18-高效會(huì)議秘訣

1、海藍(lán)中層經(jīng)理人培訓(xùn)之目錄頁(yè)第 2 頁(yè)目錄頁(yè)會(huì)議概述會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能過(guò)渡頁(yè)第 3 頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第一章會(huì)議概述正文 第一章第 4 頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議會(huì)議習(xí)學(xué)議會(huì)討論、商議聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。會(huì)議是一種群體溝通的方式。正文 第一章第 5 頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議人類(lèi)開(kāi)會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問(wèn)題。據(jù)說(shuō)，會(huì)稽山原名茅山，因召開(kāi)此會(huì)而更名。公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟，首開(kāi)國(guó)際會(huì)議的先河。隨著齊國(guó)國(guó)力

2、和國(guó)際地位的逐漸升高，齊國(guó)召開(kāi)的國(guó)際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來(lái)越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚敗?huì)議起源正文 第一章第 6 頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議中國(guó)的會(huì)有多少整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國(guó)的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開(kāi)多少會(huì)？這是一個(gè)無(wú)法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字?，F(xiàn)代快報(bào)2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來(lái)自會(huì)議市場(chǎng)上的信息：1999年， 北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專(zhuān)業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國(guó)首個(gè)中國(guó)會(huì)議藍(lán)皮書(shū)在京發(fā)布，藍(lán)皮書(shū)指出，目前我國(guó)每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬(wàn)個(gè)，年均增長(zhǎng)20

3、%。正文 第一章第 7 頁(yè)會(huì)議概述01第一節(jié)什么是會(huì)議在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過(guò)一天已經(jīng)是一件司空見(jiàn)慣的事，似乎每天都有開(kāi)不完的會(huì)。2011年，中國(guó)青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過(guò)民意中國(guó)網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對(duì)2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過(guò)多。具體而言，57.4的人每星期平均開(kāi)會(huì)2次以上。受訪者中，40.8的人是企業(yè)職員，300的人是事業(yè)單位員工，12.9的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開(kāi)會(huì)，甚至有人為此變成職場(chǎng)“恐會(huì)族”。正文 第一章第

4、8 頁(yè)會(huì)議概述01第二節(jié)會(huì)議有什么作用會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問(wèn)題討論產(chǎn)生決策聽(tīng)取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見(jiàn)達(dá)成共識(shí)資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣先請(qǐng)各位管理者思考一下？您答對(duì)了嗎？正文 第一章第 9 頁(yè)會(huì)議概述01第三節(jié)會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇啥時(shí)該開(kāi)會(huì)？啥時(shí)不需要開(kāi)會(huì)？問(wèn)題需涉及不同崗位員工或多部門(mén)協(xié)調(diào)解決；有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開(kāi)表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問(wèn)題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽(tīng)取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開(kāi)會(huì)的情況123456正文 第一章第 10 頁(yè)會(huì)議概述01第三節(jié)會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒(méi)

5、有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開(kāi)會(huì)更好的辦法；問(wèn)題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來(lái)更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問(wèn)題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對(duì)情緒濃，開(kāi)會(huì)前需要時(shí)間平靜。123456正文 第一章第 11 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析先請(qǐng)各位管理者思考一下？會(huì)議有哪些成本？正文 第一章第 12 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析一家公司會(huì)不會(huì)開(kāi)會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開(kāi)會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵簳r(shí)間成本金錢(qián)成本效益成本機(jī)會(huì)成

6、本會(huì)議成本正文 第一章第 13 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析時(shí)間成本時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間正式會(huì)議時(shí)間會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒(méi)有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開(kāi)會(huì)時(shí)間的工作效率。正文 第一章第 14 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析金錢(qián)成本金錢(qián)成本開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。正文 第一章第 15 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析效益成本效益成本參會(huì)人員若不用參

7、加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來(lái)的效益。正文 第一章第 16 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本開(kāi)會(huì)過(guò)程中，因未及時(shí)接聽(tīng)重要客戶(hù)的電話而損失一大筆生意不能及時(shí)處理客戶(hù)的投訴而得罪一批客戶(hù)不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來(lái)的問(wèn)題及持續(xù)影響等。正文 第一章第 17 頁(yè)會(huì)議概述01第四節(jié)會(huì)議的成本分析日本太陽(yáng)工業(yè)公司每次開(kāi)會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本每小時(shí)平均工資的3倍2開(kāi)會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來(lái)計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高

