高效時間管理教材(PPT 43頁)

1、時間管理時間管理v意識自己在時間管理上的問題 (理念誤區(qū)/做法)v掌握時間管理的工具v掌握排除干擾的方法時間管理的時間管理的意識與視角意識與視角做正確的事做正確的事正確地做事正確地做事排除干擾排除干擾與改進與改進1.時間管理的意識與視角l時間管理：時間管理：是通過合理的使用時間，以提高個人的工作效率和實現(xiàn)個人和組織價值的過程；l時間管理是個人管理個人管理、是效率管理效率管理和價值價值管理管理。l金錢金錢l充裕?l夠用?l時松時緊?l不太夠用?l總是很緊?你如何感覺你的？時間時間l“時間是不能控制的，計劃趕不上變化”l“時間掌握在別人手中”l“時間管理太麻煩，有那時間不如干點實事”l“時間管理各

2、人有各人的習(xí)慣，l“ 按部就班就行了”ll不能管理 / 不值得管理你是否同意這樣的說法？回憶:你上一周做了什么？時間時間/ /工作清單分析工作清單分析有多少是有計劃的？有多少是有計劃的？有多少時段記不起做什么？有多少時段記不起做什么？超時超時/ /浪費多少浪費多少 （總和（總和/ /各項）？各項）？什么原因？什么原因？主要做的事及用時主要做的事及用時按每周工作5天，每天8小時，每年251個工作日計算你是否意識你的時間成本？l金錢是通過時間 (每分鐘/每小時/每天的工作中)創(chuàng)造出來的時間價值的啟示l每天浪費一小時 意味著單位時間成本利潤率的下降 或當(dāng)天其它單位時間的掙錢效率需提高15%2.在有限

3、的時間內(nèi)做正確的事你通常如何安排時間?1.完成自己的本職工作任務(wù)完成自己的本職工作任務(wù)2. 參加工作參加工作/管理例會管理例會3. 檢查工作進度檢查工作進度 4. 與其他部門進行工作溝通與其他部門進行工作溝通5. 與員工與員工/同事談心同事談心6. 處理急等回復(fù)的電話處理急等回復(fù)的電話7. 自身業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)提高自身業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)提高8. 為向經(jīng)理為向經(jīng)理/老板匯報工作老板匯報工作(做準(zhǔn)備做準(zhǔn)備)9. 處理隨機發(fā)生的重要事處理隨機發(fā)生的重要事10. 處理隨機發(fā)生的一些急事處理隨機發(fā)生的一些急事11. 回復(fù)一般聯(lián)絡(luò)性電話回復(fù)一般聯(lián)絡(luò)性電話12. 考慮本部門考慮本部門/本人較長期的改進方案本人較長期的改進

4、方案/建議建議13. 許許多多的應(yīng)酬許許多多的應(yīng)酬14. 給員工給員工/同事做業(yè)務(wù)培訓(xùn)同事做業(yè)務(wù)培訓(xùn)/提供幫助提供幫助15. 經(jīng)常性的詢問經(jīng)常性的詢問/批準(zhǔn)批準(zhǔn)/協(xié)調(diào)協(xié)調(diào) 16. 外出休假外出休假/陶冶身心陶冶身心/和家人在一起和家人在一起 你通常如何安排時間?對上述事情如何分配你的時間？對上述事情如何分配你的時間？I. 首先做首先做II.完成完成 I 再做再做III. 完成完成 I & II 再做再做Iv. 完成完成 I , II & III再做，如無剩余時間，則放棄再做，如無剩余時間，則放棄你如何評價其重要性?I. 最重要最重要II.重要重要III. 比較重要比較重要IV.

