采購流程文件——完整版

1、1.0 目的1.1為使一切采購事宜有規(guī)范可循，特制定此程序2.0范圍2.1凡公司各部門對外一切采購事宜均屬之。3.0權(quán)責(zé)3.1請采購權(quán)責(zé)項(xiàng)次項(xiàng)目請購部門采購人員采購協(xié)辦部門3.1.1辦公總務(wù)用品/日常雜項(xiàng)/消耗品需求部門管理部采購-3.1.2生產(chǎn)設(shè)備維修耗材需求部門管理部采購生產(chǎn)部維修組3.1.3固 疋 資 產(chǎn)3.3.1 生產(chǎn)設(shè)備/儀器生產(chǎn)部門管理部采購生產(chǎn)部門3.3.2 QS 2E部 門 使用設(shè)備/儀器QS 2E管理部采購QS2E部門3.3.3 房屋建筑、設(shè)備及相關(guān)工程發(fā)包需求部門生產(chǎn)部需求部門3.3.4 電腦等資訊設(shè)需求部門管理部采購MIS3.3.5 其它需求部門管理部采購需求部門3.1.

2、4原物料/轉(zhuǎn)售產(chǎn)品生產(chǎn)部門管理部采購-3.1.5轉(zhuǎn)售產(chǎn)品（部分批量采購品）業(yè)務(wù)處管理部采購3.1.6QS2E部門使用耗材（料）QS2E部門管理部采購QS2E部門3.1.7進(jìn)口原料、物料報(bào)關(guān)職 責(zé)管理部業(yè)務(wù)處管理部3.1.8運(yùn)輸委托需求部門業(yè)務(wù)處注： 請 采 購核 準(zhǔn) 權(quán) 限參 考 核決 權(quán) 限 辦法 辦 理3.2 財(cái) 務(wù) 部 ： 負(fù) 責(zé) 辦 理 采 購 付 款 事 宜 。3.3 生產(chǎn) 部 經(jīng)理 ：負(fù) 責(zé)工 程發(fā) 包之 招標(biāo) 及發(fā) 包事 宜 。4.0 名 詞說 明4.1 原 料：凡 現(xiàn)存供 直接 生 產(chǎn)用之 原料 或須 經(jīng)過 加工 后才 供 生產(chǎn) 用者皆屬之。4.2 物料 ：凡 直接 供生 產(chǎn)使

3、 用但 無法直接 計(jì)入 產(chǎn) 品成 本，如 鐵桶 、 塑料桶、包裝用紙箱等。4.3 轉(zhuǎn)售 產(chǎn) 品： 凡直 接自 外界 購入 ，不 須經(jīng) 加工 過程 即可 供 應(yīng)銷 售之貨品皆屬之。4.4 資材 設(shè) 備（列帳 ）： 包括 不動 產(chǎn)、 生產(chǎn) 設(shè)備 、電 腦 設(shè)備 、運(yùn) 輸 設(shè) 備經(jīng) 濟(jì)耐 用年限超 過一 年者 ， 金 額人 民 幣2000元 （含 ）以 上 者統(tǒng)稱之。4.5 保管 品 （列 管）：指 耐用 年限 超過 一年 ，但 金 額超過 200元 不超 人 民幣 2000元者 ，且 需以 財(cái)產(chǎn) 編號列管 的 物品 。4.6 辦公 總 務(wù)用 品及 日常 雜項(xiàng) ：指 一般 所需 之文 具 、清 潔用

4、 品、 日用品、電腦耗材、公司制服等。4.7 消耗 品 ：系 指除 原物 料外 之廠 務(wù)制 造需 要耗 品 ，如 打包 帶、 氣 泡紙 、PE、 膜手 套等 。5.0 作 業(yè)說 明5.1請購5.1.1 請購原物料由需求部門先向生產(chǎn)部門提出需求，并由生產(chǎn)部門開出請購單交管理部 門采購，到貨時間應(yīng)符合采購周期表之規(guī)定。5.1.2 若向國外請購樣品，需求部門向研發(fā)中心提出需求，由研發(fā)中心開具物品需求單交 由管理部采購。5.1.3 請購單交單時間原則上定于每天上午9： 30，下午 14：00各一次。5.1.4 采購周期和最少采購量如采購周期表。5.1.5生管人員應(yīng)每天對 ERP程序之未結(jié)請購查詢進(jìn)行查

