(quán)限T封存T具備使用權(quán)的員工或部門需用時 向檔案管理員申請并辦理手續(xù)T管理員驗(yàn)看手續(xù)并向使用者提出使 用要求和歸還時間T檔案資料的交接，告知密碼或設(shè)置的相關(guān)解密方 法T使用后歸檔T歸檔時進(jìn)行檔案的正常驗(yàn)收和解碼閱讀T平時負(fù) 責(zé)定期檢驗(yàn)T定期試生產(chǎn)或模擬生產(chǎn)T按要求解密或銷毀第三十四條 電子檔案編碼：按同內(nèi)容紙質(zhì)檔案的要求編碼，并 加以標(biāo)識Co第三十五條 限密要求：制定限密措施時必須有兩人以上備案， 同時向公司最高技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)和行政領(lǐng)導(dǎo)備案。第九章公司機(jī)密檔案管理的要則和流程共12頁 10北京美航自控系統(tǒng)工程有限責(zé)任公司合同檔案管理制度第三十六條 機(jī)密檔案