5、 不重要不重要V. 最不重要最不重要緊急緊急不緊急不緊急 重要重要不重要不重要壓力壓力筋疲力盡筋疲力盡危機處理危機處理忙于收拾殘局忙于收拾殘局有遠(yuǎn)見有遠(yuǎn)見平衡平衡紀(jì)律紀(jì)律自制自制少有危機少有危機短視近利短視近利危機處理危機處理被視為巧言令色被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，抱怨缺乏自制力，抱怨人際關(guān)系浮泛，破裂人際關(guān)系浮泛，破裂 全無責(zé)任感全無責(zé)任感工作不保工作不保依賴他人或社會機依賴他人或社會機構(gòu)維生構(gòu)維生 永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事永遠(yuǎn)應(yīng)先做最重要的事v最大的最大的危險危險是總是讓緊要的事擠掉做重是總是讓緊要的事擠掉做重 要要事的時間事的時間v問題是要知道什么是重要的事問題是

6、要知道什么是重要的事時間管理的原則（1）帕雷托帕雷托80/20法則法則 20%的工作占整個工作的工作占整個工作80%的價值的價值集中集中80%的精力做的精力做20%的工作的工作投入投入20%的精力做另外的精力做另外80%的工作的工作避免平均分配時間和精力避免平均分配時間和精力時間管理的原則（2）列出要做的工作列出要做的工作按價值按價值/重要性對工作分類重要性對工作分類價值價值80%的工作的工作價值價值20%的工作的工作事項1事項2事項3事項4事項5事項6價值價值80%的工作的工作價值價值20%的工作的工作事項1：2小時集中精力事項2：1小時不受干擾事項3：2小時高狀態(tài)時間事項4：授權(quán)下屬做事項

7、5：選擇時間做事項6：沒時間就不做分配時間與精力分配時間與精力如何做？一般做法一般做法接聽所有電話接聽所有電話出席所有會議出席所有會議聽取所有建議聽取所有建議閱讀所有文件閱讀所有文件會見所有客戶會見所有客戶每天要做完所有每天要做完所有的事的事按按80/20原則原則過濾過濾/只接重要電話只接重要電話出席出席80%作用的作用的20%會議會議聽取聽取20%下屬下屬80%的建議的建議閱讀占閱讀占80%信息量的信息量的20%文件文件l會見占銷量會見占銷量80%的的20%客戶客戶先做完先做完20%重要性是重要性是80%的事的事一般做法 vs 80/20結(jié)果：忙碌結(jié)果：忙碌結(jié)果：充裕結(jié)果：充裕工作工作ABC

8、A - 在特定階段的頭等在特定階段的頭等/主要工作主要工作 B 圍繞圍繞A的的/增強增強/指導(dǎo)性的工作指導(dǎo)性的工作C 其它次相關(guān)其它次相關(guān)/具體具體/零散零散/的事的事避免避免事事都想做完事事都想做完, 學(xué)會取舍學(xué)會取舍將工作分為三類：將工作分為三類：l A 必須要做的必須要做的 (關(guān)鍵的關(guān)鍵的)l B 應(yīng)該做應(yīng)該做 (對于提高對于提高/增強是重要的增強是重要的)l C 最好做最好做 (是否做是否做/必須要做它們嗎必須要做它們嗎?)l完成任務(wù)期限完成任務(wù)期限l估算完成所有工作需要的時間估算完成所有工作需要的時間 l終止不重要的工作，或者在最后期限前沒終止不重要的工作，或者在最后期限前沒有足夠時

9、間完成的工作。有足夠時間完成的工作。如何做?v 做做與與不做不做不影響工作實質(zhì)不影響工作實質(zhì)v 做做帶來的結(jié)果比由于帶來的結(jié)果比由于做做帶來的對其它事的帶來的對其它事的 影響要小影響要小 （做（做C而減少做而減少做B的時間的時間)v 下屬做與自己做下屬做與自己做差別不大差別不大v 為滿足最后期限而必須為滿足最后期限而必須犧牲犧牲的事的事什么事可能屬于 “C” 類3.在有限的時間內(nèi)正確地做事制訂制訂幫助你獲得清楚的想法，確保幫助你獲得清楚的想法，確保 最重最重要的事要的事幫助你幫助你 ，有效控制時間，有效控制時間幫助你知道哪里是關(guān)鍵環(huán)節(jié)幫助你知道哪里是關(guān)鍵環(huán)節(jié), 哪里可以在執(zhí)哪里可以在執(zhí)行適當(dāng)靈