5、看，對未結(jié)請購單，請購人員應(yīng) 與采購人員確認(rèn)未結(jié)原因后，再決定是否需作異常結(jié)案。5.1.6 總務(wù)用品采購，每個部門須在每月25日之前將后一個月所需要的總務(wù)用品數(shù)量和明細(xì)填寫物品需求單后交于管理部總務(wù)人員，總務(wù)將于每月27日之前將匯總后的總務(wù)用品清單交于管理部采購人員， 采購人員須在下月 5日之前將總務(wù)用品采購進(jìn)公司，并有總務(wù)人員驗(yàn)收，總務(wù)再將各部門需求之總務(wù)用品按各個部門需求明細(xì)分發(fā)于需求部門。5.1.7 資材設(shè)備請購列明所購物品具體名稱、型號、技術(shù)服務(wù)等條款，確保所購物品滿足我公司要求，特別訂制的物品，需技術(shù)部門與供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議，并由技術(shù)人員與供應(yīng)商雙方簽字 認(rèn)可，技術(shù)協(xié)議作為合同的附件

6、與合同一樣具有法律效力。5.1.8 勞保類及化學(xué)品實(shí)驗(yàn)室消耗類請購需求部門填寫物品需求單經(jīng)簽核后， 交由部門統(tǒng)計(jì)人員定于每月1日和 1 5日將匯總后的物品需求單交于采購人員，采購人員每月進(jìn)行兩次集中采購。5.1.9五金及閥門、軸承類請購由生產(chǎn)部門從ERP中開具請購單交由管理部采購，采購人員每月進(jìn)行兩次集中采購。5.1.10 房屋建筑、設(shè)備及相關(guān)工程發(fā)包需求單位應(yīng)依流程填寫資材設(shè)備請購單，依核決 權(quán)限辦法簽核后，再由生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)相關(guān)招標(biāo)工作之進(jìn)行。5.1.11 緊急采購由申請人填寫暫支單， 須經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方可采購， 發(fā)票帶回交給采購報(bào) 帳。5.2.詢/ 比/議價5.2.1采購執(zhí)行部門收到需

7、求部門之請購時，即應(yīng)決定對需求之物品進(jìn)行采購作業(yè)。5.2.1.1原物料采購部分詢比議價流程( A) 采購人員應(yīng)在相關(guān)網(wǎng)站對所需之物品了解其即時的價格行情。(B) 主要原物料，采購人員應(yīng)與需求部門協(xié)調(diào)整短期或長期的用量，經(jīng)詢比議價后，將供應(yīng)商之報(bào)價單附于采購訂單之后，交權(quán)責(zé)主管簽核采 購訂單后方可與供應(yīng)商簽定短期或長期采購合同。( C) 未有簽定短期或長期合同之原物料，除特殊原因外，采購人員對二家(或二家以上 )廠家進(jìn)行詢價，唯經(jīng)權(quán)責(zé)主管確認(rèn)之供應(yīng)商和價格方可進(jìn)行后續(xù)之采購作業(yè)。( D )保密類及大宗原物料 (詳見集團(tuán)采購管制清單 )因?yàn)榧瘓F(tuán)采購管制，本地采購人員 需依集團(tuán)采購中心指定之供應(yīng)商及

8、單價進(jìn)行采購，故不需做詢、 比、議價之作業(yè)5.2.1.2.雜項(xiàng)采購部分詢比議價流程：(A) 采購人員須列岀主要總務(wù)用品/勞防用品/五金耗材用品/實(shí)驗(yàn)室耗材用品清單，找尋 2-3家供應(yīng)商供采購詢比議之用，并將詢議價之結(jié)果記錄于采購詢價記錄 表上。(B) 主要總務(wù)用品 /勞防用品 /五金耗材用品 /實(shí)驗(yàn)室耗材用品清單， 采購人員應(yīng)與需求 部門協(xié)調(diào)整個短期或長期的用量， 經(jīng)詢比議價后將供應(yīng)商提供之 報(bào)價單 經(jīng)權(quán) 主管簽核后方可與供應(yīng)商簽定短期或長期采購合同，直至合同到期另進(jìn)行詢比議流程。(C) 除特殊原因外， 未有簽定短期或長期合同之總務(wù)用品/勞防用品/五金耗材用品/實(shí)驗(yàn)室耗材用品，單價在 200