8、。有了成本分析，大家開(kāi)會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。日本的會(huì)議管理過(guò)渡頁(yè)第 18 頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第二章會(huì)議為什么低效正文 第二章第 19 頁(yè)會(huì)議為什么低效02哈佛商業(yè)評(píng)論05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o(wú)效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會(huì)議為什么低效？正文 第二章第 20 頁(yè)會(huì)議為什么低效02第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)分析沒(méi)有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。沒(méi)有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控

9、。參加人數(shù)眾多，無(wú)多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能?chē)?yán)格按照議程來(lái)控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開(kāi)或記錄發(fā)放不及時(shí)，精神未能及時(shí)傳達(dá)。時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。地點(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。主題議程參會(huì)人主持人記錄時(shí)間地點(diǎn)正文 第二章第 21 頁(yè)會(huì)議為什么低效02第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)分析1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備123沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等開(kāi)會(huì)前沒(méi)有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開(kāi)會(huì)

10、設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。正文 第二章第 22 頁(yè)會(huì)議為什么低效02第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)分析2會(huì)議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒(méi)有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開(kāi)始或拖沓、冗長(zhǎng)，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見(jiàn)，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒(méi)有形成有效的決策。沒(méi)有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行1正文 第二章第 23 頁(yè)會(huì)議為什么低效02第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)分析3會(huì)議后缺乏跟蹤會(huì)議結(jié)

11、束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無(wú)任何意義的！過(guò)渡頁(yè)第 24 頁(yè)過(guò)渡頁(yè)第三章如何提高會(huì)議效能正文 第三章第 25 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開(kāi)“會(huì)議革命”，強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期由此帶來(lái)利潤(rùn)。在豐田汽車(chē)的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開(kāi)有實(shí)際效果的會(huì)議!”、“準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。 在日產(chǎn)被稱(chēng)為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門(mén)會(huì)議，不請(qǐng)部長(zhǎng)出席。因?yàn)椴块L(zhǎng)是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。日本的會(huì)議革命正文 第三章第 26 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03該如何提高會(huì)議效能呢正文 第三章第 27 頁(yè)

12、如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)提升1 1一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過(guò)三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。議題明確正文 第三章第 28 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)提升2 2議程清晰要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。 注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽(tīng)音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。正文 第三章第 29 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議

13、要素的角度來(lái)提升3 3精選參與人會(huì)議的召開(kāi)，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。正文 第三章第 30 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)提升4 4指定主持人無(wú)論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。正文 第三章第 31 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)提升5 5做好會(huì)議記錄參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)

14、心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來(lái)，必須要做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。正文 第三章第 32 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)提升6 6合適的時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開(kāi)會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：心緒尚且混亂，還需一

15、段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。不太合適開(kāi)會(huì)。最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益、頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。員工進(jìn)入工作狀態(tài)。最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。員工進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，希望馬上回家，這時(shí)會(huì)議往往會(huì)事倍功半。正文 第三章第 33 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第一節(jié)從會(huì)議要素的角度來(lái)提升7 7合適的地點(diǎn)123會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過(guò)大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過(guò)于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無(wú)法營(yíng)造良好的氣氛。桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí)，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。正文

16、 第三章第 34 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無(wú)遺漏地做好準(zhǔn)備。提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開(kāi)會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。注意，會(huì)議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備

17、。正文 第三章第 35 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升會(huì)中做好控制會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。1）確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；3）營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開(kāi)放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見(jiàn)，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5）控制會(huì)議秩序，避免過(guò)度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。正文 第

18、三章第 36 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升會(huì)后做好跟蹤衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待會(huì)議追蹤事項(xiàng)表，可參考：正文 第三章第 37 頁(yè)如何提高會(huì)議效能03第二節(jié)從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升會(huì)后做好跟蹤衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。2）會(huì)議發(fā)起人要指定專(zhuān)人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來(lái)追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（