10、活行適當(dāng)靈活時間管理的原則（4）可操作性的計劃可操作性的計劃先做先做 拒絕干擾拒絕干擾如何做計劃？是周計劃的依據(jù)是周計劃的依據(jù)本月內(nèi)的重要事項本月內(nèi)的重要事項 （某些活動）（某些活動） - 與之相關(guān)的準(zhǔn)備工作與之相關(guān)的準(zhǔn)備工作部門階段目標(biāo)部門階段目標(biāo)- 為完成目標(biāo)的必要工作為完成目標(biāo)的必要工作確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序/ 里程碑里程碑落實到各周落實到各周S SM MT TW WT TF FS S1 12 23 34 45 56 67 78 89 910101111121213131414151516161717181819 (ST)19 (ST)2020212122222323242425252

11、62627272828292930(DT)30(DT)3131第一周工作：與客戶第一周工作：與客戶/工廠談項目工廠談項目, 出差出差第二周工作：進一步落實項目第二周工作：進一步落實項目/合同合同, 檢查銷售計劃進度檢查銷售計劃進度第三周工作：見第三周工作：見2個客戶個客戶, 準(zhǔn)備員工培訓(xùn)準(zhǔn)備員工培訓(xùn)第四周工作第四周工作: 見客戶見客戶,數(shù)據(jù)庫分析數(shù)據(jù)庫分析, 準(zhǔn)備下周經(jīng)銷商培訓(xùn)準(zhǔn)備下周經(jīng)銷商培訓(xùn)第五周工作：經(jīng)銷商培訓(xùn)第五周工作：經(jīng)銷商培訓(xùn), 月末銷售會議月末銷售會議是是日日計劃的依據(jù)計劃的依據(jù)v本周要做的工作本周要做的工作v確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序v估計需要的估計需要的時間時間 （可能是多于一

12、天的連續(xù)（可能是多于一天的連續(xù) 過程過程)v落實到落實到每一天每一天v考慮可能發(fā)生的事項考慮可能發(fā)生的事項當(dāng)天要做的工作當(dāng)天要做的工作預(yù)留事項預(yù)留事項 預(yù)定的工作預(yù)定的工作/時間時間 (周優(yōu)先工作周優(yōu)先工作)需完成的目標(biāo)需完成的目標(biāo) 日優(yōu)先工作日優(yōu)先工作待做事項待做事項 希望當(dāng)天能做的工作希望當(dāng)天能做的工作日計劃的制定當(dāng)天待做的事當(dāng)天待做的事優(yōu)先順序優(yōu)先順序預(yù)留預(yù)留/ /完成時間完成時間完成確認(rèn)完成確認(rèn)概閱概閱email/email/做匯報準(zhǔn)備做匯報準(zhǔn)備A A9-9:30am9-9:30am處理重要處理重要/ /緊急緊急emailemailA A9:30-10am9:30-10am 向總經(jīng)理匯

13、報向總經(jīng)理匯報10-10:30am10-10:30am 打電話給潛在經(jīng)銷商打電話給潛在經(jīng)銷商A A10:30-12am10:30-12amC C D D E E出差出差/ /周周4 4檢察布展工作檢察布展工作B B1-1:30pm1-1:30pm訪問客戶訪問客戶A A A A2pm2pm訪問客戶訪問客戶B B3:30pm3:30pm 思考下次宣傳活動思考下次宣傳活動B B4:30-5pm4:30-5pm 起草下次宣傳活動文案起草下次宣傳活動文案B B5pm 5pm 之后之后/ /本周完成本周完成 明日繼續(xù)明日繼續(xù)需要的電話反饋需要的電話反饋/ /處理一般處理一般emailemailB B12a

14、m 12am 之前之前/5pm /5pm 之后之后明日明日日計劃B類工作類工作C類類工作工作B類工作類工作C類類工作工作A類工作類工作一天中的典型能量周期Marion E. Haynes8:00am中午中午 5:00pm100%盡可能在腦力高峰時做重要的事盡可能在腦力高峰時做重要的事練習(xí)：制作你明天的計劃練習(xí)：制作你明天的計劃練習(xí)：制作你的下周計劃練習(xí)：制作你的下周計劃思考：你明天要做什么？4.排除對正確做事的干擾“管理者最稀缺的資源是時間管理者最稀缺的資源是時間”, 但管但管理者的時間一般容易理者的時間一般容易“屬于別人屬于別人”找出盡可能多的對你的找出盡可能多的對你的時間干擾時間干擾的的方