9、元以上或總金額在 2000元以上“零星采購明細(xì)表” 應(yīng)連同兩家(含)以上供應(yīng)商報(bào)價單呈主管核準(zhǔn)方可進(jìn)行后續(xù)之采購作業(yè)。(D) 緊急臨時外岀采購之物品 (金額在500元以下)，須經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方可采購，否則須按雜項(xiàng)采購詢比議流程。(E) 快速消費(fèi)品，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，可以在大型超市進(jìn)行采購，不用進(jìn)行詢比議價。(F) 米購金額在200兀以下，米購員可以自行進(jìn)行米購。 5.2.1.3資材設(shè)備部分詢比議價流程(A) 采購人員對二家 (或二家以上 )廠家進(jìn)行詢價之后，已經(jīng)核準(zhǔn)之資材設(shè)備采購訂單上，連同供應(yīng)商確認(rèn)之報(bào)價單(每家供應(yīng)商均需有報(bào)價單 )，呈請權(quán)責(zé)主管簽核，唯呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)之供應(yīng)商和價格方可進(jìn)行

10、后續(xù)之采購作業(yè)。(B) 家用電器類物品，如在國美，蘇寧等大型家電廠商購買，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，可以進(jìn) 行采購，不用進(jìn)行詢比議價。5.2.1.4 房屋建筑、設(shè)備及相關(guān)工程發(fā)包由生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)招標(biāo)，需有2家以上符合資質(zhì)之廠商進(jìn)行詢、比、議價； 并依核決權(quán)限辦法簽核后，方可進(jìn)行后續(xù)發(fā)包作 業(yè)。5.2.1.5 運(yùn)輸：采購自行提貨之產(chǎn)品車輛和委托送貨車輛應(yīng)具備相關(guān)運(yùn)輸資質(zhì)，并且要與運(yùn)輸公 司簽定運(yùn)輸合同，如果產(chǎn)品特殊，價格高昂等，需要對所運(yùn)輸產(chǎn)品進(jìn)行投保。5.3.采購5.3.1 一般性采購：依規(guī)定由采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)對外采購事宜，采購類型及適用表單見8.1。532資材設(shè)備之采購：依財(cái)產(chǎn)管理辦法規(guī)定辦理，通過ER

11、P請、采、驗(yàn)。5.3.3 生產(chǎn)部依采購周期提前向管理部提報(bào)生產(chǎn)需求。5.3.4 原料、物料之采購。5.3.4.1 采購人員根據(jù)生產(chǎn)部門提供之請購單向現(xiàn)有合格供應(yīng)商采購，開立采購訂 單。內(nèi)容包括品名、數(shù)量、交貨期、單價、制造廠商以及供應(yīng)商名稱。編輯 doc5.3.4.2 原物料從采購到到貨需要一定時間，公司原料從請購至到貨的時間以制定采購周 期為準(zhǔn)。原則上應(yīng)該在合理的時間內(nèi)執(zhí)行采購行為。（A） 緊急采購（a）相關(guān)定義 緊急采購：請購要求到貨周期小于采購周期之采購行為。（見采購周期表） 請購要求到貨周期：要求到貨日期 -請購日期（遇到雙休日 -2天） （注：當(dāng)天之請購單在下午4:30以后提出則 當(dāng)

12、天之采購日期為無效采購日期；采購周期為 1天之采購，請購需于當(dāng)天 14:00前提出，反之為緊急采購。）（ b ）同一原物料非常規(guī)采購若達(dá)三次，須建立供應(yīng)商基本資料并填寫原材料承 認(rèn)單送QS2E部門評估，依材料承認(rèn)控制程序執(zhí)行。同時將相關(guān)單據(jù)（如產(chǎn) 品說明書 /產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告 /MSDS ）其中之一附于原材料承認(rèn)單后。（C）生產(chǎn)部設(shè)備突然損壞所急需的維修配件，以及由于無法拒絕客戶的臨時緊急訂單產(chǎn)生 的急需原物料，申請部門在填寫請購單或者物品需求單時標(biāo)明“緊急”標(biāo)識，轉(zhuǎn)交采購人 員安排采購，采購安排緊急訂單時產(chǎn)生的相關(guān)疑義需經(jīng)采購主管同意。緊急采購?fù)瓿珊螅?請生產(chǎn)部門安排卸貨接收，申請部門以及采購部

13、門在一個工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)流程單據(jù)5.3.5 危險(xiǎn)品之采購5.3.5.1 供應(yīng)商評估合格后，供應(yīng)商須提供危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營許可證，生產(chǎn)廠商須提供危險(xiǎn)化學(xué)品安全生產(chǎn)許可證。5. 3.5.2 采購人員須對供應(yīng)商提供的證件進(jìn)行登記備案，每年須對證件的有效性進(jìn)行更 新。5.3.5.3 對于由供應(yīng)商提供的運(yùn)輸車輛，采購須在供銷合同中明確標(biāo)示車輛需有危險(xiǎn)品 運(yùn)輸資質(zhì)，運(yùn)輸司機(jī)持有危險(xiǎn)品運(yùn)輸證 件。5.3.5.6 工程發(fā)包，承辦部門招標(biāo)后，采購人員應(yīng)參與談定 付款方式及付款條件。5.4采購審核541采購人員開立采購訂單后，經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽核后，SBU主管按核決權(quán)限辦法核準(zhǔn)。核準(zhǔn)后的采購訂單， 第一聯(lián)采購留檔，第二、三

14、聯(lián)交給財(cái)務(wù)，第四聯(lián)交給倉儲部 門通知收貨。5.4.2 所有采購項(xiàng)目，若需購銷合同蓋章審核的，則連同采購訂單（包含零星采購明細(xì) 表、資財(cái)設(shè)備請購單、工程項(xiàng)目申請書）及款到發(fā)貨項(xiàng)目，請購人員填寫 的付款申請單丄和經(jīng)法務(wù)審核過的用印申請單，一并交于SBU主管（及以上人員）核準(zhǔn)，方可蓋章。5. 4.3 若經(jīng)簽核的采購訂單需要修改采購單價則填寫電腦作業(yè)申請單，經(jīng)主管審核， 經(jīng)相關(guān)部門會簽并經(jīng) SBU主管核準(zhǔn)后交由MIS撤銷過賬，修改單價。5.5.訂貨5.5.1 訂貨時，須確定名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價及交貨日，若無法符合請購單要求的到貨 時間（采購周期內(nèi)），采購人員應(yīng)及時與原請購部門協(xié)商到貨日期，并在相應(yīng)的

15、采購訂單 上日期修正為實(shí)際到貨日期， 并要求供貨商提供相應(yīng)的檢驗(yàn)報(bào)告及批號， 以便驗(yàn) 收，若該供貨商無法提供品質(zhì)相關(guān)文件，則需另尋合格供貨商予以淘汰。5.5.2 訂購后需請供貨商于出貨時或于出貨后盡速將發(fā)票寄出，最晚不得超過隔月月底。5.5.3 訂貨時，若該合格供應(yīng)商二年內(nèi)并未向其采購原物料時，應(yīng)依材料承認(rèn)控制程序重 新辦理材料承認(rèn)。5.5.4 供貨商要求預(yù)付貨款，由采購執(zhí)行部門填寫付款申請單依核決權(quán)限核準(zhǔn)后，連同經(jīng)過 核準(zhǔn)的采購訂單第二、三張及采購合同一并交予財(cái)務(wù)部門付款。5.5.5 采購部門接獲請購部門變更或撤消訂購書面通知時，應(yīng)向供貨商接洽變更或撤消事宜， 經(jīng)廠商確認(rèn)同意后， 將變更事項(xiàng)