15、面方面- - 來自你個人的有哪些來自你個人的有哪些? ? - 來自他人的有哪些來自他人的有哪些? ? 你是如何應(yīng)對的你是如何應(yīng)對的? ? 有什么困難有什么困難/ /問題問題? ?識別“時間干擾”因素對付時間殺手-由于自己原因產(chǎn)生的無序，亂無序，亂 條理不清條理不清隨意無拘束的方式隨意無拘束的方式經(jīng)常忙于救火經(jīng)常忙于救火想干的事太多想干的事太多不注意溝通不注意溝通沒有興趣的事沒有興趣的事不會拒絕不會拒絕隨時更新文檔隨時更新文檔/文件存檔文件存檔下班時按下班時按完成完成/未完未完/尚未開始尚未開始 等項整理文等項整理文件件每日工作前思考工作的安排順序每日工作前思考工作的安排順序每項工作規(guī)定好工作結(jié)

16、束時間每項工作規(guī)定好工作結(jié)束時間, 拒絕拖延拒絕拖延保證時間完成重要的工作保證時間完成重要的工作做事考慮后果，不盲目處理，加強溝通做事考慮后果，不盲目處理，加強溝通預(yù)測各工作所需完成時間預(yù)測各工作所需完成時間授權(quán)授權(quán)/ 相信相信/指導(dǎo)他人指導(dǎo)他人 提前與有關(guān)人員溝通提前與有關(guān)人員溝通安排他人檢查安排他人檢查/公布于眾公布于眾建立獎勵自己的方法建立獎勵自己的方法告知拒絕原因告知拒絕原因/闡明重要性闡明重要性/工作的緊迫性工作的緊迫性提出建議提出建議/其他適當(dāng)?shù)倪x擇方案其他適當(dāng)?shù)倪x擇方案對付時間殺手-環(huán)境訪問他們，而不是被訪訪問他們，而不是被訪/ 建議其它時間建議其它時間站著談話站著談話 / 提示

17、性動作提示性動作-暗示談話結(jié)束暗示談話結(jié)束直接切入主題，迅速提出解決方案直接切入主題，迅速提出解決方案不要開始閑聊的話題不要開始閑聊的話題,話音表明你很忙話音表明你很忙瀏覽題目，選擇重要，急需回復(fù)的，瀏覽題目，選擇重要，急需回復(fù)的，立即行動立即行動 對于提供信息的對于提供信息的, 有時間時有時間時閱讀它們閱讀它們打打/回復(fù)電話清理議程回復(fù)電話清理議程準(zhǔn)備問題準(zhǔn)備問題/ 聚焦討論聚焦討論事后想想緊急的原因事后想想緊急的原因, 找到避免的方法找到避免的方法有計劃的主動授權(quán)有計劃的主動授權(quán)來訪者突然到來訪者突然到電話電話 (不斷的干擾不斷的干擾)接收的電子郵件接收的電子郵件等待等待 / 會議會議緊急

18、不重要的事緊急不重要的事提醒自己提醒自己自己訂計劃時是否想到他人的計劃（銜接）？自己訂計劃時是否想到他人的計劃（銜接）？自己是否給他人發(fā)放太多的備忘錄？自己是否給他人發(fā)放太多的備忘錄？自己是否準(zhǔn)時赴會自己是否準(zhǔn)時赴會/約？約？自己是否經(jīng)常干擾他人？自己是否經(jīng)常干擾他人？找他人談話找他人談話/匯報匯報/開會時自己是否已做好準(zhǔn)備？開會時自己是否已做好準(zhǔn)備？自己說話是否切中主題自己說話是否切中主題/簡明扼要？簡明扼要？自己每次占用了他人多少時間自己每次占用了他人多少時間?首先懂得尊重他人的時間提高做事效率的簡易方法每做一件事前每做一件事前, 問自己五個問題問自己五個問題:能不能取消它能不能取消它?能不能把它與其它事合并起來做能不能把它與其它事合并起來做?能不能用更簡便的方法做能不能用更簡便的方法做/取代它取代它?什么時間做合適什么時間做合適?是自己做還是安排他人做是自己做還是安排他人做?有書面的月，周，日計劃有書面的月，周，日計劃每周都將工作排出優(yōu)先順