16、重新開立對外 訂購單 并注明原變更或撤消單號后傳 真廠商確認(rèn)， 呈權(quán)責(zé)主管簽核。 若供應(yīng)商只需口頭通知的， 無須重新開立對外 訂購單 ， 若廠商不同意變更或撤消，將不能變更或撤消原因呈報(bào)權(quán)責(zé)主管裁示。5.6業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)售產(chǎn)品 管理部采購人員收到生產(chǎn)部的請購單后，在系統(tǒng)中開立采購訂單，經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽 核后，由SBU主管及以上人員核準(zhǔn)后方可進(jìn)行相關(guān)轉(zhuǎn)售作業(yè)。5.7點(diǎn)交5.7.1 原料、物料及轉(zhuǎn)售產(chǎn)品由倉儲部門負(fù)責(zé)點(diǎn)收，其他由請購部門或使用部門負(fù)責(zé)點(diǎn)收。5.7.2 原物料的驗(yàn)收依倉儲管理辦法規(guī)定執(zhí)行。5.7.3 點(diǎn)交人員簽收時，若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符或貨品狀況有問題時，須注明在收貨單上，并立 即通知采購部門處理。5

17、.7.4采購人員應(yīng)定于每周五在 ERP中查詢未結(jié)采購訂單狀況，對于短交未結(jié)采購訂單之原物 料，由生產(chǎn)人員確認(rèn)簽名，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核后，在ERP中作異常結(jié)案，結(jié)案記錄存檔。5.8驗(yàn)收5.8.1 原物料的驗(yàn)收依倉儲管理辦法規(guī)定執(zhí)行。5.8.2 固定資產(chǎn)之驗(yàn)收依財(cái)產(chǎn)管理辦法辦理。5.8.3 各部門請購之零星物品由相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，并將檢驗(yàn) 結(jié)果記錄于物品需求單或 零星采購明細(xì)表。5.9入庫5.9.1 原物料的入庫依倉儲管理辦法規(guī)定執(zhí)行。5.9.2 資材設(shè)備及保管品經(jīng)驗(yàn)收合格后，依財(cái)產(chǎn)管理辦法作業(yè)規(guī)定辦理。593量規(guī)儀器除依5.5.3辦理外，另由使用或保管部門通知QS2E部門依量規(guī)儀器校驗(yàn)控制程序規(guī)定，

18、納入校驗(yàn)計(jì)劃中。5.9.4 五金備件的入庫依維修備品進(jìn)出管理辦法作業(yè)規(guī)定辦理。5.9.5 進(jìn)貨退出與折讓5.941采購部門依據(jù)生產(chǎn)部門提供由 QS2E部門岀具的不合格品鑒審單，將資料輸入 電腦后，列印采購?fù)素浲ㄖ獑谓o財(cái)務(wù)以及倉儲部門， 完成原物料進(jìn)貨退出資料 的維護(hù)。5.9.4.2 所交貨品如因檢驗(yàn)不合格退回更換者，則交貨日期應(yīng)以調(diào)換補(bǔ)送到達(dá)日期為準(zhǔn)。5.9.4.3 事務(wù)不依訂購合約所定裁決時，其違約案件應(yīng)呈職責(zé)主管批準(zhǔn)。5.944驗(yàn)收入庫之原料、物料，如事后發(fā)現(xiàn)有品質(zhì)異常時，經(jīng)QS2E部門判定待退并提岀不合格品鑒審單后，由采購部門協(xié)同倉儲部門辦理退貨事宜。5.9.6 采購及退貨會計(jì)賬務(wù)處理5.9.6.1 財(cái)務(wù)部在由到驗(yàn)收單記帳聯(lián)、 訂購單記帳聯(lián)、 發(fā)票、 進(jìn)口關(guān)稅、 進(jìn)口增值稅 聯(lián)單等后作Dr ：暫估應(yīng)付材料款應(yīng)交稅金進(jìn)項(xiàng)稅Cr :應(yīng)付帳款5.9.6.2 如已購進(jìn)貨物退貨， 財(cái)務(wù)部收到采購?fù)素浲ㄖ獑巍?采購?fù)素泦魏螅?將采購發(fā)票復(fù)印 后帶上述資料至稅務(wù)機(jī)關(guān)開具“開具紅字增值稅發(fā)票申請單”、“開具紅字增值稅發(fā)票通知單”，交